Automatisierung des Antwortimports und-exports

Info zu Antwortimport& Automatisierungen exportieren

Mithilfe von Antwortautomatisierungen können Daten regelmäßig automatisch aus Qualtrics exportiert oder regelmäßig in Qualtrics importiert werden. Mit Maßnahmenautomatisierungen können Sie Ihre eigenen Automatisierungsjobs anlegen, konfigurieren, aktualisieren, testen und überprüfen. Die Antworten werden über ein Secure File Transfer Protocol (SFTP) bereitgestellt. Das bedeutet, dass Qualtrics und Ihr SFTP-Server eine Verknüpfung herstellen, um die Antworten untereinander zu übertragen.

Einrichten von Response-Exportautomatisierungen

Automatisierungen für den Antwortexport exportieren Antworten automatisch aus Qualtrics und senden sie an Ihren SFTP-Server. Sie können wählen, wie oft die Antworten exportiert werden und welche Daten exportiert werden.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Daten und Analyse der Umfrage im Abschnitt Daten befinden.
   
2. Klicken Sie auf Exportieren & Importieren.
3. Wählen Sie Antwort Automatisierung exportieren.
   Achtung: Für Response-Exportautomatisierungen gilt eine maximale Dateigröße von 500 MB. Wenn die Gesamtzahl der Antworten diese Dateigrößenbeschränkung überschreitet, wird der Export nicht verarbeitet, und Sie erhalten die Fehlermeldung “Datei überschreitet Größenbeschränkung”. Wenn diese Grenze erreicht ist, verwenden Sie einen Exportfilter, um die Größe der Daten zu reduzieren, die Sie exportieren.
4. Klicken Sie auf Anlegen.
   
5. Klicken Sie auf Start neben den SFTP-Einstellungen.
   
6. Geben Sie den Hostnamen des Servers ein. Dies ist die URL des SFTP-Servers.
   
   Tipp: Die URL ähnelt meist sftp.example.com.
7. Geben Sie den Port für Ihren Server ein. (In der Regel ist dies Q1.)
8. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, den Sie auf Ihrem SFTP-Server für Qualtrics zur Authentifizierung bei eingerichtet haben.
   Tipp: Wir empfehlen, einen eindeutigen Satz von Anmeldeinformationen zu erstellen, die nur für Qualtrics verwendet werden können.
9. Geben Sie das Kennwort des Benutzers ein.
10. Geben Sie ein Präfix ein, dem der Dateiname vorangestellt werden soll.
    Tipp: Ein Zeitstempel, der angibt, wann die Datei exportiert wurde, wird automatisch am Ende des Dateinamens im Format JJJJ-MM-DD_hhmmss hinzugefügt. Beispiel: Für eine am 1. Januar 2020 um 8:00 Uhr exportierte Datei wird “2020-01-01_080000” zum Dateinamen hinzugefügt.
    Beispiel: Sie können den Umfragenamen als Präfix verwenden, damit Sie die Datendateien Ihrer Umfrage auf Ihrem SFTP-Server leicht identifizieren können.
11. Geben Sie den Verzeichnispfad ein, in dem die Datei auf Ihrem SFTP-Server abgelegt werden soll, z.B.: Zentraler Ordner/Umfrageantworten 2020.
    Tipp: Bei diesem Verzeichnispfad wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Es muss sich um einen vorhandenen Ordner handeln, sonst schlägt die Automatisierung fehl. Der Ordnerpfad sollte auch relativ zum Standardverzeichnis des SFTP-Servers sein.
12. Wählen Sie bei Bedarf Dateien mit PGP verschlüsseln. Weitere Informationen über diese zusätzlichen Mittel der Verschlüsselung und des Datenschutzes finden Sie unter PGP Encryption.
13. Klicken Sie auf Speichern.
14. Klicken Sie neben den Zeitplaneinstellungen auf Start.
    
15. Wählen Sie die Häufigkeit, mit der die Automatisierung ausgeführt wird. Sie können Täglich, Wöchentlich oder Monatlich wählen.
    
