E-Mail-Nachrichten (360)

Informationen zu E-Mail-Nachrichten

Nachdem Sie alle Feedbacknehmer und Bewerter hochgeladen haben, ist es an der Zeit, ihnen Ihre 360-Grad-Umfrage zu senden.

360 hat mehrere Arten von Nachrichten, die Sie senden können. Beispielsweise erhält jeder, der ein Feedbacknehmer ist, eine andere Einladung als externe Bewerter. Es gibt auch Erinnerungen, die sicherstellen, dass nur an diejenigen gesendet wird, die ihre Umfragen nicht abgeschlossen haben.

Um mit dem Schreiben Ihrer Nachrichten zu beginnen, navigieren Sie zur Registerkarte Nachrichten und dann zum Abschnitt E-Mail-Nachrichten. Die Nachrichtentypen, die Sie bearbeiten und senden können, werden links im Meldungstypbereich aufgelistet.

Einladungen für Feedbacknehmer und Bewerter

Einladungen dienen dazu, Ihre Teilnehmer zur Umfrage einzuladen. Sie können eine Begrüßungsnachricht, eine Erklärung zum Zweck der Umfrage oder alles andere enthalten, was für Ihre Teilnehmer hilfreich für den Einstieg ist.

Einladung für Feedbacknehmer

Feedbacknehmer-Einladungen gehen zu all Ihren Themen. Dazu gehören auch Personen, die möglicherweise Bewerter sind. Solange sich jemand im Unterabschnitt Feedbacknehmer Ihres Abschnitts Teilnehmer befindet, erhält er die Feedbacknehmer-Einladung.

Standardmäßig werden Feedbacknehmer-Einladungen an alle in Ihrer Betreffliste gesendet. Es spielt keine Rolle, ob ein Betreff bereits eine Einladung erhalten hat. Zukünftige Einladungen, die Sie senden, bleiben erhalten.

Bewertereinladung

Standardmäßig werden Bewertereinladungen an Bewerter gesendet, die im Unterabschnitt Bewerter hinzugefügt/hochgeladen wurden und keine 0/0-Bewertungen haben. Es spielt keine Rolle, ob ein Bewerter bereits eine Einladung erhalten hat; er erhält weiterhin alle zukünftigen Einladungen, die Sie senden.

Umfragelink und Anmeldeinformationen

Ihre 360-Einladungen enthalten standardmäßig dynamischen Text für den Umfragelink und Anmeldeinformationen, die in einen Link und angepasste Informationen umgewandelt werden, wenn sie an den Teilnehmer gesendet werden.

Einladungen von Feedbacknehmern und Bewertern müssen sowohl einen Beurteilungslink als auch Anmeldeinformationen enthalten. Externe Bewerter sehen nur einen direkten Link ohne Anmeldeinformationen, es sei denn, Sie aktivieren die letzte Nachrichtenoption.

Wenn Sie diese Informationen versehentlich entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche {a}, und wählen Sie den Inhalt aus, den Sie einfügen möchten.

• Login-Info: Wählen Sie entweder den Benutzernamen und das Kennwort separat ein, oder wählen Sie einfach Login-Informationsabsatz, um sicherzustellen, dass beides automatisch enthalten ist.
• Bewertungslinks: Über die Option Bewertungslink erhalten Sie anklickbaren Text, der zur Umfrage führt. Es heißt: “Nehmen Sie an der Bewertung teil.” Die Option Beurteilungs-URL liefert die vollständige URL der Bewertung.

Dashboard

Die Dashboard-Einladung informiert Dashboard-Benutzer darüber, dass ihre Dashboards angezeigt werden können. Da die Teilnehmer sich an einem Dashboard anmelden müssen, um darauf zuzugreifen, müssen die Anmeldeinformationen in dieser Nachricht enthalten sein. Außerdem ist es wichtig, anzugeben, mit welchem Dashboard diese Nachricht verknüpft werden soll.

Anmeldeinformationen und Dashboard-Link hinzufügen

Anmeldeinformationen und ein Link zum Dashboard sind standardmäßig enthalten.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Nachrichten, und wählen Sie die Dashboard-Nachricht aus.
   
