ステップ 1：XM Directoryで配信する連絡先を準備する

はじめに

配信を開始する前に、適切な連絡先が準備できていることを確認する必要があります。これを行うには、ディレクトリの［セグメントとリスト］タブに移動します。

このタブには、セグメント、一覧、サンプルという 3 つの異なるセクションがあります。以下のセクションでは、これらのさまざまな機能と、どの機能を使用するのかについて詳しく説明します。

セグメント

セグメントは、デモグラフィック、ニーズ、優先度などの属性を共有するコンタクトのグループです。これらは、組織がインサイトを得たいと考えている主要グループを特定する優れた方法です。セグメントは毎日（または必要に応じて、手動で）自動的に更新され、ディレクトリ内の基準に一致するすべての連絡先が含まれます。したがって、コンタクトが新しい情報で更新され、セグメントに属している場合、コンタクトは追加され、セグメントの基準に適合しなくなったコンタクトは削除されます。

セグメントを作成または編集できるのはディレクトリ管理者だけですが、ディレクトリにアクセスできる人は誰でもアンケートを配信できます。セグメント内のコンタクトのメンバーシップを決定するために使用される基準について知りたい場合は、テキストを参照するか、その名称をクリックして基準を確認します。

リスト

連絡先リストに配信するだけの場合は、メーリングリストから始めてください。メーリングリストを使用して連絡先を作成する場合、連絡先と関連付ける任意の情報（メールアドレス、電話番号）を追加属性（「埋め込みデータ」と呼ばれます）に含めることができます。

ディレクトリとは異なり、メーリングリストは個別に所有されるため、アカウントでリストを作成しても、ブランド内の別のユーザーがそのリストを使用または編集できなくなるわけではありません。

過去にメーリングリストを作成した場合は、いつでも再利用できます。リストの再利用は、その特定のリストに含まれるメンバーの回答率や配信履歴を追跡する場合に適しています。全く新しい連絡先セットや既存リストのサブセットに配信を送信する場合、または特定の配信について配信履歴を分けておく場合、ベストプラクティスは新しいリストを作成することです。

メーリングリストの作成

連絡先の追加には、ファイルのアップロードまたは連絡先の手動入力の 2 つのオプションがあります。手動入力は、連絡先を手入力したり、Excelシートからコピーしたりするときに使用します。連絡先が多数ある場合は推奨しません。ファイルのアップロードオプションでは、連絡先を含むファイルをアップロードするように求められます。メーリングリストを正常にアップロードするには特定のフォーマットを使用する必要があるため、［ドキュメント作成例］からフォーマットをダウンロードして使用することをお勧めします。

追加しようとする連絡先が、インポート時にディレクトリに存在しない場合、その連絡先はディレクトリに自動的に追加されます。連絡先がディレクトリに存在する場合は、ディレクトリの連絡先が更新されます。つまり、その連絡先が別のユーザーの個人用メーリングリストに含まれている場合、そのメーリングリストにあるその連絡先情報も更新されます。

サンプル

追加のメーリングリストを作成する代わりに、既存リストのサンプルを作成できます。これを行うには、サンプルセクションにナビゲートします。サンプルの作成は、リストの中から特定の連絡先を抜き出す場合や、既存のリストからランダム化されたサンプルを作成する場合に最適です。

サンプルの一般的なユースケースは、フォローアップアンケートです。たとえば、ブランドのウェブサイトを訪れたお客様に対してアンケートを送信し、お客様が何かを購入したことが明らかになったとします。将来的にこれらのお客様に、購入に関する意見やこのウェブサイトからのその後の購入実績についてアンケートを実施する可能性があります。元のメーリングリストから、このブランドのウェブサイトからの購入履歴があるという条件を使用してサンプルを作成することができます。

共有リスト

前述のように、セグメントはディレクトリ全体で利用可能ですが、メーリングリストとそのサンプルは最初は登録者のみに属します。

ただし、グループに属している場合は、作成したメーリングリストをグループと共有したり、新しい共有リストを作成したり、グループとすでに共有されている内容を確認したりできます。[リスト] タブで、[共有リスト] フォルダをクリックし、属しているライブラリ (存在する場合) を選択します。

メッセージのトリガー

連絡先がリストに追加されている場合は、メーリングリストのメンバーシップを通知するメールを送信できます。また、追加のアンケートが送信される可能性があることも考えられます。メッセージのトリガーを使用すると、連絡先がメーリングリストに追加された場合に、メールで受信者に自動的に通知できます。

これを行うには、リストをクリックして［リストのオプション］を選択します。メッセージトリガの管理を選択します。

ここでは、メーリングリストに誰かが追加されるたびに、メッセージが送信されることをリマインドします。受信者を選択します。受信者には、担当者自身または別のメールアドレスを指定できます。ここからは送信するメッセージの文面を作成し、追加のメッセージオプションを設定します。

基準を追加して特定の状況下でのみメールを送信することができます。たとえば、メーリングリストのメンバーになったことや将来的にメールが送信される可能性があることを連絡先に通知するとして、もしその連絡先がすでにお客様のブランドからのメールを受信している場合は、改めてそのメールを送信する必要はありません。これを設定するには、トリガータイプの設定時に［基準を追加］をクリックします。統計を選択し、条件を “電子メール合計 = 0” に設定します。この場合、連絡先は、組織から連絡を受けておらず、メーリングリストに新たに追加された場合にのみ、メッセージのトリガーを受信します。

次のステップ

これで、連絡先を配信する準備ができました。手順2：XM Directoryの連絡先への配信に進みます。

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