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E-Mail-Nachrichten (EX)

Tipp: Auf dieser Seite werden die Funktionen beschrieben, die Engagement- und Ad-hoc-Mitarbeiterforschungsprojekten zur Verfügung stehen. Für weitere Details zu jedem Projekt, siehe Employee Experience Projekttypen. Informationen zum Senden von E-Mails für Lifecycle-Projekte finden Sie unter Lifecycle-E-Mails.

Informationen zum Abschnitt „E-Mail-Nachrichten“

Nachdem Sie alle Ihre Teilnehmer hochgeladen und in eine Organisationshierarchie eingefügt haben, ist es an der Zeit, Ihre Engagement-Umfrage an sie zu senden. EmployeeXM-Projekte haben mehrere Arten von Nachrichten, die Sie senden können. Sie können beispielsweise die Teilnehmer zur Umfrage einladen, sie daran erinnern, die Umfrage abzuschließen, sie zur Anzeige eines Dashboards einzuladen und ihnen mitzuteilen, dass sie berechtigt sind, die Organisationshierarchie zu validieren.

Um mit dem Schreiben Ihrer Nachrichten zu beginnen, navigieren Sie zur Registerkarte Nachrichten und dann zum Abschnitt E-Mail-Nachrichten. Die Nachrichtentypen, die Sie bearbeiten und senden können, werden links im Meldungstypbereich aufgelistet.

Teilnehmereinladung

Teilnehmereinladungen dienen dazu, Ihre Teilnehmer zur Umfrage einzuladen. Sie können eine Begrüßungsnachricht, eine Erklärung zum Zweck der Umfrage oder alles andere enthalten, was für Ihre Teilnehmer hilfreich für den Einstieg ist.

Tipp: Einladungen werden standardmäßig an alle Teilnehmer Ihrer Teilnehmerliste gesendet. Es spielt keine Rolle, ob ein Teilnehmer bereits eine Einladung erhalten hat; er erhält weiterhin alle zukünftigen Einladungen, die Sie senden. Wenn Sie eine Nachricht nur an nicht abgeschlossene Teilnehmer senden möchten, wechseln Sie zum Abschnitt Erinnerung an Teilnehmer. Wenn Sie die Empfänger auf andere Weise filtern möchten, versuchen Sie es mit der Option Teilnehmer nach Kriterien im Abschnitt E-Mails einplanen.

Hinzufügen eines Umfragelinks zu Ihrer Teilnehmereinladung

Standardmäßig enthält die Teilnehmereinladung dynamischen Text für den Umfrage-Link.

Dieser dynamische Text wird zu einem eindeutigen Link, wenn er über Qualtrics an den Benutzer gesendet wird. Dieser Umfragelink erkennt den Teilnehmer und speichert seinen Namen und seine Metadaten zusammen mit der Antwort.

Navigieren Sie zur Registerkarte Nachrichten, und wählen Sie Teilnehmereinladung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche {a}.
Wählen Sie Projektverknüpfungen.
Wenn Sie einen anklickbaren Text mit dem Text “An der Umfrage teilnehmen” einfügen möchten, klicken Sie auf Projektlink.
Tipp: Sie können “An der Umfrage teilnehmen” hervorheben, um den Text des Links zu ändern. Achten Sie darauf, den Rest des dynamischen Texts nicht zu löschen.
Wenn Sie die vollständige URL einfügen möchten, klicken Sie auf Projekt-URL.

Tipp: Sie können auch auf das Globussymbol klicken, um einen Link zur Umfrage zu generieren.

Dynamischer Text

Sie können die in Ihrer Nachricht enthaltenen Felder mithilfe von zusätzlichem dynamischen Text anpassen. Dynamischer Text ist eine Codezeile, mit der Sie Informationen über den Teilnehmer einfügen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dynamischer Text ({a}), um die verschiedenen Optionen zu prüfen.

