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Diretório de funcionários (EX)

Sobre o Diretório de Funcionários

Seu diretório de funcionários contém uma lista de todas as pessoas – participantes ou administradores – carregadas para uso em projetos EX. Cada pessoa pode ou não ser incluída em um projeto ou hierarquia. Pessoal adicional pode ser adicionado manualmente ou por importação em massa.

O diretório é útil porque permite que você salve muitas informações sobre pessoas para reutilização em vários projetos. Por exemplo, você pode salvar metadados, relações entre gerentes e subordinados diretos e endereços de e-mail dentro do diretório.

Para navegar até o Diretório de funcionários, utilize o menu de navegação no canto superior esquerdo para selecionar Diretórios e, em seguida, selecione Diretório de funcionários.

Qdica: Por padrão, somente Administradores da marca, Administradores EX e Administradores de insights do colaborador terão acesso ao Diretório do colaborador. Para conceder acesso a outros usuários, ative a permissão de conta Acessar diretórios. Observe que os usuários com acesso ao Diretório de funcionários poderão visualizar e modificar todas as informações pessoais e metadados de todos os usuários da sua licença.

Atenção: seu diretório contém todos os participantes e usuários de toda a sua organização! Tenha muito cuidado ao adicionar e remover pessoas, uma vez que você não está apenas adicionando ou removendo as mesmas de um único projeto.

Qdica: Gerenciar seu diretório de funcionários é uma etapa importante na distribuição de projetos EmployeeXM, já que é onde todos os participantes do projeto estão armazenados. Assim que você tiver seu diretório configurado como desejado e seus empregados forem carregados, você terá várias opções para a configuração do participante, seguida da distribuição de projetos.
Para a configuração do participante, consulte os seguintes recursos:

Para distribuição, consulte os seguintes recursos:

Janela Informações globais

Quando você clica no nome ou endereço de e-mail de uma pessoa dentro do Diretório global, isso abre a janela de informações globais. Aqui, você pode visualizar e revisar informações sobre uma determinada pessoa em seu diretório.

Informações básicas

Esta seção contém informações sobre nome, sobrenome, e-mail, identificador exclusivo e nome de login. Para editar um campo, clique diretamente à direita do nome do campo e digite o novo valor. Essa alteração será refletida na página Admin e em todos os projetos nos quais o indivíduo é participante.

Metadados

Esta seção contém informações sobre as várias partes de metadados que foram atribuídas ao participante.

Para remover um campo de metadados de um participante, passe o mouse sobre o valor do campo e selecione o X vermelho.
Para editar ou atribuir um valor a um campo de metadados, clique diretamente no valor do campo ou clique à direita do nome do campo e digite o novo valor.
Para renomear um campo somente para o participante selecionado, clique no nome do campo.
Para adicionar um novo campo de metadados para um participante, selecione Adicionar campo.

Atenção: as modificações efetuadas nos metadados no diretório não serão refletidas em projetos. A única exceção são os projetos 360 com o status Novo.

Aba Relações

A guia Relacionamentos permite que você gerencie as relações de uma pessoa em projetos 360. As relações estabelecidas aqui podem ser carregadas de forma rápida e eficiente em um projeto 360 para uso futuro.

Essas relações não afetarão de nenhuma forma os projetos de Engajamento do funcionário ou Ciclo de vida do funcionário.

Para adicionar uma relação:

Encontre uma pessoa que já esteja no diretório usando a barra de pesquisa.
Clique em Selecionar relação e determine que tipo de relação eles têm.
Clique em Adicionar.

Para remover uma relação, clique no menu suspenso ao lado de uma relação e selecione Excluir.

Ficha de registro Participação

A guia Participação exibe todos os projetos 360, Employee Engagement e Employee Lifecycle em que a pessoa está listada como participante.

Projeto: o nome do projeto.
Avaliações Recebidas: Em um projeto 360, esta é uma medida de quantos outros participantes fizeram avaliações desse assunto.
Avaliações concluídas: em um projeto 360, esta é uma medida de como as avaliações essa pessoa concluiu de si mesma e de outras pessoas. Em Engajamento do funcionário, esse número é 1, porque a pessoa completa apenas 1 avaliação por projeto.
Status: se a resposta do participante é Concluída ou Não concluída.

