Melhores práticas da Salesforce

Melhores práticas de extensão do Salesforce

Ao configurar qualquer novo sistema automatizado, o planejamento é essencial para garantir que você possa tirar o máximo proveito dele. Esta página oferece sugestões para configurar seu ambiente Salesforce e gerenciar suas pesquisas para efeito máximo. Observe que o proprietário da pesquisa deve ser o responsável pela configuração da extensão Salesforce.

Gerenciando seus dados no Salesforce

Ao trabalhar no Salesforce, o gerenciamento adequado dos dados é essencial. Aqui estão algumas dicas de como aproveitar ao máximo os dados da sua pesquisa. Seguindo essas etapas, você pode manter as respostas históricas da pesquisa, relacioná-las a cada registro relevante e estar pronto para agregar os dados da pesquisa em seus relatórios do Salesforce.

• Considere o uso de um objeto personalizado para armazenar suas respostas. Esse objeto pode ser conectado aos seus objetos Contato, Conta ou Caso, ou a qualquer outro objeto para o qual você possa estar enviando pesquisas por meio de Pesquisa ou Detalhe mestre. Isso permitirá que você armazene dados históricos da pesquisa em uma lista relacionada quando um entrevistado responder à pesquisa várias vezes, e você também poderá filtrar esses objetos no Salesforce.
• Se você quiser agregar dados em um registro pai (como uma Conta), certifique-se de relacionar seu objeto Resposta da pesquisa a um campo Detalhe mestre. Isso dará a você acesso a ferramentas poderosas, como Resumos de rollup, que podem agregar automaticamente os dados da pesquisa. Para obter mais detalhes sobre como usar essas ferramentas, certifique-se de conferir a documentação de suporte do Salesforce.

E se você tiver várias pesquisas integradas?

Se você estiver trabalhando com várias pesquisas integradas, pode não fazer sentido ter um objeto estático de Resposta de pesquisa. Aqui estão algumas sugestões de como gerenciar isso:

• Se você só tiver algumas pesquisas e não prever a criação de mais, considere a criação de vários objetos de pesquisa (por exemplo, um objeto Feedback CSAT e um objeto Feedback do comprador recente).
• Se você tiver várias pesquisas e quiser se preparar para a possibilidade de mais, considere usar um objeto de Resposta de pesquisa com vários tipos de registro. Cada tipo de registro pode ser personalizado no Salesforce para exibir apenas campos relevantes para cada pesquisa respectiva. Depois de criar seus tipos de registro, siga estas instruções para informar à Qualtrics como saber qual tipo de registro usar:
  1. Crie um fluxo de trabalho de mapeamento de respostas para seu objeto Resposta de pesquisa.
  2. Para um dos campos que você cria no mapeamento, selecione Tipo de registro e, em seguida, para o tipo de valor que você passará, selecione Valor indicado.
  3. Volte para o ambiente Salesforce. Navegue para Configuração e, em seguida, Criar. Selecione Objetos, Resposta da pesquisa e depois Tipos de registro. Clique no nome do tipo de registro.
     
  4. No URL, você verá “RecordTypes/” seguido pelo ID do seu tipo de registro. Copie esse valor e retorne para a Qualtrics.
     
  5. Cole o ID do tipo de registro na caixa de valor especificada.
     

Transição da sua pesquisa do sandbox para a produção

A maioria das organizações usa um ambiente Sandbox no Salesforce para testar novos sistemas antes da entrada em operação. Como falamos em nossa página sobre alternando ambientes do Salesforce, pode ser útil ter uma conta Qualtrics conectada ao Sandbox e uma (ou mais) conectadas ao seu ambiente operacional. Quando você terminar de testar uma pesquisa no sandbox e estiver pronto para entrar em operação, as etapas abaixo ajudarão você a passar por:

1. Identifique a conta para a qual você precisa mover a pesquisa. Pode ser uma conta já associada ao ambiente operacional ou uma conta nova, não associada.
2. Mova a pesquisa. Você pode fazer isso exportar a pesquisa e Importando-oou fazendo atividades regulares mudança de pesquisa administrativa.
3. Abra o Mapeamento de respostas na nova conta. Se a conta não estiver associada a um ambiente Salesforce, acessar o ambiente correto do Salesforce.
4. Dê uma olhada dupla no Mapeamento de respostas para garantir que o mapeamento ainda está correto. Isso é importante caso os campos sejam diferentes entre seus ambientes sandbox e de produção.
5. Abra o Acionar e enviar pesquisa por e-mail entrada de menu. Há uma diferença fundamental a observar ao configurar isso. O URL da mensagem de saída será diferente, uma vez que a pesquisa está em uma nova conta. Copie este URL e implemente-o em sua ação do fluxo de trabalho no novo ambiente.
   

Uso do Salesforce em fluxos de trabalho

Agora que você configurou seu fluxo de trabalho Salesforce em sua conta da Qualtrics, há certos recursos da extensão Salesforce que devem estar cientes. A extensão Salesforce na Qualtrics:

• Usa v38.0 da API REST do Salesforce.
• Pode mapear respostas incompletas quando as condições são definidas no fluxo de trabalho e a resposta incompleta atende a essas condições.
• Pode vincular até cinco instâncias Salesforce em cada conta Qualtrics. Em outras palavras, cada usuário pode acessar cinco instâncias sandbox ou de produção diferentes no Salesforce.
• Grava um registro de cada vez que o workflow foi acionado, o que pode ser encontrado no reporting de workflows.
• Requer que somente o proprietário do fluxo de trabalho edite o fluxo de trabalho Salesforce. Ao fazer edições em seu fluxo de trabalho Salesforce, é importante que o usuário que configurou inicialmente o fluxo de trabalho seja o único usuário que edita o fluxo de trabalho. Se um usuário que não configurou o fluxo de trabalho tentar editá-lo, a integração com o Salesforce deixará de funcionar. Se você não for o proprietário do fluxo de trabalho do Salesforce, mas precisar editá-lo, copie o fluxo de trabalho e faça edições na cópia.

