Richtlinie zu sensiblen Daten
Was finden Sie hier?
Hinweis: Die Richtlinie zu sensiblen Daten ist auch unter dem Namen „Expert Review – Compliance Assist“ bekannt. Bitte wenden Sie sich an Ihren Account Executive oder an den Kundenservice, wenn Sie Interesse an einem Zugang haben.
Die Richtlinie zu sensiblen Daten im Überblick
Die Registerkarte „Richtlinie zu sensiblen Daten“ enthält „ExpertReview – Compliance Assist“, ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie die von Ihrer Qualtrics-Organisation erfassten personenbezogenen Daten verwalten können. Viele Organisationen haben strenge Vorschriften hinsichtlich der Art von Daten, die sie von den Teilnehmern erheben dürfen, und dieses Verwaltungstool kann Ihnen dabei helfen, Fragen und Daten zu kennzeichnen, die möglicherweise gegen die Richtlinien Ihrer Organisation zum Datenschutz der Befragten verstoßen.
Mit EXPERTREVIEW – Compliance Assist können Sie:
- Festlegen, welche Themen als sensible Daten gekennzeichnet werden sollen, indem Sie vorgefertigte oder eigene anpassbare Themen verwenden.
- Die Umfrageersteller warnen, wenn sie nach sensiblen Informationen fragen.
- Die Umfrageteilnehmer warnen, bevor sie versuchen, sensible Informationen zu übermitteln.
- Sensible Informationen zensieren, damit die Benutzer in Ihrer Instanz sie nicht sehen.
Die Einstellungen der Richtlinie zu sensiblen Daten gelten nicht rückwirkend. Nur Antworten, die erst nach dem Speichern dieser Einstellungen verfasst wurden, werden entsprechend gekennzeichnet oder geschwärzt.
Achtung! Änderungen der Richtlinie zu sensiblen Daten wirken sich auf ALLE Umfragen innerhalb der Marke aus. Die Aktivierung der RICHTLINIE ZU SENSIBLEN DATEN kann zu einem Abbruch von Umfragen führen, wenn es einen Konflikt zwischen der Richtlinie zu sensiblen Daten und der Validierung der Fragen gibt. Wenn eine Live-Umfrage beispielsweise eine Frage mit Texteingabe und einer Validierung enthält, bei der die Antwort eine E-Mail-Adresse sein muss, verhindert die Aktivierung der Schwärzung für E-Mail-Adressen, dass die Befragten diese Frage beantworten können, und sie können nicht mit der Umfrage fortfahren.
Tipp: Dies ist eine Funktion, die nur für Folgendes verfügbar ist: Instanz. Abteilungsadministratoren haben keinen Zugriff auf diese Funktion.
Hinweis: Die Richtlinie zu sensiblen Daten ist nicht mit Video-Feedback vereinbar. Daher wird die Richtlinie zu sensiblen Daten nicht auf Importierte Video- und Projekte oder Unmoderierte Fragen zu Benutzertests. Bei den über diese Funktionen erfassten Daten werden jedoch personenbezogene Daten gemäß den Schwärzungsrichtlinien von AWS unkenntlich gemacht. Bitte beachten Sie, dass diese Schwärzung nur für die Transkription selbst übernommen wird, nicht für das Audio- oder Videomaterial.
Achtung: Die Richtlinie zu sensiblen Daten ist nicht mit den Experience-Agenten kompatibel.
Tipp: Richtlinien für vertrauliche Daten können die aus Umfrage gesammelten Informationen zensieren oder entfernen, haben jedoch keine Auswirkungen auf Metadaten von Befragte:r, wie Standortdaten. Versuchen Sie es dazu Anonymisieren von Antworten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Erfassung personenbezogener Daten in Qualtrics minimieren können, lesen Sie diesen Leitfaden.
Einrichten einer Richtlinie zu sensiblen Daten
Sie können mehrere Richtlinien für sensible Daten pro Instanz haben. Alle Administrator:innen können auf die Richtlinien zu sensiblen Daten der Marke zugreifen und diese bearbeiten.
- Qualtrics: Wählen Sie aus einer Bibliothek vorgefertigter Themen aus. Verwenden Sie die Suche oder die Dropdown-Listen, um die gewünschten Themen auszuwählen. Verschiedene Identifikationsnummern, wie z. B. die Sozialversicherungsnummer, werden nach Land und nicht nach Branche getrennt. Siehe Integrierte Themen für weitere Details.