2. Klicken Sie auf {a}.
3. Wählen Sie Anmeldeinformationen.
4. Wenn Sie möchten, dass dem Teilnehmer alle Anmeldeinformationen angezeigt werden, ohne sie formatieren zu müssen, wählen Sie Anmeldeinformationsabsatz.
5. Wenn Sie Benutzername und Kennwort separat eingeben möchten, wählen Sie Benutzername und Initialkennwort.
6. Wenn Sie den Link für die Anmeldung am Dashboard verwenden möchten, wählen Sie Dashboard-Verknüpfung.

Dashboard-Einladung einplanen

Die Einplanung einer Dashboard-Einladung unterscheidet sich von der Einplanung anderer Nachrichten, da sie über eine zusätzliche Dashboard-Einstellung verfügt.

Mit dieser Einstellung können Sie auswählen, für welches Dashboard diese Einladung ist. Sie können jeweils nur ein Dashboard anhängen. Wenn Benutzer jedoch Zugriff auf mehrere Dashboards haben, können sie nach der Anmeldung zwischen ihnen wechseln. Diese Einstellung legt fest, auf welches Dashboard automatisch zugegriffen wird, wenn Sie sich über die Einladung anmelden.

Feedbacknehmer und Bewertererinnerungen

Um die Antwortquote zu erhöhen, können Sie Teilnehmer, die ihre Umfrage noch nicht abgeschlossen haben, nachverfolgen, indem Sie eine Betreff- oder Bewertererinnerung senden. Erinnerungen werden nur an Teilnehmer gesendet, die ihre Umfrage noch nicht ausgefüllt haben, und sie enthalten denselben individualisierten Link, den der Teilnehmer ursprünglich zur Teilnahme an der Umfrage gesendet hat. Wenn die Teilnehmer die Umfrage bereits gestartet haben, werden sie an der Stelle fortfahren, an der sie beim Klicken auf den Link aufgehört haben.

Erinnerungen für Feedbacknehmer

Feedbacknehmer-Erinnerungen werden an alle Feedbacknehmer gesendet, die nicht als abgeschlossen oder erledigt gekennzeichnet sind. Jede ausstehende Aufgabe führt dazu, dass Erinnerungen gesendet werden, wenn der Betreff nicht als Fertig gekennzeichnet ist. Zu den Aufgaben gehören Selbstbewertungen, andere Bewertungen, Bewerternominierungen und das Anzeigen von Berichten.

Feedbacknehmer können einzeln im Fenster Teilnehmerinformationen als Erledigt markiert werden oder im Abschnitt Teilnehmer in großen Mengen.

Erinnerungen für Bewerter

Bewertererinnerungen werden an alle Bewerter gesendet, bis sie alle Bewertungen abgeschlossen haben.

Regeln angeben

Müssen viele E-Mails manuell eingeplant werden? Sie können Erinnerungen einrichten, die automatisch nach einem ausgewählten Zeitplan versendet werden.

1. Navigieren Sie zu Ihrem Betreff oder Ihrer Bewertererinnerung.
   
2. Navigieren Sie zum unteren Rand der Seite, und wechseln Sie den Schalter zu Ein.
3. Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen den Erinnerungen an.
   
4. Geben Sie an, wie oft diese Regel wiederholt werden soll.
   Beispiel: Wenn die Regel 3 Tage lautet und sich 5 Mal wiederholt, wird die Erinnerung alle 3 Tage gesendet, und zwar 5 Mal.

Diese Einstellungen werden automatisch gesichert. Drehen Sie den Schalter zurück auf Aus, um Ihre Erinnerungen zu deaktivieren.

Interaktionen zwischen mehreren Erinnerungsregeln

Das hier beschriebene Verhalten gilt für 360-Erinnerungs-E-Mails, wenn mehrere Erinnerungsregeln eingerichtet sind. Wenn Sie in diesem Szenario mehrere Regeln haben, werden die Regeln unabhängig voneinander ausgewertet.

