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Tâche d’e-mail

À propos de la tâche de-mail

Les tâches d’e-mail vous permettent d’envoyer une notification par e-mail en réaction à divers événements dans Qualtrics. L’exemple le plus courant consiste à envoyer un e-mail à une personne ou à un groupe de personnes chaque fois qu’une réponse à une enquête est validée.

Exemple : envoyez un e-mail à un représentant du service client et à son responsable chaque fois qu’un client soumet une réponse à une enquête CSAT. Cet e-mail comprend un rapport sur ce que le client a dit à propos de son interaction avec le service support.

Exemple : lorsqu’un client s’inscrit à un événement à l’aide d’une enquête, il reçoit un e-mail de suivi confirmant son inscription, détaillant l’heure de l’événement et la personne à contacter s’il a d’autres questions.

Exemple : chaque lundi, vous envoyez un e-mail à votre équipe RH pour lui rappeler de passer en revue sa checklist hebdomadaire.

La tâche e-mail est une excellente alternative aux déclencheurs d’e-mails et présente les améliorations suivantes :

Possibilité d’utiliser des messages issus de la bibliothèque (et donc de fournir des traductions de message) pour le corps de l’e-mail et la ligne d’objet.
Accès au reporting des workflows à des fins de dépannage.
Possibilité d’être déclenchée non seulement par l’achèvement de la réponse à l’enquête, mais aussi par les modifications des réponses à l’enquête , les événements dans Salesforce, un calendrier en cours, les modifications apportées aux tickets et d’autres événements.

Configurer une tâche d’e-mail

Accédez à l’onglet Workflows.
Cliquez sur Créer un workflow.
Déterminez si l’e-mail doit être envoyé selon un calendrier ou en fonction d’un événement. Consultez les pages mises en lien pour plus d’informations.
Astuce Qualtrics : sélectionner l’événement basé sur les événements, puis l’événement de réponse à l’enquête est le plus courant, bien que vous soyez libre de sélectionner un autre choix.
Cliquez sur le signe plus ( + ), puis sur Conditions pour définir les conditions d’envoi de l’e-mail.

Exemple : Nous souhaitons seulement envoyer un e-mail de suivi aux clients contrariés par le service qu’ils ont reçu. Ainsi, nous avons paramétré une condition selon laquelle seuls les répondants ayant déclaré être légèrement insatisfaits ou extrêmement insatisfaits recevront un e-mail de suivi.
Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Tâche.
Sélectionnez E-mail comme tâche.
Choisissez le destinataire de l’e-mail. Vous pouvez envoyer votre e-mail à plusieurs adresses en dressant une liste des e-mails séparés par des virgules. Vous pouvez ajouter jusqu’à 30 e-mails ici.

Astuce Qualtrics : si vous avez demandé aux répondants d’indiquer leur adresse e-mail, ou si cette enquête a été initialement distribuée par e-mail, vous pouvez cliquer sur le bouton de texte inséré et sélectionner la Question de l’enquête ou le Champ de panel où l’adresse e-mail du répondant est stockée.
Si vous souhaitez ajouter des destinataires Cc ou Cci à l’e-mail, cliquez sur Cc ou Cci.
Astuce Qualtrics : le champ CC sera visible par tous les destinataires, tandis que le champ Cci ne sera pas visible par tous les destinataires.

Astuce Qualtrics : le champ Cci ne sera pas présenté au destinataire Cci. Pour plus d’informations sur les différentes façons d’utiliser la zone Cci, consultez le document Format de message Internet RFC 2822.
Saisissez une adresse e-mail pour le Cc ou le Cci. Une seule adresse e-mail peut être saisie dans chaque champ.

