Mitarbeiterverzeichniswerkzeuge (EX)

Mitarbeiterverzeichnis-Tools

Wenn Sie auf der Seite “Verzeichnisse” zu Ihrem Mitarbeiterverzeichnis navigieren, haben Sie Zugriff auf einige Tools, mit denen Sie die Personen in Ihrem Verzeichnis verwalten können.

Metadaten verwalten

Sie können alle Metadaten für Ihre Employee Experience-Projekte mit dem Tool Metadaten verwalten verwalten. Hier vorgenommene Änderungen wirken sich nicht auf Teilnehmermetadaten in Projekten aus, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Daten aus Antworten entfernt werden, die Sie gesammelt haben.

1. Navigieren Sie auf der Seite Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
2. Klicken Sie oben rechts auf Extras.
   
3. Wählen Sie Metadaten verwalten.
4. Klicken Sie auf ein Metadatenfeld, damit es blau hervorgehoben ist.
   
5. Notieren Sie sich die möglichen Werte für das ausgewählte Metadatenfeld auf der rechten Seite. Nur die ersten 500 Werte werden angezeigt.
6. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Feld, um das Optionssymbol anzuzeigen. Klicken Sie darauf.
7. Klicken Sie auf Löschen, um die ausgewählten Metadaten dauerhaft aus Ihrer Organisation zu löschen.
8. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben.

Beziehungen verwalten

Das Verwalten von Beziehungen ist für 360 sehr nützlich; es wird in keinem anderen Teil der Qualtrics-Plattform verwendet. Mit diesem Tool können Sie alle benutzerdefinierten Beziehungen verwalten, die jemals in den 360-Umfragen Ihrer Marke erstellt wurden.

Beziehungen hinzufügen und entfernen

1. Navigieren Sie auf der Seite Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
2. Klicken Sie oben rechts auf Extras.
   
3. Wählen Sie Beziehungen verwalten.
4. Oben sehen Sie Integrierte Beziehungen. Löschen Sie diese Beziehungen nicht.
   
5. Um eine benutzerdefinierte Beziehung umzubenennen, geben Sie den neuen Namen in das Feld ein.
6. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, benutzerspezifische Relationen zu löschen, je nachdem, ob die Beziehung bereits in einem 360-Projekt verwendet wurde.
   • Wenn die Beziehung nicht verwendet wurde, klicken Sie auf das Minuszeichen (–), um das Feld zu löschen. Diese Aktion erfolgt sofort und kann nicht rückgängig gemacht werden.
   • Wenn die Beziehung verwendet wurde, klicken Sie neben dem Feld auf Löschen. Sie werden aufgefordert, das Löschen der Beziehung zu bestätigen. Dadurch wird die Beziehung aus allen Projekten entfernt, in denen sie verwendet wird. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
     
7. Um eine neue Beziehung anzulegen, klicken Sie auf Neu hinzufügen unten in der Liste der benutzerdefinierten Beziehungen.
   
8. Wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Schließen.

Beziehungen übersetzen

1. Navigieren Sie auf der Seite Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
2. Klicken Sie oben rechts auf Extras.
   
3. Wählen Sie Beziehungen verwalten.
4. Schalten Sie Übersetzungen anzeigen ein.
   
5. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie die Sprache aus, die Sie hinzufügen möchten.
   Tipp: Wenn Ihre Umfrage eine benutzerdefinierte Sprache hat, wählen Sie im Sprachmenü Weitere Sprache hinzufügen, und fügen Sie den Anzeigenamen, den Sprachcode und die Basissprache der Sprache hinzu.
6. Geben Sie Ihre Übersetzungen in die Felder ein.
   
7. Wenn Sie möchten, dass Ihre Beziehungen automatisch übersetzt werden, klicken Sie auf das Prozentzeichen.
   Achtung: Die Funktion für die automatische Übersetzung von Qualtrics wird von Google Translate abgeschlossen. Der Text der Beziehungen wird an Google Translate gesendet und in der von Ihnen ausgewählten Sprache zurückgegeben. Beachten Sie, dass Ihr Text auf Google-Servern verbleiben kann. Die Funktion für die automatische Übersetzung von Qualtrics sendet nur Ihren Beziehungstext. Die Daten der Befragten werden nicht gesendet und werden bei Qualtrics sicher verwahrt.
8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Übersetzungsoptionen

Wenn Sie auf den Kopf einer Ihrer Übersetzungsspalten klicken, haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Übersetzungen zu verwalten.

