Automatisierungen für den Import von Mitarbeiterverzeichnissen (EX)

Automatisierungen für den Import von Mitarbeiterverzeichnissen

Benutzer möchten häufig ihre Mitarbeiterdatensätze (HRIS-Datensätze) mit Qualtrics synchronisieren, indem sie Automatisierungen verwenden, die diese Daten regelmäßig in Qualtrics übertragen. Sie möchten beispielsweise Inhalte aus einer gehosteten täglichen Dateilöschung mit den sichersten und sichersten Übertragungsmethoden importieren.

Mit Personenimportautomatisierungen (auch als Mitarbeiterverzeichnis-Importautomatisierungen bezeichnet) können Sie Ihre eigenen Automatisierungsjobs anlegen, konfigurieren, aktualisieren, testen und überprüfen, wodurch Ihre Uploads in das Mitarbeiterverzeichnis optimiert werden. Wenn die Automatisierung ausgeführt werden soll, werden alle gekennzeichneten Dateien verarbeitet, die noch nicht von der Automatisierung verarbeitet wurden, einschließlich neu hochgeladener Dateien.

Sie können diese auf der Registerkarte Automatisierungen Ihres Mitarbeiterverzeichnisses einrichten.

Schritt 1: Starten und Einplanen der Automatisierung

1. Benennen Sie Ihre Automatisierung.
   
   Tipp: Wenn Sie bereits eine Automatisierung angelegt haben, klicken Sie auf Neue Automatisierung, um zu beginnen.
   
2. Klicken Sie auf Automatisierung erstellen.
3. Bestimmen Sie, ob Ihre Automatisierung täglich, wöchentlich, monatlich oder On-Demand erfolgen soll. (Mit anderen Worten: Legen Sie fest, wann Ihre Mitarbeiterdateien auf Aktualisierungen geprüft und dann in Qualtrics hochgeladen werden.) Wenn Sie “On-Demand” auswählen, prüft die Automatisierung alle 15 Minuten die Dateien und verarbeitet die in Frage kommenden Dateien.
   
4. Bestimmen Sie die Tageszeit / den Wochentag, an dem sie stattfinden soll. Sie können sie zur vollen Stunde, oder 15, 30 oder 45 Minuten nach der vollen Stunde ausführen.
5. Klicken Sie auf Weitere Zeit hinzufügen, um eine weitere Uhrzeit/Woche/Monat hinzuzufügen, zu der diese Aktualisierung durchgeführt werden soll.
   Tipp: Es gibt ein Limit von 8 mal täglich, 10 mal wöchentlich oder 6 mal monatlich. Sie können zwar technisch gesehen dieselbe Zeit mehrmals hinzufügen, dies führt jedoch dazu, dass die Automatisierung nur einmal zu dieser Zeit ausgeführt wird.
6. Verwenden Sie das Minuszeichen (–), um Uhrzeiten zu entfernen.
7. Bestimmen Sie das Datum, an dem die erste Automatisierung stattfinden soll.
   
   Tipp: Wenn das Datum auf heute oder in der Vergangenheit gesetzt ist, wird die Automatisierung von nun an ausgeführt.
8. Legen Sie fest, wann die Automatisierung den Import von Kontakten beenden soll. Sie können diese Auswahl später noch ändern.
9. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen, dem Konfigurieren einer Importquelle.

Schritt 2: Importquelle konfigurieren

Wenn Sie in der Automatisierung des Mitarbeiterimports die Option Importquelle konfigurieren erreichen, teilen Sie Qualtrics den Speicherort der Mitarbeiterdaten mit, die Sie importieren möchten. Sie haben mehrere Möglichkeiten.

• Qualtrics-Dateidienst: Richten Sie einen Dateiservice mit Qualtrics ein. Damit entfällt die Aufgabe, einen SFTP-Server auf der eigenen Seite einzurichten. Wenn Sie diese Option wählen, werden Ihnen Anweisungen zum Einrichten angezeigt.
• SFTP-Server (Kennwort oder SSH-Schlüssel): Sie haben Ihren eigenen Server, auf dem diese Dateien gehostet werden. Sie müssen den Benutzernamen, das Passwort, die Host-URL und den Port des SFTP-Servers angeben, damit die Automatisierung die Dateien importieren kann. Alternativ können Sie einrichten, indem Sie den SSH-Schlüssel angeben.

  Tipp: Wenn Sie eine SFTP-Verbindung einrichten, empfehlen wir Ihrem IT-Team, die Qualtrics-IP-Bereiche auf die Erlaubtliste zu setzen. Siehe Qualtrics-Server auf Erlaubtliste.

