Richtlinie zu sensiblen Daten

Die Richtlinie zu sensiblen Daten im Überblick

Die Registerkarte „Richtlinie zu sensiblen Daten“ enthält ExpertReview – Compliance Assist, ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie die von Ihrer Qualtrics-Organisation gesammelten privaten personenbezogenen Daten regulieren können. Viele Organisationen haben strenge Regeln für die Art der Daten, die sie erfassen dürfen. Dieses Verwaltungstool kann Ihnen dabei helfen, Fragen und Daten zu kennzeichnen, die möglicherweise gegen die Datenschutzstandards Ihrer Organisation verstoßen.

Mit ExpertReview – Compliance Assist können Sie:

• Festlegen, welche Themen als sensible Daten gekennzeichnet werden sollen, indem Sie vorgefertigte oder eigene anpassbare Themen verwenden.
• Die Umfrageersteller warnen, wenn sie nach sensiblen Informationen fragen.
• Die Umfrageteilnehmer warnen, bevor sie versuchen, sensible Informationen zu übermitteln.
• Sensible Informationen zensieren, damit die Benutzer in Ihrer Instanz sie nicht sehen.

Die Einstellungen der Richtlinie zu sensiblen Daten gelten nicht rückwirkend. Nur Antworten, die nach dem Speichern dieser Einstellungen erfasst wurden, werden entsprechend gekennzeichnet oder zensiert.

Einrichten einer Richtlinie zu sensiblen Daten

Sie können mehrere Richtlinien für sensible Daten pro Marke haben. Alle Administratoren können auf die Richtlinien für sensible Daten der Marke zugreifen und diese bearbeiten.

1. Gehen Sie zur Admin-Seite.
   
2. Wählen Sie die Registerkarte Datenschutz.
   
3. Wechseln Sie zum Abschnitt Richtlinie zu sensiblen Daten.
4. Klicken Sie auf Themen hinzufügen.
5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Qualtrics-Themen: Wählen Sie aus einer Bibliothek mit vorgefertigten Themen aus. Verwenden Sie die Suche oder die Dropdown-Listen, um die gewünschten Themen auszuwählen. Verschiedene Identifikationsnummern, wie z. B. die Sozialversicherungsnummer, werden nach Land und nicht nach Branche getrennt. Weitere Informationen finden Sie unter Integrierte Themen.
   • Neues Thema: Fügen Sie ein einzelnes benutzerdefiniertes Thema hinzu. Unter Benutzerdefinierte Themen finden Sie Hilfe bei der Dateiformatierung und unter Hinzufügen eines einzelnen benutzerdefinierten Themas, wie Sie diese Datei hochladen, sobald sie bereit ist.
   • Themendatei importieren: Importieren Sie mehrere Themen gleichzeitig. Überprüfen Sie die Qualtrics-Themen, bevor Sie diese Option nutzen, um Themen hochzuladen, die möglicherweise bereits häufig verwendet werden. Unter Benutzerdefinierte Themen finden Sie Hilfe zur Dateiformatierung und Importieren mehrerer benutzerdefinierter Themen, um zu erfahren, wie Sie diese Datei hochladen, sobald sie fertig ist.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.
   Tipp: Sie können diese Themen in Zukunft bearbeiten oder entfernen.
7. Vergessen Sie nicht, nach dem Erstellen Ihrer Themen zu den Einstellungen zu wechseln. Dort legen Sie fest, ob die Umfragenersteller gekennzeichnet werden sollen, wenn sie Fragen stellen, die möglicherweise sensible Daten erfordern, oder ob die Umfrageteilnehmer gekennzeichnet werden sollen, wenn sie versuchen, sensible Informationen über sich anzugeben. Hier können Sie auch die Unkenntlichmachung konfigurieren.
   
   Tipp: Weitere Informationen finden Sie unter Umfragefragen kennzeichnen, die nach vertraulichen Informationen fragen und Umfrageantworten kennzeichnen, die vertrauliche Informationen bereitstellen.
8. Beachten Sie auch die Ausnahmen. Hier legen Sie fest, ob Umfragen von der Richtlinie für sensible Daten ausgenommen werden sollen.
   
   Tipp: Ausnahmen können für die gesamte Richtlinie zu sensiblen Daten oder für eine bestimmte Richtlinie gelten. Beispielsweise könnte es möglich sein, dass bei einer Umfrage nur Telefonnummern und keine anderen identifizierenden Informationen erfasst werden. Um eine Ausnahme für ein bestimmtes Thema festzulegen, klicken Sie auf den Namen des Themas und legen Sie dann die Ausnahme auf der rechten Seite fest.
   