Pesquisa no diretório

Você pode procurar um participante desejado digitando um nome ou endereço de e-mail na barra Pesquisar ou pode usar o recurso Pesquisa avançada.

Condução de uma pesquisa avançada

Navegue até seu Diretório de funcionários em Diretórios.
Clique em Pesquisa avançada.
Selecione a partir de uma lista de critérios para filtrar.
Combinar condições clicando no sinal de mais (+) à direita de uma condição.

Adição manual de pessoas

Navegue para o Diretório de funcionários em Diretórios.
Clique em Adicionar pessoas no canto superior direito.
Selecione Adicionar pessoas.
Digite um identificador exclusivo, e-mail, nome e sobrenome.

Qdica: Sem linhas para adicionar participantes manualmente? Pressione Enter no teclado para criar uma nova linha.
Se você clicar no sinal de mais (+), pode adicionar colunas para Idioma e quantos campos de metadados desejar. Estes não são campos obrigatórios.
Atenção: se sua organização usa SSO, crie uma coluna chamada UserName ao adicionar seus contatos do diretório. Certifique-se de que você está usando o nome de usuário correto para sua organização. Por exemplo, o nome de usuário de Jane Doe na Company, Inc. pode ser jdoe@companyinc.org.
Quando terminar, clique em Adicionar.

Qdica: Esta janela também pode ser usada para editar usuários. Se você utilizar a caixa de pesquisa para encontrar usuários existentes ou inserir o e-mail exatamente como está gravado no diretório, você pode modificar o nome, o idioma e os metadados de um usuário. Quando você clica em Adicionar, em vez de criar uma pessoa duplicada, o diretório apenas atualiza a pessoa utilizando o e-mail como referência.

Importando pessoas

Em vez de adicionar pessoas manualmente, você também pode carregar uma planilha eletrônica.

Como importar pessoas

Crie uma planilha no Excel ou outro programa de planilha.
Inclua uma coluna para Identificador exclusivo. É assim que as pessoas em seu diretório são diferenciadas entre si.
Se sua organização tiver SSO, inclua uma coluna para UserName. Certifique-se de que você está usando o nome de usuário correto para sua organização. Por exemplo, o nome de usuário de Jane Doe na Company, Inc. pode ser jdoe@companyinc.org.
Adicione as colunas FirstName, LastName e Email.
Adicione outras colunas desejadas, como Idioma, Código do gerente, campos de metadados personalizados, relacionamentos 360 etc. Observe que a ordem das colunas não importa. No entanto, a ortografia, o uso de maiúsculas e minúsculas e o espaçamento são importantes.
Qdica: Confira um arquivo de exemplo clicando em Modelo CSV ou Modelo TSV. Se você decidir não usar o documento de exemplo para carregar pessoas em seu diretório, certifique-se de que os campos Identificador exclusivo, E-mail, Nome, Sobrenome, Nome do usuário, Senha e Idioma correspondam exatamente a essa formatação (incluindo espaçamento e maiúsculas) se optar por adicioná-los.
Adicione pessoas à sua planilha, com 1 linha para cada pessoa.
Salve o arquivo como um arquivo CSV (valores separados por vírgulas) ou TSV (valores separados por tabulação). Observe que o tamanho de arquivo máximo para o upload de uma lista de contatos é 100 MB.
Navegue para o Diretório de funcionários em Diretórios.
Clique em Adicionar pessoas no canto superior direito.
Selecione Importar pessoas.
Clique em Procurar e selecione o arquivo do participante em seu computador.
Se o importador detectar problemas iniciais, ele não permitirá que você continue e listará os problemas em vermelho. Leia essas descrições e faça correções no seu arquivo. Depois de salvar as alterações, clique em Procurar novamente e recarregue o arquivo.
Se nenhum problema for detectado, clique em Verificar erros.
Enquanto o importador estiver carregando, você pode retornar à sua lista de participantes.
Quando carregado, o importador resumirá quais participantes serão atualizados ou adicionados ao diretório. O importador também irá avisar se existirem erros nas suas linhas.
Se estiver satisfeito com essas alterações, clique em Finalizar importação.