Eines der häufigsten Felder in der Nachricht ist der Name des Teilnehmers. Standardmäßig wird der vollständige Name $e{://Field/Name} eingeschlossen. Sie können dies jedoch mithilfe der Optionen des Menüs Dynamischer Text in nur den Vor- oder Nachnamen ändern.

Erinnerung für Teilnehmer

Um die Antwortquote zu erhöhen, können Sie Teilnehmer, die ihre Umfrage noch nicht abgeschlossen haben, durch Senden einer Teilnehmererinnerung kontaktieren. Erinnerungen werden nur an Teilnehmer gesendet, die ihre Umfrage noch nicht ausgefüllt haben, und sie enthalten denselben individualisierten Link, den der Teilnehmer ursprünglich zur Teilnahme an der Umfrage gesendet hat. Wenn die Teilnehmer die Umfrage bereits gestartet haben, werden sie an der Stelle fortfahren, an der sie beim Klicken auf den Link aufgehört haben. Personen, die die Umfrage noch nicht gestartet haben, erhalten ebenfalls Erinnerungen.

Regeln angeben

Müssen viele E-Mails manuell eingeplant werden? Sie können Teilnehmererinnerungen so einrichten, dass sie nach einem ausgewählten Zeitplan automatisch gesendet werden.

Achtung: Stellen Sie sicher, dass Sie Erinnerungsregeln festlegen, bevor Sie die erste Einladung versenden.

Navigieren Sie zu Ihrer Teilnehmererinnerung.
Navigieren Sie zum unteren Rand der Seite, und wechseln Sie den Schalter zu Ein.
Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen den Erinnerungen an.
Geben Sie an, wie oft diese Regel wiederholt werden soll.
Beispiel: Wenn die Regel 3 Tage lautet und sich 5 Mal wiederholt, wird die Erinnerung alle 3 Tage gesendet, und zwar 5 Mal.

Tipp: Klicken Sie auf das Symbol +, um Regeln hinzuzufügen, und auf das Symbol –, um Regeln zu löschen.

Achtung: Wenn Sie Ihre Erinnerungsregel so einstellen, dass sie 0 Mal wiederholt wird, wird Ihre Erinnerung nicht gesendet.

Diese Einstellungen werden automatisch gesichert. Drehen Sie den Schalter zurück auf Aus, um Ihre Erinnerungen zu deaktivieren.

Interaktionen zwischen mehreren Erinnerungsregeln

Das hier beschriebene Verhalten gilt nur, wenn Ihre ersten Teilnehmereinladungen manuell eingeplant werden. Dies gilt für alle Arten von EmployeeXM-Projekten. Wenn Sie in diesem Szenario mehrere Regeln haben, werden die Regeln gestapelt. Das bedeutet, dass jede Regel erst ausgewertet wird, wenn die vorherige Regel abgeschlossen ist.

Dieses Verhalten wird am besten anhand eines konkreten Beispiels beschrieben. Angenommen, Sie richten zwei Wiedervorlageregeln ein:

Regel 1: 3 Tage, Wiederholung 1 Mal
Regel 2: 7 Tage, Wiederholung 1 Mal

Ihre nicht beendeten Teilnehmer erhalten zwei Erinnerungen. Die erste Erinnerungs-E-Mail wird 3 Tage nach der ersten Einladung gesendet. Die zweite Erinnerungs-E-Mail wird 7 Tage nach der ersten Erinnerung gesendet. Das bedeutet, dass die zweite Erinnerung 10 Tage nach der ersten Einladung gesendet wird. Wenn Sie unsicher sind, wann Ihre Erinnerungen gesendet werden sollen, sehen Sie sich Ihren E-Mail-Verlauf an, und Ihre Erinnerungen werden dort aufgelistet.