    Tipp: Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich wählen, wird eine zweite Option angezeigt, mit der Sie auswählen können, an welchem Tag der Woche bzw. am Tag des Monats die Automatisierung ausgeführt wird.
16. Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Automatisierung ausgeführt wird.
    Tipp: Überprüfen Sie unbedingt die Zeitzone! Sie entspricht der Zeitzone Ihres Kontos in den Benutzereinstellungen.
17. Klicken Sie auf Speichern.
18. Klicken Sie neben den Exportoptionen auf Bearbeiten.
    
19. Fügen Sie bei Bedarf den exportierten Daten einen Filter hinzu. Sie können jeden Ihrer zuvor gesicherten Filter für die Umfrage auswählen.
    
20. Wählen Sie das Dateiformat der exportierten Datei. Sie können CSV, TSV, SPSS, JSON, NDJSON oder XML wählen.
21. Aktivieren Sie zusätzliche Exportoptionen basierend auf Ihren Einstellungen. Dazu gehören:
    • Anstatt den Umkodierungswert für die Antwortmöglichkeit zu exportieren, exportieren Sie den Text der Antwortmöglichkeit: Diese Option exportiert Ihre Daten als Text der ausgewählten Antwortmöglichkeit und nicht als Umkodierungswert der Antwortmöglichkeit.
    • Schließen Sie Informationen zur Anzeigereihenfolge in Ihren Export ein. Nützlich für Umfragen mit Randomisierung: Diese Option enthält zusätzliche Informationen über die Reihenfolge, in der die Teilnehmer randomisierte Fragen angezeigt haben. Hilfe zur Interpretation dieser Daten finden Sie auf dieser Supportseite.
    • Felder mit mehreren Werten in Spalten aufteilen: Bestimmte Fragetypen ermöglichen die Auswahl mehrerer Antwortmöglichkeiten für eine einzelne Frage. Mit dieser Option werden die möglichen Antworten in jeweils eigenen Spalten aufgeführt, anstatt alle gewählten Antworten in einer einzigen Spalte zusammenzufassen.
    • Komma statt Punkt als Dezimaltrennzeichen verwenden: Mit dieser Option können Sie ein Komma als Dezimalzeichen für Zahlen verwenden.
      Achtung: Wenn Sie diese Option aktivieren, exportieren Sie Ihre Datei nicht als CSV.
    • Verwenden Sie diesen Wert als Trennzeichen für neue Zeilen für den Export: Diese Option wird selten benötigt. Hier können Sie ein bestimmtes Zeichen angeben, das als Zeilenumbruchszeichen in der exportierten Datendatei fungiert. Zeichen für neue Zeilen zeigen an, dass eine neue Textzeile begonnen hat, in der Regel durch das Starten eines neuen Absatzes durch Drücken der Eingabetaste oder der Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
    • Gesehene, aber nicht beantwortete Fragen mit diesem Wert umkodieren: Mit dieser Option können Sie Fragen, die die Antwortenden gesehen, aber nicht beantwortet haben, einen numerischen Wert zuweisen. Standardmäßig sind unbeantwortete Fragen in Ihrer Datendatei leer. Auf diese Weise können Sie zwischen unbeantworteten Fragen und Fragen unterscheiden, die der Teilnehmer nicht gesehen hat.
    • Gesehene, aber beantwortete Fragen für Mehrfachauswahlfragen umkodieren: Diese Option ähnelt der Option „Gesehene, aber beantwortete Fragen mit diesem Wert umkodieren“. Sie sollten diese Option nur aktivieren, wenn auch Mehrwertige Felder in Spalten aufteilen ausgewählt ist.
22. Klicken Sie auf Speichern.
23. Klicken Sie neben den Benachrichtigungseinstellungen auf Bearbeiten.
    

24. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um nach Abschluss der Automatisierung eine E-Mail zu erhalten.

    Tipp: Beim Einrichten von Benachrichtigungen können Sie nur E-Mails benachrichtigen, die mit Ihrer Marke verbunden sind.

25. Geben Sie Ihrer Automatisierung einen Namen.
    
26. Aktivieren Sie die Automatisierung, damit sie ausgeführt wird.
27. Wählen Sie Schließen. 

Einrichten von Maßnahmenimportautomatisierungen

Antwortimportautomatisierungen werden verwendet, um regelmäßig Daten von Ihrem SFTP-Server in Qualtrics zu importieren.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Daten und Analyse der Umfrage im Abschnitt Daten befinden.
   