Opt-out de contatos em Salesforce e Qualtrics

Por padrão, o link de cancelamento de adesão da Qualtrics só cancelará a inscrição de respondentes de sua lista de destinatários da Qualtrics. Isso cria um problema em que o Salesforce não recebe notificação do cancelamento de adesão, o que significa que os entrevistados podem receber pesquisas adicionais via Salesforce, apesar de terem optado por cancelar as comunicações.

A solução é criar uma “pesquisa de cancelamento de adesão” usando um link anônimo que cancelará a assinatura do contato do Salesforce e da Qualtrics. A forma como fazemos isso é substituindo o link de cancelamento de adesão padrão da Qualtrics por um link “cancelar adesão” personalizado contendo duas cadeias de consulta anexadas: o ID do contato do Salesforce e o link de cancelamento de adesão da Qualtrics. Siga as etapas abaixo para concluir esta configuração.

1. Crie uma pesquisa de cancelamento de adesão separada da pesquisa que você está distribuindo. Esta pesquisa deve ter uma pergunta de texto descritivo para que o respondente saiba que foi cancelada.
   
   Qdica: É importante que seus entrevistados concluam a pesquisa de cancelamento de adesão para que eles tenham a adesão cancelada. Você pode usar uma pergunta de temporização para concluir automaticamente a pesquisa para o entrevistado para garantir que ele preencha a pesquisa de cancelamento.
2. Navegue até o fluxo da pesquisa.
3. Na parte superior do fluxo da pesquisa, adicione dois campos de dados incorporados: ContactId e OptOut. Para ContactId, deixe o valor em branco. Para OptOut, insira Verdadeiro como o valor.
   
   Atenção: seus campos devem corresponder exatamente a esses nomes.
4. Clique em Salvar fluxo.
5. Navegue para Workflows.
   
6. Clique em Criar um fluxo de trabalho.
7. Selecione Baseado em eventos para criar um novo fluxo de trabalho baseado em eventos.
8. Selecione o evento de resposta de pesquisa e conclua a configuração do evento.
   
9. Clique no sinal de mais ( + ) para adicionar outra tarefa. 
10. No novo workflow, configure uma tarefa de mapeamento de respostas para cancelar a inscrição do participante do Salesforce. Para isso, mapeie o campo incorporado OptOut para um campo de seleção de cancelamento de adesão no Salesforce.
    
11. Salve seu mapeamento de resposta.
12. No mesmo fluxo de trabalho, adicione uma tarefa do XM Directory para cancelar a inscrição do respondente da Qualtrics. Ao configurar a tarefa, selecione a opção Adicionar ao diretório XM.
    
13. Selecione a lista de destinatários para a qual você planeja distribuir.
    
14. Mapeie os campos primeiro nome, sobrenome e endereço de e-mail. Para mapear campos, clique no ícone de texto transportado {a}, selecione Campo de painéis e, em seguida, o campo de contato correspondente.
15. Ative a caixa de seleção Salvar ou atualizá-la como dados integrados nos contatos do XM Directory, Atualizar destinatário da resposta da pesquisa e Cancelar inscrição do contato.
16. Clique em Salvar.
17. Recupere o link anônimo da sua pesquisa de cancelamento de adesão.
    
18. Adicione as seguintes cadeias de consulta ao final do seu link anônimo:

    ?ContactId=${e://Field/ContactId}&OptOut=${l://OptOutURL}
    

    Qdica: o OptOutURL passa as informações necessárias para cancelar a inscrição da Qualtrics, e o ContactId tem o ID de contato do Salesforce que pode ser usado para excluir o indivíduo no Salesforce. Observe que você pode usar ContactId, AccountId ou um campo de dados integrados diferente, dependendo do objeto que você está acionando no Salesforce.
    Exemplo: depois de adicionar as cadeias de caracteres de consulta, nosso URL terá o seguinte aspecto: https://qunivocalize.co1.qualtrics.com/jfe/form/SV_5nZUqBfpCmHMzB3?ContactId=${e://Field/ContactId}&OptOut=${l://OptOutURL}
19. Navegue para a guia Fluxos de trabalho da pesquisa que você planeja enviar e comece a configurar sua pesquisa acionada pelo Salesforce, que envia a pesquisa aos entrevistados com base em um fluxo do Salesforce. Consulte a página vinculada para a configuração geral. O restante desta configuração se concentrará apenas no link de cancelamento de adesão personalizado.
    
    Qdica: Ao configurar sua distribuição, selecione a mesma lista de destinatários escolhida na tarefa do XM Directory.
20. Em seu convite por e-mail, substitua o link de cancelamento de adesão padrão pelo seu link de cancelamento de adesão personalizado.
    
21. Certifique-se de hiperligar todo este URL.
    Qdica: Se o seu link for muito longo ou invisível, você poderá alterar o Texto de exibição do seu hiperlink para torná-lo algo mais apresentável.
22. Grave sua distribuição.

Agora, quando um entrevistado clicar no link de cancelamento de adesão em seu convite, ele será enviado para sua pesquisa de cancelamento de adesão. Assim que a resposta de cancelamento de adesão for registrada, ela será automaticamente cancelada no Salesforce e na lista de contatos correspondente da Qualtrics. Observe que o link de convite da pesquisa original ainda será válido, o que significa que o entrevistado ainda pode enviar uma resposta à pesquisa. No entanto, eles permanecerão sem adesão de suas listas de contatos.