Dashboard

Die Dashboard-Einladung informiert Dashboard-Benutzer darüber, dass ihre Dashboards angezeigt werden können. Da die Teilnehmer sich an einem Dashboard anmelden müssen, um darauf zuzugreifen, müssen die Anmeldeinformationen in dieser Nachricht enthalten sein. Außerdem ist es wichtig, anzugeben, mit welchem Dashboard diese Nachricht verknüpft werden soll.

Tipp: Sie können keinen Umfragelink in eine Dashboard-Einladung einfügen.

Anmeldeinformationen und Dashboard-Link hinzufügen

Tipp: Wenn Ihr Unternehmen über SSO verfügt, benötigen Sie einen Dashboard-Link, jedoch keine Anmeldeinformationen. Dashboard-Benutzer melden sich mit dem Anmeldeportal der Organisation und ihren üblichen Anmeldedaten am Dashboard an.

Anmeldeinformationen und ein Link zum Dashboard sind standardmäßig enthalten.

Tipp: Anmeldeinformationen und Dashboard-Links sind spezielle dynamische Texte, die nur in einer Dashboard-Einladung funktionieren. Nehmen Sie diese nicht in Ihre anderen Nachrichten auf.

Navigieren Sie zur Registerkarte Nachrichten, und wählen Sie die Dashboard-Nachricht aus.
Klicken Sie auf {a}.
Wählen Sie Anmeldeinformationen.
Wenn Sie möchten, dass dem Teilnehmer alle Anmeldeinformationen angezeigt werden, ohne sie formatieren zu müssen, wählen Sie Anmeldeinformationsabsatz.
Wenn Sie Benutzername und Kennwort separat eingeben möchten, wählen Sie Benutzername und Initialkennwort.
Wenn Sie den Link für die Anmeldung am Dashboard verwenden möchten, wählen Sie Dashboard-Verknüpfung.

Tipp: Kennwörter werden nur in der ersten Einladung angezeigt, die ein Benutzer jemals erhält. Bei allen nachfolgenden Einladungen wird das Kennwort ausgelassen. Dies gilt auch für alle Projekte. Teilnehmer sollten ihr Kennwort auf der Dashboard-Anmeldeseite zurücksetzen, wenn sie sich nicht mehr an ihr Kennwort erinnern oder die ursprüngliche Einladung nicht finden können.

Tipp: Wenn Sie einem Teilnehmer eine Dashboard-Einladung senden, werden seine Berechtigungen von der rollenbasierten zur Benutzerebene geändert. Das bedeutet, dass Sie, um die Berechtigungen dieses Teilnehmers zu ändern, seine individuellen Berechtigungen, Berechtigungen auf Benutzerebene und keine Rolle bearbeiten müssen.

Dashboard-Einladung einplanen

Die Einplanung einer Dashboard-Einladung unterscheidet sich von der Einplanung anderer Nachrichten, da sie zwei zusätzliche Einstellungen aufweist.

Nur an Benutzer senden, die die Anonymitätsschwelle erfüllen: Die Anonymitätsschwelle ist eine Einstellung auf dem Dashboard, die bestimmt, wann Daten in den Widgets angezeigt werden. Wenn beispielsweise nur eine Person die Umfrage abgeschlossen hat, möchten Sie möglicherweise nicht, dass Ihre Engagement-Ergebnisse Daten anzeigen, da Sie dann sicher sind, wer die Umfrage ist. Wenn Sie diese Anonymitätseinstellung aktivieren, erhalten nur Benutzer, die berechtigt sind, Daten anzuzeigen, die die Anonymitätsschwelle erfüllen, die Einladung. Weitere Informationen zur Dateneinschränkung finden Sie auf unserer Supportseite zu Rollenberechtigungen.
Beispiel: Ihre Anonymitätsschwelle beträgt 10. Einer deiner Vorgesetzten darf nur Daten in seiner eigenen Einheit sehen, aber bisher haben nur 5 seiner direkt unterstellten Mitarbeiter geantwortet. Wenn Nur an Benutzer senden, die die Anonymitätsschwelle erfüllenaktiviert ist, erhält dieser Manager keine Einladung, da er keine Daten in seinem Dashboard anzeigen kann.
Dashboard: Wählen Sie aus, für welches Dashboard diese Einladung ist. Sie können jeweils nur ein Dashboard anhängen. Wenn Benutzer jedoch Zugriff auf mehrere Dashboards haben, können sie nach der Anmeldung zwischen ihnen wechseln. Diese Einstellung legt fest, auf welches Dashboard automatisch zugegriffen wird, wenn Sie sich über die Einladung anmelden.