2. Klicken Sie auf Exportieren & Importieren.
3. Wählen Sie Automatisierung des Antwortimports.
   Achtung: Antwortimportautomatisierungen ermöglichen einen Import von bis zu 200 Dateien pro Lauf, wobei jede einzelne Datei eine Dateigrößenbeschränkung von 100 MB und eine Gesamtdateigrößenbeschränkung von 2 GB hat. Wenn Sie diese Grenze überschreiten, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: “Die Datei, die Sie importieren möchten, ist größer als die maximal unterstützte Größe”, “Gesamtgröße über %d übereinstimmende Dateien überschreitet maximale Größe (%dMB)” oder “Zu viele Dateien, die dem Präfix %s im Verzeichnis entsprechen.”
4. Klicken Sie auf Start neben SFTP-Einstellungen.
   
5. Geben Sie den Hostnamen des Servers ein. Dies ist die URL des SFTP-Servers.
   
   Tipp: Die URL ähnelt meist sftp.example.com.
6. Geben Sie den Port für Ihren Server ein.
7. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, den Sie auf Ihrem SFTP-Server für Qualtrics zur Authentifizierung bei eingerichtet haben.
   Tipp: Wir empfehlen, einen eindeutigen Satz von Anmeldeinformationen zu erstellen, die nur für Qualtrics verwendet werden können.
8. Geben Sie das Kennwort des Benutzers ein.
9. Geben Sie das Präfix ein, das die von Qualtrics zu importierenden Dateien identifiziert.
   Beispiel: Da SFTP-Server viele Dateien enthalten können, möchten wir unsere Umfragedatendatei nur in Qualtrics importieren. Wir beschließen, „Qualtrics“ am Anfang jedes zu importierenden Dateinamens hinzuzufügen und diesen als Präfix beim Einrichten der Automatisierung einzugeben. Beispiel: 1 Dateiname könnte „Qualtrics_Survey2_Data“ lauten. Da das Präfix unserer Datei mit dem hier eingegebenen Präfix übereinstimmt, wird diese Datei importiert. Achten Sie darauf, welche Dateien importiert werden! Jede Datei in Ihrem Pickup-Verzeichnis mit dem angegebenen Präfix wird importiert.
10. Geben Sie das Abholverzeichnis oder den Verzeichnispfad ein, in dem sich die Datei auf Ihrem SFTP-Server befinden soll, z.B. Zentraler Ordner/Umfrageantworten 2020.
    Tipp: Bei diesem Verzeichnispfad wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Es muss sich um einen vorhandenen Ordner handeln, sonst schlägt die Automatisierung fehl. Der Ordnerpfad sollte auch relativ zum Standardverzeichnis des SFTP-Servers sein.
11. Wählen Sie bei Bedarf Dateien vor dem Import mit PGP entschlüsseln. Weitere Informationen über diese zusätzlichen Mittel der Verschlüsselung und des Datenschutzes finden Sie unter PGP Encryption.
    Tipp: Stellen Sie sicher, dass die Dateien, die Sie importieren möchten, mit dem öffentlichen Qualtrics-Schlüssel verschlüsselt sind, bevor Sie sie auf Ihren SFTP-Server hochladen. Dazu müssen Sie möglicherweise mit Ihrem IT-Team sprechen.
12. Klicken Sie auf Speichern.
13. Klicken Sie auf Start neben den Zeitplaneinstellungen.
    
14. Wählen Sie die Häufigkeit, mit der die Automatisierung ausgeführt wird. Sie können täglich, wöchentlich oder monatlich wählen.
    
15. Wenn Sie wöchentlich oder monatlich ausgewählt haben, müssen Sie auch den Wochentag bzw. Monatstag auswählen, an dem die Automatisierung ausgeführt wird.
16. Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Automatisierung ausgeführt wird.
    Tipp: Die Zeitzone basiert auf der Zeitzone Ihres Kontos. Sie können Ihre Zeitzone in Ihren Kontoeinstellungen ändern.
17. Klicken Sie auf Speichern.
18. Klicken Sie neben Antwortzuordnung auf Start.
    