1. Übersetzung ausblenden: Blenden Sie die Übersetzung aus. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie viele Übersetzungen haben und mehr Raum auf der Seite anlegen müssen.
2. Übersetzung entfernen: Löschen Sie die Übersetzung vollständig.
3. Wählen Sie aus, welche Sprache in der Spalte angezeigt werden soll.
4. Weitere Sprache hinzufügen: Fügen Sie Ihrer Liste benutzerdefinierter Beziehungsübersetzungen eine weitere Sprache hinzu. Dies entspricht dem Klicken auf das Pluszeichen (+), um eine neue Übersetzung hinzuzufügen.

Benutzerdatenfelder verwalten

Das Tool Benutzerdatenfelder verwalten ist für 360 am nützlichsten. Wenn sich 360-Teilnehmer an ihren Portalen anmelden, können sie ihre persönlichen Daten zur Bearbeitung öffnen. Hier können Sie verwalten, welche Felder sie bearbeiten können. Hier können Sie auch Felder hinzufügen, die bei der Anmeldung erforderlich sind.

1. Kann bearbeiten: Entscheiden Sie, ob Ihre 360-Teilnehmer ein Feld ändern dürfen. Dies ist hilfreich, wenn sich bestimmte Mitarbeiterinformationen von Zeit zu Zeit ändern können und Sie möchten, dass Ihre Teilnehmer sich selbst reparieren können.
   Tipp: Wenn sich ein Benutzer zum ersten Mal bei 360 anmeldet, wird er aufgefordert, sein Kennwort zu ändern. Alle Felder, die sie bearbeiten dürfen, werden auch in diesem initialen Dialogfenster angezeigt.
2. Erforderlich: Entscheiden Sie, ob das Feld für die Anmeldung an der Plattform erforderlich ist.
3. Feldname: Geben Sie den Feldnamen aus, oder wählen Sie einen vorhandenen aus der Dropdown-Liste aus.
4. Verwenden Sie das Pluszeichen (+), um Felder hinzuzufügen, und das Minuszeichen (–), um Felder zu entfernen.
5. Datentyp: Ändern Sie den Datentyp. Dies kann entweder die Texteingabe sein, bei der der Benutzer die Felder ausgibt, oder ein Auswahlfeld, in dem sie eine begrenzte Anzahl von Auswahlmöglichkeiten haben.

Verwenden des Datentyps “Auswahlfeld”

1. Navigieren Sie zum Fenster Benutzerdatenfelder verwalten.
   
2. Wählen Sie unter Datentyp die Option Auswahlfeld.
3. Klicken Sie auf Antwortmöglichkeiten bearbeiten.
4. Geben Sie die Auswahloptionen getrennt durch Zeilen ein.
   
   Tipp: Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um zusätzliche Auswahlmöglichkeiten hinzuzufügen, wenn Ihnen die Zeilen ausgehen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Vorherige Importe/Aktualisierungen/Exporte verwalten

Mit der Option Importe/Aktualisierungen/Exporte verwalten können Sie überprüfen, wann Teilnehmer in das Verzeichnis importiert, aus dem Verzeichnis exportiert, aus dem Verzeichnis gelöscht oder ihre eindeutigen IDs aktualisiert wurden.

