Gerenciamento de Distribuição de e-mail

Sobre o gerenciamento de distribuição de e-mails d 

Depois de enviar os convites pesquisa por e-mail através Qualtrics, você verá um bloco com as informações de distribuição e as ações que pode realizar em relação a elas. Aqui você pode visualizar os detalhes da distribuição, enviar e-mails Lembrete e de agradecimento, cancelar ou excluir distribuições e fazer o download do histórico de distribuição. Essas diferentes opções permitem que você gerencie sua distribuição de e-mails e monitore o progresso.

Qdica: O status de inscrição/cancelamento de inscrição do contato não está incluído no histórico de distribuição nem no status de distribuição. Para saber isso, consulte “Como visualizar o status da assinatura”.

Visão geral das opções de distribuição

Atenção: Não é possível visualizar distribuições com mais de 3 anos.

Sempre que o envio de uma distribuição de e-mails é agendado, ela é exibida como uma distribuição separada na seção “E-mails”. Em cada distribuição, você encontrará informações relevantes sobre o status dos e-mails e pesquisas enviadas.

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Clique nos três pontos ao lado de uma distribuição para visualizar opções adicionais para cada uma delas:

• Mostrar detalhes da distribuição:  Visualizar detalhes e métricas da distribuição. Você também pode clicar em uma distribuição para abrir esses detalhes.
• Observação: essa opção só aparece se você tiver programado o envio da sua distribuição para uma data futura. Edite sua mensagem de e-mail, seus destinatários e muito mais.
• Mensagem de revisão: Essa opção só aparece se a distribuição por e-mail já tiver sido enviada. Aqui, você pode dar uma olhada na mensagem que enviou, incluindo as opções avançadas selecionadas.
• Adicionar um lembrete: programe o envio de um e-mail de lembrete para os participantes que ainda não concluíram a pesquisa.
• Histórico de downloads: Baixe os links, as datas de validade dos links e o status de todos os endereços de e-mail da lista de distribuição. Consulte a página “Status de Distribuição ” para ver uma lista de todos os status possíveis e o que eles significam.
• Excluir: essa opção só aparece se a distribuição de e-mails ainda não tiver sido enviada.

Detalhes e métricas de distribuição

Clique em uma distribuição específica ou clique no menu de três pontos e selecione “Mostrar detalhes da distribuição ” para visualizar os detalhes e as métricas da sua distribuição. As seguintes informações estão disponíveis ao visualizar os detalhes da distribuição:

1. Pesquisa: A pesquisa que foi enviada na distribuição.
2. Enviar para: a pessoa ou lista de contatos para a qual sua distribuição foi enviada e o número total de contatos na distribuição.
3. Hora de envio: a data e a hora em que a distribuição foi enviada. Se a distribuição ainda não tiver sido enviada, o horário agendado será listado em azul. O fuso horário corresponderá ao definido para sua conta.
4. Status: O status da distribuição.
5. Tipo de link: O tipo de link que foi enviado.
6. Validade do link: A data de validade dos links da pesquisa, caso tenha sido definida.
7. ID da distribuição: O ID da distribuição.
8. Revisar mensagem: Clique aqui para revisar o assunto e o conteúdo do e-mail que foi enviado.
9. Alterar a validade do link: Clique aqui para alterar a data de validade dos links da pesquisa da sua pesquisa.

As seguintes métricas estão disponíveis ao visualizar uma distribuição:

Clique em “Mostrar descrições das métricas” para visualizar as descrições de cada tipo de métrica.

Qdica: Para obter mais informações sobre os status dos e-mails, como e-mails enviados, devolvidos ou com falha, consulte a página “Status de distribuição ”.

Visualização e edição de uma Distribuição

Dependendo do fato de sua distribuição já ter sido enviada, você poderá visualizar a mensagem que foi enviada ou editá-la antes de ser enviada.

Visualização de distribuições enviadas

Se o seu e-mail já tiver sido enviado, você não poderá fazer nenhuma alteração nele, mas poderá ver para qual lista de contatos ele foi enviado, quando foi enviado, qual mensagem foi usada e outras configurações que você possa ter aplicado.

Clique no menu com os três pontos à direita do bloco de distribuição e selecione “Mostrar detalhes da distribuição”.

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Ao visualizar os detalhes da distribuição, clique em “Revisar mensagem” para ver mais detalhes.