Attention : si une adresse e-mail en Cci a été spécifiée pour votre division de l’utilisateur, cette adresse e-mail sera automatiquement Cci sur tous les e-mails de la tâche.Si vous ne faites pas partie d’une division ou si aucune adresse e-mail Cci n’est spécifiée pour votre division, l’adresse e-mail Cci spécifiée pour la marque, le cas échéant, sera automatiquement Cci sur tous les e-mails de la tâche.
Modifiez l’adresse de l’expéditeur à votre convenance. Utilisez le menu déroulant du domaine pour sélectionner les domaines d’envoi disponibles.
Astuce Qualtrics : une marque dispose souvent d’une série de domaines FROM personnalisés qu’un Administrateur de la Marque et l’équipe informatique de votre organisation configureront. Ces domaines valides vous permettent d’utiliser n’importe quelle adresse e-mail avec un domaine valide en tant qu’adresse e-mail d’expéditeur. Par exemple, si vous étudiez à la Qualtrics University (Université Qualtrics), vous pouvez utiliser n’importe quelle adresse e-mail se terminant par @qualtricsuniversity.edu. Si vous rencontrez des difficultés pour configurer votre adresse e-mail d’expéditeur, contactez votre Administrateur de marque.
Modifiez le Nom de l’expéditeur à votre convenance.
Saisissez le nom d’utilisateur et le domaine de l’e-mail de réponse. Il s’agit de l’adresse e-mail qui recevra les réponses de vos répondants. Si vous ne souhaitez pas recevoir de réponses, vous pouvez utiliser l’un des domaines de messagerie Qualtrics par défaut. Sinon, vous pouvez utiliser un domaine configuré pour être utilisé dans votre licence ou insérer un e-mail à partir de l’enquête ou du panel.
Astuce Qualtrics : l’e-mail que vous utilisez n’a pas besoin d’être réel. Par exemple, si vous ne souhaitez pas recevoir de réponses mais souhaitez que l’adresse ait l’air officielle, vous pouvez définir l’adresse de réponse sur YourCompany@qemailserver.com.

Attention : une seule adresse e-mail peut être saisie dans le champ Répondre à.
Ajoutez un objet à votre e-mail.
Astuce Qualtrics : si vous cliquez sur la liste déroulante en regard du champ Objet, vous pouvez choisir un objet enregistré dans votre bibliothèque (qui peut avoir des traductions) ou ajouter du texte inséré.
Choisissez combien de temps après l’événement déclencheur (par exemple, combien de temps après l’envoi d’une réponse à l’enquête) l’e-mail sera envoyé. La période la plus courte que vous pouvez choisir est immédiatement et la plus longue est de 30 mois.
Rédigez votre e-mail. Vous pouvez utiliser le menu déroulant Charger le message pour utiliser un élément de votre bibliothèque ou, si vous écrivez un message que vous souhaitez réutiliser, cliquez sur Enregistrer sous en haut à droite pour l’enregistrer dans votre bibliothèque pour plus tard. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce message, voir la page de l’éditeur de contenu enrichi.

Astuce Qualtrics : si vous cliquez sur la liste déroulante en regard du champ Message, vous pouvez choisir un message général enregistré dans votre bibliothèque ou ajouter du texte inséré. Si vous ajoutez du texte inséré, les champs d’autres tâches de votre flux d’opérations seront disponibles dans le menu. Par exemple, si vous avez une tâche de tickets dans le workflow avant votre tâche d’e-mail, les champs du ticket seront disponibles dans le menu de texte inséré.

Astuce Qualtrics : par défaut, les messages de la tâche d’e-mail seront en anglais. Vous pouvez traduire votre tâche à l’aide de données intégrées et de messages traduits de votre bibliothèque de messages. Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous disposez d’un champ de données intégrées Q_Language dans votre flux d’enquête. Une fois cela fait, vous devrez sélectionner Texte inséré &gt ; champ de données intégrées dans le champ déroulant Message, puis saisir Q_Language dans la zone qui s’affiche. Cela vous permettra d’extraire dynamiquement votre message dans la langue dans laquelle votre répondant a répondu à l’enquête.

Attention : Si vous incluez des images dans votre e-mail, vous devez insérer les images via l’icône d’image dans l’éditeur de contenu riche. Vous pourrez choisir n’importe quelle image enregistrée dans votre bibliothèque (et ajouter de nouvelles images à votre bibliothèque à partir de l’éditeur d’e-mail). Si vous collez manuellement une image dans votre e-mail, la tâche de-mail échouera.
Décidez si Inclure le rapport de réponse et Inclure les données du destinataire sont appropriés pour cet e-mail. Consultez les rapports de réponses pour plus de détails.
Astuce Qualtrics : « Inclure le rapport de réponse » ajoute un résumé des questions et des réponses du répondant au corps de l’e-mail (ainsi qu’un lien vers une version en ligne). « Inclure les données du destinataire » affiche des informations sur la réponse du répondant à l’enquête.
Cliquez sur Enregistrer.

Astuce Qualtrics : les liens de désinscription fonctionnent uniquement dans les messages créés pour les invitations aux enquêtes, les rappels et les e-mails de remerciement. Ils ne travailleront pas avec les tâches d’e-mail.

Importer des rapports

Astuce Qualtrics : nous procédons à la migration des anciens liens des rapports de réponses contenant Report.php. Pour obtenir la liste des solutions, voir Migration depuis Report.php Response Reports.

