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メール配信の管理

メール配信の管理について

完了後、クアルトリクスを通じてアンケートの招待をメールで送信ブロックが表示されます。ブロックには、配信情報とそれらに対して実行できるアクションが含まれています。ここでは、配信詳細の表示、リマインダーとお礼メールの送信、配信のキャンセルまたは削除、配信履歴のダウンロードができます。これらの異なるオプションにより、メール配信の管理や進捗状況の確認ができます。

配信情報とオプションの概要

メール配信は予約送信設定されるたびに、「メール」セクションに個別の配信ブロックとして記録されます。各配信ブロック内には、配信されたメールやアンケートの状況に関する関連情報が記載されています。

連絡先リストへのメール：配信先の個人または連絡先リストと、配信内の連絡先の合計数です。
ヒント：この例では、連絡先リストには名前で作成された日付が含まれています。配信の送信日または送信予定日とは関係ありません。
送信日／スケジュールの対象：配信が送信された日時。配信がまだ送信されていない場合は、送信予約時刻が青で表示されます。タイムゾーンは、アカウントに設定されたタイムゾーンと一致します。
送信済みメール：配信されたメールの合計数のうち、現在配信されたメールの数。
注意：場合によっては、ダウンロードしたメール履歴に表示される数よりも多くのメールが配信されています。もともと受信者であった連絡先リストのメンバーが削除された場合に起こります。削除された連絡先はダウンロードに表示されませんが、連絡先を削除してもメール送信済み統計には影響しません。

ヒント：［送信済］の横に警告記号が表示された場合、一部のメールが正常に配信されませんでした。これは、失敗またはバウンスされた電子メールが原因である可能性があります。各ステータスの意味の詳細については、配信ステータスを参照してください。
メールが失敗しました：サーバーから送信されなかったメールの数。メール送信の失敗の最も一般的な原因は、@の欠落など、メールアドレスの形式の誤りです。この数字には不達メールは含まれていません。
開始したアンケート：受信者が少なくともリンクをクリックしたアンケートの数。これには、調査を提出した人数が含まれます。
終了したアンケート：配信で送信された送信済みのアンケートの数。
[不達電子メール]: 受信者サーバーで却下された電子メールの数。

ヒント：バウンスには、ハードバウンスとソフトバウンスの2種類があります。

ハードバウンスとは、恒久的な理由により配信できないメールのことです。メールアドレスが存在しない、受信者のサーバーがメールを受け付けていない、ドメインが実際のメールドメインではないなどが考えられます。

ソフトバウンスとは、一時的な理由で配信できなかったメールのことです。受信者のメールボックスがいっぱいになっていたり、メールのサイズが大きすぎたり、受信者のメールサーバーが一時的にダウンしていたりする可能性があります。クアルトリクスはソフトバウンスを複数回自動的に再送信しようとしますが、試行間の時間は異なる場合があります。それでもメールを配信できない場合、メールはバウンスとしてマークされます。
重複メール: メールの送信が禁止された重複メールの数。重複メールとは送信された別のメールとまったく同じメッセージ、受信者が含まれるメールのことです。たとえば、連絡先リストに同じメールアドレスが複数ある場合、重複と見なされます。全体の配信が迷惑メールとしてフラグ付けされないように、クアルトリクスメーラーではこれらを送信しません。連絡先リストに重複を統合するには「リスト内の連絡先を編集する」ページを参照してください。
ヒント：異なる配信でメールを繰り返し送信する場合は、12時間以上隔てて同一のメールを送信する必要があります。12 時間以内に同じ配信先に送信された同一のメールは、異なる配信からでも重複としてマークされ、ブロックされます。
クレーム：クアルトリクスが作成したメールに対して、受信者がレポートスパム（またはこれに相当するもの）をクリックするとクアルトリクスサーバーがメールプロバイダーから受信する通知の数。詳細については「スパムとしてマークされないようにする」ページを参照してください。
注意：すべてのメールプロバイダーがQualtricsサーバーにレポートを送信するわけではないため、実際の数は大きい可能性があります。