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Você poderá visualizar muitos detalhes da mensagem enviada, inclusive os e-mails De e Responder a, a hora em que foi enviada, o indivíduo, a mensagem na íntegra e quaisquer opções avançadas adicionais que você tenha definido.

Esse resumo de distribuição não inclui o idioma em que o e-mail foi enviado. Isso ocorre porque os e-mails podem ser enviados em vários idiomas na mesma distribuição. Em vez disso, verifique se o seu convite é uma mensagem traduzida biblioteca e se os destinatários têm seus idiomas especificados.

Atenção: Se você usou uma mensagem salva Biblioteca em seu e-mail, mas modificou a mensagem depois que a Distribuição foi enviada, ao visualizar a distribuição, você verá a versão salva mais recente da mensagem em vez da mensagem que foi enviada.

Atenção: Se você agendar um e-mail com uma mensagem Biblioteca e depois excluir a mensagem salva da biblioteca, a distribuição não será enviada e você receberá um erro. Se você clicar na distribuição, verá a mensagem “A mensagem foi excluída”. É possível excluir mensagens da biblioteca após o envio das distribuições, mas, ao visualizar a distribuição posteriormente, ainda aparecerá a mensagem “A mensagem foi excluída”.

Edição de distribuições programadas

Se o e-mail ainda não tiver sido enviado, você poderá fazer as alterações que desejar, como atualizar a mensagem, a data de envio, os destinatários ou o tipo de link.

Clique no menu com os três pontos à direita do bloco de distribuição.

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Selecione Edit.

 Clique em “Editar” ao lado de uma seção para fazer alterações no seu convite. Para obter mais detalhes sobre as configurações de convite, como tipos de link, perguntas embutidas e configuração de endereços personalizados no campo “De”, consulte “Envio de convites Pesquisa por e-mail”.

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Clique em Salve (Salvar).

Download do histórico de Distribuição

Atenção: A capacidade de fazer download do histórico de distribuição será desativada se você definir o tipo de link de e-mail como Anônimo.

Atenção: Todos os usuários podem fazer download do histórico de distribuição de e-mails de convite para pesquisa. Se você tiver acesso ao Diretório XM ou à nova experiência de contatos, também poderá fazer o download do histórico de distribuição de e-mails lembrete e de agradecimento.

O histórico de distribuição é uma lista de todos os destinatários de uma distribuição, juntamente com o status atual de cada convite pesquisa e o link individual gerado para eles. Esse histórico que pode ser baixado permite investigar quais destinatários específicos iniciaram o pesquisa, quais terminaram e quais não estão recebendo o convite pesquisa. Você pode fazer o download de todas as suas distribuições em um único arquivo ou pode fazer o download do histórico de uma única distribuição.

Qdica: O histórico de distribuição faz referência à lista de contatos no momento em que você faz o download do histórico. Se os contatos foram excluídos após a distribuição do pesquisa, o histórico de distribuição baixado não será preciso para os contatos excluídos.

Qdica: O download do histórico gera links com status para os questionados com base no status deles quando a distribuição foi criada. O novo download do histórico atualizará os status. Se uma lista ou segmento tiver sofrido alterações desde o envio original da distribuição e você quiser criar novos links personalizados para a lista ou segmento atualizado, é necessário criar uma nova distribuição.

Download do histórico para várias distribuições

Você pode fazer o download do histórico de distribuição de distribuição de várias distribuições de uma só vez:

Use os filtros From e To no canto superior esquerdo para selecionar um intervalo de datas de interesse. Somente as distribuições que foram enviadas dentro do intervalo de datas serão incluídas na exportação.

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Qdica: É possível baixar o histórico dos últimos 15 meses; se você selecionar um intervalo de datas superior a 15 meses, a exportação histórico de distribuição não será realizada.

Clique em Histórico de downloads.

Selecione um delimitador para o arquivo baixado.

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Clique em Download. Será baixado um histórico completo de cada distribuição referente ao período selecionado, incluindo convites e lembretes.

Será exibida uma mensagem informando que o download foi iniciado. Dependendo do tamanho de suas distribuições, pode demorar um pouco para que esse arquivo seja processado. Para acessar seu arquivo de download, vá para Downloads.

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Localize seu arquivo na lista e clique em Download para salvá-lo em seu computador.

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Isso gerará um arquivo contendo o status de cada destinatário para todas as distribuições de uma pesquisa. Se você tiver acesso ao Diretório XM ou à nova experiência de contatos, a opção Download History permitirá que você faça o download de um arquivo contendo o status de cada destinatário na distribuição.

