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XM Directoryの保守と組織のヒント
XM Directoryの保守と組織のヒントについて
このページでは、ブランド管理者とディレクトリ管理者がXM Directoryを整理し、ディレクトリアクセスを管理するために使用できるさまざまな機能について説明します。整合性のあるデータを収集するには、整理されたディレクトリを維持することが不可欠です。これは、エクスペリエンスデータから最適なインサイトを引き出すのに役立ちます。
複数のディレクトリの構築
複数のディレクトリを使用すると、会社内に存在する共通のテーマや部署に基づいて連絡先をセグメント化できます。たとえば、製品テスタを含むディレクトリを作成し、別のディレクトリにはすべてのカスタマケアコンタクトを保存することができます。また、複数のディレクトリを使用すると、異なるディレクトリ全体の設定を適用できるため、個別のコンタクトセットでコンタクト頻度や重複排除ルールが異なる場合があります。「複数のディレクトリの作成と管理」サポートページには、複数のディレクトリの設定に関する詳細情報が記載されています。
ロールベースアクセス制御の設定
XM Directoryの役割を設定すると、ディレクトリにアクセスできるユーザーとディレクトリ設定を編集できるユーザーを制御できます。ディレクトリへのアクセスを制限すると、ディレクトリに追加できる連絡先と埋め込みデータフィールドの数が制限され、必要なクリーンアップの量が削減されます。ロールベースのアクセス制御は、組織のユーザー間で複数のディレクトリを管理するために不可欠です。
連絡頻度ルールの作成
連絡頻度ルールを設定すると、連絡先の過剰サンプリングを防ぐことができます。特定の期間にわたってコンタクトに送信されるメッセージの数を制限するか、同じコンタクトが別のメッセージを受信する前に経過する必要がある期間を設定することができます。連絡先が受信するメッセージの数が多すぎないようにすると、アンケートの疲労を防ぐことができます。
重複コンタクトのマージ
重複するコンタクトをマージすると、ディレクトリ内のコンタクトの数を減らすことができ、同じコンタクトの複数のインスタンスにメールを配信しないようにすることができます。ディレクトリへのコンタクトのアップロード時に、コンタクトが自動的にマージされるようにするためのステップを実行できます。ディレクトリに重複がすでに存在する場合は、それらを手動でマージすることができます。
既存コンタクトのマージ
ディレクトリ設定内で既存の連絡先をマージするか、ディレクトリの［重複を統合］ツールを使用できます。コンタクトのマージ時に、重複の特定に使用する項目を選択することができます。メールは、コンタクトのマージに使用する最も一般的な項目ですが、複数の項目を選択することができます。重複コンタクトをマージするには、選択したすべての項目が一致する必要があります。
重複した連絡先を特定したら、各連絡先を個別に統合できます。
コンタクトをマージすると、最後に更新された埋め込みデータ値が統合コンタクトで保持されます。
新規コンタクトの自動マージ
また、重複したコンタクトがディレクトリにアップロードされたときに、自動的にマージされるように選択することもできます。連絡先をXM Directoryにアップロードすると、プラットフォームでは重複排除フィールドが一致する連絡先が検索され、新しい連絡先レコードが作成されるのではなく、それに応じて連絡先レコードが更新されます。空のフィールドは重複を排除しないことに留意してください。マージルールがメールに設定され、メールフィールドを含まない連絡先リストをアップロードした場合、それらは統合されません。このようなシナリオでは、コンタクトをマージするための追加のバックアップルールを追加することを検討してください。
サンプリング不足コンタクトの削除
古いディレクトリには、数カ月から数年間調査されていない多数の連絡先が含まれていることがよくあります。頻繁に未使用のコンタクトレコードを削除すると、ディレクトリが円滑に実行し続けます。
コンタクト統計に基づくディレクトリフィルタを使用して、未使用のコンタクトを簡単に見つけることができます。[作成]、[最終更新日時]、[最後の電子メール]、[最終招待状受信済み]、および [最終回答日] フィールドは、経過時間または応答性に基づいて連絡先を検索する場合に役立ちます。連絡先をフィルタリングする場合は、ディレクトリにオプトインされた連絡先のみを含める必要があることに注意してください。オプトアウトした連絡先を削除すると、再アップロードされた連絡先がディレクトリにオプトインされる可能性があるためです。連絡先のフィルタリングの詳細については、「ディレクトリの連絡先の検索とフィルタリング」を参照してください。
フィルターを構築したら、「複数のディレクトリの連絡先を管理する」ページの指示に従って、連絡先を一括で削除できます。