Best Practices für Salesforce

Best Practices für Salesforce-Erweiterung

Bei der Einrichtung eines neuen automatisierten Systems ist die Planung unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie das Beste daraus herausholen können. Diese Seite enthält Vorschläge für die Einrichtung Ihrer Salesforce-Umgebung und die Verwaltung Ihrer Umfragen mit maximaler Wirkung. Beachten Sie, dass der Umfrage derjenige sein sollte, der die Salesforce-Erweiterung einrichtet.

Verwalten Ihrer Daten in Salesforce

Bei der Arbeit in Salesforce ist eine ordnungsgemäße Verwaltung von Daten unerlässlich. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Umfrage optimal nutzen können. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie historische Antworten auf Umfragen aufbewahren, sie den einzelnen relevanten Datensätzen zuordnen und Ihre Umfragedaten in Ihren Salesforce-Berichten zusammenfassen.

• Ziehen Sie die Verwendung eines benutzerdefinierten Objekts in Betracht, um Ihre Antworten zu speichern. Dieses Objekt kann mit Ihren Kontakt, Benutzerkonto oder Case-Objekten oder jedem anderen Objekt verbunden sein, an das Sie Umfragen über ein Lookup oder Master-Detail Auf diese Weise können Sie historische Umfrage in einer zugehörigen Liste speichern, wenn ein Befragte:r mehrmals an Ihrer Umfrage teilnimmt, und Sie können Filter für diese Objekte auch in Salesforce.
• Wenn Sie Daten in einem übergeordneten Datensatz (z. B. einem Benutzerkonto) aggregieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Umfrage mit einem Master-Detail-Feld verknüpfen. Dadurch erhalten Sie Zugriff auf leistungsstarke Werkzeuge wie Rollup-Zusammenfassungen, die Umfrage automatisch aggregieren kann. Weitere Informationen zur Verwendung dieser Werkzeuge finden Sie in der Supportdokumentation von Salesforce.

Was ist, wenn Sie mehrere integrierte Umfragen haben?

Wenn Sie mit mehreren integrierten Umfragen arbeiten, ist es möglicherweise nicht sinnvoll, ein statisches Umfrage zu haben. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge, wie Sie dies verwalten können:

• Wenn Sie nur wenige Umfragen haben und nicht vorhaben, viele weitere zu erstellen, können Sie mehrere Umfrage-Objekte erstellen (z. B. ein CSAT-Feedback-Objekt und ein Objekt für das Feedback der letzten Käufer).
• Wenn Sie mehrere Umfragen haben und sich auf die Möglichkeit von mehr vorbereiten möchten, sollten Sie ein Umfrage mit mehreren Datensatztypen verwenden. Jeder Datensatztyp kann in Salesforce so angepasst werden, dass nur Felder angezeigt werden, die für die jeweilige Umfrage relevant sind. Nachdem Sie Ihre Datensatztypen erstellt haben, befolgen Sie die folgenden Anweisungen, um Qualtrics mitzuteilen, welche Verzeichnisart verwendet werden soll:
  1. Anlegen einer Antwortzuordnung Workflow für Ihr Umfrage.
  2. Wählen Sie für eines der Felder, die Sie in der Zuordnung anlegen, Datensatztyp aus, und wählen Sie dann für die Art des Werts, den Sie übergeben werden, Angegebener Wert aus.
  3. Kehren Sie zu Ihrer Salesforce-Umgebung zurück. Navigieren Sie zu Einrichtung dann Anlegen. Auswählen Objekte, dann Umfrage Antwort, und dann Satzarten. Klicken Sie auf den Namen des Datensatztyps.
     
  4. In der URL sehen Sie „RecordTypes/“ gefolgt von der ID Ihres Datensatztyps. Kopieren Sie diesen Wert, und kehren Sie zu Qualtrics zurück.
     
  5. Fügen Sie die Datensatztyp-ID in das angegebene Wertfeld ein.
     

Umstellung Ihrer Umfrage von der Sandbox auf die Produktion

Die meisten Unternehmen verwenden eine Sandbox-Umgebung in Salesforce, um neue Systeme vor dem Produktivstart zu testen. Wie wir auf unserer Seite unter Wechsel zwischen Salesforce-Umgebungenkann es sinnvoll sein, ein Qualtrics-Benutzerkonto mit der Sandbox und ein (oder mehrere) mit der Live-Umgebung zu verbinden. Wenn Sie mit dem Testen einer Umfrage in der Sandbox fertig sind und für den Produktivstart bereit sind, helfen Ihnen die folgenden Schritte dabei, sie zu verschieben:

1. Identifizieren Sie das Benutzerkonto, in das Sie die Umfrage verschieben möchten. Dabei kann es sich um ein Benutzerkonto handeln, das bereits mit der Live-Umgebung verknüpft ist, oder um ein neues, nicht zugeordnetes Benutzerkonto.
2. Bewegen Sie die Umfrage über. Um dies zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor: Exportieren der Umfrage und importiertoder eine reguläre administrative Umfrage.
3. Öffnen Sie die Antwortzuordnung im neuen Benutzerkonto. Wenn das Benutzerkonto nicht mit einer Salesforce-Umgebung verknüpft ist, Melden Sie sich in der richtigen Salesforce-Umgebung an..
4. Überprüfen Sie die Antwortzuordnung Menüs, um sicherzustellen, dass die Zuordnung weiterhin korrekt ist. Dies ist wichtig, wenn sich die Felder in Ihrer Sandbox- und Produktivumgebung unterscheiden.
5. Öffnen Sie die Umfrage auslösen und per E-Mail versenden Menü. Es gibt einen wesentlichen Unterschied, den Sie beim Einrichten beachten müssen. Die URL für ausgehende Nachrichten ist anders, da sich die Umfrage in einem neuen Benutzerkonto befindet. Kopieren Sie diese URL, und implementieren Sie sie in Ihre Workflow in der neuen Umgebung.
   

Verwenden von Salesforce in Workflows

Nachdem Sie nun Ihren Workflow in Salesforce in Ihrem Qualtrics-Konto eingerichtet haben, gibt es einige Funktionen der Salesforce-Erweiterung, die Sie kennen sollten. Die Salesforce-Erweiterung in Qualtrics:

• Verwendet die Version 38.0 der Salesforce REST API.
• Kann unvollständige Antworten zuordnen, wenn Bedingungen im Workflow festgelegt sind und die unvollständige Antwort diese Bedingungen erfüllt.
• Innerhalb eines QUALTRICS-Kontos können bis zu fünf Salesforce-Instanzen verknüpft werden. Mit anderen Worten, jeder Benutzer hat die Möglichkeit, auf fünf verschiedene Sandbox- oder Produktionsinstanzen in Salesforce zuzugreifen.
• Speichert jedes Mal, wenn der Workflow ausgelöst wurde, einen Datensatz, der sich im Workflow-Reporting.
• Erfordert, dass nur der Workflow den Workflow bearbeitet. Wenn Sie Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen, ist es wichtig, dass der Benutzer, der den Workflow ursprünglich eingerichtet hat, der nur Benutzer, der den Workflow bearbeitet. Wenn ein Benutzer, der den Workflow nicht eingerichtet hat, versucht, ihn zu bearbeiten, funktioniert die Salesforce-Integration nicht mehr. Wenn Sie nicht der Workflow sind, aber den Workflow bearbeiten müssen, gehen Sie wie folgt vor: Workflow kopieren  und bearbeiten Sie die Kopie.

Opt-out-Kontakte in Salesforce und Qualtrics

Standardmäßig wird der Opt-out-Link von Qualtrics nur die Befragten von ihrer Qualtrics Mailingliste abmelden. Dies führt zu einem Problem, bei dem Salesforce keine Benachrichtigung über das Opt-out erhält, was bedeutet, dass Umfrageteilnehmer zusätzliche Umfragen über Salesforce senden können, obwohl sie sich von der Kommunikation abgemeldet haben.

Die Lösung besteht darin, eine “Opt-out-Umfrage” mit einem anonymen Link zu erstellen, der den Kontakt von Salesforce und Qualtrics abmeldet. Dazu ersetzen wir den standardmäßigen Opt-out-Link von Qualtrics durch einen benutzerdefinierten Opt-out-Link mit zwei angehängten Query-STRINGS: die Salesforce-Kontakt-ID und den Opt-out-Link von Qualtrics. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Einrichtung abzuschließen.

1. Erstellen Sie eine Opt-out-Umfrage getrennt von der Umfrage, die Sie verteilen. Diese Umfrage sollte eine Frage mit beschreibendem Text Der Befragte:r wird darüber informiert, dass er sich abgemeldet hat.
   
   TIPP: Es ist wichtig, dass Ihre Befragten die Opt-out-Umfrage abschließen, damit sie wirklich Opt-out sind. Sie können eine Timing-Frage verwenden, um die Umfrage für den Befragten automatisch zu vervollständigen, um sicherzustellen, dass er die Opt-out-Umfrage abschließt.
2. Navigieren Sie zum Umfragenverlauf.
3. Ganz oben im Umfragenverlauf hinzufügen zwei eingebettete Daten Felder: ContactId und OptOut. Lassen Sie für ContactId den Wert leer. Geben Sie für OptOut ein. Wahr als Wert.
   