19. In diesem Step müssen Sie eine Beispieldatei hochladen, die dieselben Kopfzeilen und Formatierungen der Dateien hat, die die Automatisierung importiert. Klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen.
    
    Tipp: Brauchen Sie Hilfe beim Erstellen einer Beispieldatei? Sie können die Daten aus Ihrer Umfrage exportieren (stellen Sie sicher, dass Sie zuerst mindestens eine Testantwort generieren) und die exportierte Datei als Beispieldatei verwenden.
20. Wählen Sie das Trennzeichen Ihrer Datei. Wählen Sie ein Komma aus, wenn Sie eine CSV-Datei verwenden, oder wählen Sie die Registerkarte, wenn Sie eine TSV-Datei verwenden.
21. Klicken Sie auf Hochladen.
22. Ordnen Sie die Felder aus Ihrer Datei den Feldern in Ihrer Umfrage zu. Weitere Informationen zum Zuordnen Ihrer Antworten für den Import finden Sie unter Konfigurieren Ihres Imports.
    
    Tipp: Wenn Sie Probleme beim Importieren Ihrer Datei haben, sehen Sie sich unsere Seite Probleme beim Hochladen der CSV-/TSV-Datei an.
    Tipp: Klicken Sie auf Weitere Optionen, um zusätzliche Optionen für den Importeur anzuzeigen. Dazu gehört die Auswahl, bei welcher Zeile in Ihrer Datei die Antworten beginnen, die Auswahl des Datumsformats und der Zeitzone sowie das Sichern der Importeinstellungen, damit Sie sie in der Zukunft wiederverwenden können.
    
23. Klicken Sie auf Einstellungen sichern.
24. Klicken Sie neben Benachrichtigungseinstellungen auf Bearbeiten.
    

25. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um nach Abschluss der Automatisierung eine E-Mail zu erhalten.

26. Geben Sie Ihrer Automatisierung einen Namen.
    
27. Aktivieren Sie die Automatisierung. Nach der Aktivierung wird die Automatisierung gemäß den eingeplanten Einstellungen ausgeführt.
28. Wählen Sie Schließen.

Wiederverwenden Ihrer Einstellungen für die Antwortzuordnung

Sie können die Einstellungen aus Ihrer Antwortzuordnung sichern und wiederverwenden, um zukünftige Automatisierungen schnell einzurichten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere ähnliche Umfragen ausführen oder dieselbe Umfrage kopieren, um sie mehrmals zu verwenden.

1. Nachdem Sie Ihre Antworten zugeordnet haben, klicken Sie im Fenster für die Antwortzuordnung auf Einstellungen herunterladen. Ändern Sie die heruntergeladene Datei in keiner Weise.
   
2. Um Ihre Einstellungen zu importieren, klicken Sie im Fenster für die Antwortzuordnung auf Weitere Optionen.
   
3. Klicken Sie auf Einstellungen laden, und wählen Sie dann die Einstellungsdatei auf Ihrem Computer aus.
   

Vorhandene Automatisierungen

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Daten und Analyse der Umfrage im Abschnitt Daten befinden.
   
2. Klicken Sie auf Exportieren & Importieren.
3. Wählen Sie die Automatisierung aus, die Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf Bearbeiten neben den Einstellungen, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie alle zugehörigen Änderungen vor.
   

&Anhalten; Automatisierungen löschen

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Daten und Analyse der Umfrage im Abschnitt Daten befinden.
   
2. Klicken Sie auf Exportieren & Importieren.
3. Wählen Sie die Automatisierung aus, die Sie anhalten oder löschen möchten.
4. Pausieren Sie die Automatisierung vorübergehend, indem Sie die Option Automatisierung aktivieren deaktivieren.
   
5. Klicken Sie auf Automatisierung löschen, um die Automatisierung dauerhaft zu löschen. Sie werden aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen, bevor die Automatisierung gelöscht wird.

Automatisierungslaufverlauf anzeigen

Die Laufhistorie Ihrer Automatisierungen enthält Informationen über jede Ausführung Ihrer Automatisierung. Sie können einen bestimmten Automatisierungslauf anzeigen, um weitere Details dazu anzuzeigen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Daten und Analyse der Umfrage im Abschnitt Daten befinden.
   
