Schritt 1: Kontakte für die Verteilung in XM Directory vorbereiten

Erste Schritte

Bevor Sie mit dem Senden von Verteilungen beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Kontakte verfügen. Dazu wechseln Sie zur Registerkarte „Segmente und Listen“ Ihres Verzeichnisses.

Diese Registerkarte enthält drei verschiedene Abschnitte: Segmente, Listen und Beispiele. Im folgenden Abschnitt wird näher auf diese verschiedenen Funktionen eingegangen, und es wird erläutert, wann Sie die eine oder die andere verwenden können.

Segmente

Segmente sind Gruppen von Kontakten, die Attribute wie demografische Daten, Bedürfnisse oder Prioritäten gemeinsam nutzen. Sie sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, aus welchen Schlüsselgruppen Ihr Unternehmen Erkenntnisse gewinnen möchte. Segmente werden täglich (oder bei Bedarf manuell) automatisch aktualisiert, um alle Kontakte in das Verzeichnis aufzunehmen, die den Kriterien entsprechen. Wenn also ein Kontakt mit neuen Informationen aktualisiert wird und nun zum Segment gehört, wird er hinzugefügt. Kontakte, die die Kriterien des Segments nicht mehr erfüllen, werden entfernt.

Nur Verzeichnisadministratoren können Segmente anlegen oder bearbeiten, aber jeder mit Zugriff auf das Verzeichnis kann Umfragen an sie verteilen. Wenn Sie neugierig sind, nach welchen Kriterien die Mitgliedschaft eines Kontakts in einem Segment ermittelt wird, lesen Sie die Beschreibung, oder klicken Sie auf den Namen, um die Kriterien anzuzeigen.

Listen

Wenn Sie nur an eine festgelegte Liste von Kontakten verteilen möchten, sollten Sie mit einer Mailingliste beginnen. Wenn Sie Kontakte mithilfe einer Mailingliste anlegen, können Sie alle Informationen, die Sie ihnen zuordnen möchten, von E-Mail-Adressen zu Telefonnummern zu zusätzlichen Attributen (sogenannte „eingebettete Daten“) hinzufügen.

Im Gegensatz zum Verzeichnis sind Mailinglisten Einzeleigentümer, sodass das Erstellen einer Liste in Ihrem Konto nicht automatisch bedeutet, dass ein anderer Benutzer in Ihrer Instanz diese Liste verwenden oder bearbeiten kann.

Wenn Sie in der Vergangenheit eine Mailingliste angelegt haben, können Sie diese jederzeit wiederverwenden. Vorhandene Liste erneut zu verwenden empfiehlt sich, um Antwortraten und die Verteilungsübersicht für Personen auf der jeweiligen Liste nachzuverfolgen. Wenn Sie eine Verteilung an eine völlig neue Gruppe von Kontakten oder eine Untergruppe einer vorhanden Liste senden oder wenn Sie für bestimmte Verteilungen separate Verteilungsübersichten benötigen, ist die Erstellung einer neuen Liste die bewährte Praktik.

Erstellen von Verteilungslisten

Es gibt zwei Optionen zum Hinzufügen von Kontakten: Hochladen einer Datei oder manuelle Eingabe der Kontakte. Die manuelle Eingabe wird verwendet, wenn Sie Kontakte von Hand eingeben oder aus einer Excel-Tabelle kopieren. Diese Methode empfiehlt sich nicht für eine große Anzahl an Kontakten. Mit der Option zum Hochladen der Datei werden Sie aufgefordert, eine Datei hochzuladen, die Ihre Kontakte enthält. Es wird empfohlen, das bereitgestellte Beispieldokument herunterzuladen und zu verwenden, da Verteilungslisten ein bestimmtes Format haben müssen, damit sie hochgeladen werden können.

Wenn ein Kontakt, den Sie hinzufügen, zum Zeitpunkt des Imports noch nicht im Verzeichnis vorhanden ist, wird dieser Kontakt automatisch zum Verzeichnis hinzugefügt. Wenn der Kontakt bereits im Verzeichnis vorhanden ist, wird er im Verzeichnis aktualisiert. Das bedeutet, wenn ein anderer Benutzer diesen Kontakt bereits auf einer seiner persönlichen Verteilungslisten verzeichnet hat, werden die Daten dieses Kontakts in der Verteilungslisten dieses Benutzers aktualisiert.

