Passo 1: Preparando a Sua Pesquisa de Employee Engagement (engajamento de funcionários)

O que está nesta página:

Antes de entrarmos na Qualtrics para criar o nosso projeto de Employee Engagement, precisamos preparar as nossas perguntas da pesquisa, a lista de participantes e as mensagens de e-mail. Esta seção irá guiá-lo através da preparação do seu conteúdo.

Desenvolvendo o Conteúdo do Projeto

O primeiro passo para construir o seu projeto de Employee Engagement é determinar as perguntas que você gostaria de fazer. Ao desenvolver o seu conteúdo de pesquisa de engajamento (EN), lembre-se de que é uma prática recomendada manter a pesquisa o mais simples e concisa possível e focada em questões sobre comportamentos específicos com os quais você pode agir para melhorar a experiência do funcionário. Geralmente, há três grupos de perguntas que são usados: perguntas que medem o engajamento ou outros índices ancorados ao comportamento nos quais você deseja agir, perguntas livres de feedback de resposta e perguntas demográficas (se necessário).

  • Perguntas de escalas: Essas perguntas devem formar a maior parte da sua pesquisa de engajamento. Essas pesquisas geralmente são compostas de 30 a 50 afirmativas que focam na experiência do funcionário e pedem aos participantes que classifiquem o seu nível de concordância. Todas as afirmativas devem ser agrupadas em categorias ou temas específicos que formam uma visão holística da experiência do funcionário. Algumas categorias podem incluir "Comunicação", "Reconhecimento", "Liderança da empresa", etc. Você também deve querer garantir que a pesquisa inclua de 3 a 5 perguntas que meçam especificamente o engajamento do funcionário.
  • Perguntas de entrada de texto: As perguntas de entrada de texto permitem que você colete comentários abertos dos avaliadores. Descobrimos que as pesquisas mais eficazes de engajamento de funcionários usam perguntas de entrada de texto para coletar feedback específico que lhes permite aprofundar ainda mais nos resultados da pesquisa de engajamento deles.
  • Dados demográficos: Existem duas maneiras de incorporar dados demográficos em seu projeto de Employee Engagement (engajamento dos funcionários):
    • Obtenha dados demográficos de seu banco de dados de HRIS, ou sistema de informações de recursos humanos, e os inclua no upload de sua lista de participantes. É recomendável que você só faça perguntas demográficas em sua pesquisa se não conseguir obter os dados de seu sistema de HRIS.
    • Inclua perguntas para coletar dados demográficos dentro da pesquisa. As perguntas demográficas são mais comumente configuradas como perguntas de múltipla escolha e coletam informações tais como duração do cargo, localização do escritório, idioma e sexo.

Clique aqui (EN) para fazer o download de alguns exemplos de perguntas. Clique aqui (EN) para obter algumas recomendações de boas práticas de nossos Especialistas no assunto.

Determinando a Hierarquia Correta para o Seu Projeto

Criar a hierarquia da sua organização na plataforma da Qualtrics é a chave para aproveitar ao máximo os relatórios com os nossos dashboards. Uma hierarquia precisa permite a fácil autorização de permissões do dashboard e filtragem de respostas para sua pesquisa de engajamento. Você ou usará uma hierarquia pai-filho ou baseada em níveis (EN) para estruturar o seu organograma.

Pai-filho Baseada em nível
Quão frequentemente é usado: Usado mais frequentemente Usado às vezes
Quando recomendado: Quando cada funcionário se reporta diretamente a outro Quando a estrutura organizacional não se encaixa no relacionamento tradicional entre gerente e funcionário, como uma distinção por Local ou Função.
Requerido para configuração: ID do funcionário e ID do gerente Níveis em cascata da estrutura organizacional

Uma vez que tenha selecionado o tipo de hierarquia mais adequado à sua organização, você deverá começar a compilar os dados necessários para inserir à hierarquia na Qualtrics. Faça o download do template abaixo para o estilo de hierarquia que você gostaria de usar.

EXEMPLO DE HIERARQUIA PAI-FILHO:

Clique aqui (EN) para acessar o arquivo de template da hierarquia pai-filho.

EXEMPLO DE HIERARQUIA BASEADA EM NÍVEIS:

Clique aqui (EN) para acessar o arquivo de template da hierarquia baseada em níveis.

FORMATAÇÃO DO SEU ARQUIVO DE UPLOAD COM OS DADOS DOS PARTICIPANTES

Ao configurar os arquivos de dados do participante, cada participante é listado em uma linha do arquivo. As três primeiras colunas do arquivo listarão o nome, o sobrenome e o endereço de e-mail do participante. As colunas adicionais no arquivo listarão os Metadados ou variáveis adicionais de informações do participante. Esses Metadados podem ser usados para criar a hierarquia da sua organização ou serem usados para filtros no dashboard.

