Abschneiden, Speichern und Freigeben von Dokumenten (Studio)

Informationen zum Clippen, Speichern und Freigeben von Dokumenten

Im Dokument-Explorer und in Feedback-Widgets können Sie Dokumente entweder über einen Link oder über ein Dashboard mit Ihren Kollegen teilen.

Feedback-Sharing und Datensicherheit

Wenn ein Studio-Benutzer direkten Datenzugriff auf ein Projekt und seine Dokumente hat, kann er Daten mithilfe von Dashboards teilen.

Benutzer von Report-Consumer-Lizenzen haben nie direkten Zugriff auf Daten. Sie können nur Dokumente anzeigen, die speziell von einem Studio-Benutzer über ein Dashboard mit ihnen geteilt wurden. Da ihnen kein direkter Zugriff auf Daten gewährt wird, können Berichtskonsumenten anderen Benutzern keinen Zugriff auf Dokumente gewähren.

Was bedeutet das für die gemeinsame Nutzung

• Kopieren eines Links in eine Interaktion: Jeder kann einen Link kopieren, aber nur Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Daten (d.h. Studio-Benutzer mit Datenzugriff auf das zugehörige Projekt) können die Dokumente über den Link anzeigen. Benutzern ohne Projektdatenzugriff (d.h. Berichts-Consumer-Benutzer) wird eine Fehlermeldung angezeigt. Links bieten keinen universellen Zugriff auf eine Interaktion, da dies die Sicherheit des Datenzugriffs umgehen würde.
• Dokumente über das Dashboard teilen: Nur Studio-Benutzer mit den Berechtigungen Dashboard erstellen und bearbeiten können Feedback über ein Dashboard teilen. Durch die Freigabe von Feedback über ein Dashboard können Sie einer bestimmten Gruppe von Benutzern über den Freigabemechanismus für Dashboards Zugriff auf die ausgewählten Dokumente gewähren. Berichts-Consumer-Benutzer können keine Dokumente für andere Studio-Benutzer (Berichts-Consumer oder andere Typen) freigeben, da dies die Datenzugriffssicherheit umgehen würde.

Clipping von Dokumenten

Durch das Abschneiden von Dokumenten können Sie mehrere bestimmte Dokumente gleichzeitig zum Teilen oder Exportieren auswählen.

1. Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie anzeigen möchten.
   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feedback klammern.
3. Wählen Sie einen anderen Beleg.
   
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Clip-Feedback, um es zu Ihrer Auswahl hinzuzufügen.
5. Wenn Sie Dokumente auswählen, werden sie im Bereich Ergebnisse mit Clip-Symbolen gekennzeichnet.
   
6. Sie können nun Folgendes tun:
   • Dokumente als Excel-Datei exportieren (XLSX)
   • Dokumente als Link teilen
   • Dokumente als Dashboard teilen

Tipp: Um ein Dokument zu entlippen, wählen Sie das Dokument aus, und klicken Sie erneut auf die Clipschaltfläche. Sie können auch das Menü oben rechts verwenden und Feedback-Auswahl löschen auswählen.

Teilen von Feedback über einen Link

Sie können einen Link zu einem oder mehreren Dokumenten kopieren und für andere freigeben. Der Link öffnet ausgewählte Dokumente im Dokument-Explorer.

1. Öffnen Sie den Dokument-Explorer und das Feedback-Widget.
2. Suchen Sie das Dokument oder klammern Sie die Dokumente, die Sie teilen möchten.
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabeoptionen.
4. Wählen Sie Link kopieren.
5. Nachdem Sie den Link nun kopiert haben, können Sie ihn an beliebiger Stelle einfügen.

Feedback über ein Dashboard teilen

Sie können ein oder mehrere Dokumente über ein Dashboard aufrufen. Wenn Sie Dokumente auf diese Weise teilen, wird ein Dashboard mit einem Feedback-Widget erstellt, das Ihre abgeschnittenen Dokumente enthält.

1. Öffnen Sie den Dokument-Explorer oder das Feedback-Widget.
2. Suchen Sie das Dokument oder klammern Sie die Dokumente, die Sie teilen möchten.
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewähltes Feedback teilen.
4. Geben Sie die Personen ein, für die Sie Ihre Dokumente freigeben möchten.
   
