自動化のベストプラクティス

自動化のベストプラクティスについて

XM Directoryの［自動化］タブは、連絡先のインポートとアンケート配信を効率化するためのワンストップショップです。自動化では、データベースから連絡先を定期的にインポートするプロセスを設定したり、定期的なスケジュールでメーリングリストにアンケートの招待を送信したり、連絡先インポートで自動的にアンケートがトリガされるようにプロセスをリンクしたりできます。ただし、多くのオプションを利用できます。これにより、無限の可能性が得られる一方で、ちょっとしたガイダンスが必要になることは理解できます。

このページでは、自動化のベストプラクティスおよび一般的な使用ケースに焦点を当てます。

プロジェクト別のコンタクトファイルの区別

連絡先のインポートの自動化を設定する場合、SFTPサーバーで検索する特定の場所とファイルをクアルトリクスに通知する必要があります。デフォルトでは、サーバによってまだピックアップされていないすべてのファイルが自動化で選択されます。

ただし、SFTPサーバーには、異なるプロジェクトに含まれる複数のメーリングリストが含まれている場合があります。すべてのプロジェクトに対して異なるファイルパスを作成する代わりに、特定の接頭辞または接尾辞を関連ファイルに追加し、それらをクアルトリクスで示すことができます。

ファイルの命名規則はユーザ次第ですが、通常、プロジェクト名とファイルの登録日付をその名称に含め、関連するプロジェクト名を接尾辞または接頭辞として書き留めておくことをお奨めします。たとえば、ファイルの名称は transactional_survey_project_mmddyyyy です。次に、自動化でファイル名の接頭辞が transactional_survey_project であることを確認します。

トラッキング自動化成功

自動化では、実行の概要の受信者が要求されます。これにより、実行が終了するたびに 1 人または複数の受信者に電子メールが送信され、実行が成功したか失敗したかが示されます。これにより、インポートが終了するたびにメールが送信されるため、これらすべてのメールを受信する特定のメールドメインを設定し、そのメールにフィルタを設定して、失敗した実行を関連する関係者に転送することをお奨めします。これらのメールは、実行が失敗した理由を診断するためにサポートが必要な場合に、Qualtricsサポートがトラブルシューティングに使用できます。

連絡先のインポートとアンケート配信の自動化のリンク

連絡先のインポートの自動化とアンケート配信の自動化を使用して、さらに連絡先がメーリングリストに追加されるたびに招待を送信するプロセスを合理化する場合は、自動化をリンクすることが不可欠です。自動化をリンクできず、代わりにそれらを個別に設定しないと、このセクションで説明されている問題が発生する可能性があります。

配信送信エラー

連絡先インポートの自動化を設定し、2つの自動化をリンクせずに特定のメーリングリストに送信するようにアンケート配信を設定すると、アンケート配信は連絡先リスト全体に送信されます。

初めてバウンスしたメールに再度コンタクトすると、バウンス統計が増大する可能性があります。コンタクト頻度ルールを有効にしている場合は、スキップした配信が増える可能性があります。また、同じ受信者に多数のメールを送信すると、アンケートの招待をオプトアウトする可能性が高まる可能性があります。

トランザクションデータが欠落しているか、または正しく表示されない

多くの連絡先のインポートの自動化は、トランザクションデータとしてマークされたフィールドで設定されています。

連絡先のインポートと配信の自動化を正常にリンクすると、クアルトリクスはインポートされた連絡先にトランザクションアンケートリンクを送信することを認識し、これらのフィールドはXM Directoryとアンケートのデータ内の連絡先情報に保存されます。

ただし、連絡先と配信の自動化がリンクされていない場合、連絡先ファイルで指定されたトランザクションデータがアンケートデータに正しく表示されない可能性があります。これは、配信の自動化で連絡先リストのトランザクションデータを検索するように指示されなかったためです。

SFTP自動化でインポートされた連絡先に自動化を使用してアンケート配信を送信する場合、これら両方の自動化の設定手順に従ってアンケート配信をリンクすることを強くお勧めします。