Dieses Verhalten wird am besten anhand eines konkreten Beispiels beschrieben. Angenommen, Sie richten zwei Wiedervorlageregeln ein:

• Regel 1: 2 Tage, Wiederholung 1 Mal
• Regel 2: 5 Tage, Wiederholung 1 Mal

Ihre nicht beendeten Teilnehmer erhalten zwei Erinnerungen. Die erste Erinnerung wird 2 Tage nach der ersten Einladung gesendet. Die zweite Erinnerung wird 5 Tage nach der ersten Einladung gesendet. Das bedeutet, dass die zweite Erinnerung 3 Tage nach der ersten Erinnerung gesendet wird. Wenn Sie unsicher sind, wann Ihre Erinnerungen gesendet werden sollen, sehen Sie sich Ihren E-Mail-Verlauf an, und Ihre Erinnerungen werden dort aufgelistet.

Feedbacknehmer-Bericht liegt vor

Die E-Mail „Subject Report Ready“ wird an Feedbacknehmer gesendet, um ihnen mitzuteilen, dass ihre Berichte für den Zugriff bereit sind. Diese E-Mail wird nur einmal an jeden Betreff gesendet.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Feedbacknehmer gesendet, wenn Sie die folgenden Berichtsoptionen aktiviert haben:

• Feedbacknehmer kann auf Bericht zugreifen: Mit dieser Option wird sichergestellt, dass der Betreff seinen Bericht sehen kann.
• Betreff per E-Mail senden, wenn der Bericht verfügbar ist: Wenn die oben genannten Kriterien erfüllt sind, wird die E-Mail mit dem Betreff Bereit für Abrechnung versendet.

Und eine der folgenden Optionen ist aktiviert:

• Bericht zum Thema verfügbar machen, wenn: Diese Option ermöglicht es den Feedbacknehmern, ihren Bericht erst anzuzeigen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
• Manager genehmigt Berichte: Feedbacknehmer können ihre Abrechnungen erst anzeigen, wenn ein Manager sie genehmigt hat.
• Administrator genehmigt Abrechnungen: Feedbacknehmer können ihre Abrechnungen erst anzeigen, wenn ein Administrator sie genehmigt hat.

wenn Sie vergessen haben, diese Einstellungen im Voraus zu aktivieren

Wenn Sie vergessen haben, diese Einstellungen zu aktivieren und eine Reihe von Teilnehmern verpasst haben, oder wenn Sie es vorziehen, dass diese E-Mails nicht automatisch, sondern in bestimmten Phasen gesendet werden, sollten Sie die Funktion „Benutzerdefinierte Nachrichten“ verwenden.

Sie können den Inhalt Ihrer E-Mail mit dem Betreff “Bereit für Bericht” kopieren und stattdessen in eine benutzerdefinierte Nachricht einfügen. Mithilfe von Kriterien für Teilnehmer können Sie auch sicherstellen, dass die E-Mail nur an diejenigen gesendet wird, die die angegebenen Bedingungen erfüllen.

Managerbericht liegt vor

Die E-Mail „Manager Report Ready“ wird an die Manager der Feedbacknehmer gesendet, um sie darüber zu informieren, dass die unterstellten Mitarbeiter ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter aufgerufen werden können. Diese E-Mail wird nur einmal an jeden Manager gesendet.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Manager gesendet, wenn Sie die folgenden Berichtsoptionen aktiviert haben:

• Manager können auf Feedbacknehmer-Berichte zugreifen: Diese Option stellt sicher, dass der Manager des Feedbacknehmers seinen Bericht sehen kann.
• Manager des Feedbacknehmers per E-Mail benachrichtigen, wenn der Bericht verfügbar ist: Wenn die oben genannten Kriterien erfüllt sind, wird die E-Mail mit dem Status Bereit für Vorgesetztenabrechnung versendet.

Und eine der folgenden Optionen ist aktiviert:

• Bericht zum Thema verfügbar machen, wenn: Diese Option ermöglicht es den Feedbacknehmern, ihren Bericht erst anzuzeigen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
• Administrator genehmigt Abrechnungen: Feedbacknehmer können ihre Abrechnungen erst anzeigen, wenn ein Administrator sie genehmigt hat.