Tipp: Wenn Sie Ihrem Teilnehmer oder Ihrer Rolle ein Dashboard hinzugefügt haben, wird durch das Senden einer Dashboard-Einladung die Berechtigung Dashboard aktivieren auf Benutzerebene aktiviert.

Organisations-Hierarchie validieren

Wenn Sie einem Benutzer die Berechtigung zum Validieren von Organisationshierarchien erteilt haben, wird er durch diese Einladung informiert. Da sich die Teilnehmer anmelden müssen, um die Hierarchie zu bearbeiten, sollte diese Meldung einen Link für die Anmeldung, einen Benutzernamen und ein Kennwort enthalten.

Tipp: Da sich ein Benutzer anmelden muss, um die Organisationshierarchie zu bearbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass diese Meldung dynamischen Text für einen Projektlink und Anmeldeinformationen enthält. Obwohl diese Informationen standardmäßig enthalten sind, können Sie erfahren, wie Sie diesen dynamischen Text in den Abschnitten Einladung zu Teilnehmern und Einladung zum Dashboard generieren, falls Sie ihn versehentlich entfernen.

Achtung: Wenn es sich bei dem Teilnehmer um einen Employee-Insights-Admin- oder einen Brand-Admin-Benutzer handelt, müssen Sie mit ihm zusammenarbeiten, damit er die Organisationshierarchie validieren kann. Der Link Organisationshierarchie validieren weist Admin-Benutzer nicht an, die Hierarchie zu validieren, es sei denn, das Projekt wurde mit ihnen zusammengearbeitet.

Nachrichten bearbeiten

In jeder Nachricht haben Sie Zugriff auf einen Rich Content Editor, mit dem Sie Schriftfarben ändern, den Text der Nachricht formatieren, Bilder einfügen und vieles mehr können.

Über das Symbol für die Nachrichteneditor-Optionen oben rechts im Rich Content Editor können Sie eine vorhandene Nachricht laden oder Ihre Nachrichten übersetzen.

Über diesen Rich Content Editor können Sie auch auf die Schaltfläche für dynamischen Text{a} zugreifen. Von hier aus können Sie zusätzliche Informationen wie den vollständigen Namen des Teilnehmers oder Metadaten hinzufügen, indem Sie das Menü Empfängerinfo auswählen.

Alle an diesen Nachrichten vorgenommenen Änderungen werden automatisch im Abschnitt E-Mail-Nachrichten gesichert. Sie behalten alle Änderungen bei, die Sie bei jeder Anmeldung vornehmen. Sie können jedoch auch Nachrichten zur Wiederverwendung in späteren Verpflichtungsprojekten speichern.

Nachrichten in Ihrer Bibliothek speichern

Während Sie im Abschnitt E-Mail-Nachrichten arbeiten, können Sie die Nachrichten, an denen Sie in Ihrer Bibliothek arbeiten, zur Verwendung in zukünftigen Verpflichtungsprojekten speichern.

Navigieren Sie auf der Registerkarte Nachrichten zum Abschnitt E-Mail-Nachrichten.
Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus.
Klicken Sie auf das Symbol für die Optionen des Nachrichteneditors ganz rechts.
Klicken Sie auf Speichern unter.
Wählen Sie eine Bibliothek aus, in der Ihre Nachricht gespeichert werden soll.
Ordnen Sie Ihrer Nachricht einen Namen zu.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Wenn Sie diese Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten möchten, sollten Sie dies am besten in der Bibliothek tun. Andernfalls werden die Änderungen nur im Employee-Engagement-Projekt gesichert, aus dem die Meldung stammt.