  • Metadados específicos da hierarquia pai-filho: Cada linha de funcionário deve incluir o "Employee ID" (ID do funcionário) do funcionário e o ID de funcionário do seu gerente, ou ID do gerente ("Manager ID"). Esses dois IDs são capturados em duas colunas separadas, mas funcionam juntos para criar a hierarquia.
  • Metadados específicos da hierarquia baseada em níveis: Esses metadados variam de organização para organização. Os valores nas colunas ficarão mais diversificados à medida que mais colunas forem adicionadas. Mais comumente, a coluna de primeiro nível designará as informações da divisão do funcionário, com um segundo nível indicando os nomes dos departamentos dentro das divisões e outro nível com os nomes das equipes nesses departamentos.
  • Metadados adicionais: Os valores de Metadados comumente adicionados ao arquivo de dados do participante para uso com filtros de dashboard incluem localização, cargo, faixa etária/geração e sexo.

Para mais detalhes sobre a formatação do arquivo de dados do participante, visite Criando e enviando o seu arquivo do participante na etapa 3 aqui. Para obter informações adicionais, visite a página de suporte Preparando o seu arquivo do participante para importação (EN).

Desenvolvendo Comunicações de Pesquisa

Após criar suas perguntas de pesquisa e preparar o seu template de hierarquia, você precisará redigir mensagens para convidar os funcionários a participar de seu projeto de Employee Engagement. A maioria dos projetos contará com um convite por e-mail e duas mensagens de lembrete.

Ao redigir as comunicações do projeto, nós recomendamos a inclusão de alguns elementos-chave para garantir que os seus funcionários saibam o que esperar ao participar do projeto Employee Engagement. Use a lista de verificação abaixo para garantir que os seus e-mails estejam completos.

LISTA DE VERIFICAÇÃO DOS ELEMENTOS A INCLUIR NAS MENSAGENS

  • A duração esperada do projeto
  • A data de encerramento do projeto
  • Uma breve declaração sobre o objetivo do projeto e os principais resultados de programas anteriores
  • Uma declaração sobre o limiar de anonimato do projeto e confidencialidade do projeto
  • Um link para o projeto
  • Um endereço de e-mail interno e detalhes de contato para quaisquer dúvidas sobre o projeto

Clique aqui (EN) para fazer o download de algumas mensagens de convite de projeto de engajamento e de lembretes. Para informações adicionais sobre as mensagens, visite a página de suporte Visão geral dde mensagens de e-mail (EN).

Criando um Cronograma do Projeto

A etapa final na preparação do seu projeto de engajamento de exemplo é criar um cronograma para o lançamento do seu projeto. Use a tabela abaixo para ajudá-lo a delinear suas tarefas do projeto de engajamento, atribuir prazos e acompanhar a conclusão.

Tarefa do projeto

Data

Duração sugerida da tarefa

Finalizar as perguntas e categorias do projeto *Tipicamente finalizado de 3 a 4 semanas antes do lançamento do projeto *Normalmente leva de 2 a 5 horas
Finalizar o conteúdo para mensagens de e-mail do projeto *Tipicamente finalizado de 3 a 4 semanas antes do lançamento do projeto *Normalmente leva de 1 a 2 hora(s)
Criar o seu projeto de engajamento no Qualtrics *Tipicamente finalizado 2 semanas antes do lançamento do projeto *Normalmente leva de 1 a 2 hora(s)
Criação de suas mensagens de e-mail no Qualtrics *Tipicamente finalizado 2 semanas antes do lançamento do projeto *Normalmente leva uma hora ou menos
Criação e importação de sua lista/arquivo de hierarquia de participantes *Tipicamente finalizado de 1 a 2 semana(s) antes do lançamento do projeto *Pode levar até 5 a 8 horas
Teste de entregabilidade: Envie convites de teste *Tipicamente finalizado 1 semana antes do lançamento do projeto *Normalmente leva uma hora ou menos
Revisão do controle de qualidade do seu projeto, mensagens e hierarquia *Deve ser feito de 1 a 2 semanas antes do lançamento *Normalmente leva uma hora ou menos
Convites para projetos enviados Data de lançamento do projeto
Lembretes do projeto enviados *A maioria dos clientes envia de 2 a 3 lembretes durante a coleta
Dashboard construído *Normalmente iniciado imediatamente após o lançamento do projeto *Normalmente leva de 2 a 3 horas
Encerramento do projeto *A maioria dos clientes encerra as pesquisas 2 semanas após o lançamento do projeto
Dashboards liberados/compartilhados *A maioria dos clientes compartilha dashboards logo após o encerramento do projeto, geralmente dentro de duas semanas

Você pode baixar a tabela acima aqui (EN) e personalizá-la para o seu projeto.