- Neues Thema: Fügen Sie ein einzelnes benutzerdefiniertes Thema hinzu. Siehe Benutzerdefinierte Themen für Hilfe bei der Dateiformatierung und Hinzufügen eines einzelnen benutzerdefinierten Themas zum Hochladen der Datei, sobald sie fertig ist.
- Themendatei importieren: Importieren Sie mehrere Themen gleichzeitig. Überprüfen Sie die Qualtrics-Themen, bevor Sie diese Option nutzen, um Themen hochzuladen, die möglicherweise bereits häufig verwendet werden. Siehe Benutzerdefinierte Themen für Hilfe bei der Dateiformatierung und Importieren mehrerer benutzerdefinierter Themen zum Hochladen der Datei, sobald sie fertig ist.
Tipp: Sie können diese Themen bearbeiten oder entfernen in der Zukunft.
TIPP: Weitere Informationen finden Sie unter Kennzeichnen von Umfragen, die nach sensiblen Informationen fragen, und Kennzeichnen von Antworten auf Umfragen, die sensible Informationen enthalten.
Tipp: Ausnahmen können für die gesamte Richtlinie zu sensiblen Daten oder für eine bestimmte Richtlinie gelten. E.g., maybe there’s a survey allowed to collect phone numbers and no other identifying information. Um eine Ausnahme für ein bestimmtes Thema festzulegen, klicken Sie auf den Namen des Themas und legen Sie dann die Ausnahme auf der rechten Seite fest.
Fragen der Umfrage kennzeichnen, in denen nach sensiblen Daten gefragt wird
Tipp: Diese Optionen finden Sie, indem Sie oben rechts auf „Einstellungen“ klicken.
Sie können die Ersteller von Umfragen darauf hinweisen, dass die von ihnen erstellten Fragen gegen die Richtlinie Ihres Unternehmens zu sensiblen Daten verstoßen. Aktivieren Sie das „EnableFlag“-Flag für Umfragefragen, in denen sensible Informationen abgefragt werden.
Sobald diese Option aktiviert ist, können Sie auf „Benutzerdefinierte Warnmeldung hinzufügen“ klicken, um den Text einzugeben, der den Benutzern bei einer Frage angezeigt wird, die gegen diese Richtlinie verstößt.
Was die Umfrageersteller sehen
Wenn ein Umfrageersteller sensible Daten abfragt, wird die Frage genauso gekennzeichnet wie Fragen, die gegen andere Empfehlungen von ExpertReview verstoßen – nämlich mit einem orangefarbenen iQ-Symbol.
Wenn der Benutzer auf das iQ-Symbol klickt, erfährt er, mit welchen Sätzen er die Warnung ausgelöst hat. Hier wird die Warnung angezeigt, die der Administrator erstellt hat.
Tipp: Diese Funktion hindert den Nutzer nicht daran, die Frage zu erstellen oder die Umfrage zu veröffentlichen – sie weist ihn lediglich darauf hin, dass er möglicherweise gegen die Markenrichtlinien verstößt. Die spezifischen Themen werden gekennzeichnet, z. B. die Identifizierung von Sozialversicherungsnummern im Gegensatz zu einer vagen Verletzung der Datenschutzrichtlinie.
Antworten der Umfrage kennzeichnen, die sensible Daten preisgeben
Tipp: Diese Optionen finden Sie, indem Sie oben rechts auf „Einstellungen“ klicken.
Sie können Antworten kennzeichnen, sodass die Umfrageteilnehmer gewarnt werden, wenn sie versuchen, sensible Informationen anzugeben. Sie können es außerdem so einrichten, dass der Ersteller der Umfrage, falls die Teilnehmer diese Warnung ignorieren, anschließend einen Bericht über die gesammelten sensiblen Daten erstellen kann.
Markieren Sie Umfrageantworten, die sensible Informationen enthalten, damit die Umfragen-Builder Verstöße melden können. Diese sind nach Themen aufgelistet, nicht nach genauen sensiblen Daten (z. B. US-Telefonnummer, nicht 555-555-5555).
Durch die Aktivierung der Option „Warnung an Umfrageteilnehmer, wenn diese sensible Informationen angeben“ wurde in der Umfrage eine Meldung eingeblendet, sobald die Teilnehmer versuchen, sensible Inhalte zu übermitteln.
