Teilnehmerübersicht (EX)

Informationen zum Abschnitt „Teilnehmer“

Sie können die Personen verwalten, die an Ihrer EmployeeXM-Umfrage teilnehmen, indem Sie zum Abschnitt Teilnehmer der Registerkarte Teilnehmer navigieren. In diesem Abschnitt können Sie nicht nur auf eine Reihe von Tools zugreifen, sondern auch Teilnehmer suchen und bearbeiten.

Erweiterte Suche

Sie können nach einem gewünschten Teilnehmer suchen, indem Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in die Suchleiste eingeben, oder Sie können die erweiterte Suchfunktion verwenden.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Teilnehmer.
   
2. Wählen Sie den Abschnitt Teilnehmer aus.
3. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
4. Wählen Sie aus einer Liste von Kriterien aus, nach denen gefiltert werden soll.
   
5. Füllen Sie die restlichen Felder aus.
6. Klicken Sie auf die Punkte, und wählen Sie Bedingung einfügen unten, wenn Sie weitere Kriterien zu Ihrer Suche hinzufügen möchten, oder Löschen, um Kriterien zu entfernen.

Wenn Sie die Teilnehmer gefunden haben, an denen Sie interessiert sind, klicken Sie auf deren Namen, um das Fenster mit den Teilnehmerinformationen zu öffnen. Hier können Sie ihre Metadaten verwalten, ihre Berechtigungen verwalten und andere Aktionen ausführen.

Suchkriterien

Folgende Kriterien stehen zur Verfügung:

• Name oder E-Mail, Vorname, Nachname und E-Mail: Suchen Sie nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse eines Teilnehmers.
• Projektstatus: Filtern Sie die Teilnehmer danach, ob sie die Umfrage abgeschlossen haben oder nicht.
• Antwortender: Suchen Sie Teilnehmer danach, ob sie Teilnehmer sind oder nicht. Ein Umfrageteilnehmer ist ein Teilnehmer, von dem erwartet wird, dass er die Umfrage beantwortet. Standardmäßig sind alle Teilnehmer Teilnehmer. Wenn Sie Ihre Teilnehmer hochladen, können Sie eine Spalte mit dem Namen Teilnehmer einfügen und eine 0 für Teilnehmer angeben, die die Umfrage nicht ausfüllen müssen, die jedoch möglicherweise noch für Dashboards oder die Validierung der Organisationshierarchie zuständig sind.
• Metadaten: Suchen Sie nach Metadatenfeldern, die Sie mit Ihren Teilnehmern hochgeladen haben.
• Metadaten der Organisationshierarchie: Suchen Sie mit den Metadaten, die speziell zum Aufbau der Hierarchie verwendet werden. Zum Beispiel eindeutige ID und Manager-ID oder Ebenen.
• Einheiten der Unternehmenshierarchie: Suchen Sie nach den Einheiten Ihrer Organisationshierarchie in einem Verpflichtungsprojekt.
• Rolle: Suche nach Rolle.

Dropdown-Optionen für Teilnehmer

Rechts neben jedem Teilnehmer befindet sich ein Dropdown-Menü. Wenn Sie auf dieses Dropdown-Menü klicken, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Am Dashboard anmelden: Bevollmächtigte melden sich am Dashboard des Teilnehmers an. Wenn der Teilnehmer nicht als Dashboard-Benutzer eingerichtet ist (etwas, über das Sie auf unserer Rollenseite mehr erfahren können), gibt es nichts, bei dem Sie sich anmelden können.
• Teilnehmer entfernen: Diesen Teilnehmer aus dem Projekt entfernen.
  Warnung: Durch das Entfernen des Teilnehmers aus dem Projekt werden alle Antworten gelöscht, die er angegeben hat. Wenn Sie möchten, dass der Teilnehmer seine Antwort wiederholt, senden Sie ihm einen Link zum Wiederholen der Umfrage, anstatt sie zu entfernen und erneut hinzuzufügen.
• Antworten mit aktuellen Metadaten aktualisieren: Wenn Sie kürzlich Änderungen an den Metadaten vorgenommen haben, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gesammelte Antwort aktualisiert wird, um diese Metadatenänderungen widerzuspiegeln. Diese Option wird nicht angezeigt, wenn der Teilnehmer noch nicht geantwortet hat.
• Benutzer verwalten: Öffnet das Fenster mit den Teilnehmerinformationen.

Massenaktionen

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Funktionen gibt es Massenaktionen, die Sie für mehrere Teilnehmer gleichzeitig ausführen können.

Wenn Sie Teilnehmer ausgewählt haben, klicken Sie auf Massenaktionen, um die folgenden Optionen anzuzeigen:

• Ausgewählte Teilnehmer entfernen: Entfernt alle ausgewählten Teilnehmer aus dem Projekt. Unter Teilnehmer entfernen finden Sie alle Möglichkeiten zum Löschen von Teilnehmern aus einem Projekt.
  Warnung: Wenn Sie die Teilnehmer aus dem Projekt entfernen, werden alle Antworten gelöscht, die sie bereitgestellt haben. Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer ihre Antworten wiederholen, senden Sie ihnen einen Link zum Wiederholen der Umfrage, anstatt sie zu entfernen und erneut hinzuzufügen.
• Antworten mit aktuellen Metadaten aktualisieren: Wenn Sie die Metadaten Ihrer Teilnehmer im Fenster mit den Teilnehmerinformationen aktualisiert haben, wird diese Änderung durch diese Option in Ihrem Dashboard widergespiegelt.
  Tipp: Pulse und Lifecycle-Projekte haben diese Option nicht. Siehe Arten von Employee Experience-Projekten.
• Ausgewählte Teilnehmer exportieren: Exportieren Sie eine CSV-Datei, die den Vornamen, den Nachnamen, die eindeutige ID und die Metadaten nur für die ausgewählten Teilnehmer enthält. Weitere Informationen zu den verschiedenen Exportoptionen finden Sie im nächsten Abschnitt.

