Etapa 1: Preparação de contatos para distribuição no XM Directory

Introdução

Antes de começar a enviar distribuições, você precisa garantir que tem os contatos corretos prontos. Para isso, vá para a guia Segmentos e listas do seu diretório.

Esta guia tem três seções diferentes: Segmentos, Listas e Amostras. Na seção a seguir, falaremos mais sobre esses diferentes recursos e quando você poderá usar um ou outro.

Segmentos

Segmentos são grupos de contatos que compartilham atributos como dados demográficos, necessidades ou prioridades. Eles são uma ótima maneira de identificar os principais grupos dos quais sua organização quer obter insights. Os segmentos são atualizados automaticamente diariamente (ou manualmente, conforme necessário) para incluir todos os contatos no diretório que correspondem aos seus critérios. Assim, se um contato for atualizado com novas informações e agora pertencer ao segmento, ele será adicionado; os contatos que não se adequarem mais aos critérios do segmento serão removidos.

Somente administradores de diretórios podem criar ou editar segmentos, mas qualquer pessoa com acesso ao diretório pode distribuir pesquisas para eles. Se você estiver curioso sobre quais critérios estão sendo usados para determinar a associação de um contato em um segmento, leia a descrição ou clique em seu nome para ver os critérios.

Listas

Se tudo o que você deseja fazer for distribuir para uma lista definida de contatos, você deve começar com uma lista de destinatários. Ao criar contatos utilizando uma lista de destinatários, você pode incluir qualquer informação que queira associar a eles, de endereços de e-mail, a números de telefone, a atributos adicionais (chamados de “dados integrados”).

Ao contrário do diretório, as listas de destinatários são de propriedade individual, por isso a criação de uma lista em sua conta não significa automaticamente que outro usuário em sua marca possa usar ou editar essa lista.

Se você criou uma lista de destinatários no passado, você pode sempre reutilizá-la. A reutilização de listas existentes é uma boa ideia quando você deseja acompanhar as taxas de resposta e o histórico de distribuição dos membros dessa lista específica. Se você estiver enviando uma distribuição para um conjunto totalmente novo de contatos, para um subconjunto de uma lista existente ou quiser manter o histórico de distribuição separado para determinadas distribuições, então a criação de uma nova lista é a melhor prática.

Criando Listas de Destinatários

Existem duas opções para adicionar contatos: carregar um arquivo ou inserir manualmente os contatos. A entrada manual é utilizada ao digitar contatos manualmente ou ao copiar de uma planilha do Excel. Não é recomendado para grandes números de contatos. A opção de upload de arquivo solicitará que você carregue um arquivo contendo seus contatos. É recomendável que você faça o download e use o Documento de exemplo fornecido desde que as listas de destinatários exijam um formato específico para carregar com êxito.

Se um contato que você está adicionando não existir no diretório no momento da importação, esse contato será automaticamente adicionado ao diretório. Se o contato existir no diretório, ele será atualizado no diretório. Isso significa que, se outro usuário tiver esse contato em uma de suas listas de destinatários individuais, as informações desse contato serão atualizadas em sua lista de destinatários.

Amostras

Em vez de criar listas de destinatários adicionais, você pode criar amostras de listas já existentes. Para isso, navegue para a seção Amostras. É melhor criar amostras quando você deseja utilizar determinados contatos de uma lista ou criar uma amostra aleatória de uma lista existente.

Um caso de uso comum para amostras são as pesquisas de acompanhamento. Por exemplo, sua marca pode ter enviado uma pesquisa para aqueles que visitaram o seu site e indicaram que compraram algo. Talvez você queira acompanhar essas pessoas no futuro, para saber como elas se sentiram em relação à compra ou se continuaram comprando do seu site. Você poderia criar uma amostra da lista de destinatários original usando os critérios que eles usaram ao comprarem algo do seu site no passado.

Listas Compartilhadas

Como observado anteriormente, os segmentos estão disponíveis em toda a direção, enquanto as listas de endereçamento e suas amostras inicialmente só pertencem à pessoa que as criou.

No entanto, se você pertence a um grupo, pode compartilhar listas de destinatários que criou com o grupo, bem como criar novas listas compartilhadas e ver o que já foi compartilhado com o grupo. Na guia Listas, clique em Pastas de listas compartilhadas e selecione uma biblioteca (se houver) à qual você pertence.

Acionadores de mensagens

Se um contato tiver sido adicionado a uma lista, você pode enviar a ele um e-mail notificando-o sobre sua associação à lista de destinatários e que ele pode ter enviado pesquisas adicionais. Com acionadores de mensagem, um destinatário pode ser notificado automaticamente por e-mail se um contato tiver sido adicionado a uma lista de destinatários.

Para isso, clique em uma lista e selecione Opções da lista. Selecione Administrar acionadores de mensagem.

Aqui, você será lembrado de que a mensagem será enviada sempre que alguém for adicionado à lista de destinatários. Selecione o destinatário, que pode ser o próprio contato ou outro endereço de e-mail. A partir daqui, você irá compor a mensagem que deseja enviar e configurar opções adicionais da mensagem.

Você pode acrescentar critérios adicionais para que um e-mail apenas seja excluído em determinadas condições. Por exemplo, se você quiser enviar uma mensagem para um contato notificando-o sobre a adesão à sua lista de destinatários e a possibilidade de futuros e-mails, provavelmente você não deseja enviar essa mensagem se ele já tiver recebido e-mails de sua marca. Para configurar isso, clique em Adicionar critérios adicionais quando você estiver configurando o tipo de acionador. Selecione Estatística e defina a condição como “Total de e-mails iguais a 0”. Nesse caso, os contatos só receberão um acionador de mensagem se não tiverem sido contatados pela sua organização e tiverem sido adicionados recentemente à lista de destinatários.

Próximos passos

Agora que seus contatos estão prontos para distribuição, vá para a Etapa 2: Distribuição para contatos no XM Directory.

Perguntas frequentes