Wenn Sie die Option „Vertrauliche Informationen aus den Umfrageantworten schwärzen“ (Redact sensitive information from survey responses) auswählen, werden die Informationen aus „ “, die gegen die Richtlinie verstoßen, vollständig gelöscht. Der Rest der Antwort ist in Ordnung, aber die gekennzeichneten und zensierten Informationen werden entfernt und sind nicht wiederherstellbar. Umfrageersteller können Verstöße weiterhin melden, aber diese Verstöße werden nach Themen und nicht nach spezifischen Verstößen aufgelistet.
Weisen Sie die Teilnehmer der Umfragen darauf hin, dass sie sensible Informationen angegeben haben
So sieht es aus, wenn ein Teilnehmer versucht, sensible Daten anzugeben. Das Erscheinungsbild der Umfrage und der gestellten Fragen hängt davon ab, was Sie erstellt haben. Im Fenster wird jedoch die Anzahl der betroffenen Fragen angezeigt, und die Umfrageteilnehmer können ihre Antworten überprüfen.
Der Befragte wird gefragt, ob er seine Angaben ändern möchte („Antworten überprüfen“) oder mit der Umfrage fortfahren möchte („Ohne Beurteilung fortfahren“).
Zensur sensibler Daten
Wenn Informationen zensiert werden, werden sie durch eine Reihe von Sternchen ( * ) ersetzt, damit die Umfrageersteller keine sensiblen Daten verwenden können, die der Teilnehmer angegeben hat.
Wenn Sie diese Option in der Richtlinie zu sensiblen Daten deaktivieren, werden die zensierten Daten nicht wiederhergestellt. Alle zensierten Daten werden endgültig gelöscht.
Tipp: Diese Option schwärzt alle sensiblen Daten, unabhängig vom Thema. Um einzugrenzen, welche Themen geschwärzt werden, siehe Global vs. Themen-Redaktion.
Global vs. Themen-Redaktion
Wenn Informationen zensiert werden, werden sie durch eine Reihe von Sternchen ersetzt, damit die Umfrageersteller keine sensiblen Daten verwenden können, die der Teilnehmer angegeben hat.
Es kann vorkommen, dass Sie Informationen zu bestimmten Themen zensieren möchten, zu anderen jedoch nicht. Während Sie z. B. alle Sozialversicherungsnummern, die die Teilnehmer in eine Umfrage einzugeben versuchen, zensieren, möchten Sie vielleicht, dass Telefonnummern und E-Mail-Adressen unangetastet bleiben, damit Sie bei Bedarf mit den Teilnehmern Kontakt aufnehmen können.
Die globale Schwärzung kann in den Einstellungen über die Option „Vertrauliche Informationen zu aus Umfrageantworten schwärzen“ aktiviert werden. Dadurch werden alle gekennzeichneten Daten, unabhängig vom Thema, zensiert.
So schwärzen Sie Informationen jeweils für ein Thema:
Achtung: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden künftig alle Daten gelöscht, die für eine Schwärzung in Frage kommen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden die durch die Zensur gelöschten Daten nicht wiederhergestellt. Sobald die Daten zensiert sind, werden sie endgültig gelöscht.
Meldung von Verstößen gegen Datenschutzrichtlinien in Antworten
Antworten können auf der Grundlage der Datenschutzrichtlinien, gegen die sie verstoßen, gekennzeichnet werden. Umfragen-Builder können mithilfe des Feldes „Q_DataPolicyViolations“ Verstöße gegen Richtlinien melden.
Die in einer Umfrageantwort markierten Themen stimmen möglicherweise nicht mit den Themen überein, gegen die bei der Erstellung der Umfrage verstoßen wurde. Nehmen wir zum Beispiel eine Richtlinie zur Markierung von US-Telefonnummern. Ein Umfrageersteller kann nach Telefonnummern fragen, aber wenn kein Teilnehmer diese Informationen angibt, werden keine Antworten markiert. Umgekehrt wird bei einer allgemeinen Feedback-Frage, bei der ein Kunde unaufgefordert eine Telefonnummer angibt, diese Antwort markiert.
Tipp: Wenn Sie Verstöße gegen die Datenschutzrichtlinien einsehen oder melden möchten, finden Sie das entsprechende Feld auf den Registerkarten „Daten und Analyse“ und „Berichte“. Um jedoch Umfragelogik (wie z. B. Verzweigungslogik oder Anzeigelogik) zu nutzen, müssen Sie zunächst „ “ und „Q_DataPolicyViolations asEmbedded Data“ zu Ihrem Umfragenverlauf hinzufügen. Wenn Sie Änderungen an der Umfrage vornehmen, vergessen Sie nicht, diese zu veröffentlichen!