Importar campos

Identificador exclusivo: o meio de diferenciar o participante de outros no diretório. Consulte Identificadores exclusivos para obter mais detalhes. Esse campo é obrigatório.
E-mail: o endereço de e-mail da pessoa. Esse campo é obrigatório.
Nome: o primeiro nome da pessoa. Esse campo é obrigatório.
Sobrenome: o sobrenome da pessoa. Esse campo é obrigatório.
Nome do usuário: o nome de usuário que uma pessoa usa para fazer login nos painéis de instrumentos, contas de administrador e muito mais. Se você não fornecer um nome de usuário, o endereço de e-mail será usado. Para organizações com SSO, uma hashtag (#) seguida pela ID da organização será adicionada ao e-mail para criar um nome de usuário.
Senha: a senha que uma pessoa usa para fazer login nos painéis de instrumentos, contas de administrador e muito mais.
ManagerID: o endereço de e-mail ou nome de usuário do gerente da pessoa.
Idioma: o idioma no qual o usuário deve ver a pesquisa. Este campo tem um conjunto predefinido de Códigos de idiomas disponíveis. EN, por exemplo, refere-se ao inglês, enquanto FR refere-se ao francês.

Você também pode adicionar quantas colunas personalizadas quiser. Essas colunas são referidas como metadados e podem ser usadas no dashboard para criar filtros e relatórios de dados mais dinâmicos.

Erros detectados

Se o importador detectar erros em sua importação, você receberá um relatório de erros que poderá baixar como um arquivo CSV. Este relatório contém informações sobre quais linhas em sua coluna contêm os erros.

Clique em Baixar relatório de erros para exibir isso.

O relatório fornecerá a linha exata do arquivo que teve o erro, o campo que teve o problema e o identificador exclusivo do participante que teve o erro.

Exemplo: carregamos acidentalmente nosso usuário com o identificador exclusivo “bp3835453” duas vezes. O identificador exclusivo e o endereço de e-mail são exatamente os mesmos em cada uma das 2 linhas. Se apagar 1 das linhas, o problema será resolvido quando voltarmos para carregar o arquivo.

Qdica: o importador de pessoas não detecta problemas específicos da hierarquia.

Erros comuns para observação

Embora esta não seja uma lista completa, aqui estão algumas dicas gerais para criar seu arquivo para ajudar você a evitar problemas ao carregar participantes:

Verifique se a primeira linha do arquivo tem UniqueIdentifier, First Name, Last Name e Email.
Seus cabeçalhos de arquivo não devem conter caracteres especiais – isso inclui caracteres que não são números ou o alfabeto inglês.
Qdica: Esta regra só se aplica a cabeçalhos, não a valores de coluna.
Os cabeçalhos não podem exceder 100 caracteres.
Seus cabeçalhos de arquivo não devem usar termos de campos existentes da Qualtrics:
- SID
- IDR
- Auditável
- EndDate
- RecordedDate
- StartDate
- Status
- Pontos
Tenha cuidado para não incluir duplicatas da mesma linha – 2 participantes não devem ter o mesmo identificador ou e-mail exclusivo.
O arquivo não deve ter mais de 200 campos de cabeçalho.
O arquivo não deve ter mais cabeçalhos do que colunas.
Certifique-se de que os valores de coluna não excedam 1000 caracteres.

Removendo pessoas

Atenção: você deve ser um administrador da marca para remover alguém do diretório de funcionários. Se você não for um Administrador da marca e quiser que alguém seja removido, entre em contato com o seu Administrador da marca.

Aviso: excluir alguém do diretório também exclui todas as suas respostas em todos os projetos! Tenha certeza de que quer remover alguém antes de fazer isso.

Removendo individualmente um colaborador de cada vez

Para remover 1 funcionário do diretório, clique na seta ao lado deles e selecione Remover do diretório.

Removendo manualmente vários empregados de uma só vez

Se você marcar a caixa ao lado de cada pessoa que deseja remover, poderá excluí-la clicando no menu à esquerda e escolhendo Remover do diretório.

Atenção: Tenha cuidado – ao lado do menu é uma opção Selecionar tudo. Se você clicar nisso, ele selecionará todas as pessoas nessa página do diretório.

Removendo muitos colaboradores de uma só vez

Utilizando uma planilha eletrônica, você pode carregar uma lista de empregados que gostaria de eliminar do diretório. Consulte Excluir pessoas do diretório.