Bericht genehmigen

Die Nachricht Abrechnung genehmigen wird an den Manager eines Feedbacknehmers gesendet, um ihn darüber zu informieren, dass die Abrechnungen des Feedbacknehmers zur Genehmigung bereit sind.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Manager gesendet, wenn Sie die folgenden Berichtsoptionen aktivieren:

• Manager genehmigt Berichte. Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Vorgesetzte unterstellte Mitarbeiter für ihre direkt unterstellten Mitarbeiter genehmigen, bevor ein Feedbacknehmer sie anzeigen kann.
• E-Mail-Manager, wenn Abrechnung zur Genehmigung bereit ist: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird dem Manager eine E-Mail gesendet, sobald er eine Abrechnung zur Genehmigung prüfen darf.

Nominierung genehmigen

Diese Nachricht wird an einen Manager gesendet, wenn einer der ihm direkt unterstellten Mitarbeiter jemanden zur Bewertung nominiert. Der Manager kann diese Nominierung genehmigen oder ablehnen.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Manager gesendet, wenn Sie die folgenden Teilnehmeroptionen aktivieren:

• Feedbacknehmer nominiert Bewerter: Ermöglicht es Feedbacknehmern auszuwählen, wer ihre Bewerter sein werden.
• Manager genehmigen Nominierungen: Erlauben Sie nominierten Bewertern nicht, Feedbacknehmer zu bewerten, bis der Manager des Feedbacknehmers ihre Nominierung genehmigt hat.
• E-Mail-Manager, wenn die Nominierungen eines Feedbacknehmers zur Genehmigung bereit sind: Wenn es keine Anforderungen für jede Nominierungsart gibt, werden die Manager bei jeder Nominierung per E-Mail benachrichtigt. Wenn Anforderungen vorhanden sind, wartet das System, bis der Betreff alle Nominierungen vorgenommen hat, um den Manager zu benachrichtigen.

Nominierung abgelehnt

Diese Nachricht wird an einen Betreff gesendet, wenn er jemanden für die Bewertung nominiert, aber der Manager diese Nominierung ablehnt.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Feedbacknehmer gesendet, wenn Sie die folgenden Teilnehmeroptionen aktivieren:

• Feedbacknehmer nominiert Bewerter: Ermöglicht es Feedbacknehmern auszuwählen, wer ihre Bewerter sein werden.
• Manager genehmigen Nominierungen: Erlauben Sie nominierten Bewertern nicht, Feedbacknehmer zu bewerten, bis der Manager des Feedbacknehmers ihre Nominierung genehmigt hat.
• Betreff per E-Mail senden, wenn eine Nominierung abgelehnt wird: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die Feedbacknehmer per E-Mail gesendet, wenn ihr Manager ihre Nominierung abgelehnt hat.

Genehmigung anfordern

Wenn Manager so eingestellt sind, dass Bewerter genehmigt werden, die ihre direkt unterstellten Mitarbeiter nominiert haben, kann der Betreff manchmal eine Nachricht senden, die zur Genehmigung auffordert.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird von Feedbacknehmern aus ihrem Teilnehmerportal gesendet. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die folgenden Teilnehmeroptionen aktiviert sind:

• Feedbacknehmer nominiert Bewerter: Ermöglicht es Feedbacknehmern auszuwählen, wer ihre Bewerter sein werden.
• Manager genehmigen Nominierungen: Erlauben Sie nominierten Bewertern nicht, Feedbacknehmer zu bewerten, bis der Manager des Feedbacknehmers ihre Nominierung genehmigt hat.
• Feedbacknehmern ermöglichen, Manager per E-Mail zu benachrichtigen, wenn ihre Nominierungen zur Genehmigung bereit sind: Damit kann der Betreff dem Manager eine E-Mail senden, wenn er sie um Genehmigung für seine Nominierungen bittet.