Tipp: Sie können markierte Antworten in einem CX-Dashboard anzeigen, indem Sie das eingebettete Datenfeld „Q_DataPolicyViolations“ als Textsatz mit mehreren Antworten zuordnen.
Achtung: Importierte Antworten wird von der Unkenntlichmachung ausgeschlossen.
Integrierte Themen
Obwohl nicht garantiert werden kann, dass sie perfekt definiert sind, sind die integrierten Themen eine gute Möglichkeit, um mit Ihrer Richtlinie zu sensiblen Daten zu beginnen. Sie bieten umfassend recherchierte Optionen mit großen Schlüsselwort-Wörterbüchern und sorgfältig definierten Regex.
Sobald Sie die Ersteinrichtung abgeschlossen haben, können Sie später weitere integrierte Themen auswählen, indem Sie auf „Themen hinzufügen“ klicken und „Qualtrics-Themen“ auswählen.
Verwenden Sie in diesem Fenster die Dropdown-Listen oder die Suchleiste, um die gewünschten Themen zu finden. Identifikations- und andere Registrierungsnummern finden Sie unter ihrem Herkunftsland. (Die Versicherungsnummer des Vereinigten Königreichs z. B. steht unter dem entsprechenden Land und nicht unter einer Branche.)
Wenn Sie alle aufgeführten Themen entfernen möchten, klicken Sie oberhalb der Liste der ausgewählten Themen auf „Alle entfernen“.
Benutzerdefinierte Themen
Manchmal möchten Sie vielleicht Themen kennzeichnen, die für Ihre Organisation spezifisch sind, wie beispielsweise die ID der Mitarbeitenden, oder Themen verwenden, an die Qualtrics noch gar nicht gedacht hat. Zum Glück können Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Themen importieren.
Bei der Verwendung einer JSON-Datei werden die importierten Themen stets als neue Themen hinzugefügt und nicht zu bereits vorhandenen, ähnlichen Themen hinzugefügt. Wenn Sie z.B. manuell ausgewählte Sozialversicherung als Thema und dann eine JSON mit einem Thema namens Sozialversicherung importiert, das zusätzliche Schlüsselwörter enthielt. Sie hätten zwei Themen zur Sozialversicherung in Ihrer Compliance-Unterstützung. Dies beeinträchtigt in keiner Weise die Fähigkeit des Tools, Ihre Marke auf Datenschutzverstöße zu überprüfen.
Exportieren Sie eine JSON-Datei Ihrer Themen, indem Sie oben im Themenfenster auf „Exportieren“ klicken . Sie können diese Datei verwenden, um Ihre Themen in eine andere Instanz zu importieren oder um Änderungen an der JSON-Datei vorzunehmen und neue benutzerdefinierte Themen hinzuzufügen.
Entfernen von Themen
Gehen Sie zum Dropdown-Menü „Aktionen“ ganz rechts neben dem Thema und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um ein Thema zu entfernen. Dies ist sowohl für benutzerdefinierte als auch für vorgefertigte Themen möglich.
Tipp: Wenn Sie alle aufgeführten Themen entfernen möchten, klicken Sie auf „Alle entfernen “ oberhalb der Liste der ausgewählten Themen, nachdem Sie auf „Qualtrics-Themen“ geklickt haben.
Umfragen sind von den Richtlinien zu sensiblen Daten ausgenommen
Tipp: Umfragen können nur zu 1 Ausnahme hinzugefügt werden. Wenn eine Umfrage bereits zu einer Ausnahmeregelung für Richtlinie zu sensiblen Daten hinzugefügt wurde, kann sie nicht zu einer anderen Ausnahmeregelung hinzugefügt werden.
Es kann vorkommen, dass Sie Umfragen als ausgenommen von Verstößen gegen die Richtlinie zu sensiblen Daten kennzeichnen müssen. Wenn Sie z. B. einen Arbeitsablauf haben, bei dem Sie sich mit Kunden, die verärgert geschrieben haben, wieder in Verbindung setzen müssen, müssen Sie wahrscheinlich irgendeine Form von Kontaktinformationen erfassen, auch wenn Sie dies anderen Umfragen der Instanz generell untersagen.
Kennzeichnung von Umfragen als ausgenommen
- Die Umfrage wird von allen aktuellen und zukünftigen Themen in der Richtlinie zu sensiblen Daten ausgenommen.
- Die Umfrage wird nur von den ausgewählten Themen in der Richtlinie zu sensiblen Daten ausgenommen. Tipp: Sie können mehrere Themen auswählen. Klicken Sie auf den Papierkorb, um ein Thema aus der Liste der Themen zu entfernen, von denen die Umfrage ausgenommen ist.
