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社員ディレクトリのインポート自動化 (EX)

社員ディレクトリのインポートの自動化について

ユーザーは、定期的にそのデータを Qualtrics に取り込む自動化を使用して、社員 (HRIS) レコードをクアルトリクスと同期したいと考えることがよくあります。たとえば、ホストされた日次ファイルのドロップから、すべて最も安全で安全な転送方法でコンテンツをインポートすることができます。

ユーザーのインポート自動化 (社員ディレクトリのインポート自動化とも呼ばれます) を使用して、社員ディレクトリへのアップロードを合理化する独自の自動化ジョブを作成、設定、更新、テスト、およびレビューすることができます。自動化の実行がスケジュールされると、新たにアップロードされたファイルを含め、自動化によってまだ処理されていない指定ファイルが処理されます。

これらは、社員ディレクトリの自動化タブで設定できます。

ヒント：各ユーザーは最大100件の自動化を作成でき、各自動化を無制限に実行できます。ブランドに設定できる自動化の合計数に制限はありません。自動化で処理されるファイルの最大サイズは 250MB です。

注意：EXインポートでは、UTF-8エンコーディングのCSVファイルとTSVファイルがサポートされます。

ステップ 1: 自動化の開始とスケジュール

自動化に名前を付けます。

ヒント：すでに自動化を作成している場合は、［新しい自動化］をクリックして開始します。
自動化の作成をクリックします。
自動化を日次、週次、月次、オンデマンドのいずれで実行するかを決定します。（つまり、従業員ファイルの更新をチェックしてからQualtricsにアップロードする時期を選択します）。[オンデマンド] を選択すると、自動化によってファイルが 15 分ごとにチェックされ、資格のあるファイルが処理されます。
実行する必要がある曜日/曜日の時刻を決定します。時間は、1 時間後、または 15 分、30 分、または 45 分後に実行することができます。
[別の時間を追加] をクリックして、この更新が行われる日/週/月の別の時刻を追加します。
ヒント：1日8回、毎週10回、月6回という制限があります。技術的に同じ時間を複数回追加できますが、これにより、自動化はその時点で 1 回だけ実行されます。
時刻を削除するには、マイナス符号 (–) を使用します。
最初の自動化が行われる日付を決定します。

ヒント：日付が本日または過去に設定されている場合、これ以降、自動化が実行されます。
連絡先のインポートの自動化を停止するタイミングを決定します。これは後でいつでも変更できます。
続行をクリックして、次のステップインポートソースの設定に進みます。

ステップ 2: インポートソースの設定

ユーザーのインポートの自動化でインポートソースの設定に到達したら、インポートする社員データの場所を Qualtrics に通知します。いくつかのオプションがあります。

クアルトリクスファイルサービス： クアルトリクスでファイルサービスを設定します。これにより、ユーザ側で SFTP サーバを設定する作業が不要になります。このオプションを選択すると、この設定方法に関する指示が表示されます。
SFTP サーバ (パスワードまたは SSH キー): これらのファイルがホストされる独自のサーバが必要です。自動化でファイルをインポートするには、SFTPサーバーのユーザー名、パスワード、ホストURLおよびポートを指定する必要があります。または、SSH キーを指定してを設定することもできます。

ヒント：SFTP接続を設定する場合、ITチームにクアルトリクスのIP範囲の許可リストを作成することをお勧めします。Qualtricsサーバーの許可リストを参照してください。

ヒント：アカウントがFedRAMP環境内にある場合、許可リスト作成のIPアドレスはこのページにあるものとは異なります。IPアドレス情報に安全にアクセスするためには、FedRAMPカスタマーサクセスハブにログインしてください。
Google ドライブまたは Dropbox: Google ドライブや Dropbox など、インポートファイルをホストするオープン権限 (OAuth) ファイルストレージにアクセスできる必要があります。OAuthファイルストレージでファイルを管理するには、ログインしてQualtricsの権限を与える必要があります。自動化では、次のステップで設定された指定フォルダ内のファイルのみが管理されます。