Für jeden Job stehen folgende Informationen zur Verfügung:

• Job-ID: Eine interne ID für diesen spezifischen Auftragslauf. Diese ID kann dem Qualtrics Support zur Verfügung gestellt werden, wenn Sie Hilfe benötigen, um herauszufinden, warum ein Auftrag fehlgeschlagen ist.
• Typ: Die Art der Stelle (z. B. Hochladen von Personen in das Verzeichnis oder Exportieren von Personen aus dem Verzeichnis).
• Status: Ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse des Auftrags anzuzeigen oder die Exportdatei herunterzuladen (wenn es sich bei dem Auftrag um einen Exportauftrag handelt). Weitere Informationen zur Verwendung der Daten in dieser Spalte finden Sie unten.
• Jobkontext: Beschreibt, wo der Job stattgefunden hat, entweder in Ihrem Verzeichnis oder in einem bestimmten Projekt.
• Benutzerkennung: Die Qualtrics-Benutzerkennung des Benutzers, der den Auftrag angefordert hat.
• Anlegedatum: Datum und Uhrzeit, zu der der Job angefordert wurde.
• Fertigstellung: Datum und Uhrzeit, zu der der Job abgeschlossen wurde. Wenn der Job in Bearbeitung ist, wird in dieser Spalte der Abschlussstatus des Jobs in Prozent angezeigt.
• Abbrechen: Wenn Ihr Job ausgeführt wird oder in der Warteschlange ausgeführt wird, können Sie auf das X in dieser Spalte klicken, um den Job abzubrechen.

Wenn Sie unterhalb der Spalte Status auf Ergebnisse anzeigen klicken, erhalten Sie einen Bericht darüber, was dieser Upload erreicht hat. Falls der Upload durch einen Fehler verhindert wurde, wird dies hier angezeigt.

Für jeden Teilnehmerexportauftrag können Sie auf Herunterladen klicken, um die exportierte Teilnehmerliste auf Ihren Computer herunterzuladen.

Tipp: Wenn ein Import-, Export- oder Aktualisierungsjob ausgeführt wird, wird oben in Ihrem Verzeichnis ein Banner angezeigt. Klicken Sie in diesem Banner auf Fortschritt anzeigen, um zum Fenster Importe/Aktualisierungen/Exporte verwalten zu gelangen. Während ein Job in Bearbeitung ist, kann kein anderer gestartet werden.

Eindeutige IDs aktualisieren

Mit der Option Eindeutige IDs aktualisieren können Sie die eindeutigen IDs für Personen in Ihrem Mitarbeiterverzeichnis aktualisieren, indem Sie eine Datei hochladen, die ihre alte eindeutige ID und ihre neue eindeutige ID enthält.

Auf dieser Supportseite finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Aktualisieren eindeutiger IDs.

Personen aus Verzeichnis löschen

Mit
Personen aus Verzeichnis löschen können Sie mehrere Personen aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis gleichzeitig entfernen. Diese Funktion funktioniert, indem Sie eine CSV-Datei hochladen, die die eindeutigen IDs jeder Person enthält, die Sie entfernen möchten.

1. Navigieren Sie auf der Seite Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
2. Klicken Sie auf Extras.
   
3. Wählen Sie Personen aus Verzeichnis löschen.
4. Klicken Sie auf CSV-Beispieldatei, um eine CSV-Datei herunterzuladen, die die korrekte Formatierung enthält.
5. Öffnen Sie die Beispieldatei in einem Tabellenkalkulationseditor auf Ihrem Computer.
6. Fügen Sie die eindeutigen IDs der Personen, die Sie löschen möchten, in der Spalte Eindeutige ID hinzu.
   
7. Sichern Sie Ihre Datei als CSV mit UTF-8-Kodierung.
8. Kehren Sie zu Qualtrics zurück, und klicken Sie auf Durchsuchen, um Ihre Datei hochzuladen.
9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Personen und Daten löschen.

Teilnehmer exportieren

Sie können eine CSV-Datei Ihres gesamten Verzeichnisses über das Tools-Menü exportieren. Dieser Export enthält die Spalten für jedes Mitglied des Verzeichnisses: Vorname, Nachname, Eindeutige ID, Benutzername, Benutzertyp, Letzte Anmeldung und alle Metadatenspalten, die einem Teilnehmer in der Marke jemals hinzugefügt wurden.

1. Navigieren Sie auf der Seite Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
2. Klicken Sie oben rechts auf Extras.
   