Tipp: Ausnahmen können für die gesamte Richtlinie zu sensiblen Daten oder für eine bestimmte Richtlinie gelten. Beispielsweise könnte es eine Umfrage geben, bei der Telefonnummern, aber keine weiteren personenbezogenen Daten erhoben werden dürfen. Um eine Ausnahme für ein bestimmtes Thema festzulegen, klicken Sie auf den Namen des Themas und legen Sie dann die Ausnahme auf der rechten Seite fest.
Verwaltung von Ausnahmen
Sobald Sie Umfragen als von der Richtlinie zu sensiblen Daten ausgenommen markiert haben, werden diese auf der Seite „Ausnahmen“ angezeigt.
Klicken Sie auf den Text „bluetopics“, um die Themen zu ändern, von denen die Umfrage ausgenommen ist.
Klicken Sie auf den Papierkorb, um die Ausnahme zu entfernen.
Themenbefreiungen
Themen der Richtlinie zu sensiblen Daten übernehmen alle Fragen und Umfragen. Sie können jedoch Ausnahmen für Themen anlegen. Sie können eine gesamte Umfrage oder eine Frage aus einer Umfrage ausschließen.
Richtlinien zu sensiblen Daten auf bestimmte Umfragen anwenden
Standardmäßig gelten die Richtlinien zu sensiblen Daten für alle Umfragen in Ihrer Organisation, sofern Sie keine Ausnahmen festgelegt haben. Sie können jedoch das Verhalten einer Richtlinie zu sensiblen Daten ändern, sodass Umfragen explizit für die Richtlinie angemeldet werden müssen, damit sie wirksam wird.
FAQs
Kann ich bei der Freigabe einer Umfrage die von ExpertReview ermittelten Anfragen nach sensiblen Daten einsehen?
Kann ich bei der Freigabe einer Umfrage die von ExpertReview ermittelten Anfragen nach sensiblen Daten einsehen?
Wenn Sie den Genehmigungsprozess für Umfragen eingerichtet haben, können die Genehmiger die EXPERTREVIEW-Ergebnisse einsehen, indem sie beim Überprüfen der Umfrage im Editor auf „Beurteilung“ klicken.
Sind Sternchen die einzige Möglichkeit zur Schwärzung, oder können wir stattdessen etwas anderes verwenden?
Sind Sternchen die einzige Möglichkeit zur Schwärzung, oder können wir stattdessen etwas anderes verwenden?
Kann die Richtlinie zu sensiblen Daten auch dazu verwendet werden, Schimpfwörter in Umfrageantworten zu zensieren?
Kann die Richtlinie zu sensiblen Daten auch dazu verwendet werden, Schimpfwörter in Umfrageantworten zu zensieren?
Muss ich „Q_DataPolicyViolations“ zu meinem Umfragenverlauf hinzufügen, oder ist es bereits vorhanden?
Muss ich „Q_DataPolicyViolations“ zu meinem Umfragenverlauf hinzufügen, oder ist es bereits vorhanden?
Wenn für ein Thema eine Schwärzung eingerichtet ist, werden diese Daten dann auch bei Datenexporten geschwärzt?
Wenn für ein Thema eine Schwärzung eingerichtet ist, werden diese Daten dann auch bei Datenexporten geschwärzt?
Wie lange dauert es, bis die Aktualisierungen meiner Richtlinie zu sensiblen Daten in Kraft treten?
Wie lange dauert es, bis die Aktualisierungen meiner Richtlinie zu sensiblen Daten in Kraft treten?
Werden sensible Informationen nur aus Umfragen entfernt, oder sind auch Antworten im Rahmen anderer Projekte davon betroffen? (z. B. 360, Engagement, Lifecycle usw.)
Werden sensible Informationen nur aus Umfragen entfernt, oder sind auch Antworten im Rahmen anderer Projekte davon betroffen? (z. B. 360, Engagement, Lifecycle usw.)
Werden Fragen nur dann markiert, wenn man eine Umfrage erstellt, oder sind auch andere Projekte davon betroffen? (z. B. 360, Engagement, Lifecycle usw.)
Werden Fragen nur dann markiert, wenn man eine Umfrage erstellt, oder sind auch andere Projekte davon betroffen? (z. B. 360, Engagement, Lifecycle usw.)
Großartig! Vielen Dank für die Rückmeldung!
Vielen Dank für die Rückmeldung!