Fase 1: Preparazione per il tuo Sondaggio Employee Engagement

Cosa Puoi Trovare in Questa Pagina:

 
Prima di accedere a Qualtrics per costruire il progetto Employee Engagement, dobbiamo preparare le domande del nostro sondaggio, la lista dei partecipanti e i messaggi e-mail. Questa sezione ti guiderà nella preparazione del contenuto.

Sviluppare il contenuto del progetto

Il primo passaggio per costruire il tuo progetto Employee Engagement è quello di determinare le domande che intendi porre. Quando sviluppi il contenuto per il sondaggio sul coinvolgimento (EN), tieni a mente che è una prassi raccomandata quella di tenere il sondaggio il più stringato e semplice possibile e di incentrare le domande su comportamenti specifici sui quali puoi intervenire per migliorare l’employee experience. Generalmente vengono usati tre gruppi di domande: Domande che misurano il coinvolgimento o altri indici collegati al comportamento sui quali intendete intervenire, domande sul feedback di risposta in testo libero e domande demografiche (ove necessario).

    • Domande scalari: Queste domande devono formare la base per il tuo sondaggio sul coinvolgimento. Tipicamente questi sondaggi comprendono 30-50 dichiarazioni incentrate sull’employee experience e chiedono ai partecipanti di valutare il proprio livello di assenso. Tutte le dichiarazioni devono essere raggruppate in categorie o temi specifici che costituiscono una visione olistica dell’employee experience. Alcune categorie potrebbero includere “Comunicazione”, “Riconoscimento”. “Leadership aziendale” ecc. Inoltre, vorrete garantire che il sondaggio includa 3-5 domande che misurano in modo specifico il coinvolgimento dei dipendenti.
    • Domande a inserimento di testo: Le domande a inserimento di testo ti permettono di raccogliere commenti a risposta aperta dai valutatori. Abbiamo rilevato che i sondaggi più efficaci sul coinvolgimento dei dipendenti usano domande a inserimento di testo per raccogliere feedback specifici che gli permettano di approfondire i risultati del sondaggio sul coinvolgimento.
    • Dati demografici: Ci sono due modi per incorporare dati demografici all’interno del tuo progetto Employee Engagement:
      • Ottenere dati demografici dal database HRIS, o sistema informativo delle Risorse umane, e includerli nel caricamento della lista dei partecipanti. Si consiglia di porre soltanto domande demografiche nel sondaggio qualora non sia possibile ottenere i dati dal sistema HRIS.
      • Includete domande per raccogliere dati demografici all’interno del sondaggio. Le domande demografiche sono generalmente impostate come domande a scelta multipla e raccolgono informazioni come durata dell’incarico, collocazione dell’ufficio, lingua e genere.

Fai clic qui (EN) per scaricare alcune domande di esempio. Fai clic qui (EN) per alcune raccomandazioni sulla prassi raccomandata dai nostri Esperti in materia.

Determinare la Gerarchia corretta per il tuo progetto

Creare la gerarchia dell’organizzazione nella piattaforma Qualtrics è la chiave per ricavare il massimo dal redigere rapporti con le nostre dashboard. Una gerarchia accurata consente autorizzazioni più agevoli nella dashboard e filtraggio delle risposte per il sondaggio sul coinvolgimento. Userete o una gerarchia Genitore-Figlio o una gerarchia in base al livello (EN) per strutturare il tuo organigramma.

  Genitore-Figlio In base al livello
Frequenza di utilizzo: Utilizzo molto frequente Utilizzo sporadico
Quando consigliata: Quando ogni dipendente redige direttamente un rapporto su un altro Quando la struttura aziendale non rispetta la relazione tradizionale, come suddivisione per Luogo o Funzionale
Necessari all’impostazione: ID Dipendente e ID Manager Livelli a cascata della struttura organizzativa

Dopo aver selezionato il tipo di gerarchia che si adatta al meglio alla tua organizzazione, vorrai iniziare a compilare i dati necessari per immettere la gerarchia dentro Qualtrics. Scaricate i modelli seguenti per lo stile della gerarchia che desideri usare.

ESEMPIO DI GERARCHIA GENITORE-FIGLIO:


Fai clic qui (EN) per accedere al modello di file della gerarchia Genitore-figlio.

ESEMPIO DI GERARCHIA IN BASE AL LIVELLO:


Fai clic qui (EN) per accedere al modello di file della Gerarchia in base al livello.

FORMATTARE IL FILE DATI PER CARICARE I PARTECIPANTI

Quando impostai i file dati partecipanti, ogni partecipante è elencato su una riga di file. Le prime tre colonne del file riporteranno nome, cognome e indirizzo e-mail del partecipante. Le ulteriori colonne del file innanzitutto riporteranno i Metadati o le variabili aggiuntive delle informazioni sui partecipanti. Questi Metadati possono essere usati per creare la tua gerarchia organizzativa o essere usati per i filtri nella dashboard.