3. Wählen Sie Teilnehmer exportieren.
4. Qualtrics bereitet die Datei vor. Wenn die Datei fertig ist, klicken Sie auf Herunterladen.
   
5. Wählen Sie den Dateityp aus, als den Sie die Datei exportieren möchten. Sie können CSV, TSV oder SSV wählen.

Gefilterte Teilnehmerliste exportieren

Sie können eine gefilterte Liste der Teilnehmer in Ihrem Verzeichnis in eine CSV-Datei exportieren. Diese Exportdatei enthält die folgenden Teilnehmerdaten: Vorname, Nachname, eindeutige ID, Benutzername, Benutzertyp, Letzte Anmeldung und alle Metadatenfelder für die ausgewählte Teilmenge der Teilnehmer.

1. Navigieren Sie auf der Seite Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
2. Klicken Sie auf Extras.
   
3. Wählen Sie Liste der gefilterten Teilnehmer exportieren.
4. Klicken Sie auf Kriterien hinzufügen.
   
5. Verwenden Sie die Dropdown-Liste Metadatenfeld auswählen, um ein Metadatenfeld zum Filtern von Teilnehmern für den Export auszuwählen.
   
6. Verwenden Sie die Dropdown-Liste Wert auswählen, um den Wert auszuwählen, den Teilnehmer haben müssen, damit das ausgewählte Metadatenfeld in den Export einbezogen wird. Sie können mehrere Werte auswählen, die mit „ODER“-Logik behandelt werden, d.h. ein Teilnehmer darf nur einen der Werte haben, die in den Export einbezogen werden sollen.
   
   Beispiel: Die Bedingung „Abteilung Buchhaltung“ exportiert alle Teilnehmer, die für das Metadatenfeld „Abteilung“ den Wert „Buchhaltung“ haben.
7. Sie können mehrere Bedingungen hinzufügen, indem Sie erneut auf die Drucktaste Kriterien hinzufügen klicken und die Schritte 5 und 6 wiederholen.
   Beachten Sie beim Hinzufügen mehrerer Bedingungen Folgendes:
   • Sie können ein bestimmtes Metadatenfeld nur in einer Bedingung verwenden. Sie können nicht mehrere Bedingungen haben, die dasselbe Metadatenfeld verwenden, aber Sie können mehrere Werte für dasselbe Metadatenfeld auswählen.
   • Mehrere Bedingungen werden durch ein implizites „AND“ getrennt, d.h. ein Teilnehmer muss alle Bedingungen erfüllen, um exportiert zu werden.
8. Um eine Bedingung zu entfernen, klicken Sie auf das Minuszeichen (–) rechts neben der Bedingung.
9. Wenn Sie Ihre Bedingungen eingerichtet haben, klicken Sie auf Exportieren.

Aktivieren des 360-Teilnehmerportals in mehreren Sprachen

Sie können das Teilnehmerportal in mehreren Sprachen zur Verfügung stellen, sodass Teilnehmer das Portal in ihrer Muttersprache anzeigen können. Um Ihr Portal in zusätzlichen Sprachen zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Wechseln Sie zu Verzeichnisse.
   
2. Wählen Sie das Mitarbeiterverzeichnis aus.
   
3. Klicken Sie auf Extras.
   
4. Wählen Sie Benutzerdatenfelder verwalten. 
5. Klicken Sie auf Feld hinzufügen.
   
6. Geben Sie als Namen des Feldes Sprache ein.
   
7. Klicken Sie auf Antwortmöglichkeiten bearbeiten.
8. Wählen Sie die Sprachen aus, die verfügbar sein sollen.
   
9. Klicken Sie im Sprachfenster und im Benutzerdatenfenster auf Schließen, wenn Sie fertig sind.

Die Teilnehmer sehen das Portal automatisch in der Sprache, die in ihrem Metadatenfeld Sprache angegeben ist, sofern verfügbar. Benutzer können zwischen allen verfügbaren Sprachen wechseln, indem sie oben im Portal auf das Globussymbol („Sprachumkehrer“) klicken.

Häufig gestellte Fragen