   

Fragen der Umfrage kennzeichnen, in denen nach sensiblen Daten gefragt wird

Sie können die Umfragenersteller warnen, wenn die von ihnen erstellten Fragen gegen die Richtlinie zu sensiblen Daten Ihres Unternehmens verstoßen. Aktivieren Sie Umfragenfragen markieren, die nach vertraulichen Informationen fragen.

Sobald dies aktiviert ist, können Sie auf Benutzerdefinierte Warnmeldung einschließen klicken, um zu schreiben, was Benutzern in der Frage angezeigt wird, die gegen diese Richtlinie verstößt.

Was die Umfrageersteller sehen

Wenn ein Umfrageersteller sensible Daten anfordert, wird die Frage genauso gekennzeichnet wie Fragen, die gegen andere ExpertReview-Empfehlungen verstoßen, mit einem orangefarbenen iQ-Symbol.

Wenn der Benutzer auf das iQ-Symbol klickt, erfährt er, mit welchen Sätzen er die Warnung ausgelöst hat. Hier wird die Warnung angezeigt, die der Administrator erstellt hat.

Antworten der Umfrage kennzeichnen, die sensible Daten preisgeben

Sie können Antworten kennzeichnen, sodass die Umfrageteilnehmer gewarnt werden, wenn sie versuchen, sensible Daten anzugeben. Sie können auch dafür sorgen, dass der Umfrageersteller einen Bericht über die erfassten sensiblen Daten erstellt, wenn die Teilnehmer diese Warnung missachten.

Wählen Sie Umfrageantworten markieren, die vertrauliche Informationen bereitstellen, damit Umfragenersteller Berichte zu Verstößen erstellen können. Diese sind nach Themen aufgelistet, nicht nach genauen sensiblen Daten (z. B. US-Telefonnummer, nicht 555-555-5555).

Durch die Aktivierung der Option Umfrageteilnehmer warnen, wenn sie sensible Informationen bereitstellen, wurde eine Nachricht in der Umfrage erstellt, wenn Umfrageteilnehmer versuchen, sensible Inhalte einzureichen.

Wenn Sie Sensible Informationen aus Umfrageantworten redundieren auswählen, werden die Informationen, die gegen die Richtlinie verstoßen, vollständig gelöscht. Der Rest der Antwort ist in Ordnung, aber die gekennzeichneten und zensierten Informationen werden entfernt und sind nicht wiederherstellbar. Umfrageersteller können Verstöße weiterhin melden, aber diese Verstöße werden nach Themen und nicht nach spezifischen Verstößen aufgelistet.

Umfrageteilnehmer warnen, wenn sie sensible Daten preisgegeben haben

So sieht es aus, wenn ein Teilnehmer versucht, sensible Daten anzugeben. Das Erscheinungsbild der Umfrage und der gestellten Fragen hängt davon ab, was Sie erstellt haben. Im Fenster wird jedoch die Anzahl der betroffenen Fragen angezeigt, und die Umfrageteilnehmer können ihre Antworten überprüfen.

Der Umfrageteilnehmer wird gefragt, ob er den Text ändern möchte (Antworten überprüfen) oder die Umfrage fortsetzen möchte (Ohne Prüfung fortfahren).

Zensur sensibler Daten

Wenn Informationen zensiert werden, werden sie durch eine Reihe von Sternchen ( * ) ersetzt, damit die Umfrageersteller keine sensiblen Daten verwenden können, die der Teilnehmer angegeben hat.

Wenn Sie diese Option in der Richtlinie zu sensiblen Daten deaktivieren, werden die zensierten Daten nicht wiederhergestellt. Alle zensierten Daten werden endgültig gelöscht.

Global vs. Thema Redaktion

Wenn Informationen zensiert werden, werden sie durch eine Reihe von Sternchen ersetzt, damit die Umfrageersteller keine sensiblen Daten verwenden können, die der Teilnehmer angegeben hat.

Es kann vorkommen, dass Sie Informationen zu bestimmten Themen zensieren möchten, zu anderen jedoch nicht. Während Sie z. B. alle Sozialversicherungsnummern, die die Teilnehmer in eine Umfrage einzugeben versuchen, zensieren, möchten Sie vielleicht, dass Telefonnummern und E-Mail-Adressen unangetastet bleiben, damit Sie bei Bedarf mit den Teilnehmern Kontakt aufnehmen können.