Wenn Sie auf das oberste Feld links klicken, werden alle Teilnehmer auf einer Seite ausgewählt.

Teilnehmer exportieren

Sie können die Teilnehmer des Projekts in eine CSV-Datei mit Metadatenspalten herunterladen. Diese Datei kann als Beispieldatei dienen, die Sie erneut importieren können, wenn Sie Ihre Metadaten aktualisieren möchten, oder wenn Sie eine Umfrage mit genau denselben Teilnehmern im Folgejahr durchführen möchten.

Diese Datei enthält eine benutzerdefinierte Spalte mit dem Namen Status, die anzeigt, ob ein Teilnehmer seine Antwort abgeschlossen hat oder ob Sie noch darauf warten, dass er antwortet.

Alle Teilnehmer exportieren

Stellen Sie sicher, dass Sie keine Teilnehmer ausgewählt haben. Klicken Sie dann auf Massenaktionen, und wählen Sie Liste exportieren.

Ausgewählte Teilnehmer exportieren

Wählen Sie die Teilnehmer aus, die Sie exportieren möchten, wählen Sie Massenaktionen und anschließend Ausgewählte Teilnehmer exportieren.

Gefilterte Teilnehmerliste exportieren

Anstatt alle Teilnehmer in Ihrem Projekt auf einmal zu exportieren, können Sie einschränken, wer über Metadaten in den Export einbezogen werden soll. Auf diese Weise können Sie Ihre Teilnehmerliste schnell durchsuchen. Der Export umfasst nur die Basisinformationsfelder und schließt alle anderen Metadaten aus.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Teilnehmer ausgewählt haben.
   
2. Navigieren Sie zu den Bullk-Aktionen.
3. Wählen Sie Gefilterte Teilnehmer exportieren.
4. Wählen Sie die Metadaten aus, nach denen Sie Ihren Export filtern möchten.
   
5. Wählen Sie die Werte aus, die Sie einschließen möchten. Sie können mehrere Werte auswählen.
6. Klicken Sie auf die Punkte, um entweder eine weitere Bedingung darunter einzufügen oder die hinzugefügte Bedingung zu entfernen.
7. Klicken Sie auf Exportieren.

Erneutes Importieren von exportierten Teilnehmerlisten

Sie können exportierte Teilnehmerlisten importieren, sodass Sie viele Teilnehmer schnell und einfach aktualisieren können. Wenn Sie eine exportierte Teilnehmerliste erneut importieren, müssen Sie die unten aufgeführten Spalten entfernen. Diese Spalten stellen interne Qualtrics-Felder dar. Wenn diese Spalten in einem Teilnehmerimport enthalten sind, werden diese Felder als Teilnehmer-Metadaten gespeichert. In der Regel sind diese Felder für Berichtszwecke nicht nützlich. Daher empfehlen wir, die Spalten aus Ihrem Import zu entfernen. Folgende Spalten müssen entfernt werden:

• Status: Gibt an, ob der Teilnehmer an der Umfrage teilgenommen hat.
• Benutzertyp: Gibt den Benutzertyp des Benutzers an.
• Letzte Anmeldung: Gibt an, wann sich der Benutzer zuletzt bei Qualtrics angemeldet hat

Zusätzlich zu diesen Feldern enthält Ihre Exportdatei das Feld „Umfrageteilnehmer“. Damit wird ermittelt, ob Teilnehmer an der Umfrage teilnehmen müssen. Sie können den Wert eines Teilnehmers ändern, indem Sie dessen Wert in Ihrer Teilnehmerdatei ändern. Teilnehmer mit dem Wert WAHR werden als Antwortende markiert, während Teilnehmer mit dem Wert FALSCH nicht markiert sind.

Eindeutige IDs aktualisieren

Wenn Sie keine Teilnehmer ausgewählt haben und auf <Massenaktionen> klicken, wird die Option Eindeutige IDs aktualisieren angezeigt. Mit dieser Option können Sie die eindeutigen IDs für alle Teilnehmer in Ihrem Projekt aktualisieren.

Detaillierte Schritte finden Sie unter Aktualisieren eindeutiger IDs für mehrere Mitarbeiter.

Spalten anpassen

Verwenden Sie die Dropdown-Liste im Kopf, um Spalten ein- und auszublenden, z.B. Name, E-Mail, Status und ob jemand ein Antwortender ist.

Banner für Antwortaktualisierung

Manchmal wird oben auf der Registerkarte Teilnehmer ein Banner mit dem Text „Antworten werden aktualisiert. Einige Funktionen sind erst verfügbar, wenn dies abgeschlossen ist.” Diese Meldung soll Sie darüber informieren, dass Sie vorübergehend daran gehindert werden, bestimmte Änderungen vorzunehmen, da das System an Aktualisierungen arbeitet, die Sie gerade angefordert haben, und Sie nicht möchten, dass Sie widersprüchliche Änderungen vornehmen. Änderungen, durch die dieses Banner angezeigt werden kann, umfassen Bearbeitungen für Teilnehmer oder die Hierarchien, zu denen sie gehören.

Wenn Sie auf Fortschritt anzeigen klicken, wird angezeigt, wie lange die Aktualisierungen noch nicht abgeschlossen sind, und Sie können mit der vollständigen Teilnehmerbearbeitungsfunktion wieder fortfahren.