  • Metadati specifici per la Gerarchia Genitore-figlio: Ogni riga dipendente deve includere “ID Dipendente” e l’ID dipendente del proprio manager (“ID Manager”). Questi due ID sono contenuti in due colonne separate , ma funzionano congiuntamente per creare la gerarchia.
  • Metadati specifici per la Gerarchia in base al livello: Questi Metadati varieranno da organizzazione a organizzazione. Questi valori nelle colonne si diversificheranno quante più colonne vengono aggiunte. Più comunemente la colonna di primo livello designerà le informazioni sulla divisione del dipendente, con un secondo livello che indica il nome del reparto all’interno della divisione e un altro livello con i nomi dei team all’interno di questi reparti.
  • Metadati aggiuntivi: Valori di Metadati comunemente aggiunti al file dati dei partecipanti per l’utilizzo con i filtri dashboard che includono luogo, incarico, gruppo di età/generazione e genere.

Per maggiori dettagli sulla formattazione del file partecipanti, visita Creare e Caricare il file partecipanti nella Fase 3 qui. Per maggiori informazioni, visita la pagina di supporto Preparare il File partecipanti per l’importazione (EN).

Sviluppare la Comunicazione di sondaggio

Dopo aver creato le domande del sondaggio e preparato il tuo modello di gerarchia, dovrai elaborare un messaggio per invitare i dipendenti a partecipare al tuo progetto Employee Engagement. La maggior parte dei progetti presenterà un e-mail di invito e due messaggi di promemoria.
Quando elabori la tua comunicazione di progetto, ti consigliamo di includere alcuni elementi chiave per assicurarvi che i dipendenti sappiano che cosa aspettarsi quando partecipano al progetto Employee Engagement Utilizza la checklist seguente per assicurarti che le tue e-mail siano accurate.

CHECKLIST DI COSE DA INCLUDERE NEI MESSAGGI

  • Durata prevista del progetto
  • Data di chiusura del progetto
  • Breve dichiarazione sullo scopo del progetto e sui risultati fondamentali dei precedenti progetti
  • Una dichiarazione sui livelli di anonimia del progetto e la riservatezza dello stesso
  • Un link al progetto
  • Un indirizzo e-mail interno e dettagli di contatto per ogni domanda del progetto

Fai clic qui (EN) per scaricare alcuni esempi di invito al progetto sul coinvolgimento e di messaggi di promemoria. Per maggiori informazioni relative ai messaggi, visita la pagina di supporto Panoramica sui messaggi e-mail (EN).

Creare una cronologia di progetto

La fase finale nella preparazione dell’esempio del progetto Engagement è quella di creare una cronologia per il lancio del tuo progetto. Utilizza la tabella seguente come aiuto per delineare le attività del progetto di coinvolgimento, assegnare date di destinazione e tracciare il completamento.

Attività del progetto Data Durata suggerita dell'attività
Finalizzare domande e categorie di progetto *Generalmente finalizzate nelle 3-4 settimane precedenti al lancio del progetto *Generalmente richiede 2-5 ore
Finalizzare il contenuto dei Messaggi e-mail del progetto *Generalmente finalizzate nelle 3-4 settimane precedenti al lancio del progetto *Generalmente richiede 1-2 ore
Costruire il Progetto di coinvolgimento in Qualtrics *Generalmente finalizzato nelle 2 settimane precedenti al lancio del progetto *Generalmente richiede 1-2 ore
Creare i tuoi Messaggi e-mail di progetto *Generalmente finalizzato nelle 2 settimane precedenti al lancio del progetto *Generalmente richiede un’ora o meno
Creare e importare Lista dei partecipanti/File di gerarchia *Generalmente finalizzato in 1-2 settimane precedenti al lancio del progetto *Può richiedere da 5 a 8 ore
Test di consegna: Inviare gli Inviti di test *Generalmente finalizzato in 1 settimana prima del lancio del progetto *Generalmente richiede un’ora o meno
Revisione della qualità di progetto, messaggi e gerarchia *Dovrebbe essere eseguito 1-2 settimane prima del lancio *Generalmente richiede un’ora o meno
Invio Inviti al progetto Data di lancio del progetto  
Invio Promemoria di progetto *La maggior parte dei clienti invia 2-3 promemoria durante la raccolta  
Costruzione della Dashboard *Generalmente iniziato immediatamente dopo il lancio del progetto *Generalmente richiede 2-3 ore
Chiusura del progetto *La maggior parte dei clienti chiude I sondaggi 2 settimane dopo il lancio del progetto  
Dashboard emesse/condivise *La maggior parte dei clienti condividono le dashboard poco dopo la chiusura del progetto, solitamente entro 2 settimane  

Puoi scaricare la tabella soprastante qui (EN) e personalizzarla per il tuo progetto.