Editando várias pessoas por vez

Usando a opção de importação, você também pode editar várias pessoas em seu diretório de cada vez. Sempre que você importa para o diretório, o diretório procura um identificador único que já tenha sido atribuído a uma pessoa. Se encontrar essa pessoa, ela a atualizará com as novas informações em vez de adicionar uma duplicata.

Além disso, você precisa ter cuidado se seu arquivo contém o campo E-mail. Este campo de e-mail será lido como o nome de usuário do participante se nenhum campo UserName for especificado. Isso pode causar problemas ao atualizar participantes em massa se os participantes compartilharem o mesmo endereço de e-mail. Recomendamos que você inclua somente o UniqueIdentifier ao atualizar participantes, a menos que precise atualizar seu endereço de e-mail ou nome de login. Se você precisar atualizar 1 desses campos, recomendamos incluir os dois na sua importação para evitar erros.

Qdica: Lembre-se de que carregar edições nos metadados do participante em um projeto é diferente de carregar edições no diretório. Para garantir que as respostas sejam atualizadas para refletir novos metadados, vá para o projeto cujas respostas você gostaria de atualizar respostas com novos metadados.

Ao importar pessoas para o diretório, você só pode adicionar aos campos existentes. Se você incluir um campo de metadados como um cabeçalho sem valores, isso apagará quaisquer valores carregados anteriormente para os participantes no arquivo. A exclusão total de uma coluna não removerá esses dados.

Exemplo: se você carregou inicialmente pessoas no diretório com metadados Idade e Departamento, decida importar outro arquivo com as mesmas pessoas, mas nenhuma coluna para Departamento, o Departamento não será removido. No entanto, se a coluna Departamento estiver incluída no arquivo e tiver valores em branco, esses metadados serão removidos para qualquer participante no arquivo.

Qdica: as edições de metadados feitas no diretório se aplicam apenas ao diretório, e as edições de metadados feitas no projeto se aplicam somente ao projeto. No entanto, se as edições forem feitas no primeiro nome, sobrenome, nome de usuário, e-mail ou identificador exclusivo, as informações serão atualizadas em toda a plataforma.

Diretório de Contatos

Ao visitar a página Diretórios, você terá 2 opções. O primeiro é o Diretório de funcionários, que fornece uma lista de possíveis participantes para seus projetos de Employee Experience. A segunda é o Diretório de contatos.

O Diretório de contatos é um recurso completamente separado do Diretório de funcionários. Em vez de conter participantes para projetos de Employee Experience, ele contém listas de entrevistados para a Plataforma de pesquisa. Esses entrevistados não têm nenhum meio de gerenciar os recursos da Qualtrics, como painéis e portais de participantes. Alguém pode ser listado no diretório Funcionário e Contatos, mas uma pessoa listada no diretório 1 não é inserida automaticamente no outro.

Os recursos específicos disponíveis no Diretório de contatos diferem com base no software que você comprou.

Qdica: Interessado em alguma das opções discutidas nesta seção? Entre em contato com o seu Executivo de contas da Qualtrics para obter mais informações.

XM Directory Lite

Se você tiver acesso ao XM Directory básico, seu Diretório de contatos levará ao XM Directory Lite. Aqui, você pode criar listas de destinatários para as quais pode distribuir suas pesquisas.

Veja a seguir uma lista das páginas de suporte do XM Directory Lite que explicam como criar e gerenciar listas de destinatários padrão:

Abaixo estão algumas páginas de suporte da Plataforma de pesquisa que explicam onde usar suas listas de destinatários na plataforma:

Contatos do XM Directory

O
XM Directory fornece outra opção para distribuir pesquisas da Plataforma de pesquisa. Com o XM Directory, você adiciona contatos a um diretório de toda a organização. Você ainda pode criar listas de destinatários separadas para distribuição, mas o diretório torna muito mais fácil o gerenciamento de duplicatas e contatos frequentemente reutilizados.

O XM Directory não está relacionado ao Diretório de funcionários. Os 2 não estão conectados de forma alguma.

As páginas de suporte do XM Directory podem ser navegadas do menu para a parte superior esquerda desta página de suporte. Selecione Diretório XM e navegue até o assunto de interesse.

Perguntas frequentes

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