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保持ポリシー

保持ポリシーについて

組織ルールまたはプライバシー法（GDPR など）では、収集した調査データを一定期間後に削除または匿名化することが求められる場合があります。保持ポリシーを使用すると、クアルトリクスがアンケートの回答データを保存する期間について、ブランド全体のポリシーを設定できます。Qualtrics では、設定されたしきい値を超える調査回答が 24 時間ごとに処理されます。保持ポリシーは、クアルトリクスがアンケートの回答または連絡先データを保存する期間を決定するブランド全体のポリシーです。ポリシーが実行されるたびに、Qualtricsは設定されたしきい値よりも古い回答または連絡先を削除します。回答の削除ポリシーでは、個別のアンケートに別の保存期間を設定できる例外を設定することもできます。

ヒント：ブランド管理者のみが利用できる機能です。部署管理者はこの機能にアクセスできません。

注意: 保持ルールは遡及的です。選択した頻度で回答および連絡先がスキャンされ、保存期間を超過しているかどうかが確認されます。これには、保持ルールの登録前に収集されたすべての応答およびコンタクトが含まれます。

既定の回答削除ポリシーの設定

デフォルト削除ポリシーは、ブランドごとに 1 つのみ設定できます。ただし、特定のサーベイに対して例外を登録することはできます。すべてのブランド管理者が同じ保持ポリシーにアクセスして編集できます。

［管理者］ページに移動します。
データプライバシータブを選択します。
保持ポリシーセクションに移動します。
回答を自動的に削除するのか、回答を自動的に削除しないのかを決定します。
回答データを自動的に削除する場合は、回答を削除する基準を選択します。以下の 2 つのオプションがあります。
- 回答作成日：回答は、記録された特定の日数後に自動的に削除されます。
- 調査における最新の回答：回答は、調査における最新の回答が記録されてから一定の日数後に自動的に削除されます。
ヒント：保持ポリシーの2つの基準を組み合わせることもできます。
回答が削除されるまでの日数を入力します。
ヒント：値は1以上にしてください。
保存をクリックします。

注意：削除された回答は取得できず、保持ポリシーによって完全に削除されます。

デフォルト匿名化ポリシーの設定

注意: 匿名化ポリシーは EX ライセンスでは利用できません。

匿名化ポリシーはブランドごとに 1 つのみ設定できます。ただし、特定のサーベイに対して例外を登録することはできます。すべてのブランド管理者が同じ匿名化ポリシーにアクセスして編集できます。

［管理者］ページに移動します。
データプライバシータブを選択します。
保持ポリシーセクションに移動します。
匿名化するフィールドを選択するには、ここでハイパーリンクをクリックします。
ビルトインフィールドタブで、匿名化する既存のフィールドを選択します。これらのフィールドはアンケートの回答から削除されます。オプションは次のとおりです。
- 名前：回答者の姓名。
- メール：回答者のメールアドレス。
- コンタクト ID/リンク解除コンタクト: 応答に関連付けられたコンタクト ID。このオプションを選択すると、XM Directoryの連絡先からの回答のリンクも解除されます。
- 緯度／経度：回答者の緯度と経度。
- IP アドレス：回答者のIPアドレス。
［ディレクトリのメタデータフィールド］タブで、ディレクトリに現在存在する埋め込みデータを選択できます。これらの埋め込みデータフィールドはアンケートの回答から削除されます。

ヒント：フィルターアイコンをクリックして、選択したフィールドまたは選択されていないフィールドのみを表示します。複数のディレクトリがある場合は、フィルターを使用して特定のディレクトリの埋め込みデータを表示することもできます。
［適用］をクリックします。
回答を匿名化するには、［回答を自動的に匿名化］を選択します。
回答の作成日に基づいて回答を匿名化するのか、アンケートの最終回答より後にするのかを選択します。
ヒント：ポリシーの2つの基準を組み合わせることができます。
回答が匿名化されるまでの日数を入力します。
［保存］をクリックします。

注意：匿名化されたデータは、保持ポリシーによって匿名化されると、復元できなくなります。

デフォルトの連絡先削除ポリシーの設定

注意: 連絡先が削除されると、個人データを削除またはダウンロードする目的で、個人データタブを使用して、その連絡先に関連する回答を検索できなくなります。

連絡先削除ポリシーにより、設定した条件に基づいて、ディレクトリから連絡先が自動的に削除されます。デフォルト削除ポリシーは、ブランドごとに 1 つのみ設定できます。連絡先削除ポリシーの例外を作成することはできません。すべてのブランド管理者が同じ保持ポリシーにアクセスして編集できます。

［管理者］ページに移動します。
データプライバシータブを選択します。
コンタクトポリシーセクションに移動します。
コンタクトを自動的に削除するのか、それとも自動的に削除しないのかを決定します。
コンタクトが自動的に削除されるようにする場合は、コンタクトを削除するための基準を選択します。以下の 4 つのオプションがあります。
- 最終更新日：連絡先は、最後に更新された日から一定の日数後に自動的に削除されます。
- コンタクト登録日付: コンタクトは、登録から一定の日数後に自動的に削除されます。
- 最終回答日：前回のアンケート回答が指定日数を超えると、連絡先は自動的に削除されます。
- 最後の参加依頼: 最後の参加招待が指定された日数を超えると、連絡先は自動的に削除されます。
  ヒント：保持ポリシーで複数の基準を組み合わせることもできます。
コンタクトが削除されるまでの日数を入力します。
ヒント：値は1以上にしてください。
［保存］をクリックします。