Stichproben

Statt zusätzliche Verteilungslisten zu erstellen, können Sie Stichproben bereits existierender Listen erstellen. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt Proben. Das Erstellen von Stichproben eignet sich optimal, wenn Sie die Stichprobe aus bestimmten Kontakten in einer Liste ziehen oder eine zufällige Stichprobe einer vorhandenen Liste erstellen möchten.

Ein häufiger Anwendungsfall für Stichproben ist eine Folgeumfrage. Beispielsweise hat Ihre Marke vielleicht eine Umfrage an Personen gesendet, die Ihre Website besucht und angegeben haben, dass sie etwas gekauft haben. Diese Personen möchten Sie eventuell in der Zukunft befragen, wie Sie den Kauf empfunden haben oder ob sie weiterhin auf Ihrer Website einkaufen. Sie können eine Stichprobe der ursprünglichen Mailing-Liste erstellen, indem Sie das Kriterium verwenden, dass diese Personen in der Vergangenheit auf Ihrer Website eingekauft haben.

Geteilte Listen

Wie bereits erwähnt, sind Segmente verzeichnisweit verfügbar, während Mailinglisten und ihre Muster zunächst nur der Person gehören, die sie erstellt hat.

Wenn Sie jedoch zu einer Gruppe gehören, können Sie Mailinglisten, die Sie für die Gruppe angelegt haben, freigeben sowie neue freigegebene Listen anlegen und sehen, was bereits für die Gruppe freigegeben wurde. Klicken Sie auf der Registerkarte Listen auf Freigegebene Listenordner, und wählen Sie eine Bibliothek (falls vorhanden) aus, zu der Sie gehören.

Nachricht-Auslöser

Wenn ein Kontakt zu einer Liste hinzugefügt wurde, möchten Sie ihm möglicherweise eine E-Mail senden, um ihn über seine Zugehörigkeit zur Mailingliste und darüber zu informieren, dass ihm möglicherweise zusätzliche Umfragen gesendet werden. Mit Nachrichtenauslösern kann ein Empfänger automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein Kontakt zu einer Mailingliste hinzugefügt wurde.

Klicken Sie dazu in eine Liste, und wählen Sie Listenoptionen. Wählen Sie Nachrichtenauslöser verwalten.

Hier werden Sie daran erinnert, dass die Nachricht immer dann gesendet wird, wenn jemand zur Mailingliste hinzugefügt wird. Wählen Sie den Empfänger aus, der entweder der Kontakt selbst oder eine andere E-Mail-Adresse sein kann. Von hier aus erstellen Sie die Nachricht, die Sie versenden möchten, und konfigurieren zusätzliche Nachrichtenoptionen.

Sie können zusätzliche Kriterien hinzufügen, sodass eine E-Mail nur unter bestimmten Umständen gesendet wird. Wenn Sie einem Kontakt beispielsweise eine Benachrichtigung zu seiner Verteilungslisten-Zugehörigkeit und die Möglichkeit künftiger E-Mails senden möchten, möchten Sie ihm diese E-Mail wahrscheinlich nicht senden, wenn er bereits zuvor E-Mails von Ihrer Marke erhalten hat. Um dies einzurichten, klicken Sie beim Konfigurieren des Auslösertyps auf Zusätzliche Kriterien hinzufügen. Wählen Sie Statistik, und setzen Sie die Bedingung auf “Gesamte E-Mails gleich 0”. In diesem Fall erhalten Kontakte nur dann einen Nachrichtenauslöser, wenn sie von Ihrer Organisation nicht kontaktiert und neu zur Mailingliste hinzugefügt wurden.

Nächste Schritte

Jetzt haben Sie Ihre Kontakte bereit für die Verteilung. Fahren Sie mit Schritt 2: Verteilung an Kontakte in XM Directory fort.

Häufig gestellte Fragen