Nachrichten aus Ihrer Bibliothek laden

Wenn Sie eine Nachricht in Ihrer Bibliothek gesichert haben, können Sie sie in jedes beliebige Mitarbeiterprojekt übernehmen.

Navigieren Sie auf der Registerkarte Nachrichten zum Abschnitt E-Mail-Nachrichten.
Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus.
Klicken Sie auf das Symbol für die Optionen des Nachrichteneditors ganz rechts.
Wählen Sie Gespeicherte Nachricht laden.
Wählen Sie die Bibliothek aus, in der Sie die Nachricht gesichert haben.
Wählen Sie Ihre Nachricht aus.

Tipp: Die gewünschte Nachricht nicht sehen? Stellen Sie sicher, dass sie als derselbe Nachrichtentyp gesichert wird. Sie können eine Teilnehmererinnerungsnachricht nicht in eine Einladung ziehen und umgekehrt.

E-Mails einplanen

Wenn Ihre Nachricht fertig ist, können Sie sie einplanen, indem Sie auf die Schaltfläche E-Mail einplanen klicken. Wenn Sie auf die Dropdown-Liste auf der rechten Seite klicken, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung.

E-Mail einplanen: Planen Sie eine Nachricht ein, die an Ihre Teilnehmer gesendet werden soll.
Test-E-Mail senden: Wählen Sie eine E-Mail-Adresse, um eine Test-E-Mail zu erhalten. Auf diese Weise können Sie eine Vorschau der Formatierung Ihrer Nachricht anzeigen, bevor Sie Ihre offizielle Einladung senden. Beachten Sie, dass dynamischer Text außer „E-Mail-Adresse des Empfängers“ nicht in Test-E-Mails definiert wird, da es keinen Teilnehmer gibt, von dem die persönlichen Informationen abgerufen werden können. Über den Umfragelink in der E-Mail gelangen Sie zur Qualtrics-Anmeldeseite.
Achtung: Durch das Senden einer Test-E-Mail wird Ihr Umfrageprojekt aktiviert.

Tipp: Wenn Sie Testteilnehmer in Ihr Projekt hochgeladen haben und den dynamischen Text testen, indem Sie echte und keine Testnachrichten einplanen, achten Sie darauf, nicht mit dem Link zu interagieren! Sie werden einem Teilnehmer in Rechnung gestellt, sobald seine Umfrage begonnen hat.

Nachdem Sie auf E-Mail einplanen geklickt haben, wird ein neues Fenster geöffnet.