Nachrichten bearbeiten

In jeder Nachricht haben Sie Zugriff auf einen Rich Content Editor, mit dem Sie Schriftfarben ändern, den Text der Nachricht formatieren, Bilder einfügen usw.

Mit dem Symbol für Nachrichteneditoroptionen oben rechts im Rich-Content-Editor können Sie eine vorhandene Nachricht laden oder Ihre Nachrichten übersetzen.

Von diesem Rich Content Editor aus können Sie auch auf die Schaltfläche {a} für dynamischen Text zugreifen. Von hier aus können Sie zusätzliche Informationen wie den vollständigen Namen des Teilnehmers oder Metadaten hinzufügen, indem Sie das Menü Empfängerinfo auswählen.

Alle an diesen Nachrichten vorgenommenen Änderungen werden automatisch im Abschnitt E-Mail-Nachrichten gesichert. Sie behalten alle Änderungen bei, die Sie bei jeder Anmeldung vornehmen. Sie können jedoch auch Nachrichten zur Wiederverwendung in späteren 360-Projekten sichern.

Nachrichten in Ihrer Bibliothek speichern

Während Sie im Abschnitt E-Mail-Nachrichten arbeiten, können Sie die Nachrichten, an denen Sie in Ihrer Bibliothek arbeiten, zur Verwendung in zukünftigen 360-Projekten speichern.

1. Navigieren Sie auf der Registerkarte Nachrichten zum Abschnitt E-Mail-Nachrichten.
   
2. Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus.
3. Klicken Sie auf das Symbol für die Optionen des Nachrichteneditors ganz rechts.
4. Klicken Sie auf Speichern unter.
5. Wählen Sie eine Bibliothek aus, in der Ihre Nachricht gespeichert werden soll.
   
6. Ordnen Sie Ihrer Nachricht einen Namen zu.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Nachrichten aus Ihrer Bibliothek laden

Wenn Sie eine Nachricht in Ihrer Bibliothek gespeichert haben, können Sie sie in ein beliebiges 360-Projekt übernehmen.

1. Navigieren Sie auf der Registerkarte Nachrichten zum Abschnitt E-Mail-Nachrichten.
2. Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus.
3. Klicken Sie auf das Symbol für die Optionen des Nachrichteneditors ganz rechts.
4. Wählen Sie Gespeicherte Nachricht laden.
5. Wählen Sie die Bibliothek aus, in der Sie die Nachricht gesichert haben.
6. Wählen Sie Ihre Nachricht aus.

E-Mails einplanen

Wenn Ihre Einladungs- oder Erinnerungsnachrichten fertig sind, können Sie sie einplanen, indem Sie auf die Schaltfläche E-Mail einplanen klicken. Wenn Sie auf die Dropdown-Liste auf der rechten Seite klicken, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung.

• E-Mail einplanen: Planen Sie eine Nachricht ein, die an Ihre Teilnehmer gesendet werden soll.
• Test-E-Mail senden: Wählen Sie eine E-Mail-Adresse, um eine Test-E-Mail zu erhalten. Auf diese Weise können Sie eine Vorschau der Formatierung Ihrer Nachricht anzeigen, bevor Sie Ihre offizielle Einladung senden. Beachten Sie, dass dynamischer Text in Test-E-Mails nicht funktioniert. Es wird ein Leerzeichen für persönliche Informationen angezeigt, da es keinen Teilnehmer gibt, von dem Informationen abgerufen werden können, und der Link aus ähnlichen Gründen nicht funktioniert.
  Tipp: Test-E-Mail senden dient hauptsächlich dazu, die Formatierung der E-Mail zu überprüfen. Um den Link genauer zu testen, fügen Sie sich selbst als Teilnehmer hinzu.

Nachdem Sie auf E-Mail planen geklickt haben, wird ein neues Fenster geöffnet.

