Gerenciamento de distribuição de e-mail

Sobre o gerenciamento de distribuição de e-mail

Assim que você tiver enviaram convites para pesquisas por e-mail por meio da Qualtrics, você verá um bloco com suas informações de distribuição e ações que pode executar nelas. Aqui você pode visualizar os detalhes da distribuição, enviar e-mails de Lembrete e Agradecimento, cancelar ou excluir distribuições e baixar o histórico de distribuição. Essas diferentes opções permitem que você gerencie sua distribuição de e-mail e monitore o progresso.

Síntese de informações e opções de distribuição

Cada vez que uma distribuição de e-mail é programada para ser enviada, ela é registrada como um bloco de distribuição separado na seção E-mails. Em cada bloco de distribuição, você encontrará informações relevantes sobre o status dos e-mails e pesquisas distribuídos.

1. E-mail para a lista de contatos: a pessoa ou lista de contatos para a qual sua distribuição foi enviada e o número total de contatos na distribuição.
   Qdica: neste exemplo, a lista de contatos tem a data em que foi criada no nome. Isto não está relacionado com a data em que a distribuição foi enviada/programada para.
2. Enviado em / Programado para: A data e hora em que a distribuição foi enviada. Se a distribuição ainda não tiver sido enviada, o horário agendado será listado em azul. O fuso horário corresponderá ao definido para sua conta.
3. E-mails enviados: o número atual de e-mails entregues fora da distribuição total.
   Atenção: ocasionalmente, a distribuição mostrará um número maior de e-mails enviados do que o que aparece no histórico de e-mails baixados. Isso acontecerá quando os membros da lista de contatos que eram originalmente destinatários tiverem sido excluídos. Os contatos excluídos não aparecerão no download, mas excluir contatos não terá efeito na estatística E-mails enviados.
   Qdica: Se você vir um símbolo de aviso ao lado de Enviado, alguns de seus e-mails não foram entregues com êxito. Isso pode ser devido a e-mails com falha ou devolvidos. Consulte Status de distribuição para obter mais informações sobre o significado de cada status.
   
4. Falha nos e-mails: o número de e-mails que não saíram de nossos servidores. A causa mais comum de falha de e-mail é um endereço formatado incorretamente, como um @ ausente. Este número não inclui bouncebacks.
5. Pesquisas iniciadas: o número de pesquisas em que o destinatário clicou pelo menos no link. Isso inclui o número de pessoas que enviaram a pesquisa.
6. Pesquisas concluídas: o número de pesquisas enviadas na distribuição que foram enviadas.
7. E-mails devolvidos: o número de e-mails que foram rejeitados pelo servidor do destinatário.

   Qdica: Existem 2 tipos de bounces: bounces permanentes e bounces temporários.

   Bounces permanentes são e-mails que não podem ser entregues devido a um motivo permanente. Isso poderia incluir o endereço de e-mail não existente, o servidor de destinatário que não aceita e-mails ou o domínio não ser um domínio de e-mail real.

   Bounces temporários são e-mails que não podem ser entregues devido a motivos temporários. A caixa de entrada do e-mail do destinatário pode estar cheia, o e-mail pode ser muito grande ou o servidor de e-mail do destinatário pode estar temporariamente inoperante. O Qualtrics tenta automaticamente reenviar devoluções temporárias várias vezes e o tempo entre as tentativas pode variar. Se o e-mail ainda não puder ser entregue, o e-mail é marcado como um bounce.

