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Adicionar e remover participantes (EX)

Qdica: Esta página descreve a funcionalidade disponível para projetos de Engajamento, Ciclo de vida e Pesquisa de funcionário ad hoc, embora os projetos de Ciclo de vida e Pesquisa de funcionário ad hoc não tenham hierarquias. Para mais detalhes sobre cada um, consulte Tipos de projetos do Employee Experience.

Sobre Adicionar & Removendo Participantes

Você pode adicionar participantes para seu projeto de Employee Engagement ou Lifecycle na seção Participantes da guia Participantes. Você pode adicionar esses participantes em grandes lotes com um CSV/TSV feito no Excel, ou pode inserir manualmente informações para alguns de cada vez. Durante esse processo, você também pode incluir informações adicionais chamadas metadados para seus participantes, que mais tarde o ajudarão a criar hierarquias (EE) e organizar dados em seus painéis.

Qdica: Mais duas opções podem ser exibidas abaixo do botão Adicionar participantes, dependendo do tipo de projeto que você criou.

Se você estiver editando um projeto de Employee Engagement, também tem a opção de importar participantes do diretório global.
Se você estiver editando um projeto de Ciclo de vida, também tem a opção de configurar a automação de importação de um participante.

Há um botão de recurso que importará usuários como não SSO, mesmo que você tenha o SSO implementado. Esta opção será ativada por padrão, o que significa que os participantes serão adicionados ou importados como usuários SSO. Você pode desativar esse recurso para importar participantes como usuários não SSO, mesmo que sua licença seja habilitada para SSO. Isso se aplica a participantes adicionados via importação e manualmente.

Qdica: Administradores de insights do colaborador e administradores EX não podem importar Administradores da marca como participantes do projeto. Os administradores da marca precisarão se adicionar como participantes dos projetos ou ser adicionados por outros administradores da marca. Isso é para evitar que as informações de administrador da conta de usuário sejam modificadas por administradores de usuários de nível inferior. Se você quiser alterar esse comportamento, os Administradores da marca podem entrar em contato com os gerentes de sucesso do XM e pedir para que a permissão Limitar pessoa de atualização de administrador EX seja desativada para a organização.

Adicionando participantes manualmente

Navegue para a seção Participantes da guia Participantes.
Clique em Adicionar participantes no canto superior direito.
Selecione Adicionar participantes manualmente.
Utilize a barra de pesquisa para localizar usuários já carregados em seu diretório de empregados. Selecione o usuário para adicioná-lo à lista.

Qdica: Se sua licença tiver SSO, carregue seus participantes no diretório com os nomes de usuário deles antes de carregar os participantes! Assim que eles estiverem no diretório, você pode carregar participantes e excluir seus nomes de usuário, desde que tenha seus identificadores exclusivos.
Insira informações para os participantes que você deseja carregar no Identificador exclusivo, Campos E-mail, Nome e Sobrenome.
Clique em Adicionar metadados para cada campo de metadados adicional que você gostaria de adicionar ao participante. Por exemplo, isso pode ser útil para adicionar o idioma do participante ou o local onde ele trabalha.
Qdica: você tem permissão para adicionar quantos metadados quiser e pode disponibilizar os títulos para o que quiser. Considere que um campo Idioma só pode ser chamado Idioma.
Clique em Adicionar participante quando terminar de adicionar detalhes.
Repita as etapas 4 a 7 para cada participante que você deseja adicionar.
Quando terminar de inserir os participantes, clique em Salvar.

Qdica: As edições de metadados feitas no Diretório de funcionários só se aplicam ao diretório; as edições de metadados feitas no projeto se aplicam apenas ao projeto. A única exceção é se as edições forem feitas no nome de usuário ou identificador exclusivo – essas informações serão atualizadas em toda a plataforma.

Qdica: se adicionar caracteres especiais, você deverá colocar o campo inteiro entre aspas.

Importando Participantes

Qdica: Se sua licença tiver SSO, carregue seus participantes no diretório com o Nome de usuário deles antes de carregar os participantes! Assim que eles estiverem no diretório, você pode carregar participantes e excluir a coluna Nome do usuário, desde que tenha seus identificadores únicos.

Navegue para a seção Participantes da guia Participantes.
Clique em Adicionar participantes no canto superior direito.
Selecione Importar participantes.
Baixe o arquivo CSV ou TSV de exemplo. Esses são arquivos de planilha eletrônica que podem ser abertos no Excel e em outros programas semelhantes.

Qdica: Recomendamos o arquivo TSV se algum de seus campos, como nomes de participantes, contiver caracteres diferentes de números ou o alfabeto inglês.

Atenção: se você usar delimitadores de vírgula para separar vários valores em um campo de metadados, não poderá usar widgets de resumo de participação que filtram por esse campo.
Adicione participantes à sua planilha, com uma linha para cada participante (cada participante deve ter uma entrada na UniqueIdentifier, E-mail, Nome e Sobrenome, embora outras colunas possam ter células em branco). Consulte nossa página de suporte Preparando seu arquivo de participante para importação para obter mais informações sobre quais informações incluir para criar hierarquias.