Lors de la création d’une tâche d’e-mail, vous avez la possibilité de sélectionner Inclure le rapport de réponses. Les rapports de réponse sont un résumé des questions et des réponses du répondant. Ils figurent dans le corps de l’e-mail, dans une page Web liée et dans un export PDF.

Attention : les rapports de réponses affichent le texte actuel de votre enquête tel qu’il apparaît dans l’éditeur d’enquête. Si vous avez apporté des modifications à votre enquête mais que vous ne les avez pas publiées, ces modifications seront toujours reportées dans le rapport de réponse.

Texte inséré

Au lieu d’activer « Inclure le rapport de réponses », vous pouvez ajouter un lien vers le rapport de réponse unique dans votre tâche d’e-mail en utilisant le texte inséré suivant. Cela vous permet de contrôler où le lien du rapport de réponse apparaît dans votre message.

${srr://SingleResponseReportLink}

Attention : si vous avez copié le texte ci-dessus, veillez à le coller sans mise en forme. Sinon, une mise en forme HTML supplémentaire peut être appliquée au texte inséré et peut ne pas fonctionner. Vous pouvez également retaper le texte inséré tel qu’il apparaît ci-dessus directement dans votre tâche d’e-mail.

En outre, vous pouvez ajouter les paramètres suivants pour personnaliser le lien de votre rapport de réponses.

ttl : Expiration de votre lien en secondes. La valeur par défaut est 7 jours (604800 secondes).
Exemple : ${srr://SingleResponseReportLink ?ttl=60} génère un lien qui expire dans 60 secondes.
edata : type de données intégrées à afficher dans le rapport. Les options valides sont “tous”, “aucun” et “utilisateur”. La valeur par défaut est “utilisateur”.
Exemple : ${srr://SingleResponseReportLink ?edata=none} exclura toutes les données intégrées du rapport.
password : mot de passe nécessaire pour accéder au lien. La valeur par défaut n’est pas une protection par mot de passe.
Exemple : ${srr://SingleResponseReportLink ?password=test123} demande à toute personne accédant au lien de saisir le mot de passe “test123” avant de pouvoir afficher le rapport.

Vous pouvez combiner ces paramètres en un seul lien. Le premier paramètre doit avoir un point d’interrogation (? ) devant. Joignez tous les paramètres suivants avec une esperluette (& ).

Exemple : si je veux inclure les 3 paramètres dans le lien, cela ressemblerait à ceci :

${srr://SingleResponseReportLink ?ttl=60&edata=none&password=test123}

Expiration

Par mesure de sécurité, vous pouvez définir quand le lien du rapport de réponse expire. Cela affecte uniquement la page Web et l’export au format PDF, et non le corps de l’e-mail. Cette expiration peut être déterminée en heures, jours ou mois à partir de la tâche de-mail envoyée.

Astuce Qualtrics : si vous sélectionnez Jamais pour l’expiration, vous recevrez un avertissement. Si vous décidez que vous ne voulez que les rapports de réponse n’expirent jamais, vous devez vérifier que votre enquête ne demande aucune donnée sensible aux répondants.

Langue

Déterminez la langue du rapport de réponse. Cela vous permet de composer différentes tâches d’e-mail pour différents répondants par langue ; à l’aide de Q_Language et des codes de langue correspondants, vous pouvez définir les conditions d’envoi des tâches d’e-mail avec des corps de messages traduits et des langues spécifiées dans les rapports de réponse.

Données intégrées

Le rapport de réponse peut contenir les données intégrées enregistrées avec la réponse. Vous pouvez choisir d’inclure toutes les données intégrées, uniquement les données intégrées définies dans votre flux d’enquête ou aucune donnée intégrée.

Affichage et exportation des rapports de réponse

Lorsque les rapports de réponse sont activés dans une tâche d’e-mail, ils apparaissent sous trois formats :

Texte dans l’e-mail lui-même.
Un export PDF.
Un lien en direct.
Astuce Qualtrics : n’oubliez pas que le paramètre d’expiration dans la tâche d’e-mail définit quand ce lien est désactivé.

Les rapports de réponse comportent trois en-têtes d’informations : Données du destinataire, Résumé des réponses et Données intégrées.

Les données du destinataire contiennent des informations telles que la date à laquelle la réponse à l’enquête a été terminée, l’adresse IP, l’ID de réponse interne et l’URL pour afficher le rapport de réponse. Le résumé des réponses contient toutes les questions du enquête et leurs réponses. Enfin, les données intégrées contiennent toutes les données intégrées que vous définissez dans votre flux d’enquête, en plus de plusieurs champs par défaut.