8. E-mails duplicados: o número de e-mails duplicados impediu o envio. E-mails duplicados são e-mails com exatamente a mesma mensagem e destinatário que outro e-mail enviado. Por exemplo, se sua lista de contatos tiver o mesmo endereço de e-mail várias vezes, isso será visto como uma duplicata e, para evitar que toda a sua distribuição seja sinalizada como spam, o correio da Qualtrics não os enviará. Consulte a página Editando contatos em uma lista para obter ajuda na consolidação de duplicatas em sua lista de contatos.
   Qdica: Se você estiver enviando e-mails repetidos em distribuições diferentes, todos os e-mails idênticos deverão ser enviados com um intervalo de mais de 12 horas. Todos os e-mails idênticos enviados para o mesmo destino dentro de 12 horas – mesmo mediante diferentes distribuições – serão marcados como duplicados e bloqueados.
9. Reclamações: o número de notificações que os servidores da Qualtrics recebem do provedor de e-mail quando um destinatário clica em ‘Relatar Spam’ (ou equivalente) para um e-mail gerado pela Qualtrics. Consulte a página Evitar ser marcado como spam para obter mais detalhes.
   Atenção: nem todos os provedores de e-mail enviam relatórios para os servidores da Qualtrics, portanto, o número real pode ser maior.
   Qdica: é mais provável que seu e-mail seja bloqueado ou colocado em uma pasta de spam se você estiver enviando distribuições para endereços de e-mail de baixa qualidade. Certifique-se de saber quem são seus destinatários.
10. Menu Ações: ao clicar na seta da lista suspensa, você verá as seguintes opções:
    • Editar distribuição: Essa opção só será exibida se você tiver programado a distribuição para sair algum tempo no futuro. Edite sua mensagem de e-mail, seus destinatários e muito mais.
    • Exibir distribuição: Esta opção só é exibida se a distribuição por e-mail já tiver sido enviada. Aqui, você pode ver a mensagem que enviou, incluindo todas as opções avançadas que selecionou.
    • Lembrete de programação: Agende um e-mail de lembrete para seus entrevistados que ainda não concluíram.
    • Agendar mensagem de agradecimento: Agende um e-mail de agradecimento para enviar a todos os entrevistados concluídos.
    • Baixar histórico: Baixe os links, as expirações de link e o status de todos os endereços de e-mail na distribuição. Consulte a página Status de distribuição para obter uma lista de todos os status possíveis e o que eles significam.
    • Cancelar distribuição: Esta opção só aparece se a distribuição por e-mail estiver programada para o futuro. Esta opção cancela a distribuição para que ela nunca saia.
    • Interromper e excluir distribuição: Esta opção só é exibida se a distribuição de e-mail tiver sido enviada e ainda estiver no processo de envio. Isso dá a você a oportunidade de excluir a distribuição antes de ela sair. Você só terá o tempo que o e-mail for enviado antes que essa opção desapareça.
    • Eliminar distribuição: Esta opção só é exibida se a distribuição por e-mail já tiver sido enviada. A exclusão de uma distribuição exclui os links que ainda não foram clicados.

Padrão vs. Exibição compacta

Todas as mesmas informações, incluindo o menu suspenso de ações de distribuição, podem ser visualizadas em uma forma de lista mais compacta. Utilize os ícones na parte superior direita para alternar entre a visão padrão e uma visão mais semelhante à lista.

Visualização e edição de uma distribuição

Dependendo de sua distribuição já ter sido enviada, você poderá visualizar a mensagem que foi enviada ou editá-la antes de ela sair.

Visualizando distribuições enviadas

Se seu e-mail já tiver sido enviado, você não poderá fazer alterações, mas poderá ver para qual lista de contatos ele foi enviado, qual mensagem foi usada e outras configurações que você possa ter aplicado.

Clique no menu suspenso à direita do bloco de distribuição e selecione Visualizar distribuição.

Você poderá visualizar todos os detalhes da mensagem enviada, incluindo os e-mails De e Responder a, a hora em que foi enviado, o assunto, a mensagem na íntegra e quaisquer opções avançadas adicionais que você definir.

Editando distribuições programadas

Se seu e-mail ainda não tiver sido enviado, você pode efetuar as modificações que desejar, como atualizar a mensagem, a data de envio, os destinatários ou o tipo de link.

1. Clique no menu suspenso à direita do bloco de distribuição.
   
2. Selecione Editar distribuição.
3. Faça as alterações desejadas. Para mais detalhes sobre essas configurações, como tipos de link, perguntas inline e configuração de endereços “De” personalizados, consulte Enviando por e-mail convites de pesquisa.
   