Atenção: É possível exportar um máximo de 10.000 distribuições ou um máximo de 1 milhão de contatos em um único arquivo histórico de distribuição. Se a sua exportação ultrapassar esse limite, o download será dividido em vários arquivos.

Atenção: Não é possível baixar o histórico de várias distribuições se pelo menos uma delas tiver uma lista com mais de 1 milhão de contatos.

A seção Downloads contém as seguintes informações sobre a sua distribuição:

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• Canal: O tipo de distribuição que está associado a cada resposta registrada. Consulte Distribuições para obter uma lista dos possíveis canais distribuição.
• Intervalo de datas de Distribuição: Isso mostrará o intervalo de datas selecionado para a exportação histórico de distribuição.
• Data: A data em que o histórico de distribuição foi baixado.
• Status: O status do download histórico de distribuição. Os valores possíveis incluem:
  • Bem-sucedido: O download foi bem-sucedido.
  • Em andamento: O download está em andamento. Você verá uma porcentagem de progresso entre parênteses.
  • Exportação parcial: Se o seu download exceder o limite de tamanho, ele será automaticamente dividido em vários arquivos de download. A "exportação parcial" exibe o intervalo de datas completo do download selecionado. Abaixo da exportação parcial estarão os vários arquivos de download que compõem sua seleção.

  • Em espera: O download está pausado. Clique em Resume (Continuar ) na coluna Actions (Ações) para continuar o download.

    

    Qdica: O Qualtrics processará até três downloads por vez. Se a sua exportação exceder três arquivos de download (por exemplo, se contiver mais de 30.000 distribuições), os downloads adicionais ficarão em espera e você poderá retomar o download assim que os três primeiros forem concluídos.

  • Falhou: O download não pôde ser concluído. Tente fazer o download das distribuições novamente.
• Ações: O arquivo histórico de distribuição estará disponível nessa coluna quando o download for bem-sucedido.

Qdica: na guia Downloads, você pode visualizar qualquer um dos downloads histórico de distribuição de uma exportação de várias distribuições.

O arquivo baixado para todas as distribuições inclui o seguinte para cada respondente:

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• ID Distribuição: O código de identificação exclusivo atribuído a cada distribuição. Isso indicará a qual distribuição específica a resposta está conectada.
• Data de envio Distribuição: A data e a hora em que a distribuição foi enviada inicialmente.
• ID Diretório: O ID do diretório usado.
• Id de resposta: O código de identificação exclusivo atribuído a cada resposta registrada. Esse campo só será preenchido quando o destinatário tiver concluído pesquisa.
• Sobrenome: O sobrenome do destinatário, tal como aparece na lista de contatos.
• Nome: O nome do destinatário, tal como aparece na lista de contatos.
• ID do Contato: O ID do contato em um nível diretório, independentemente da lista de destinatários.
• Id de pesquisa: O ID de um contato específico em uma lista de destinatários específica.
• ID Transação: Se essa distribuição fizer parte de um lote de transação, esse campo lista o ID transação.
• Referência de dados externos: A referência de dados externos do destinatário, conforme aparece na lista de contatos. Esse não é um campo obrigatório.
• Endereço de e-mail: O endereço de e-mail do destinatário.
• Canal: O tipo de distribuição que está associado a cada resposta registrada. Consulte Distribuições para obter uma lista dos possíveis canais distribuição.
• Tipo de mensagem: O tipo de mensagem enviada ao destinatário. Esse campo informará se a resposta está associada a um convite, lembrete ou agradecimento. Para obter mais informações, consulte Distribuições de e-mail e Lembrete e e-mails de agradecimento.

• Status: A condição atual do convite pesquisa do respondente. Consulte a página Status Distribuição para obter uma lista de todos os status possíveis e o que eles significam.

  

  Qdica: Os arquivos de exportação podem apresentar um status adicional,Pesquisa reaberta”, que indica que o respondente iniciou a pesquisa e a fechou, mas depois a reabriu para continuar mais tarde.