2. Klicken Sie auf Exportieren & Importieren.
3. Wählen Sie Automatisierungsverlauf anzeigen.

Sie sehen eine Tabelle mit Informationen zu Name, Status und Abschlusszeit jedes Automatisierungslaufs sowie die Möglichkeit, weitere Informationen zum Lauf anzuzeigen.

1. Automatisierungsname: Dies ist der Name der Automatisierung, die abgeschlossen wurde.
2. Status: Gibt den Status der Automatisierung an. Folgende Werte sind enthalten:
   • Abgeschlossen: Die Automatisierung wurde abgeschlossen.
   • Fehlgeschlagen: Die Automatisierung hat versucht, auszuführen, ist jedoch fehlgeschlagen und konnte nicht abgeschlossen werden.
   • Zeitüberschreitung: Die Zeitüberschreitung bei der Automatisierung. Oft bedeutet dies, dass der Qualtrics-Server keine Antwort vom Server erhalten hat. Automatisierungen, bei denen ein Timeout auftritt, werden 5 Mal wiederholt, wobei jeder Versuch alle 5 Minuten stattfindet. Wenn die Automatisierung nach dem erneuten Versuch weiterhin eine Zeitüberschreitung verursacht, schlägt sie fehl.
3. Abschlusszeit: Die Uhrzeit und das Datum, an dem die Automatisierung abgeschlossen wurde.

Klicken Sie auf Anzeigen für einen einzelnen Eintrag, um weitere Informationen zu diesem Automatisierungslauf anzuzeigen.

In diesem Fenster werden verschiedene Informationen zum Lauf angezeigt, einschließlich der Dauer des Abschließens, der Anzahl der exportierten Antworten, des Namens der exportierten Datei und des Empfängers der Bestätigungs-E-Mail für die Automatisierung.

Wenn Ihre Automatisierung fehlschlägt oder ein Timeout auftritt, ist dieses Fenster besonders nützlich für die Fehlerbehebung, warum die Automatisierung nicht abgeschlossen werden konnte.

Fehlerbehebung für Antwortimport & Exportautomatisierungen

Wenn Ihre Automatisierung fehlschlägt, sollten Sie zuerst den Ausführungsverlauf Ihrer Automatisierung prüfen, um zu sehen, ob eine bestimmte Fehlermeldung vorhanden ist, die erläutert, warum die Automatisierung fehlgeschlagen ist. Wenn Sie Probleme haben, Ihre Automatisierung erfolgreich auszuführen, versuchen Sie Folgendes:

1. Stellen Sie sicher, dass die URL, die Sie für den SFTP-Server eingegeben haben, ein gültiger SFTP-Host ist und über den angegebenen Port erreicht werden kann.
2. Stellen Sie sicher, dass Benutzername und Kennwort gültig sind.
3. Stellen Sie sicher, dass sich der SFTP-Server nicht hinter einer Firewall befindet oder dass die entsprechenden Qualtrics-IP-Adressen in der Erlaubtliste aufgeführt sind. Die Netzwerk-Firewall des SFTP-Servers sollte die folgenden Qualtrics-IP-Adressen auf der Erlaubtliste haben: 162.247.216.0/22 und 139.60.152.0/22.
   Tipp: Wenn sich Ihr Konto in unserer FedRAMP-Umgebung befindet, unterscheiden sich die IP-Adressen für die Erlaubtliste von denen auf dieser Seite. Um sicher auf Ihre IP-Adressinformationen zuzugreifen, melden Sie sich bei Ihrem FedRAMP Customer Success Hub an.
4. Stellen Sie sicher, dass der SFTP-Server zur Verwendung einer unserer unterstützten Verschlüsselungschiffren konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Von Qualtrics unterstützte Verschlüsselungen.
5. Stellen Sie sicher, dass Qualtrics berechtigt ist, Befehle auf Ihrem SFTP-Server auszuführen. Insbesondere der SFTP-Benutzer, den Sie für Qualtrics eingerichtet haben, benötigt die Berechtigungen cp und ls auf Ihrem SFTP-Server.
6. Weitere Tipps finden Sie unter SFTP-Fehlerbehebung.

Wenn Sie diesen Schritten folgen und weiterhin Probleme mit Ihrer Automatisierung haben, wenden Sie sich an den Qualtrics Support.