Evite ser marcado como spam

Sobre evitar ser marcado como spam

Ao enviar qualquer distribuição de e-mail, é importante impedir que seus e-mails sejam bloqueados ou direcionados para a pasta de lixo eletrônico de seus destinatários. Basicamente, você não quer que seus e-mails sejam marcados como spam. Se você descobrir que seus e-mails da Qualtrics estão sendo consistentemente marcados como spam, há algumas coisas que você pode fazer.

Uso de endereço “De” legítimo e confiável

A melhor maneira de evitar ser marcado como spam e garantir que os destinatários possam confiar em suas mensagens é certificando-se de que o endereço de e-mail do qual a mensagem é enviada está alinhado com a marca no e-mail. Como o e-mail vem dos servidores da Qualtrics, você não pode alterar seu endereço “De” sem provar que possui o direito de usá-lo. Visite nossa página em Usar endereço de remetente personalizado para ver maneiras simples de configurar seus domínios de e-mail para usá-los na Qualtrics.

Por padrão, os e-mails enviados pelo Qualtrics Mailer vem de noreply@qemailserver.com. As mensagens enviadas de um endereço noresponse passarão pelos filtros de spam que verificam e-mails “falsificados” (e-mails que afirmam ser de um servidor, quando na verdade são de outro). Por esse motivo, usamos o remetente real (noreply@qemailserver.com) como endereço “De”, em vez de seu próprio e-mail pessoal.

Conheça seus destinatários

Se você não souber para quem está enviando seus e-mails, corre o risco de ser marcado como spam. Por esse motivo, recomendamos que você pense duas vezes antes de comprar um banco de dados de e-mails. Os endereços de e-mail nesses bancos de dados muitas vezes não são filtrados muito bem e podem incluir e-mails falsos e outros contatos de baixa qualidade. O envio para endereços de e-mail falsos ou de baixa qualidade aumenta sua probabilidade de ser bloqueado ou colocado na pasta de lixo eletrônico.

Como alternativa, recomendamos trabalhar com um provedor de serviços de painel. Os provedores de painel mantêm relações com potenciais participantes em todo o mundo que concordaram em receber pesquisas. Eles farão a ponte com esses participantes por uma pequena taxa. A Qualtrics oferece esse serviço, ou você pode trabalhar com qualquer outro provedor conceituado.

Peça para os participantes adicionarem você aos catálogos de endereços deles

Se você souber que os endereços de e-mail são todos válidos e os e-mails ainda estiverem sendo bloqueados ou estiverem indo parar na pasta de lixo eletrônico, peça aos destinatários que adicionem seu endereço de e-mail “De” ao catálogo de endereços deles. O registro do endereço de e-mail no catálogo de endereços marcará o remetente como provedor de e-mail mais confiável e reduzirá a probabilidade de seus e-mails serem marcados como spam.

Inclua conteúdo de qualidade no e-mail

O conteúdo e a linha do assunto de cada e-mail recebem uma “pontuação de spam”, ou seja, um acúmulo de pontos que ajudam a determinar se um e-mail é marcado como spam ou não. Embora cada fornecedor de e-mail tenha um algoritmo diferente para isso, as seguintes considerações podem ajudar você a manter sua pontuação de spam baixa:

• Evite enviar anexos em seu e-mail.
• Marque seus e-mails para que os destinatários saibam de quem é. A inclusão de um logotipo da empresa pode ser um passo importante para garantir a autenticidade da sua mensagem.
• Se não estiver marcando seu e-mail, evite o uso de HTML em excesso. Isso inclui imagens aleatórias ou desnecessárias, vídeos incorporados, fontes brilhantes e desagradáveis, etc.
• Seja específico quanto à mensagem. Por exemplo, “pesquisa” pode ser vago; tente usar termos como “avaliação”, “estudo” ou “feedback”.
• Escreva uma linha de assunto envolvente. Em vez de “Queremos sua opinião sobre nosso atendimento ao cliente”, experimente “Como foi sua chamada de suporte com a Qualtrics?” Tente usar o nome da sua empresa, quando aplicável.
• Evite usar palavras e frases comumente usadas por spammers no corpo do texto ou na linha do assunto. Algumas palavras incluem “grátis”, “desconto”, “oportunidade”, “dinheiro de volta”, “incrível”, “direcionado”, “oferta” e quaisquer palavras ou frases que possam ser interpretadas como pornográficas.
• Evite o uso excessivo de maiúsculas e pontuação (por exemplo, “PARTICIPE DESTA PESQUISA!!!”).
• Evite usar fontes verdes brilhantes ou vermelhas.
• Evite frases como “Não é spam!” no assunto.