• Motivo da rejeição: se o e-mail for rejeitado, esse campo incluirá o motivo da rejeição do e-mail.
• Enviado para: O endereço de e-mail para o qual a distribuição foi enviada.
• ID da regra de frequência de Contato: A ID interna da regra frequência de contato, se estiver em vigor para essa distribuição.
• Frequência de Contato excedida: Indica se a distribuição excedeu as regras frequência de contato para o contato. Esse campo terá o valor TRUE (distribuição excedeu as regras frequência de contato e, portanto, o contato não recebeu a distribuição) ou FALSE (distribuição não violou nenhuma regra frequência de contato ).
• Data de término: A data e a hora em que o destinatário terminou a pesquisa.
• Link: O link da pesquisa pessoal do destinatário. O arquivo distribuição de download conterá os links exatos que foram enviados aos destinatários pesquisa.

• Expiração do link: A data e a hora em que o link da pesquisa do destinatário expira (para aqueles que não terminaram a pesquisa).

  

  Qdica: Mesmo que esse link não tenha expirado, você pode perceber que ele não está funcionando porque a resposta expirou de acordo com as configurações pesquisa incompletas ou com a data disponibilidade da pesquisa.

Qdica: os horários nesse arquivo são apresentados no zona horário e no formato UTC, em vez de corresponderem ao zona horário selecionado nas configurações da conta sua conta.

Download do histórico de uma Distribuição

Para baixar o histórico de distribuição, acesse o menu de três pontos à direita de qualquer bloco de distribuição e selecione “Baixar histórico”.

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Escolha se deseja baixar o histórico da distribuição selecionada ou de todas as distribuições relacionadas.  Ao selecionar “Distribuições selecionadas”, será feito o download do histórico de todas as distribuições selecionadas. Os status na distribuição refletirão o resultado final de quaisquer distribuições iniciais e lembretes que tenham sido enviados.  Ao selecionar “Todas as distribuições relacionadas” , também será baixado o histórico de todos os lembretes relacionados à distribuição. Isso permite que você veja se uma resposta pesquisa veio do seu convite inicial ou de um e-mail de lembrete.

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Você também pode visualizar o histórico dos e-mails de lembrete. Além disso, você pode ver qual mensagem foi enviada clicando no menu suspenso e selecionando “Revisar mensagem”. Se você tiver acesso ao Diretório XM ou à nova interface de contatos, também terá a opção “Baixar histórico”, que permitirá baixar um arquivo contendo o status de cada destinatário na distribuição. Se sua distribuição inicial de e-mail tiver uma alta taxa de reclamações, seu lembrete terá o status de Falha.  Consulte “Códigos de erro de distribuição” para obter mais informações.

O histórico de distribuição dos convites pesquisa inclui o seguinte para cada respondente:

• ID da resposta: o código de identificação exclusivo atribuído a cada resposta registrada. Esse campo só será preenchido quando o destinatário tiver concluído pesquisa.
• Sobrenome: O sobrenome do destinatário, tal como aparece na lista de contatos.
• Nome: O nome do destinatário, tal como aparece na lista de contatos.
• ID do Contato: O ID do contato em um nível diretório, independentemente da lista de destinatários.
• Id de pesquisa: O ID de um contato específico em uma lista de destinatários específica.
• ID Transação: Se essa distribuição fizer parte de um lote de transação, esse campo lista o ID transação.
• Referência de dados externos: A referência de dados externos do destinatário, conforme aparece na lista de contatos. Esse não é um campo obrigatório.
• E-mail: O endereço de e-mail do destinatário.
• Canal: O canal distribuição.
• Status: A condição atual do convite pesquisa do respondente. Consulte a página Status Distribuição para obter uma lista de todos os status possíveis e o que eles significam.
• Motivo da rejeição: O motivo pelo qual a distribuição foi devolvida, caso tenha sido devolvida.
• Enviado para: Para quem a distribuição foi enviada.
• ID da regra de frequência de Contato: A ID interna da regra frequência de contato, se estiver em vigor para essa distribuição.
• Frequência de Contato excedida: Indica se a distribuição excedeu as regras frequência de contato para o contato. Esse campo terá o valor TRUE (distribuição excedeu as regras frequência de contato e, portanto, o contato não recebeu a distribuição) ou FALSE (distribuição não violou nenhuma regra frequência de contato ).
• Data de término: A data e a hora em que o destinatário terminou a pesquisa.
• Link: O link da pesquisa pessoal do destinatário.

• Expiração do link: A data e a hora em que o link da pesquisa do destinatário expira (para aqueles que não terminaram a pesquisa).

  

  Qdica: Mesmo que esse link não tenha expirado, você pode perceber que ele não está funcionando devido à expiração da resposta, conforme definido nas configurações de respostas incompletas pesquisa ou na data disponibilidade da pesquisa.