   • Studio-Benutzer: Geben Sie den Vornamen, Nachnamen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, und klicken Sie dann darauf.
   • Alle Studio-Benutzer: Sie können unternehmensweite Dashboards an jeden Studio-Benutzer in Ihrem Master-Konto verteilen, indem Sie Folgendes auswählen:
   • Mit allen Benutzern teilen: Diese Einstellung stellt sie jedem Benutzer zur Verfügung, einschließlich neuer Benutzer, die sich registrieren, nachdem das Dashboard erstellt wurde. Wenn Sie diese Option verwenden, können Sie weiterhin bestimmte Benutzer und Gruppen hinzufügen.
     Tipp: Für diese Aktion ist die BerechtigungFür alle freigeben erforderlich.
   • Studiogruppen: Geben Sie den Namen der Gruppe ein, und klicken Sie dann darauf. Wenn Sie ein Dokument für eine Gruppe freigeben, haben alle Mitglieder dieser Gruppe Zugriff. Es spielt keine Rolle, wann ein Benutzer der Gruppe beitritt – Benutzer, die der Gruppe nach der Freigabe beitreten, erhalten weiterhin Zugriff. Sobald jedoch ein Benutzer die Gruppe verlässt, sind Ihre Dokumente für diesen Benutzer nicht mehr zugänglich.
   • Nicht registrierte Benutzer: Geben Sie die E-Mail-Adresse einer Person ein, mit der Sie Ihre Dokumente teilen möchten. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wenn Sie die Freigabe abgeschlossen haben, wird diese Person eingeladen, ein Studio-Konto zu erstellen.
5. Wählen Sie Teilen von Editoren zulassen, damit alle Bearbeiter das Dashboard freigeben und es allen Dokumentenmappen hinzufügen können, auf die sie Zugriff haben (erstellt oder freigegeben). Lassen Sie dieses Ankreuzfeld nicht markiert, um sicherzustellen, dass nur Sie das Dashboard freigeben oder zu Dokumentenmappen hinzufügen können.
6. Legen Sie im Abschnitt Hinzufügen fest, welche Zugriffsebene die einzelnen Benutzer oder Gruppen haben sollen. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
   • Darf anzeigen: Erlaubt Benutzern, Ihre Dokumente anzuzeigen, zu regenerieren und zu exportieren, aber keine Änderungen daran vorzunehmen.
   • Kann bearbeiten: Erlaubt Benutzern, einige Änderungen an Ihren Dokumenten vorzunehmen, jedoch nicht so viel wie der Eigentümer. Weitere Informationen finden Sie unter Can View vs. Kann bearbeiten.
     Tipp: “Kann bearbeitet werden” ist nicht verfügbar, wenn ein oder mehrere Dokumente mit allen Studio-Benutzern oder nicht registrierten Benutzern geteilt werden.
7. Geben Sie eine Nachricht ein. (Optional)
8. Wählen Sie Per E-Mail benachrichtigen, wenn Sie zusätzlich zur In-App-Benachrichtigung eine E-Mail an alle Benutzer und Gruppen senden möchten, mit denen Sie geteilt haben.
   Tipp: Wenn Sie mit allen Benutzern teilen, erhalten nicht alle eine E-Mail-Benachrichtigung. Nur Benutzer und Gruppen im Abschnitt Hinzufügen werden per E-Mail gesendet.
9. Klicken Sie auf Dashboard-Link kopieren, um einen Link zu diesem Dashboard in die Zwischenablage zu kopieren.
   Tipp: Sie können diesen Link in das Feld Nachricht einfügen.
10. Klicken Sie auf Teilen.

Feststellen von Dokumenten, die als Dashboards freigegeben wurden

Sobald Sie Dokumente über ein Dashboard freigegeben haben, können Sie und Ihre Beteiligten diese Dokumente auf die gleiche Weise finden. Blättern Sie auf der Studio-Startseite nach unten zu Dashboards und Dokumentenmappen suchen, und sehen Sie sich den Ordner Freigegebenes Feedback an. Das Datum, an dem die Dokumente freigegeben wurden, wird zusammen mit der E-Mail-Adresse des Verantwortlichen im Namen des Dashboards angezeigt.

Identifizieren des ursprünglichen Widgets

Wenn Sie sich Dokumente ansehen, die in der Vergangenheit geteilt wurden, sind Sie vielleicht neugierig, woher sie stammen. Hier wird erläutert, wie Sie herausfinden können, aus welchem Widget und Dashboard die Dokumentdaten stammen.

1. Öffnen Sie den Dokument-Explorer.
2. Klicken Sie auf das Filtersymbol.
3. Identifizieren Sie die Quelle der Filter anhand ihres Abschnitts:
   • Dashboard-Filter: Filter, die aus dem Dashboard stammen.
   • Widget-Filter: Das zum Erstellen von Dokumenten ausgewählte Widget-Element oder der auf das Widget angewendete Filter.
   • Filter im Dokument-Explorer: Aufwands- und Stimmungsfilter werden im Dokument-Explorer angewendet.

Mithilfe der Dashboard- und Widget-Filter können Sie ermitteln, woher die Dokumente stammen. Diese Filter können im Dokument-Explorer nicht ein- oder ausgeschaltet werden.