注意：削除された連絡先は取得できません。削除された連絡先は、保持ポリシーによって永久に削除されます。

保持ポリシーのスケジュール

保持ポリシーは、デフォルトで毎日実行されるようにスケジュールされています。アンケートの回答または連絡先を別の頻度で削除する場合は、毎週、毎月、四半期、または年に一度実行するようにスケジュールできます。

回答の削除または連絡先の削除ポリシーを設定します。
スケジュールをクリックします。
削除ポリシーを実行する頻度を選択します。
- 日次: ジョブは毎朝実行されます。
- 週次: ジョブは毎週月曜日に実行されます。
- 月次: ジョブは毎月第 1 日に実行されます。
- 四半期ごと: ジョブは四半期ごとに四半期の最初の日に実行されます。
- 年次: ジョブは毎年 1 年の最初に実行されます。
- なし: ジョブは実行されません。
保存をクリックします。

すべてのポリシーを今すぐ実行

保持ポリシーをスケジュールすると、スケジュールされた周期に関係なく、すべての保持ポリシーを即時に実行することができます。

[すべてのポリシーを今すぐ実行する] をクリックします。
I UNDERSTAND と入力します。
Start running policies を選択します。

例外の登録

他のブランドとは異なる保持ポリシーを適用する必要がある特定のアンケートがある場合は、例外を設定できます。

保持ポリシータブで、以下をクリックします。 例外を追加します。
検索バーにキーワードまたはアンケート名を入力して、例外を設定するアンケートを検索します。
[検索] をクリックします。
返された結果の一覧で、例外を設定するサーベイを選択します。
続行をクリックします。
選択したサーベイの削除ポリシーに対して例外を設定することができます。以下の 3 つのオプションがあります。
- 既定ポリシーを上書きしない：アンケートはデフォルトの削除ポリシーに従います。
- 回答を自動的に削除しない：デフォルトの削除ポリシーにかかわらず、このアンケートの回答は自動的に削除されません。
- 回答を自動的に削除：このアンケートの回答は、デフォルトの削除ポリシーに関係なく自動的に削除されます。回答を自動的に削除する場合は、削除基準を入力します。これらの基準の詳細については、デフォルトの削除ポリシーの設定セクションのステップ 5 ～ 6 を参照してください。
選択した調査の匿名化ポリシーに例外を設定することができます。以下の 3 つのオプションがあります。
- デフォルトのポリシーを上書きしない：アンケートはデフォルトの匿名化ポリシーに従います。
- 回答を自動的に匿名化しない：デフォルトの匿名化ポリシーに関係なく、このアンケートの回答は自動的に匿名化されません。
- 回答を自動的に匿名化：デフォルトの匿名化ポリシーに関係なく、このアンケートの回答は自動的に匿名化されます。回答を自動的に匿名化する場合は、匿名化基準を入力します。これらの基準の詳細については、デフォルト匿名化ポリシーの設定セクションのステップ 8 ～ 9 を参照してください。
更新をクリックします。

例外の管理

ブランドのすべての例外は、例外の作成と管理テーブルに表示されます。検索バーにアンケート名またはキーワードを入力して、既存の例外を検索します。このテーブルでは、以下の情報を確認することができます。

調査名: 免除が登録された調査の名称。
オーナー：アンケート所有者のユーザー名。
削除ポリシー：このアンケートに適用される削除ポリシー。
匿名化ポリシー：このアンケートに適用される匿名化ポリシー。

例外の横にある 3 つの水平ドットをクリックすると、保持規定を編集したり、保持規定を削除したりすることができます。

イベントログの表示

イベントログには、保持イベントとポリシー変更の両方が表示されます。

保持イベント

ドロップダウンで保持が選択されている場合、このテーブルには、保持ルールおよび例外の結果として発生したデータの削除および匿名化が表示されます。検索バーを使用して、特定の保持イベントを検索することができます。過去 12 カ月をクリックすると、特定の時間枠にテーブルをフィルタリングすることができます。

このテーブルには、以下の情報が含まれています。

タイムスタンプ: 保持イベントが発生した日付と時刻。
イベントタイプ: 発生した保持イベントのタイプ。
レコードタイプ: 影響を受けたレコードのタイプ。
影響を受けるレコード: 影響を受けたレコード数。
ジョブ ID: 保持イベントの ID。

保持ポリシーの変更

ドロップダウンで [ポリシーの変更] を選択すると、このテーブルには、保持ルールと例外に対する変更が表示されます。検索バーを使用して、特定の保険契約変更を検索することができます。過去 12 カ月をクリックすると、特定の時間枠にテーブルをフィルタリングすることができます。