Exclusão de uma distribuição

Somente as distribuições que ainda não foram enviadas podem ser excluídas. Isso impedirá que a distribuição seja enviada.

Para excluir uma distribuição, clique no menu com os três pontos à direita e selecione “Excluir”.

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Ativação de notificações de integridade Distribuição

Atenção: Essa notificação é ativada no nível do usuário; qualquer usuário que queira receber uma notificação de distribuição para um pesquisa específico terá que ativar esse característica em sua própria conta.

As notificações de distribuição permitem que você receba um resumo semanal por e-mail de todas as distribuições recentes enviadas para uma pesquisa ativa específica, incluindo e-mails de agradecimento de lembrete e de agradecimento. Isso pode ser útil para ter uma visão geral da eficácia de suas distribuições e se há algo que possa ser feito para melhorá-las no futuro. As notificações são enviadas nas manhãs de terça-feira e contêm dados da semana anterior (de segunda a domingo).

Qdica: essa notificação é enviada apenas para pesquisas ativas; se a sua pesquisa não estiver mais ativa, você deixará de receber um e-mail semanal.

Qdica: As notificações serão enviadas para o endereço de e-mail associado à sua conta de usuário Qualtrics.

Siga estas etapas para ativar as notificações de distribuição para um pesquisa:

Navegue até o pesquisa para o qual deseja ativar as notificações.

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Vá para a guia Distribuições.

Selecione Emails.

Ative a opção Get a weekly email summary of messages sent, failed and bounced (Obter um resumo semanal por e-mail das mensagens enviadas, com falha e devolvidas).

Repita essas etapas para cada pesquisa para o qual deseja rastrear as métricas distribuição.

Qdica: Se as notificações de distribuição estiverem ativadas para vários questionários, você receberá apenas um e-mail com métricas de todos os questionários nos quais está inscrito.

O resumo semanal exibe quantos e-mails com convites pesquisa foram enviados, falharam ou foram devolvidos na última semana, bem como a taxa de devolução e como ela se compara à média de uma determinada pesquisa.

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Para cancelar a inscrição nessas notificações, desative a configuração na guia “Distribuições” ou clique em “Cancelar inscrição” na parte inferior do e-mail. O cancelamento da assinatura impedirá que você receba essa notificação para todas as pesquisas de uma só vez.

Remover endereços de e-mail com erros de entrega frequentes

Quando você envia uma distribuição que é devolvida, isso pode afetar sua pontuação de remetente. Ter uma pontuação de remetente mais baixa significa que seus e-mails são mais propensos a serem marcados automaticamente como spam. O gerenciamento de e-mails com erro de entrega no seu diretório e listas de destinatários protegerá a sua pontuação de remetente para garantir entregas confiáveis. Esta seção explica como identificar e-mails com erro de entrega para que você possa remover esses endereços dos seus registros.

As páginas a seguir contêm mais informações sobre cancelamento e exclusão de contatos:

• Edição de contatos Diretório: Para cancelar adesão ou excluir contatos do seu diretório.
• Gerenciamento de contatos em uma Lista de mala direta: Para cancelar adesão ou excluir contatos de uma lista de destinatários Diretório XM, mas não do diretório.

Recursos adicionais para solução de problemas

Se você tiver dúvidas sobre a capacidade de entrega de e-mails, consulte também as páginas a seguir:

• Solução de problemas de distribuição de e-mail: Um guia para melhorar a capacidade de entrega de e-mails.
• Mensagens de erro de Distribuição de e-mail: O Qualtrics possui mensagens que permitem que você saiba o que precisa fazer para enviar seus e-mails com sucesso. Os erros descritos nesta página ocorrem em convites pesquisa, lembretes e e-mails de agradecimento.
• Evite ser marcado como spam: Se você perceber que seus e-mails do Qualtrics estão sendo constantemente marcados como spam, há algumas coisas que você pode fazer para evitar isso.
• Como usar um endereço de remetente personalizado: O endereço de e-mail que você usa para enviar mensagens pelo Qualtrics tem grande influência na capacidade de entrega e nas taxas de abertura dos seus e-mails. O uso de seu próprio endereço de e-mail personalizado requer uma configuração cuidadosa para garantir a melhor capacidade de entrega de e-mail possível.
• Como encontrar IDs do Qualtrics: Visite esta página para saber como encontrar o ID de uma distribuição se você precisar do ID para solucionar problemas ou para usar com a API do Qualtrics,