ヒント：低品質のメールアドレスに配信を送信する場合、メールがブロックされたり、スパムフォルダーに入れられたりする可能性が高くなります。受信者が誰であるかを確認してください。
アクションメニュー: ドロップダウン矢印をクリックすると、以下のオプションが表示されます。
- 配信を編集： このオプションは将来的に配信を開始するように設定されている場合にのみ表示されます。メールのメッセージや受信者などを編集できます。
- 配信を表示： このオプションはメール配信がすでに送信されている場合にのみ表示されます。ここでは選択した詳細オプションも含めて送信したメッセージを確認できます。
- スケジュールリマインダ: まだ終了していない回答者に送信されるリマインダメールをスケジュールします。
- お礼を予約送信: 終了したすべての回答者に送信する、お礼メールをスケジュールします。
- ダウンロード履歴: 配信に含まれるすべてのメールアドレスのリンク、リンクの有効期限、およびステータスをダウンロードします。可能性のあるすべてのステータスと意味の一覧については、「配信ステータス」ページを参照してください。
- 配信をキャンセル： このオプションは、メール配信が今後送信予約されている場合にのみ表示されます。このオプションは配信をキャンセルし、配信が行われないようにします。
- 配信を中止して削除： このオプションはメール配信が送信済みで、まだ送信処理中の場合にのみ表示されます。配信される前に削除できるようになります。このオプションが消えるまでの時間は、メールの送信にかかる時間のみです。
- 配信を削除： このオプションはメール配信がすでに送信されている場合にのみ表示されます。配信を削除すると、まだクリックされていないリンクが削除されます。

ヒント：送信済み、不達メール、失敗メールなどのメールステータスの詳細については、「配信ステータス」ページを参照してください。

注意：3 年より古い配信は利用できません。

標準 vs. コンパクト表示

配信アクションのドロップダウンなど、同じ情報をよりコンパクトに、リストのように表示できます。右上のアイコンを使用して、標準表示と、よりリストらしい表示を切り替えることができます。

配信の表示と編集

配信がすでに送信されているかどうかに応じて、送信されたメッセージを確認することも、送信前に編集することもできます。

送信された配信の表示

すでに送信されたメールは変更できませんが、どの連絡先リストに送信されたか、いつ送信されたか、どんなメッセージが使用されたか、その他の設定を確認できます。配信ブロックの右側にあるドロップダウンメニュー

をクリックし、［配信を表示］を選択します。

送信されたメッセージの詳細がすべて表示されます。これには送信元と返信先メールアドレス、送信時間、件名、メッセージ全体、設定した追加の詳細オプションが含まれます。

注意：メールに保存したライブラリメッセージを使用したものの、配信後にメッセージを変更した場合、配信を表示すると、送信されたメッセージの代わりに、最後に保存されたバージョンのメッセージが表示されます。

注意：ライブラリメッセージを含むメールをスケジュールしてから、保存したメッセージをライブラリから削除した場合、配信は送信されず、エラーを受信します。配信をクリックすると、’メッセージが削除されました’ と表示されます。配信送信後にライブラリメッセージを削除できますが、後で配信を表示すると、引き続き「メッセージは削除されました」と表示されます。

予約送信される配信の編集

メールがまだ送信されていない場合は、メッセージ、送信日、受信者、リンクタイプなどを変更できます。

配信ブロックの右側にあるドロップダウンメニューをクリックします。
［配信を編集］を選択します。
必要な変更を加えます。リンクタイプ、インライン質問、およびカスタム “送信元” アドレスの設定など、これらの設定の詳細については、サーベイ招待の電子メール送信を参照してください。
［保存］をクリックします。

配信履歴をダウンロードする

注意:メールリンクタイプを［匿名］に設定すると、配信履歴をダウンロードする機能が無効になります。

注意：すべてのユーザーがアンケート招待メールの配信履歴をダウンロードできます。XM Directoryや新しい連絡先エクスペリエンスにアクセスできる場合は、リマインダーとお礼メールの配信履歴もダウンロードできます。

配信履歴は配信受信者全員のリストであり、各アンケート招待状の現在のステータスや生成された個別リンクも表示されます。このダウンロード可能な履歴により、特定の受信者がアンケートを開始したか、受信者がアンケートを終了したか、受信者がアンケートの案内を受け取っていないかを調査できます。すべての配信を1つのファイルにダウンロードしたり、1回の配信の履歴をダウンロードしたりできます。

ヒント：配信履歴は、履歴のダウンロード時に招待が送信された連絡先リストを参照します。アンケートを配信した後に連絡先が削除された場合、ダウンロードした配信履歴は削除された連絡先に対して正確ではありません。