  Tipp: Wenn sich Ihr Konto in unserer FedRAMP-Umgebung befindet, unterscheiden sich die IP-Adressen für die Erlaubtliste von denen auf dieser Seite. Um sicher auf Ihre IP-Adressinformationen zuzugreifen, melden Sie sich bei Ihrem FedRAMP Customer Success Hub an.
• Google Drive oder Dropbox: Sie haben Zugriff auf einen Open Authorization (OAuth)-Dateispeicher, wie Google Drive oder Dropbox, wo Ihre Importdateien gehostet werden. Sie müssen sich anmelden und Qualtrics die Erlaubnis erteilen, Ihre Dateien auf dem OAuth-Dateispeicher zu verwalten. Die Automatisierung verwaltet nur die Dateien in einem bestimmten Ordner, der im nächsten Schritt konfiguriert wird.

Schritt 3: PGP-Verschlüsselung

Die PGP-Verschlüsselung ist ein optionaler Schritt für Personen, die Automatisierungen importieren, um die Daten zu verschlüsseln, die Sie an Qualtrics senden. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter PGP-Verschlüsselung.

1. Wählen Sie aus, ob die Datei mit der PGP-Software verschlüsselt werden soll.
   
   Tipp: Diese PGP-Verschlüsselung ist für Automatisierungen verfügbar, die sowohl SFTP-Server als auch den Qualtrics-Dateidienst verwenden. Wenn Sie eine frühere Automatisierung nicht verschlüsselt haben, dies aber gerne tun würden, können Sie die Automatisierung jederzeit bearbeiten, um die Verschlüsselung hinzuzufügen.
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Klicken Sie auf Herunterladen unseres öffentlichen Schlüssels. Ihr IT-Team muss diesen öffentlichen Schlüssel verwenden, um Importdateien zu verschlüsseln, bevor sie auf den SFTP-Server oder den Qualtrics File Service hochgeladen werden.
   
   Qtip: Wenn eine Automatisierung für die Verwendung von PGP-Verschlüsselung konfiguriert ist, aber eine unverschlüsselte Datei empfängt, schlägt sie fehl und benachrichtigt die E-Mail-Empfänger gemäß den Benachrichtigungseinstellungen in der Automatisierung.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Nun definieren Sie entweder Ihre SFTP-Ordnerpfade oder wechseln direkt zur Datenfeldzuordnung.

Schritt 4: Ordnerpfade auswählen

Nachdem Sie sich für die Quelle Ihrer Mitarbeiterdateien entschieden haben, müssen Sie die Ordner angeben, in denen diese Dateien gesichert werden, damit die Automatisierung weiß, woher sie abgerufen werden sollen.

1. Geben Sie den Namen des Ordners auf dem SFTP-Server, Google Drive oder Dropbox ein, in dem sich die zu importierende Datei befindet.
   
   Tipp: Bei diesem Ordnernamen muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden. Es muss sich um einen vorhandenen Ordner handeln, sonst schlägt die Automatisierung fehl. Der Ordnerpfad sollte auch relativ zum Standardverzeichnis des SFTP-, Google Drive- oder Dropbox-Benutzers sein, der der Automatisierung zur Verfügung gestellt wird.
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Wählen Sie aus, welche Dateien aus diesem Ordner importiert werden sollen.
   Sie haben folgende Möglichkeiten:
   • Alle Dateien: Alle Dateien im Ordner.
   • Dateien, deren Name ein bestimmtes Präfix enthält: Wenn ausgewählt, können Sie das Präfix angeben.
   • Dateien, deren Name ein bestimmtes Suffix enthält: Wenn ausgewählt, können Sie das Suffix angeben. Die Dateiendung ist hier enthalten.
     Beispiel: Der Dateiname ist 1234-Sample und als CSV. Sie möchten alle Dateien, die mit -sample enden und CSV-Dateien sind. Ihr Suffix wäre -sample.csv
   • Dateien, deren Name einen bestimmten Text enthält: Wenn ausgewählt, können Sie die Phrase angeben, die die Namen enthalten müssen. Dieser Ausdruck kann an einer beliebigen Stelle im Dateinamen stehen.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Die bearbeitete Datei wird auf Qualtrics gespeichert und kann bei der Verwaltung vergangener Automatisierungen eingesehen werden. Klicken Sie auf Fortfahren.
   

Schritt 5: Datenfeldzuordnung

Hier entscheiden Sie, welche Felder aus Ihren Dateien in Qualtrics importiert und wie sie formatiert werden.

1. Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen. Dadurch wird eine CSV-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, die ein Beispiel für eine korrekte Dateivorlage enthält. Sie können auch Ihre eigene Vorlagendatei verwenden, sofern es sich um eine gültige CSV-Datei handelt. Alle von dieser Automatisierung importierten Dateien müssen mit den Spaltenüberschriften der Beispieldatei übereinstimmen.
   
2. Wenn Ihre Datei fertig ist, klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie Ihre Beispieldatei hoch.
   Tipp: Beispieldateien dürfen für jede Automatisierung 100 MB nicht überschreiten.
3. Wählen Sie ein Trennzeichen.
   
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Es werden vorgeschlagene Spaltenüberschriften für Qualtrics-Feldzuordnungen bereitgestellt. Sie können jedoch jede Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen Metadatenfeld zuordnen, indem Sie die Dropdown-Listen in der Zeile Importieren als Feldname ändern. Beachten Sie, dass beim Benennen einer Spalte nach einem Metadatendatenfeld in der Regel zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden muss.
   
6. Verwenden Sie die Zeile Als Feldtyp importieren, um zu bestimmen, ob es sich bei jedem Feld um ein Personenfeld (E-Mail, Vorname, Nachname), ein Feld für eindeutige Personen-ID oder ein Metadatenfeld handelt oder ob es vom Import ausgeschlossen werden soll.

   Tipp: Vorgeschlagene Spaltenköpfe zu Qualtrics-Feldzuordnungen werden bereitgestellt. Sie können eine beliebige Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen Metadatenfeld zuordnen, indem Sie die Dropdown-Listen in der Zeile Als Feldtyp importieren ändern.  Beachten Sie, dass bei der Benennung einer Spalte nach einem Metadatenfeld die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden muss.

   Tipp: Wenn Sie die hochgeladene Datei ersetzen möchten, klicken Sie auf Neue Beispieldatei hochladen.
7. Sobald Sie Ihre Felder überprüft haben, klicken Sie auf Fortfahren.

Schritt 6: Senden von Laufreports und Aktivieren der Automatisierung

Die letzten Steps einer Automatisierung des Personenimports umfassen das Ermitteln, wer bei der Ausführung einer Automatisierung per E-Mail gesendet wird, und das anschließende Aktivieren der Automatisierung. Dies umfasst die Ausführungszusammenfassung für Empfänger und die Überprüfungsteile der Automatisierung.

1. Legen Sie fest, wer mit einer E-Mail benachrichtigt wird, wenn die Automatisierung ausgeführt wird, indem Sie ihre E-Mail-Adresse in das Feld eingeben.
2. Verwenden Sie die Pluszeichen (+) oder die Drucktaste Empfänger-E-Mail hinzufügen, um zusätzliche Empfänger hinzuzufügen. Verwenden Sie das Minuszeichen ( – ), um Empfänger zu entfernen.
   
3. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Keinen E-Mail-Bericht senden, wenn keine Arbeit ausgeführt wurde. Dadurch wird verhindert, dass der Bericht gesendet wird, wenn keine Mitarbeiter in Ihrem Verzeichnis aktualisiert wurden.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Klicken Sie auf die Option Bearbeiten neben dem Feld, um zurückzugehen und Änderungen vorzunehmen.
   
6. Klicken Sie auf Automatisierung aktivieren, um Ihre Automatisierung zu starten, oder klicken Sie auf Beenden ohne Aktivierung, um die Automatisierung zu speichern, aber nicht zu starten.

Ändern von Datenfeldern, die in der Automatisierung enthalten sind

Es kann vorkommen, dass Sie die Felder ändern möchten, die in der Automatisierung des Personenimports enthalten sind. Sie haben beispielsweise festgestellt, dass Sie vergessen haben, eine Patientenadressspalte in Ihre Personenimporte aufzunehmen, und möchten nun Patientenadressinformationen in zukünftigen Personenimporten sichern.

Die Beispieldatei, die Sie im Abschnitt Importfelder zuordnen hochladen, bestimmt die Metadatenfelder, die in Qualtrics hochgeladen werden. Dies bedeutet, dass Sie Spaltenüberschriften ausschließen können, um sie zu überspringen, oder Sie können den genauen Namen und die Rechtschreibung eines Feldes verwenden, um es in zukünftige Importe aufzunehmen.

So ändern Sie die Felder, die in einem Import enthalten sind:

1. Gehen Sie zur gewünschten Automatisierung und klicken Sie auf das Dropdown.
   
2. Klicken Sie auf Automatisierung bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Stelle, an der Datenfelder zuordnen steht.
   