   Achtung: Ihre Felder müssen genau mit diesen Namen übereinstimmen.
4. Klicken Sie auf Ablauf speichern.
5. Navigieren Sie zu Workflows.
   
6. Klicken Sie auf Workflow anlegen .
7. Auswählen Ereignisbasiert um einen neuen ereignisbasierten Workflow anzulegen.
8. Wählen Sie das Ereignis für die Beantwortung der Umfrage aus und schließen Sie die Einrichtung des Ereignisses ab.
   
9. Klicken Sie auf das Pluszeichen ( + ), um eine weitere Aufgabe. 
10. Richten Sie im neuen Workflow einen Antwortzuordnung Aufgabe zum Aufheben des Abonnements des Befragte:r bei Salesforce. Ordnen Sie dazu das eingebettete Feld OptOut einem Opt-out in Salesforce zu.
    
11. Sichern Ihre Antwortzuordnung.
12. Fügen Sie im selben Workflow eine Aufgabe für das XM Directory hinzu, um den Befragten von Qualtrics abzumelden. Wählen Sie beim Einrichten der Aufgabe die Option Zu XM Directory hinzufügen Option.
    
13. Wählen Sie die Mailingliste aus, an die Sie verteilen möchten.
    
14. Ordnen Sie die Felder für Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse zu. Um Felder zuzuordnen, klicken Sie auf das Symbol dynamischer Text, {a}, wählen Sie Panels-Feld, und dann das entsprechende Kontakt.
15. aktivieren Speichern oder aktualisieren Sie sie als eingebettete Daten in Ihrem XM Directory Kontakte, Empfänger:in aus Umfrage aktualisieren, und Kontakt abbestellen Ankreuzfelder.
16. Klicken Sie auf Speichern.
17. Rufen Sie den anonymen Link für Ihre Opt-out-Umfrage ab.
    
18. Fügen Sie Folgendes hinzu: Abfragezeichenfolgen bis zum Ende Ihres anonymer Link:

    ?ContactId=${e://Field/ContactId}&OptOut=${l://OptOutURL}
    

    Tipp: Die OptOutURL übergibt die Informationen, die für die Abmeldung von Qualtrics erforderlich sind, und die ContactId enthält die Kontakt, die verwendet werden kann, um die Person in Salesforce zu deaktivieren. Beachten Sie, dass Sie je nach Objekt, das Sie in Salesforce auslösen, ContactId, AccountId oder ein anderes eingebettete Daten verwenden können.
    Beispiel: Nach dem Hinzufügen der Abfragezeichenfolgen sieht unsere URL wie folgt aus: qualtrics ContactId=${e://Field/ContactId}&OptOut=${l://OptOutURL}
19. Navigieren Sie zum Workflows der Umfrage, die Sie senden möchten, und beginnen Sie mit der Einrichtung des Von Salesforce ausgelöste Umfrage: sendet die Umfrage basierend auf einem Salesforce-Ablauf an die Umfrageteilnehmer. Informationen zur allgemeinen Einrichtung finden Sie auf der verlinkten Seite. Der Rest dieses Setups konzentriert sich nur auf den benutzerdefinierten Opt-out.
    
    TIPP: Achten Sie beim Einrichten Ihrer Verteilung darauf, dass Sie dieselbe Mailingliste auswählen, die Sie in Ihrer Aufgabe im XM Directory gewählt haben.
20. Ersetzen Sie in Ihrer E-Mail-Einladung den Opt-out durch Ihren benutzerdefinierten Opt-out.
    
21. Achten Sie darauf, Hyperlink diese gesamte URL.
    Tipp: Wenn Ihr Link zu lang oder unansehnlich ist, können Sie die Text anzeigen Ihres Hyperlinks, um ihn präsentierbarer zu machen.
22. Sichern Ihre Verteilung.

Wenn nun ein Befragter auf den Opt-out-Link in Ihrer Einladung klickt, wird er zu Ihrer Opt-out-Umfrage weitergeleitet. Sobald ihre Opt-out-Antwort aufgezeichnet ist, werden sie automatisch in Salesforce und in der entsprechenden Qualtrics Kontaktliste als Opt-out-Kunden geführt. Beachten Sie, dass der ursprüngliche Link zur Umfrage weiterhin gültig ist, d.h. der Befragte:r kann weiterhin eine Umfrage übermitteln. Sie bleiben jedoch aus Ihren Kontakt ausgeschlossen.