Die globale Unkenntlichmachung kann unter den Einstellungen über die Option Sensible Informationen aus Umfrageantworten deaktvieren aktiviert werden. Dadurch werden alle gekennzeichneten Daten, unabhängig vom Thema, zensiert.

So bearbeiten Sie Informationen aus jeweils einem Thema:

1. Klicken Sie auf den Namen des Themas, das Sie bearbeiten möchten.
   
2. Klappen Sie die Richtlinieneinstellungen auf.
   
3. Wählen Sie Globale Richtlinieneinstellungen außer Kraft setzen.
4. Wählen Sie aus den Umfrageantworten die Option Sensible Informationen zu diesem Thema deaktiveren aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Meldung von Verstößen gegen Datenschutzrichtlinien in Antworten

Antworten können auf der Grundlage der Datenschutzrichtlinien, gegen die sie verstoßen, gekennzeichnet werden. Umfragen-Ersteller können über das Feld Q_DataPolicyViolations Berichte zu verletzten Richtlinien erstellen.

Die in einer Umfrageantwort gekennzeichneten Themen entsprechen möglicherweise nicht den Themen, die beim Erstellen der Umfrage verletzt wurden. Nehmen wir zum Beispiel eine Richtlinie zur Markierung von US-Telefonnummern. Ein Umfrageersteller kann nach Telefonnummern fragen, aber wenn kein Teilnehmer diese Informationen angibt, werden keine Antworten markiert. Umgekehrt wird bei einer allgemeinen Feedback-Frage, bei der ein Kunde unaufgefordert eine Telefonnummer angibt, diese Antwort markiert.

Integrierte Themen

Obwohl nicht garantiert werden kann, dass sie perfekt definiert sind, sind die integrierten Themen eine gute Möglichkeit, um mit Ihrer Richtlinie zu sensiblen Daten zu beginnen. Sie bieten umfassend recherchierte Optionen mit großen Schlüsselwort-Wörterbüchern und sorgfältig definierten Regex.

Wenn Sie die Einrichtung zum ersten Mal abgeschlossen haben, können Sie später weitere integrierte Themen auswählen, indem Sie auf Themen hinzufügen klicken und Qualtrics-Themen auswählen.

Verwenden Sie in diesem Fenster die Dropdown-Listen oder die Suchleiste, um die gewünschten Themen zu finden. Identifikations- und andere Registrierungsnummern finden Sie unter ihrem Herkunftsland. (Die Versicherungsnummer des Vereinigten Königreichs z. B. steht unter dem entsprechenden Land und nicht unter einer Branche.)

Wenn Sie alle aufgeführten Themen entfernen möchten, klicken Sie oberhalb der Liste der ausgewählten Themen auf Alle entfernen.

Benutzerdefinierte Themen

Manchmal möchten Sie vielleicht Themen kennzeichnen, die für Ihre Organisation einzigartig sind, z. B. die Mitarbeiter-ID, oder Themen verwenden, an die Qualtrics noch gar nicht gedacht hat. Glücklicherweise können Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Themen importieren.

Wenn Sie eine JSON-Datei verwenden, werden die Themen, die Sie importieren, immer als neue Themen hinzugefügt, nicht zu vorhandenen ähnlichen Themen. Wenn Sie beispielsweise Sozialversicherung manuell als Thema ausgewählt und dann eine JSON-Datei mit einem Thema namens Soziale Sicherheit mit zusätzlichen Schlüsselwörtern importiert haben, haben Sie zwei Sozialversicherungsthemen in Ihrem Compliance-Assistenten. Dies beeinträchtigt nicht die Fähigkeit des Tools, Ihre Marke auf Datenschutzverstöße in irgendeiner Weise zu überprüfen.

Exportieren Sie eine JSON-Datei Ihrer Themen, indem Sie oben im Themenfenster auf Exportieren klicken. Sie können diese Datei verwenden, um Ihre Themen in eine andere Instanz zu importieren oder um Änderungen an der JSON-Datei vorzunehmen und neue benutzerdefinierte Themen hinzuzufügen.

Entfernen von Themen

Gehen Sie zum Dropdown-Menü „Aktionen“ ganz rechts neben dem Thema und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um ein Thema zu entfernen. Dies ist sowohl für benutzerdefinierte als auch für vorgefertigte Themen möglich.