4.  Klicken Sie auf Neue Beispieldatei hochladen.
   
5. Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen.
6. Bearbeiten Sie die Datei so, dass sie Ihre gewünschten Kopfzeilen enthält. Stellen Sie sicher, dass Rechtschreibung und Großschreibung übereinstimmen.
   Beispiel: Die Dateien, die Sie in Ihrem Quellordner aufbewahren, haben ein Feld mit dem Namen Adresse. Fügen Sie in der Beispieldatei eine Kopfzeile mit der Bezeichnung Adresse hinzu. Der Kleinbuchstaben „a“ funktioniert nicht.
7. Klicken Sie auf Datei auswählen. Laden Sie Ihre neue Datei hoch.
8. Klicken Sie auf Fortfahren.
9. Es werden vorgeschlagene Spaltenüberschriften für Qualtrics-Feldzuordnungen bereitgestellt. Sie können jedoch jede Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen Metadatenfeld zuordnen, indem Sie die Dropdown-Listen in der Zeile Importieren als Feldname ändern. Beachten Sie, dass beim Benennen einer Spalte nach einem vorhandenen Metadatenfeld in der Regel zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden muss.
   
10. Verwenden Sie die Zeile Als Feldtyp importieren, um zu ermitteln, ob jedes Feld ein Personenfeld, eine eindeutige ID oder Metadaten ist oder ob es vom Import ausgeschlossen werden soll.
11. Sobald Sie Ihre Felder überprüft haben, klicken Sie auf Fortfahren.

Erstellen zusätzlicher Automatisierungen

Nachdem Sie Automatisierungen angelegt haben, können Sie weitere hinzufügen, indem Sie oben rechts auf Neue Automatisierung klicken.

Vorhandene Automatisierungen bearbeiten

Sie können die Einrichtung Ihrer Automatisierungen ändern, indem Sie auf die Dropdown-Liste klicken und Automatisierung bearbeiten auswählen.

Wenn Sie auf Automatisierung bearbeiten klicken, gelangen Sie zurück zu einer Seite, auf der Sie die verschiedenen Steps der Automatisierung ändern können, z.B. die referenzierten Server, Ordner usw.

Automatisierung umbenennen

Indem Sie auf die Dropdown-Liste klicken und Automatisierung umbenennen auswählen, können Sie Ihre Automatisierung umbenennen.

Automatisierung löschen

Indem Sie auf die Dropdown-Liste klicken und Automatisierung löschen auswählen, können Sie Ihre Automatisierung löschen.

Automatisierungszeitpläne und Benachrichtigungen verwalten

Um anzuzeigen, wann die Automatisierung in der Vergangenheit ausgeführt wurde, können Sie entweder auf den Namen oder die Dropdown-Liste klicken und dann Ausführungsverlauf anzeigen.

Vergangene Automatisierungen

Sobald Automatisierungen versucht wurden, werden sie hier mit Informationen über den Beginn- und Endzeitpunkt, die Anzahl der importierten Mitarbeiter, die Dauer und den Status aufgelistet.

Der Status kann entweder Erfolg oder Fehler lauten. Fehler sind in der Regel auf falsche Einstellungen zurückzuführen, z.B. dass der falsche SFTP-Server referenziert wird, ein falscher Benutzername und ein falsches Kennwort usw.

Sie können die Reihenfolge Ihrer vergangenen Automatisierungen über die Dropdown-Liste Sortieren nach oben links ändern.

Verarbeitete Dateien

Wenn Sie auf eine in der Vergangenheit durchgeführte Automatisierung klicken, können Sie auf Datei anzeigen klicken, um die Dateien anzuzeigen, die während dieser Automatisierung importiert wurden.

Automatisierung anhalten/fortsetzen

Sie können eine Automatisierung anhalten oder fortsetzen, indem Sie in der Automatisierung auf Ausführungsoptionen oder auf die Dropdown-Liste neben einer Automatisierung klicken.

Mit Automatisierung anhalten können Sie die Automatisierung vorübergehend anhalten. Sie können die Automatisierung dann jederzeit fortsetzen, indem Sie Automatisierung fortsetzen wählen.

Manuelle Läufe

Sie können eine zusätzliche Automatisierung außerhalb des aktuellen Zeitplans ausführen, indem Sie einen manuellen Lauf ausführen. Sie können einen manuellen Lauf starten, indem Sie in der Automatisierung auf Optionen ausführen klicken oder auf die Dropdown-Liste neben einer Automatisierung klicken.

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Häufig gestellte Fragen