ヒント：QualtricsファイルサービスやSFTPオプションでは、組織のITチームと適切にセットアップする必要があります。

ステップ 3: PGP 暗号化

PGP暗号化は、クアルトリクスに送信するデータを暗号化する自動化をインポートするためのオプションのステップです。この機能の詳細については、PGP 暗号化を参照してください。

PGP ソフトウェアを使用してファイルを暗号化するかどうかを選択します。

ヒント：このPGP暗号化は、SFTPサーバーとクアルトリクスファイルサービスの両方を使用した自動化に使用できます。過去の自動化を暗号化せずに必要な場合は、いつでも自動化を編集して暗号化を追加できます。
続行をクリックします。
[公開鍵 をダウンロード] をクリックします。ITチームは、インポートファイルをSFTPサーバーまたはクアルトリクスファイルサービスにアップロードする前に、この公開鍵を使用してファイルを暗号化する必要があります。

ヒント：自動化がPGP暗号化を使用するように設定されているものの、暗号化されていないファイルを受信した場合、自動化の通知設定に従ってエラーが発生し、電子メール受信者に通知されます。
続行をクリックします。
SFTP フォルダパスを定義するか、データフィールドマッピングに移動します。

ヒント：PGP公開鍵と指紋は数カ月ごとに回転します。ただし、以前のすべての公開鍵は、その鍵が漏洩しない限り、既存の自動化と新しい自動化に使用することができます。

ステップ 4: フォルダパスの選択

ヒント：これらの手順は、インポートソースとしてSFTP、Google ドライブ、Dropboxを選択した場合にのみ完了します。Qualtricsファイルサービスを選択した場合、このステップを完了する必要はありません。

従業員ファイルのソースを決定したら、これらのファイルが保存されるフォルダを指定して、自動化でそれらのファイルの取得元を認識できるようにする必要があります。

インポートするファイルがある SFTP サーバ、Google ドライブ、または Dropbox のフォルダ名を入力します。

ヒント：このフォルダ名では大文字と小文字が区別されます。これは既存のフォルダである必要があり、そうでないと自動化は失敗します。フォルダのパスは、自動化に指定された SFTP、Google ドライブ、または Dropbox ユーザのデフォルトディレクトリに対する相対パスでもある必要があります。
続行をクリックします。
このフォルダからインポートするファイルを選択します。
オプションは以下のとおりです。
- すべてのファイル: フォルダ内のすべてのファイル。
- 名前に特定の接頭辞が含まれているファイル: 選択した場合、接頭辞を指定することができます。
- 名前に特定のサフィックスが含まれているファイル: 選択した場合、サフィックスを指定できます。ファイル拡張子はここに含まれます。
  例: ファイル名は 1234 サンプルで、CSV 形式です。末尾が -sample であり、かつ CSV であるすべてのファイルを必要とします。接尾辞は -sample.csv です。
- 名前に特定のテキストが含まれているファイル: 選択すると、名前に含める必要があるフレーズを指定できます。このフレーズは、ファイル名内の任意の場所に指定できます。
続行をクリックします。
処理されたファイルはクアルトリクスに保存され、過去の自動化を管理するときに表示できます。続行をクリックします。