ヒント：配信履歴をダウンロードするには、ユーザー設定で［ライブラリメッセージを使用］権限を有効にする必要があります。

ヒント：履歴をダウンロードすると、配信が作成されたときのステータスに基づいて、回答者のステータスを含むリンクが生成されます。履歴を再ダウンロードすると、ステータスがリフレッシュされます。配信が最初に送信された後にリストまたはセグメントが変更され、更新されたリストまたはセグメントに新しい個人リンクを作成する場合は、新しい配信を作成する必要があります。

複数の配信の履歴のダウンロード

注意：この機能は、新しい XMD Contacts Platform (COP) でのみ使用できます。この機能にアクセスするには、担当のカスタマーサクセスマネージャにお問い合わせください。

複数の配信の配信履歴を一度にダウンロードできます。

左上の開始および終了フィルタを使用して、対象の日付範囲を選択します。

ヒント：配信履歴を一括ダウンロードするには、日付範囲を選択する必要があります。
日付範囲が選択されていないため、ダウンロードボタンが灰色表示されます。

[履歴のダウンロード] をクリックします。
ダウンロードが開始されたことを知らせるメッセージが表示されます。配信のサイズによっては、このファイルの処理に時間がかかる場合があります。ダウンロードファイルにアクセスするには、ダウンロードに移動します。
一覧でファイルを検索し、ダウンロードをクリックしてコンピュータに保存します。

これにより、アンケートのすべての配信の各受信者のステータスを含むファイルが生成されます。XM Directoryまたは新しい連絡先エクスペリエンスにアクセスできる場合は、［履歴をダウンロード］オプションで配信中の各受信者のステータスを含むファイルをダウンロードできます。

注意：1つの配信履歴ファイルで最大1万件の配信または最大100万件の連絡先をエクスポートできます。エクスポートがこの制限を超える場合、ダウンロードは複数のファイルに分割されます。

［ダウンロード］セクションには、配信に関する以下の情報が表示されます。

チャネル：記録された各回答に関連付けられている配信のタイプ。使用可能な流通チャネルの一覧については、配信を参照してください。
配信日の範囲：配信履歴のエクスポートに選択した日付範囲が表示されます。
日付: 配信履歴がダウンロードされた日付。
ステータス: 配信履歴ダウンロードのステータス。使用可能な値は以下のとおりです。
- 成功: ダウンロードは成功しました。
- 処理中: ダウンロードが進行中です。進捗率が括弧内に表示されます。
- 部分エクスポート：ダウンロードがサイズ制限を超えると、自動的に複数のダウンロードファイルに分割されます。「部分エクスポート」には、選択したダウンロードの完全な日付範囲が表示されます。部分エクスポートの下には、選択内容を構成する複数のダウンロードファイルが表示されます。
- 保留: ダウンロードが一時停止されています。[アクション] 列の [再開] をクリックして、ダウンロードを続行します。
  ヒント：Qualtricsは一度に最大5件のダウンロードを処理します。エクスポートが5ダウンロードファイルを超える場合（50,000を超える配信が含まれているなど）、追加のダウンロードは保留され、最初の5つが完了したらダウンロードを再開できます。
- 失敗: ダウンロードを完了できませんでした。もう一度配信のダウンロードを試してください。
アクション: ダウンロードが成功すると、この列で配信履歴ファイルが使用可能になります。