Outras palavras para evitar

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Servidores Qualtrics na lista de permissões

Algumas organizações podem precisar definir o firewall de e-mail para aceitar e-mails da Qualtrics. Isso é feito por meio da “lista de permissões” de endereços IP dos servidores de e-mail da Qualtrics. Os administradores de servidor da sua organização saberão como fazer isso. Entre em contato com eles para obter esta solicitação.

Encontre a lista completa de servidores que você deve permitir e outras dicas importantes sobre permissão de servidores Qualtrics e domínios externos.

Quando e-mails da Qualtrics são marcados como spam

Se um destinatário demorar para marcar manualmente um e-mail como spam, isso provavelmente significa que ele não quer mais receber esses e-mails. Quando um destinatário marca um e-mail enviado da Qualtrics como spam, ele automaticamente é removido da lista de contatos para a qual o e-mail foi enviado. Isso impede que o destinatário receba correspondências indesejadas, e melhora a capacidade de todos que usam a Qualtrics de enviar e-mails.

Esse cancelamento automático não depende de você ter ou não um domínio DE personalizado (com registro MX e DKIM) configurado. Se você tiver uma retransmissão SMTP configurada, o cancelamento automático não ocorrerá, porque um servidor diferente receberá a notificação de spam.

Uma vez que o destinatário marcou o e-mail como spam porque provavelmente não o quer mais, ele não receberá uma notificação de que foi removido da lista.

O número de destinatários que marcaram o e-mail como spam será listado na distribuição como reclamações.

Prevenção e resolução de reclamações de spam

As reclamações de e-mail ocorrem quando os destinatários marcam seus e-mails como spam. O excesso de reclamações pode ter um impacto negativo na capacidade de entrega do seu e-mail, reduzindo a probabilidade de os destinatários receberem seus e-mails. Os provedores de e-mail usam as taxas de reclamação de spam como uma métrica importante para determinar como entregar seus e-mails (por exemplo, enviando-os diretamente para a pasta “Spam” em vez de para a “Caixa de entrada” ou bloqueando-os completamente).

É importante tentar manter o número de reclamações em um nível mínimo. Uma má reputação do remetente de e-mail pode prejudicar a credibilidade da sua marca, e o aumento do número de e-mails de spam filtrados fará com que suas taxas de resposta caiam. Manter uma reputação positiva do remetente é essencial para garantir altas taxas de entrega de e-mail e uma comunicação bem-sucedida com seus clientes.

Os destinatários podem reclamar por vários motivos, entre os quais os mais comuns são

• Falta de relevância: Os e-mails que não são personalizados ou relevantes para os interesses do destinatário têm maior probabilidade de serem marcados como spam.
• Problemas de frequência: O envio de muitos e-mails ou de e-mails com pouca frequência pode levar a taxas de reclamação mais altas.
• Expectativas não atendidas: Se o conteúdo do seu e-mail não estiver alinhado com o que os assinantes esperavam, eles poderão cancelar a assinatura e enviar uma reclamação.

Resolução de reclamações de spam

Siga as etapas abaixo para investigar reclamações e corrigir problemas em futuras correspondências.