4. Clique em Salvar.

Download do histórico de distribuição

O histórico de distribuição é uma lista de todos os destinatários de uma distribuição, juntamente com o status atual de cada convite de pesquisa e o link individual gerado para eles. Esse histórico que pode ser baixado permite que você investigue quais destinatários específicos iniciaram a pesquisa, quais foram concluídos e quais não estão recebendo o convite da pesquisa. Você pode baixar todas as suas distribuições para um arquivo ou baixar o histórico para uma distribuição individual.

Download do histórico para várias distribuições

Você pode baixar o histórico de distribuição para várias distribuições de uma só vez:

1. Utilize os filtros De e Até no canto superior esquerdo para selecionar um intervalo de datas de interesse.
   

Qdica: você deve escolher um intervalo de datas para baixar históricos de distribuição em massa.

• Clique em Baixar histórico.
• Será exibida uma mensagem informando que o download foi iniciado. Dependendo do tamanho de suas distribuições, pode demorar um pouco para este arquivo ser processado. Para acessar seu arquivo de download, vá para Downloads.
  
• Localize seu arquivo na lista e clique em Download para salvá-lo em seu computador.
  

Isso gerará um arquivo contendo o status de cada destinatário para todas as distribuições de uma pesquisa. Se você tiver acesso ao XM Directory ou à experiência dos novos contatos, a opção de Baixar histórico permitirá que você baixe um arquivo contendo o status de cada destinatário na distribuição.

A seção Downloads contém as seguintes informações sobre a sua distribuição:

• Canal: o tipo de distribuição que está associado a cada resposta gravada. Consulte Distribuições para obter uma lista dos canais de distribuição possíveis.
• Intervalo de datas de distribuição: isso mostrará o intervalo de datas selecionado para a exportação do histórico de distribuição.
• Data: a data em que o histórico de distribuição foi baixado.
• Status: o status do download do histórico de distribuição. Os valores possíveis incluem:
  • Êxito: o download foi efetuado com êxito.
  • Em andamento: o download está em andamento. Você verá uma porcentagem de progresso entre parênteses.
  • Exportação parcial: se o download exceder o limite de tamanho, ele será automaticamente dividido em vários arquivos de download. A “exportação parcial” exibe o intervalo de datas completo para seu download selecionado. Abaixo da exportação parcial estarão os vários arquivos de download que compõem sua seleção.
  • Suspenso: o download está pausado. Clique em Retomar na coluna Ações para continuar fazendo download.
    Qdica: A Qualtrics processará até cinco downloads de cada vez. Se sua exportação exceder cinco arquivos de download (por exemplo, contém mais de 50.000 distribuições), seus downloads adicionais estarão pendentes e você poderá continuar baixando-os assim que as cinco iniciais forem concluídas.
  • Falha: não foi possível concluir o download. Tente baixar as distribuições novamente.
• Ações: o arquivo de histórico de distribuição estará disponível nesta coluna assim que o download for efetuado com êxito.

O arquivo descarregado para todas as distribuições inclui o seguinte para cada participante:

• ID de distribuição: o código de identificação único atribuído a cada distribuição. Isso indicará a qual distribuição específica a resposta está conectada.
• Data de envio da distribuição: a data e a hora em que a distribuição foi enviada inicialmente.
• ID de diretório: o ID para o diretório utilizado.
• ID da resposta: o código de identificação exclusivo atribuído a cada resposta registrada. Este campo só será preenchido quando o destinatário terminar a pesquisa.
• Sobrenome: o sobrenome do destinatário conforme aparece na lista de contatos.
• Nome: o primeiro nome do destinatário conforme aparece na lista de contatos.
• ID de contato: o ID do contato em um nível de diretório, independentemente da lista de destinatários.
• ID da pesquisa: o ID de um contato específico em uma lista de destinatários específica.
• ID da transação: se essa distribuição fizer parte de um lote de transações, este campo listará o ID da transação.
• Referência a dados externos: a Referência de dados externos do destinatário, como aparece na lista de contatos. Este não é um campo obrigatório.
• Endereço de e-mail: o endereço de e-mail do destinatário.
• Canal: o tipo de distribuição que está associado a cada resposta gravada. Consulte Distribuições para obter uma lista dos canais de distribuição possíveis.
• Tipo de mensagem: o tipo de mensagem enviada ao destinatário. Este campo informará se a resposta está associada a um convite, lembrete ou agradecimento. Para mais informações, consulte Distribuições por e-mail e lembrete & e-mails de agradecimento.
• Status: a condição atual do convite para a pesquisa do respondente. Consulte a página Status de distribuição para obter uma lista de todos os status possíveis e o que eles significam.
• Motivo de bounce: se o e-mail for devolvido, este campo incluirá o motivo da devolução do e-mail.
• Enviado para: o endereço de e-mail para o qual a distribuição foi enviada.
• ID da regra de frequência de contato: o ID interno da regra de frequência de contato, se estiver em vigor para esta distribuição.
• Frequência de contato excedida: indica se a distribuição excedeu as regras de frequência de contato para o contato. Este campo terá um valor VERDADEIRO (a distribuição excedeu as regras de frequência de contato, por isso o contato não recebeu a distribuição), ou FALSO (a distribuição não violou regras de frequência de contato).
• Data final: a data e hora em que o destinatário concluiu a pesquisa.
• Link: o link da pesquisa pessoal do destinatário. O arquivo de distribuição de download conterá os links exatos que foram enviados aos destinatários da pesquisa.
• Vencimento do link: a data e a hora em que o link da pesquisa do destinatário expira (para aqueles que não concluíram a pesquisa).
  Qdica: Mesmo que este link não tenha expirado, você pode notar que um link não está funcionando devido à expiração da resposta sob as configurações incompletas da pesquisa ou à data de disponibilidade da pesquisa.

Download do histórico para uma distribuição

Para baixar o histórico de distribuição, vá para o menu drop-down à direita de qualquer bloco de distribuição e selecione Baixar histórico.

Você também pode visualizar os e-mails Histórico de distribuição para lembrete e Agradecimento. Se seus e-mails de Lembrete ou Agradecimento tiverem sido enviados, você poderá ver as estatísticas de distribuição à direita e a hora de envio à esquerda. Além disso, você pode ver qual mensagem foi enviada clicando no menu suspenso e escolhendo Exibir distribuição. Se você tiver acesso ao XM Directory ou à experiência dos novos contatos, também terá a opção de Baixar histórico, que permitirá baixar um arquivo contendo o status de cada destinatário na distribuição.

O histórico de distribuição para convites de pesquisa inclui o seguinte para cada participante:

• ID da resposta: o código de identificação exclusivo atribuído a cada resposta registrada. Este campo só será preenchido quando o destinatário terminar a pesquisa.
• Sobrenome: o sobrenome do destinatário conforme aparece na lista de contatos.
• Nome: o primeiro nome do destinatário conforme aparece na lista de contatos.
• Referência a dados externos: a Referência de dados externos do destinatário, como aparece na lista de contatos. Este não é um campo obrigatório.
• E-mail: o endereço de e-mail do destinatário.
• Status: a condição atual do convite para a pesquisa do respondente. Consulte a página Status de distribuição para obter uma lista de todos os status possíveis e o que eles significam.
• Data final: a data e hora em que o destinatário concluiu a pesquisa.
• Link: o link da pesquisa pessoal do destinatário.
• Vencimento do link: a data e a hora em que o link da pesquisa do destinatário expira (para aqueles que não concluíram a pesquisa).
  Qdica: Mesmo que este link não tenha expirado, você pode notar que um link não está funcionando devido à expiração da resposta sob as configurações de resposta incompletas da pesquisa ou à data de disponibilidade da pesquisa.

Se você tiver o XM Directory, sua exportação conterá os seguintes campos adicionais:

• ID de contato: o ID do contato em um nível de diretório, independentemente da lista de destinatários.
• ID da pesquisa: o ID de um contato específico em uma lista de destinatários específica.
• ID da transação: se essa distribuição fizer parte de um lote de transações, este campo listará o ID da transação.
• ID da regra de frequência de contato: o ID interno da regra de frequência de contato, se estiver em vigor para esta distribuição.
• Frequência de contato excedida: indica se a distribuição excedeu as regras de frequência de contato para o contato. Este campo terá um valor VERDADEIRO (a distribuição excedeu as regras de frequência de contato, por isso o contato não recebeu a distribuição), ou FALSO (a distribuição não violou regras de frequência de contato).