Astuce Qualtrics : par défaut, toutes les réponses à toutes les questions et à toutes les données intégrées sont incluses dans un rapport de réponse. Cependant, notre équipe de services d’ingénierie peut créer des rapports de réponse personnalisés pour répondre à vos besoins. Contactez votre commercial si vous êtes intéressé par cette solution.

Pour une solution plus manuelle, envisagez d’utiliser du texte inséré dans une tâche d’e-mail. Cela nécessitera de créer des rapports à partir de zéro, qui n’auront pas l’option d’export PDF ni de lien en direct.

Attention : si votre rapport de réponses affiche le message d’erreur « Vous n’avez plus accès au rapport de réponses », l’autorisation a été désactivée pour votre organisation. Pour obtenir l’accès, contactez votre Administrateur d’entreprise et demandez-lui d’activer l’autorisation d’organisation Autoriser les rapports de réponses.

Mappage d’un lien de rapport de réponse dans Salesforce

Vous pouvez mapper un lien de rapport de réponse à Salesforce afin qu’il apparaisse sur les pages d’enregistrement. Pour mapper un lien de rapport de réponse à Salesforce, voir Lien de mappage d’un rapport de réponse.

Quand les tâches d’e-mail sont envoyées

Tous les types de réponses à une enquête peuvent entraîner l’envoi de tâches d’e-mail dans certaines conditions.

Les réponses complétées (personnes qui ont atteint la fin de l’enquête) généreront des tâches par e-mail pour lesquelles elles remplissent les conditions.
Les réponses à l’enquête incomplètes (personnes qui n’ont pas terminé leur enquête) ne génèrent pas d’e-mails, sauf si une condition est ajoutée à la tâche et que la réponse est enregistrée.
Les réponses importées génèrent des e-mails uniquement si elles sont sélectionnées comme condition de réponse.
Les réponses de l’application hors ligne génèrent des e-mails uniquement si elles sont sélectionnées comme condition de réponse, puis téléchargées sur le serveur.
Les aperçus de réponses génèrent toujours des e-mails pour lesquels ils remplissent les conditions, sauf s’il existe spécifiquement une condition indiquant qu’ils ne doivent pas générer de réponse.
Les réponses test génèrent toujours des e-mails pour lesquels elles remplissent les conditions, sauf s’il existe spécifiquement une condition indiquant qu’elles ne doivent pas générer de réponse.

Attention : une fois qu’un workflow est terminé, l’e-mail planifié ne pourra pas être supprimé. Par exemple, si une réponse qui vient d’être validée répond à la condition d’une tâche d’e-mail et que vous souhaitez supprimer la tâche de-mail, l’e-mail de cette réponse restera malgré tout planifié.

Dépannage des tâches d’e-mail

Cette section contient des liens vers des ressources supplémentaires qui peuvent vous aider à résoudre les problèmes liés aux tâches d’e-mail.

Identifier si les tâches e-mail ont échoué : Workflows Reporting vous permet de vérifier le statut des tâches de votre enquête et de déterminer si elles ont réussi. Cet outil de dépannage est idéal pour vérifier les problèmes liés à la configuration des tâches mais ne vous aidera pas à avoir plus de détails sur les problèmes de délivrabilité des e-mails, tels que dans le cas de destinataires non valides.
Dépannage de la livraison des e-mails : certaines règles peuvent être appliquées à toutes les distributions d’e-mails dans Qualtrics. Consultez la section Dépannage des distributions par e-mail pour obtenir un guide complet.
Conditions de correction des erreurs : la formulation d’une condition sur une tâche d’e-mail peut changer lorsque la tâche de-mail est exécutée. Tout d’abord, n’oubliez pas de vérifier les règles générales pour savoir qui reçoit les tâches d’e-mail et quand. Si vous avez besoin d’aide pour résoudre la façon dont les conditions sont rédigées, consultez ces ressources :
- Création de conditions (avec un exemple étape par étape)
- Nouvelles conditions et ensembles de conditions
- Toutes vs. N’importe
- Logique d’imbrication

Astuce Qualtrics : certaines ressources pour la création de conditions utilisent des exemples dans le filtrage des données au lieu des workflows. Cependant, la logique derrière ces conditions est la même.

Exemples de cas d’utilisation pour les tâches E-mail

Il est parfois difficile de décider comment ou quand utiliser une fonctionnalité jusqu’à ce que vous sachiez comment d’autres utilisateurs en ont déjà tiré parti. Nous proposons une liste de cas d’utilisation courants qui incluent des tâches d’e-mail.

FAQ

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