ヒント：［ダウンロード］タブで、複数配信エクスポートからの配信履歴ダウンロードを表示できます。

全配信のダウンロードファイルには、各回答者の以下の内容が含まれます。

配信 ID: 各配信に割り当てられた一意の ID コード。応答が接続されている特定の配信を示します。
［配信送信日］：最初に配信が送信された日時。
ディレクトリ ID: 使用されるディレクトリの ID。
応答 ID: 記録された各応答に割り当てられた一意の識別コード。このフィールドは、受信者がアンケートを完了したときにのみ入力されます。
姓: 連絡先リストに表示される受信者の姓。
名: 連絡先リストに表示される受信者の名。
コンタクト ID: メーリングリストに関係なく、ディレクトリレベルでのコンタクトの ID。
Lookup Id: 特定のメーリングリスト内の特定の連絡先の ID。
トランザクション ID: この配信がトランザクションバッチの一部である場合、この項目にはトランザクション ID が一覧表示されます。
外部データ参照: コンタクト一覧に表示される受信者の外部データ参照。このフィールドは入力必須ではありません。
電子メールアドレス: 受信者の電子メールアドレス。
チャネル：記録された各回答に関連付けられている配信のタイプ。使用可能な流通チャネルの一覧については、配信を参照してください。
メッセージタイプ: 受信者に送信されるメッセージのタイプ。このフィールドでは応答が招待、リマインダー、またはお礼に関連付けられているかどうかがわかります。詳細については、「メールの配信」および「リマインダー& お礼メール」を参照してください。
ステータス：回答者のアンケートへの招待の現在の条件。可能性のあるすべてのステータスと意味の一覧については、「配信ステータス」ページを参照してください。
バウンス理由: メールがバウンスされた場合、この項目にはメールがバウンスされた理由が含まれます。
送信先：配信先のメールアドレス。
コンタクト頻度ルール ID: この配信に対して有効な場合、コンタクト頻度ルールの内部 ID。
超過連絡頻度：配信が連絡先の連絡頻度ルールを超えたかどうかを示します。このフィールドには、「TRUE」（配信が連絡頻度のルールを超えたため、連絡先が配信を受けられなかった）、または「FALSE」（配信が連絡頻度ルールに違反していない）のいずれかの値が入ります。
終了日：受信者がアンケートを終了した日時。
リンク：受信者の個人アンケートリンク。ダウンロード配信ファイルには、アンケート受信者に送られた正確なリンクが含まれます。
リンクの有効期限：受信者のアンケートリンクの有効期限が切れる日時（アンケートを完了していない方）。
ヒント：このリンクの有効期限が切れていない場合でも、アンケートの設定が完了していないかアンケートの利用可能日で回答の有効期限が切れるため、リンクが機能していないことに気付く場合があります。

ヒント：このファイルの時刻は、アカウント設定で選択したタイムゾーンと一致するのではなく、UTC タイムゾーンと形式で表示されます。

1件の配信履歴をダウンロードする

配信履歴をダウンロード
するには、配信ブロックの右側にあるドロップダウンメニューに移動し、［履歴をダウンロード］を選択します。

リマインダーメールやお礼メールの配信履歴も表示できます。リマインダーやお礼メールが送信されている場合は、右側に配信統計、左側に送信時刻が表示されます。また、ドロップダウンをクリックして配信表示を選択すると、送信されたメッセージを確認することができます。XM Directoryまたは新しい連絡先エクスペリエンスにアクセスできる場合は、［履歴をダウンロード］を選択することもできます。これにより、配信内の各受信者のステータスを含むファイルをダウンロードできます。

注意：リマインダーとお礼メールの配信履歴には、メールの送信ステータスのみが含まれます。アンケートの回答が、招待によるものかリマインダーリンクによるものかを判断することはできません。

アンケートの招待の配信履歴には、回答者ごとに以下のようなものがあります。

応答 ID: 記録された各応答に割り当てられた一意の識別コード。このフィールドは、受信者がアンケートを完了したときにのみ入力されます。
姓: 連絡先リストに表示される受信者の姓。
名: 連絡先リストに表示される受信者の名。
外部データ参照: 受信者の外部データ参照 (連絡先一覧に表示されるとおり)。このフィールドは入力必須ではありません。
電子メール: 受信者の電子メールアドレス。
ステータス：回答者のアンケートへの招待の現在の条件。可能性のあるすべてのステータスと意味の一覧については、「配信ステータス」ページを参照してください。
終了日：受信者がアンケートを終了した日時。
リンク：受信者の個人アンケートリンク。
リンクの有効期限：受信者のアンケートリンクの有効期限が切れる日時（アンケートを完了していない方）。
ヒント：このリンクの有効期限が切れていない場合でも、アンケートの回答設定が完了していないかアンケートの利用可能日で回答の有効期限が切れるため、リンクが機能していないことに気付く場合があります。

XM Directoryがある場合、エクスポートには次の追加フィールドが含まれます。

コンタクト ID: メーリングリストに関係なく、ディレクトリレベルでのコンタクトの ID。
Lookup Id: 特定のメーリングリスト内の特定の連絡先の ID。
トランザクション ID: この配信がトランザクションバッチの一部である場合、この項目にはトランザクション ID が一覧表示されます。
コンタクト頻度ルール ID: この配信に対して有効な場合、コンタクト頻度ルールの内部 ID。
超過連絡頻度：配信が連絡先の連絡頻度ルールを超えたかどうかを示します。このフィールドには、「TRUE」（配信が連絡頻度のルールを超えたため、連絡先が配信を受けられなかった）、または「FALSE」（配信が連絡頻度ルールに違反していない）のいずれかの値が入ります。