Cancelando ou excluindo uma distribuição

Cada distribuição oferece a opção de cancelá-la ou excluí-la, dependendo do status de distribuição. Para distribuições que ainda não foram enviadas, você tem a opção de cancelar e excluir a distribuição. Para distribuições que já foram enviadas, você tem a opção de remover o registro de distribuição da seção E-mails. Se uma distribuição já tiver sido enviada, a exclusão da distribuição não removerá o e-mail que você enviou das caixas de entrada dos destinatários.

Excluir a distribuição impedirá que links de pesquisa individuais que ainda não tenham sido clicados sejam acessados. (Links anônimos e de conclusão múltipla não são afetados.) Ele também removerá a opção de enviar e-mails de lembrete e agradecimento.

Para cancelar ou excluir uma distribuição, abra o menu suspenso à direita e selecione Cancelar e excluir distribuição ou Excluir distribuição.

Interromper e excluir distribuição

A opção Interromper e excluir distribuição só é exibida se a distribuição de e-mail estiver Enviando atualmente (consulte a captura de tela abaixo), o que significa que você clicou em Enviar, mas a distribuição ainda não chegou às caixas de entrada dos destinatários. Isso dá a você a oportunidade de excluir a distribuição antes de ela sair. Você só terá o tempo que o e-mail for enviado antes que essa opção desapareça.

Ativação de notificações de estado da distribuição

As notificações
de estado da distribuição permitem que você receba um resumo semanal por e-mail de todas as distribuições de e-mail recentes enviadas para uma determinada pesquisa ativa, incluindo e-mails de lembrete e agradecimento. Isso pode ser útil para ver uma visão geral da eficácia de suas distribuições e se houver algo que você possa fazer para melhorá-las no futuro. As notificações são enviadas na terça-feira de manhã e contêm dados da semana anterior (de segunda a domingo).

Siga estas etapas para ativar notificações de distribuição para uma pesquisa:

1. Navegue até a pesquisa para a qual você deseja ativar as notificações.
2. Vá para a guia Distribuições.
3. Selecione E-mails.
4. Ative Obter um resumo semanal por e-mail das mensagens enviadas, com falha e devolvidas.
5. Repita essas etapas para cada pesquisa para a qual deseja monitorar as métricas de distribuição.
   Qdica: se as notificações de distribuição estiverem ativadas para várias pesquisas, você receberá apenas um e-mail com métricas para todas as pesquisas em que está inscrito.

O resumo semanal exibe quantos e-mails com convites de pesquisa foram enviados, falharam ou voltaram na última semana, bem como a taxa de rejeição e como ela se compara à média de uma determinada pesquisa.

Para cancelar a inscrição dessas notificações, desative a configuração na guia Distribuições ou clique em Cancelar inscrição na parte inferior do e-mail. Cancelar a inscrição impedirá que você receba essa notificação para todas as pesquisas de uma só vez.

Recursos adicionais de solução de problemas

Se você tiver perguntas sobre a capacidade de entrega de e-mails, certifique-se de consultar também as seguintes páginas:

• Solução de problemas de distribuições de e-mail: um guia para melhorar a capacidade de entrega de e-mails.
• Mensagens de erro de distribuição de e-mail: a Qualtrics incorporou mensagens para informar o que você precisa fazer para enviar seus e-mails com sucesso. Os erros descritos nesta página ocorrem para convites para pesquisas, lembretes e e-mails de agradecimento.
• Evite ser marcado como spam: se você achar que seus e-mails da Qualtrics estão consistentemente marcados como spam, há algumas coisas que você pode fazer para evitar isso.
• Usando um Endereço “De” personalizado: o endereço de e-mail usado para enviar mensagens de e-mail da Qualtrics tem um grande efeito na capacidade de entrega e nas taxas de abertura de e-mails. O uso de seu próprio endereço de e-mail personalizado requer configuração cuidadosa para garantir a melhor entrega de e-mail possível.
• Localizando IDs da Qualtrics: Visite esta página para saber como encontrar o ID de uma distribuição se você precisar do ID para solução de problemas ou para usar com a API da Qualtrics,

Perguntas frequentes