ステップ 5: データ項目マッピング

こちらで、ファイルからクアルトリクスにインポートするフィールドとその書式設定方法を決定します。

注意: [名]、[姓]、[一意 ID]、および [電子メール] 列を含める必要があります。これらは、以下の項目データ型に対応している必要があります。

名 – 個人項目
姓 – 個人項目
電子メール – 個人項目
UniqueID – 個人の一意 ID フィールド

サンプルファイルのダウンロードをクリックします。これにより、正しいファイルテンプレートの例を示す CSV がコンピュータにダウンロードされます。有効な CSV ファイルである限り、独自のテンプレートファイルを使用することもできます。この自動化によってインポートされるすべてのファイルは、サンプルファイルの列ヘッダに一致する必要があります。
ファイルの準備ができたら、［ファイルを選択］をクリックしてサンプルファイルをアップロードします。
ヒント：ファイルの例は、自動化ごとに100MBを超えることはできません。
Delimiter を選択します。
続行をクリックします。
クアルトリクスのフィールドマッピングで提案される列ヘッダーが提供されます。ただし、［フィールド名としてインポート］行でドロップダウンを変更することで、任意の列の名前を変更したり、列を既存のメタデータフィールドにマッピングしたりできます。メタデータデータフィールドの後に列の名前を付ける場合は、通常、大文字と小文字が区別される必要があることに注意してください。
フィールドタイプとしてインポート行を使用して、各フィールドが個人フィールド (電子メール、名、姓)、個人の一意 ID フィールド、メタデータフィールドであるか、またはインポートから除外する必要があるかを決定します。

ヒント：クアルトリクスのフィールドマッピングに提案される列ヘッダーが提供されます。フィールドタイプとしてインポート行のドロップダウンを変更することで、任意の列の名前を変更したり、既存のメタデータフィールドに列をマッピングしたりすることができます。メタデータフィールドの後に列の名前を付ける場合は、大文字と小文字が区別される必要があることに注意してください。

ヒント：アップロードしたファイルを置き換える場合は、［新しいサンプルファイルをアップロード］をクリックします。
フィールドを確認したら、 [続行] をクリックします。

ステップ 6: 実行レポートの送信および自動化の有効化

自動化のインポートの最終ステップには、自動化の実行時に電子メールで送信されるユーザの決定と、自動化の有効化が含まれます。これには、自動化の Run Summary Recipients および Review 部分が含まれます。

電子メールアドレスをボックスに入力することで、自動化の実行時に電子メールで警告されるユーザを決定します。
受信者を追加するには、プラス記号 (+) または受信者電子メール追加ボタンを使用します。受信者を削除するには、マイナス記号（ – ）を使用します。
必要に応じて、作業が完了していない場合は、メールレポートを送信しないをチェックします。これにより、ディレクトリ内に従業員が更新されていない場合にレポートが送信されなくなります。
続行をクリックします。
セクションの横にある編集をクリックして、任意のセクションに戻り、変更を行います。
自動化の有効化をクリックして自動化を開始するか、自動化を保存しても開始しないまま終了をクリックします。

自動化に含まれるデータフィールドの変更

ユーザーのインポートの自動化に含まれるフィールドを変更する場合があります。たとえば、従業員インポートに患者住所列を含めるのを忘れたことに気づき、将来のインポートで患者住所情報を保存する必要がある場合などです。

インポートフィールドのマッピングセクションでアップロードするサンプルファイルによって、クアルトリクスにアップロードされるメタデータフィールドが決定されます。つまり、列ヘッダを除外してスキップしたり、フィールドの正確な名前とスペルを使用して将来のインポートにフィールドを含めたりすることができます。

インポートに含まれる項目を変更するには、以下の手順に従います。

目的の自動化に移動し、ドロップダウンをクリックします。
自動化の編集をクリックします。
[データフィールドをマッピング] の横にある [編集] をクリックします。
[新しいサンプルファイルをアップロード] をクリックします。
サンプルファイルのダウンロードをクリックします。
ファイルを編集して、目的のヘッダーが含まれるようにします。スペルと大文字小文字が同じであることを確認してください。
例: ソースフォルダに保存するファイルには、住所というフィールドがあります。ファイル例で、住所というヘッダを追加します。小文字の ‘a’ は使用できません。
ファイル選択をクリックします。新しいファイルをアップロードします。
続行をクリックします。
クアルトリクスのフィールドマッピングで提案される列ヘッダーが提供されます。ただし、［フィールド名としてインポート］行でドロップダウンを変更することで、任意の列の名前を変更したり、列を既存のメタデータフィールドにマッピングしたりできます。既存のメタデータフィールドの後に列の名前を付ける場合は、通常、大文字と小文字が区別される必要があることに注意してください。
フィールドタイプとしてインポート行を使用して、各フィールドが個人フィールド、一意 ID、メタデータであるかどうか、またはインポートから除外する必要があるかどうかを決定します。
フィールドを確認したら、 [続行] をクリックします。