Umfragen sind von den Richtlinien zu sensiblen Daten ausgenommen

Es kann vorkommen, dass Sie Umfragen als ausgenommen von Verstößen gegen die Richtlinie zu sensiblen Daten kennzeichnen müssen. Wenn Sie z. B. einen Arbeitsablauf haben, bei dem Sie sich mit Kunden, die verärgert geschrieben haben, wieder in Verbindung setzen müssen, müssen Sie wahrscheinlich irgendeine Form von Kontaktinformationen erfassen, auch wenn Sie dies anderen Umfragen der Instanz generell untersagen.

Kennzeichnung von Umfragen als ausgenommen

1. Klicken Sie auf Massenbefreiungen.
   
2. Klicken Sie auf Umfrage hinzufügen.
3. Suchen Sie eine Umfrage nach Namen. Sie können jeweils nur eine Umfrage auswählen. Suchen Sie nicht nach Umfrage-ID.
   
4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Die Umfrage wird von allen aktuellen und zukünftigen Themen in der Richtlinie zu sensiblen Daten ausgenommen.
   • Die Umfrage wird nur von den ausgewählten Themen in der Richtlinie zu sensiblen Daten ausgenommen.
     Tipp: Sie können mehrere Themen auswählen. Klicken Sie auf den Papierkorb, um ein Thema aus der Liste der Themen zu entfernen, von denen die Umfrage ausgenommen ist.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Ausnahmen können für die gesamte Richtlinie zu sensiblen Daten oder für eine bestimmte Richtlinie gelten. Beispielsweise könnte es möglich sein, dass bei einer Umfrage nur Telefonnummern und keine anderen identifizierenden Informationen erfasst werden. Um eine Ausnahme für ein bestimmtes Thema festzulegen, klicken Sie auf den Namen des Themas und legen Sie dann die Ausnahme auf der rechten Seite fest.

Verwaltung von Ausnahmen

Sobald Sie Umfragen markiert haben, die von der Richtlinie für vertrauliche Daten ausgenommen sind, werden sie auf der Seite Ausnahmen angezeigt.

Klicken Sie auf den Text der blauen Themen, um die Themen zu ändern, von denen die Umfrage ausgenommen ist.

Klicken Sie auf den Papierkorb, um die Ausnahme zu entfernen.

Themenausnahmen

Standardmäßig gelten die Themen der Richtlinie für sensible Daten für alle Fragen und Umfragen. Sie können jedoch Befreiungen für Themen anlegen. Sie können eine gesamte Umfrage oder eine Frage von einer Umfrage ausnehmen.

1. Klicken Sie auf das Thema, für das Sie Befreiungen hinzufügen möchten.
   
2. Um Befreiungen für eine bestimmte Umfrage hinzuzufügen, wechseln Sie zur Umfragenebene.
   
3. Beginnen Sie mit der Eingabe in das Feld, um eine Umfrage auszuwählen, auf die die Befreiung angewendet werden soll.
4. Um Befreiungen für eine bestimmte Frage einer Umfrage hinzuzufügen, wechseln Sie zu Fragenebene.
   
5. Klicken Sie auf Fragen hinzufügen.
6. Beginnen Sie mit der Eingabe, um nach der Umfrage zu suchen, die die Fragen enthält, für die Sie Befreiungen erstellen möchten.
   
7. Klicken Sie auf Fortfahren.
8. Wählen Sie die Fragen aus, denen Sie die Befreiung hinzufügen möchten.
   
9. Klicken Sie auf Anwenden.

Anwenden von Richtlinien für sensible Daten auf bestimmte Umfragen

Standardmäßig gelten Richtlinien für vertrauliche Daten für alle Umfragen in Ihrer Organisation, sodass von Ihnen erstellte Befreiungen ausgeschlossen werden. Sie können jedoch das Verhalten einer einzelnen Richtlinie für sensible Daten ändern, sodass Umfragen explizit an der Richtlinie angemeldet werden müssen, damit sie wirksam wird.

1. Wechseln Sie zu Einstellungen.
2. Aktivieren Sie die Richtlinienoption „Nur zur Auswahl anwenden“ für sensible Daten.
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie auf eine Umfrage anwenden möchten.
   
5. Aktivieren Sie die Option Nur zur Auswahl anwenden.
   
6. Beginnen Sie mit der Eingabe in das Feld, um eine Umfrage auszuwählen, auf die die Richtlinie angewendet werden soll.
7. Um eine Umfrage zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol daneben.

Häufig gestellte Fragen