配信のキャンセルまたは削除

各配信には、配信の状態に応じて、キャンセルまたは削除のオプションがあります。まだ送信していない配信については、キャンセルして削除できます。すでに送信された配信については、「メール」セクションから配信レコードを削除するオプションがあります。配信がすでに送信されている場合は、配信を削除しても、送信したメールは受信者の受信トレイから削除されることはありません。配信

を削除すると、まだクリックされていない個々のアンケートリンクにアクセスできなくなります。（匿名および複数の完了リンクは影響を受けません）。リマインダーとお礼メールを送信するオプションも削除されます。

警告：配信を削除するときは注意してください。一度削除した配信は復元できません。これには、配信の削除時に無効化されたクリックされていないリンクが含まれます。

配信をキャンセルまたは削除
するには、右側のドロップダウンメニューを開き、［配信をキャンセルして削除］または［配信を削除］を選択します。

ヒント：配信を削除してもオーディエンスサイズは減りません。

配信を中止して削除

［配信の中断と削除］オプションは、メール配信が現在送信中（下のスクリーンショットを参照）、つまり［送信］をクリックしたものの、配信がまだ受信者の受信ボックスに到着していない場合にのみ表示されます。配信される前に削除できるようになります。このオプションが消えるまでの時間は、メールの送信にかかる時間のみです。

配信の健全性通知の有効化

注意：この通知はユーザーレベルで有効です。特定のアンケートの配信通知を受け取るユーザーは、自分のアカウントでこの機能を有効にする必要があります。

配信状況通知を使用すると、特定のアクティブなアンケートで送信されたすべての最近のメール配信の概要を毎週受け取ることができます。リマインダーとお礼メールも含まれます。これは、配信の有効性の概要と、将来的に配信を改善するためにできることがあるかどうかを確認するのに役立ちます。通知は火曜日の朝に送信され、前週 (月曜日から日曜日) のデータが含まれます。

ヒント：この通知は、公開中のアンケートに対してのみ送信されます。アンケートが非公開になると、毎週メールが届きません。

ヒント：クアルトリクスユーザーアカウントに関連付けられたメールアドレスに通知が送信されます。

アンケートの配信通知を有効にするには、次の手順に従います。

通知を有効化するアンケートに移動します。
［配信］タブに移動します。
メールを選択します。
送信されたメッセージ、失敗したメッセージ、バウンスされたメッセージの概要を毎週取得をオンにします。
配信指標を追跡するアンケートごとに、これらのステップを繰り返します。
ヒント：複数のアンケートで配信通知を有効にしている場合、購読しているすべてのアンケートについて指標が記載されたメールが1通のみ届きます。

週次サマリには、先週に送信、失敗、またはバウンスされたサーベイ招待を含むメールの数、バウンス率、および特定のサーベイの平均との比較が表示されます。

これらの通知の購読を解除

するには、［配信］タブで設定をオフにするか、メールの下部にある［購読解除］をクリックします。登録を解除すると、すべてのアンケートについてこの通知を一度に受信できなくなります。

その他のトラブルシューティングリソース

メールの配信について質問がある場合は、以下のサポートページ（英語）も参照してください。

電子メール配信のトラブルシューティング：メールの配信を改善するためのガイド。
メール配信のエラーメッセージ：メールを正常に送信するために必要な内容を知らせるメッセージがクアルトリクスに組み込まれています。このページで説明しているエラーはアンケートの招待状、リマインダー、お礼メールで表示されます。
スパムとしてマークされないようにする：Qualtricsからのメールが一貫してスパムとしてマークされていることに気付いた場合、これを防ぐためにできることはいくつかあります。
カスタムの「送信元」アドレスの使用：クアルトリクスからメールメッセージを送信するために使用するメールアドレスは、メールの配信可能性と開封率に大きな影響を与えます。独自のカスタムメールアドレスを使用する場合は、可能な限り最善のメール配信を実現するための慎重な設定が必要になります。
クアルトリクスIDの確認：トラブルシューティングにIDが必要な場合、またはQualtrics APIで使用する必要がある場合は、このページで配信のIDを見つける方法を参照してください。