Qdica: por padrão, o nome de usuário do participante terá o mesmo valor na coluna E-mail. Se você quiser especificar um nome de usuário diferente para seus participantes, adicione uma coluna intitulada Nome de usuário e especifique um nome de usuário. Este nome de usuário é o que seus participantes usarão para fazer login para visualizar painéis.
Salve o arquivo como CSV codificado em UTF-8 (valores separados por vírgulas) ou TSV (valores separados por tabulação).
Qdica: O tamanho máximo de arquivo para o upload de uma lista de contatos é 100 MB.
Clique em Selecionar um arquivo para procurar seus arquivos.
Se o importador detectar problemas iniciais, ele não permitirá que você continue e listará os problemas em vermelho. Leia essas descrições e faça correções no seu arquivo. Depois de salvar as alterações, clique em Selecionar um arquivo diferente e recarregue o arquivo.
Se nenhum problema for detectado, clique em Verificar erros.
Enquanto o importador estiver carregando, você pode retornar à sua lista de participantes.
Quando carregado, o importador resumirá quais participantes serão atualizados ou adicionados ao projeto e qual impacto isso também terá no seu diretório. O importador também irá avisar se existirem erros nas suas linhas.
Se estiver satisfeito com essas alterações, clique em Finalizar importação.
Você verá o status de suas importações/exportações recentes.

Erros detectados

Se você permitir que o importador verifique se existem erros e alguns foram detectados, receberá um relatório de erros que pode ser baixado como CSV, caso você tenha um arquivo grande que necessite de um relatório grande.

Clique em Baixar relatório de erros para exibir isso.

O relatório fornecerá a linha exata do arquivo que teve o erro, o campo que teve o problema e o identificador exclusivo do participante que teve os erros.

Exemplo: carregamos acidentalmente nosso usuário com o identificador exclusivo “bp3835453” duas vezes. Tanto o identificador exclusivo quanto o endereço de e-mail são exatamente os mesmos em cada uma das duas linhas. Se apagar uma das linhas, o problema será resolvido quando voltarmos para carregar o arquivo.

Qdica: o importador de pessoas não detecta problemas específicos da hierarquia.

Erros comuns para observação

Embora esta não seja uma lista completa, aqui estão algumas dicas gerais para criar seu arquivo para ajudar você a evitar problemas ao carregar participantes:

Verifique se a primeira linha do arquivo tem UniqueIdentifier, First Name, Last Name e Email.
Seus cabeçalhos de arquivo não devem conter caracteres especiais – isso inclui caracteres que não são números ou o alfabeto inglês.
Qdica: Esta regra só se aplica a cabeçalhos, não a valores de coluna.
Os cabeçalhos não podem exceder 100 caracteres.
Seus cabeçalhos de arquivo não devem usar termos de campos existentes da Qualtrics:
- SID
- IDR
- Auditável
- EndDate
- RecordedDate
- StartDate
- Status
- Pontos
Tenha cuidado para não incluir duplicatas da mesma linha – nenhum dos dois participantes deve ter o mesmo identificador exclusivo ou e-mail.
O arquivo não deve ter mais de 200 campos de cabeçalho.
O arquivo não deve ter mais cabeçalhos do que colunas.
Certifique-se de que os valores de coluna não excedam 1000 caracteres.

Atualizando participantes

Digamos que você já tenha carregado seus participantes, mas perceba que esqueceu de incluir alguns metadados. Talvez você tenha carregado acidentalmente os valores incorretos para sua hierarquia ou só queira adicionar o local de cada participante para que possa adicionar a opção para seus participantes filtrarem o painel por país em que o escritório dele se encontra. A boa notícia é que você pode carregar outro arquivo CSV/TSV para atualizar esses metadados, desde que siga as etapas abaixo.

Importação de um arquivo atualizado

Siga as instruções na seção Importando participantes desta página para saber onde obter um arquivo de exemplo e, em seguida, carregue-o para seu projeto de funcionário. Lembre-se de sempre incluir uma coluna de Identificador exclusivo para que a Qualtrics saiba quais participantes atualizar. Você pode excluir participantes e colunas de metadados que não deseja alterar.

Qdica: este método pode ser usado para editar, adicionar e remover valores de metadados. Carregar um arquivo com valores vazios em um campo de metadados apagará os valores de metadados atuais dos participantes. (Por exemplo, isso pode ajudar em instâncias em que você pode ter atribuído acidentalmente demasiadas colunas de hierarquia de nível a um participante e precisar remover algumas. Ao incluir essas colunas, mas deixando valores em branco, você indica que esses níveis estão vazios.) O importador não ignorará nenhuma coluna que você inclua na importação, mesmo que todos os participantes tenham um valor em branco para ele.

Atenção: a hierarquia só será atualizada quando você importar um arquivo contendo todos os metadados em sua hierarquia. Por exemplo, se você usou Identificador exclusivo, ID do gerente, ID da unidade organizacional e Descrição da unidade organizacional para criar sua hierarquia, todas as 4 colunas precisarão estar presentes em uma importação para acionar uma alteração em sua hierarquia. Você não precisará de metadados não relacionados à hierarquia, como Idade ou Prazo do contrato.