1. Analise as distribuições de e-mail para verificar se há reclamações. Você pode encontrar essas informações nos seguintes locais da sua conta:
   • A guia Distribuições de um projeto pesquisa para convites pesquisa enviados por e-mail.
   • A seção Emails da Caixa de saída no Diretório XM para correspondências enviadas pelo Diretório XM.
2. Depois de encontrar uma distribuição com muitas reclamações, procure os problemas mais comuns:
   • inscrição Destinatário: Confirme se os destinatários optaram explicitamente por receber e-mails. Certifique-se de consultar as diretrizes específicas do país para aquisição de lista e-mail, como a CAN-SPAM ou o GDPR. Você também pode verificar se há e-mails devolvidos com frequência em sua lista e-mails e removê-los.
     Qdica: é proibido o uso de listas de terceiros não confirmadas. Se os e-mails forem coletados durante as transações on-line, certifique-se de que os destinatários estejam bem informados sobre os e-mails que receberão.
   • Conteúdo do e-mail: Certifique-se de que o conteúdo do e-mail seja relevante e valioso para o destinatário. A linha de indivíduo deve representar com precisão o conteúdo do e-mail.
   • Frequência de e-mail: Verifique quando o destinatário recebeu um e-mail pela última vez para ter certeza de que ele não é muito frequente ou pouco frequente.
3. Depois de identificar o problema, você pode resolvê-lo:
   • inscrição Destinatário: garanta que os destinatários possam cancelar adesão receber correspondências, incluindo um link de cancelar adesão em seus e-mails. Além disso, evite usar um endereço de e-mail anônimo e peça aos destinatários que o adicionem ao catálogo de endereços deles. Você também pode explorar a criação de um processo de inscrição duplo, em que o destinatário confirma sua assinatura depois de concordar em receber e-mails.
   • Conteúdo de e-mail: Escreva conteúdo de e-mail relevante e significativo. Você também pode lembrar periodicamente aos assinantes por que eles recebem suas comunicações, os benefícios de recebê-las e como cancelar adesão recebê-las, se desejar.
   • Frequência de e-mails: Ajuste a frequência de envio de e-mails de acordo com as metas de seu programa. Isso pode exigir alguma experimentação, pois a frequência ideal será exclusiva para seu caso de uso.

Remover endereços de e-mail com erros de entrega frequentes

Quando você envia uma distribuição que resulta em um erro de entrega, isso pode afetar a sua pontuação de remetente. Ter uma pontuação de remetente mais baixa significa que seus e-mails são mais propensos a serem marcados automaticamente como spam. O gerenciamento de e-mails com erro de entrega no seu diretório e listas de destinatários protegerá a sua pontuação de remetente para garantir entregas confiáveis. Esta seção explica como identificar e-mails com erro de entrega para que você possa remover esses endereços dos seus registros.

1. Baixe os históricos de distribuição das suas distribuições de e-mail.
   
2. Abra o arquivo baixado em um editor de planilha no seu computador.
3. Filtre a coluna Status do seu arquivo quanto a Hard Bounce e Soft Bounce.
   
4. Verifique os endereços de e-mail de cada contato com erro de entrega. Você pode ver na coluna Bounce Reason o motivo do erro de entrega do e-mail.
   • Se o e-mail estiver correto e for válido, e você tiver confirmado que ele pode receber e-mails, entre em contato com o suporte da Qualtrics para obter ajuda.
   • Se o e-mail estiver incorreto ou for inválido, você tem duas opções para interromper os e-mails. Você pode remover o contato da lista no seu diretório, ou excluí-lo se não se importar de perder os dados associados. Veja abaixo mais informações sobre essas opções.

As páginas a seguir contêm mais informações sobre cancelamento e exclusão de contatos:

• Gerenciar um único contato de diretório: para remover da lista ou excluir um único contato do seu diretório.
• Gerenciar vários contatos de diretório: para remover da lista ou excluir vários contatos do seu diretório em lote.
• Gerenciar contatos em uma lista de destinatários: para remover da lista ou excluir contatos de uma lista de destinatários do Diretório XM, mas não do diretório.

Perguntas frequentes