Nachrichtentyp: Wählen Sie aus, welchen Nachrichtentyp Sie senden möchten. Dadurch werden alle Nachrichten geladen, die Sie bereits ausgeschrieben haben.
An: Wählen Sie diese Option, um an alle qualifizierten Teilnehmer zu senden, oder schränken Sie Ihre Empfänger nach bestimmten Kriterien ein.
Sendedatum: Wählen Sie eine Uhrzeit, zu der die Nachricht gesendet werden soll. Wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken, können Sie aus einer Liste der zu sendenden Zeiten auswählen. Wenn Sie direkt auf das Datum und die Uhrzeit klicken, wird ein Kalender angezeigt, in dem Sie genauere Angaben machen können.
Von: Wählen Sie einen Namen, der angezeigt werden soll, damit Ihre Teilnehmer wissen, wer die Nachricht sendet.
Antwort-E-Mail: Wenn Ihre Teilnehmer Fragen haben, können sie direkt auf die Nachricht antworten. Die Antwort-E-Mail empfängt diese Antworten.
Tipp: Möchten Sie auch die Absenderadresse ändern? Dies kann nur auf organisatorischer Ebene geändert werden. Sie können eine benutzerdefinierte Absenderadresse für alle Ihre EmployeeXM-Projekte festlegen, und diese Adresse wird automatisch auf EmployeeXM-Projekte angewendet, sobald sie konfiguriert wurde. Weitere Informationen finden Sie auf der Supportseite Verwenden einer benutzerdefinierten Absenderadresse. Möglicherweise müssen Sie Ihr internes IT-Team einrichten.
Betreff: Legen Sie eine Betreffzeile für Ihre Nachricht an. Mit dem blauen Dropdown-Pfeil ganz rechts können Sie eine vorab gesicherte Betreffzeile aus Ihrer Bibliothek laden.
Tipp: Wenn Sie ein Thema in Ihrer Bibliothek sichern, können Sie es einfacher übersetzen. Weitere Informationen zum Übersetzen von Bibliotheksmeldungen finden Sie auf unserer Supportseite.
Nachrichtentext: Sie können alle Änderungen, die Sie in letzter Minute vornehmen möchten, jederzeit durchführen.
Zeitplan: Wenn Sie bereit sind, die E-Mail zu versenden, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie können die E-Mail nicht zurückerhalten, nachdem sie gesendet wurde.

Teilnehmer nach Kriterien

Manchmal möchten Sie eine Nachricht nur an eine bestimmte Teilmenge Ihrer Teilnehmer senden. Möglicherweise möchten Sie nur eine Abteilung gleichzeitig einladen, oder Sie müssen einen einzelnen Empfänger herausfinden, der als Dashboard-Benutzer hinzugefügt wurde, lange nachdem Sie die anderen eingeladen haben. Sie können Empfänger filtern, indem Sie auf die Dropdown-Liste neben An klicken und Teilnehmer nach Kriterien auswählen.

Von hier aus können Sie erneut auf die Dropdown-Liste klicken und die Empfänger nach Kontaktinformationen, Metadaten, Rolle oder der Position des Teilnehmers in einer Hierarchie einschränken. Wenn Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer anzeigen klicken, können Sie nochmals überprüfen, ob Sie die richtigen Teilnehmer isoliert haben.

Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um weitere Bedingungen hinzuzufügen. Sie können jedoch nicht angeben, ob diese Bedingungen durch “and” oder “or” verknüpft sind. Unterschiedliche Kriterien wie Alter und E-Mail werden als durch „und“ verbunden betrachtet, sodass beide Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Teilnehmer eine E-Mail erhält. Die Angabe von zwei verschiedenen Altersgruppen führt zu einer “oder”-Anweisung, sodass Empfänger entweder das eine oder das andere angegebene Alter haben können. Ebenso führt die Angabe mehrerer E-Mail-Adressen dazu, dass die Nachricht an jede dieser E-Mails gesendet wird.

Beispiel: Im Screenshot unten werden nur Teilnehmer mit der Abteilung Support per E-Mail versendet, aber sowohl Männer als auch Frauen im Support werden per E-Mail versendet.

Benutzerdefinierte Nachrichten

Passt keiner der Nachrichtentypen zu der Art von E-Mail, die Sie versenden möchten? Vielleicht möchten Sie ein Dankeschön schreiben oder eine personalisierte Einladung an einen Teilnehmer senden, der verspätet hinzugefügt wurde. In diesen Fällen möchten Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Nachricht senden.

Sie können eine benutzerdefinierte Nachricht senden, indem Sie zum Fenster E-Mail einplanen navigieren und Benutzerdefinierte Nachricht aus Nachrichtentyp auswählen.

Tipp: Seien Sie vorsichtig – benutzerdefinierte Nachrichten können später nicht gesichert werden. Überlegen Sie sich, ob Sie im Fenster E-Mail einplanen eine einmalige Nachricht eingeben, es sei denn, Sie stellen sicher, dass Sie sie in Ihrer Bibliothek speichern.

Häufig gestellte Fragen

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