1. Nachrichtentyp: Wählen Sie aus, welchen Nachrichtentyp Sie senden möchten. Dadurch werden alle Nachrichten geladen, die Sie bereits ausgeschrieben haben.
2. An: Wählen Sie diese Option, um an alle qualifizierten Teilnehmer zu senden, oder schränken Sie Ihre Empfänger nach bestimmten Kriterien ein. Wir empfehlen Ihnen dringend, Teilnahmekriterien festzulegen.
3. Sendedatum: Wählen Sie eine Uhrzeit, zu der die Nachricht gesendet werden soll. Wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken, können Sie aus einer Liste der zu sendenden Zeiten auswählen. Wenn Sie direkt auf das Datum und die Uhrzeit klicken, wird ein Kalender angezeigt, in dem Sie genauere Angaben machen können.
4.  Von: Wählen Sie einen Namen, der angezeigt werden soll, damit Ihre Teilnehmer wissen, wer die Nachricht sendet.
5. Antwort-E-Mail: Wenn Ihre Teilnehmer Fragen haben, können sie direkt auf die Nachricht antworten. Die Antwort-E-Mail empfängt diese Antworten.
   Tipp: Möchten Sie auch die Absenderadresse ändern? Dies kann nur auf organisatorischer Ebene geändert werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Supportseite Verwenden einer benutzerdefinierten Absenderadresse. Möglicherweise müssen Sie Ihr internes IT-Team einrichten.
6. Betreff: Legen Sie eine Betreffzeile für Ihre Nachricht an. Mit dem blauen Dropdown-Pfeil ganz rechts können Sie eine vorab gesicherte Betreffzeile aus Ihrer Bibliothek laden.
   Tipp: Wenn Sie eine Betreffzeile in Ihrer Bibliothek sichern, können Sie sie einfacher übersetzen. Weitere Informationen zum Übersetzen von Bibliotheksmeldungen finden Sie auf unserer Supportseite.
7. Nachrichtentext: Sie können alle Änderungen, die Sie in letzter Minute vornehmen möchten, jederzeit durchführen.
8. Zeitplan: Wenn Sie bereit sind, die E-Mail zu versenden, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie können die E-Mail nicht zurückerhalten, nachdem sie gesendet wurde.

Teilnehmer nach Kriterien

Jede E-Mail, die Sie senden, wird standardmäßig an alle gesendet. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre E-Mails an alle verteilt werden, müssen Sie die Kriterien angeben, die die Teilnehmer erfüllen müssen, um Ihre E-Mail zu erhalten. Sie können diese Kriterien eingrenzen, indem Sie auf die Dropdown-Liste neben An klicken und Teilnehmer nach Kriterien auswählen.

Von hier aus können Sie erneut auf die Dropdown-Liste klicken und die Empfänger nach Kontaktinformationen, Metadaten, Beziehung oder nach ausreichend nominierten Bewertern einschränken. Wenn Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer anzeigen klicken, können Sie nochmals überprüfen, ob Sie die richtigen Teilnehmer isoliert haben.

Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um weitere Bedingungen hinzuzufügen. Sie können jedoch nicht angeben, ob diese Bedingungen durch “and” oder “or” verknüpft sind. Unterschiedliche Kriterien wie Alter und E-Mail werden als durch „und“ verbunden betrachtet, sodass beide Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Teilnehmer eine E-Mail erhält. Die Angabe von zwei verschiedenen Altersgruppen führt zu einer “oder”-Anweisung, sodass Empfänger entweder das eine oder das andere angegebene Alter haben können. Ebenso führt die Angabe mehrerer E-Mail-Adressen dazu, dass die Nachricht an jede dieser E-Mails gesendet wird.

Benutzerdefinierte Nachrichten

Passt keiner der Nachrichtentypen zu der Art von E-Mail, die Sie versenden möchten? Vielleicht möchten Sie ein Dankeschön schreiben oder eine personalisierte Einladung an einen Teilnehmer senden, der verspätet hinzugefügt wurde. In diesen Fällen möchten Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Nachricht senden.

Sie können eine benutzerdefinierte Nachricht senden, indem Sie zum Fenster E-Mail einplanen navigieren und unter Nachrichtentyp die Option Benutzerdefinierte Nachricht auswählen.

Häufig gestellte Fragen