Qdica: Se um participante for atualizado com um novo valor para E-mail, o nome de usuário dele também será atualizado para corresponder ao novo endereço de e-mail. Isso acontecerá a menos que um dos seguintes seja verdadeiro:

O nome de usuário do participante foi especificado em uma coluna separada intitulada Nome de usuário.
O nome de usuário do participante foi alterado manualmente na janela de informações do participante, na guia Diretório de funcionários ou Admin para que não corresponda mais ao endereço de e-mail.

Enviando atualizações de metadados para respostas e painéis

Qdica: Esses métodos só funcionam para projetos de pesquisa e engajamento de funcionários ad hoc. Os participantes do ciclo de vida não têm essas opções. Consulte mais sobre Tipos de projeto EX.

Se você fez alterações nas informações dos participantes importando novos metadados ou por meio da janela de informações do participante, convém garantir que essas atualizações sejam refletidas nos dashboards e nas respostas. Existem várias formas de atualizar os metadados do participante, dependendo do nível de edições que você efetuou:

Você pode atualizar os participantes um de cada vez na guia Participantes, usando o menu suspenso à direita do respectivo nome.

Se você atualizou apenas alguns participantes, poderá atualizar os metadados selecionando as pessoas que deseja atualizar, clicando em Ações em massa e selecionando Atualizar respostas com os metadados atuais.

Se você fez muitas alterações em muitos participantes, você pode atualizar todos os metadados em Ferramentas.

Aviso: as alterações feitas nos metadados de um participante em um projeto não se refletirão no diretório de funcionários nem alterarão os metadados do participante em projetos históricos. As modificações de metadados são específicas do projeto no qual a modificação é efetuada.

Metadados

Advertência: existem determinados caracteres que os nomes e valores de metadados não suportam, bem como outras convenções de nomes a serem consideradas. Consulte Máximo de caracteres e Caracteres aceitos para obter orientação.

Ao adicionar participantes, seu arquivo deve conter metadados. Os metadados são variáveis que contêm informações sobre seus participantes, como número de identificação do funcionário, função na empresa ou data de início. Os metadados podem ser usados para criar sua hierarquia no Employee Engagement ou para filtrar dados em seus painéis no Employee Lifecycle e Engagement.

Qdica: Esqueceu de carregar certos metadados antes da coleta de dados? Confira nossa seção sobre Atualização de participantes.

Em um arquivo importado, os metadados são representados como uma coluna de dados. O cabeçalho se torna o nome da variável no Qualtrics.

Exemplo: ID do empregado e ID do gerente são metadados utilizados na criação de hierarquias pai-filho (EE). Digamos que, na minha empresa, meu número de funcionário é 831 e o número de funcionário do meu gerente é 909. Ao adicionar a mim mesmo como participante, minha coluna ID de funcionário diria que 831 e minha coluna ID de gerente diria 909.

Exemplo: em seu painel Engajamento de funcionários ou Ciclo de vida, você deseja fornecer comparações de dados de todos os departamentos diferentes em relação a um desempenho de linha de base do engajamento. Quando você adiciona seus participantes, deve incluir uma coluna Departamento com as informações de departamento de cada um dos seus funcionários para que essas informações sejam salvas no projeto e você possa gerar essas comparações em seu painel de instrumentos assim que os dados de engajamento forem coletados.

Removendo participantes

Existem algumas formas diferentes de remover participantes. Um é um método manual em que você seleciona participantes e os remove por páginas da guia Participantes. O outro é um processo de importação conveniente no qual você pode carregar uma lista de códigos exclusivos para os participantes que deseja remover.

Atenção: ao remover um participante de um projeto, você removerá os dados de resposta dele do projeto. Isso significa que ele não estará mais disponível nos painéis correspondentes. Remova um participante somente se tiver certeza de que deseja perder esses dados ou se tiver confirmado que nenhuma resposta foi coletada.

Movimentação manual

Se desejar, pesquise para restringir os participantes que você vê.
Selecione os usuários que deseja remover.
Clique no menu suspenso Ações em massa.
Selecione Remover participantes selecionados.
Digite “Remover”.
Clique em Remover participante(s).

Qdica: Você só pode excluir usuários juntos se eles estiverem na mesma página da guia Participantes. Se você for para a próxima página, todas as seleções feitas na página anterior serão desmarcadas.

Remoção em massa por meio de importação

Certifique-se de não ter nenhum participante selecionado.
Vá para as ações Em massa.
Selecione Remover participantes.
Clique em Fazer download para exportar um CSV de modelo para importação.
Insira os IDs correspondentes na coluna Identificador único. Salve seu arquivo.
Qdica: Se você não estiver familiarizado com os IDs exclusivos dos participantes, convém exportar sua lista de participantes.
Clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo.
Clique em Remover participantes.

Você pode remover até 25.000 participantes de uma vez com esse método. Se você precisar remover mais de 25.000 participantes, precisará realizar várias remoções.

Perguntas frequentes

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