メールのトリガー

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メールのトリガーについて

回答についてすぐに知る必要がある場合や、フォローアップメールを回答者に送信する必要がある場合でも、メールのトリガーは簡単なソリューションとなります。 メールのトリガーを使用すると、アンケートにすべて回答し、指定された条件を満たしたときに、他の人にメール通知を送信できます。

例: メールのトリガーは、不正が報告されたときに人事部にメールを送信する内部告発アンケートや、回答者がサインアップしたイベントの記録をその回答者に送信するスケジュールアンケートなど、さまざまなケースに使用できます。
ヒント: [アクション]の[メールタスク(英語)]機能は、[メールのトリガー]と同じように機能しますが、いくつかの注目すべき改善があります。 これらの改善により、メールタスクの使用をお勧めします。

メールのトリガーの設定

デフォルトでは、メールのトリガーは、回答者がアンケートにすべて回答すると、メールアドレスにメールを送信します。 これらのオプションとその他のさまざまなオプションは、以下に示す手順に従って構成できます。

メールのトリガーを設定するには

  1. [アンケート]タブに移動し、[ツール]をクリックします。
  2. トリガー]にカーソルを合わせます。
  3. メールのトリガー]を選択します。
  4. 条件を追加]をクリックして、アンケートにすべて回答し、指定された条件を満たしたときにトリガーが送信されるように設定します(条件を追加しない場合は、回答者がアンケートにすべて回答すると、メールのトリガーが送信されます)。

    ヒント: 部分回答は、その部分回答によって条件を満たしたトリガーがある場合のみ、メールのトリガーによってメールが送信されます。 それ以外の場合、部分回答は、記録時にメールのトリガーによってメールが送信されません。
    ヒント: アンケートが複数の言語で配信されており、アンケートを行った言語で回答者にトリガーを送信する場合は、言語ごとに1つのトリガーを作成する必要があります。 受信者が正しい言語でトリガーを受信できるように、受信者の言語コードに基づいて送信するようトリガーの条件を設定できます。
  5. デフォルトのメールアドレスと異なる場合は、[送信先メールアドレス]フォームフィールドに受信者のメールアドレスを入力します。
    ヒント: このフィールドにコンマ区切りのメールアドレスを追加すると、一度に複数の個人にメールのトリガーを送信できます。 その他のオプションと詳細については、以下の「回答者へのメールのトリガー」セクションを参照してください。
  6. 送信者名]を入力します。
  7. 返信先メールアドレス]を入力します。 これは、受信者が質問する場合やメールのトリガーに返信する場合に、返信を受信するメールアドレスです。 [返信先メールアドレス]を空白のままにすると、デフォルトのtrigger@qemailserver.comが使用されます。
  8. 件名]を入力します。
  9. メッセージ]にトリガーのメッセージを入力します。 リッチコンテンツエディター機能を使用して、メッセージをカスタマイズします。
  10. 日時]ドロップダウンメニューを選択して、トリガーに適用する遅延の長さを選択します。 デフォルトでは、回答者がアンケートを終了するとすぐに送信されますが、1時間から28日までのさまざまな遅延時間を選択できます。

    ヒント: メールがトリガーされる方法の性質により、メールが送信される正確な日時を指定することはできません(回答者がアンケートを終了するまでに、指定した日付がすでに過ぎている可能性があるため)。
  11. 回答レポートを含める]と[質問テキストを全表示]がこのメールに適しているかどうかを決定します。
    ヒント: [回答レポートを含める]は、メールの本文に質問の概要と回答者の回答を追加します(オンラインバージョンへのリンクも含む)。 [質問テキストを全表示]は、長いテキストをクリップする代わりに、回答レポートの各質問のテキスト全体を表示します。
    注意: 回答レポートはブランドによっては無効となっている場合があります。 詳細については、「回答レポートの許可(英語)」ページを参照してください。
  12. トリガーを保存]をクリックして保存し、[アンケート]タブに戻ります。
ヒント: メールのトリガーを削除するには、[編集を終了]をクリックしてから[削除]をクリックします。

メールのトリガーを必要な数だけ追加し、条件や受信者のメールアドレスを変更できます。

回答者へのメールのトリガー

連絡先リストを使用してアンケートを配信する場合、またはアンケートで回答者にメールアドレスを尋ねた場合は、固定のメールアドレスではなくテキストの差し込みコードを使用して、メールのトリガーで送信するメールアドレスを動的に更新できます。

テキストの差し込みを使用してメールのトリガーを送信するには

  1. トリガーの[メッセージ]セクションにあるテキストの差し込み[{a}]アイコンをクリックします。
  2. 回答者のメールアドレスの収集に使用するアンケートの質問を選択します。または、
  3. もともとアンケートを連絡先リストにメール送信していた場合は、受信者のメールアドレスの[パネル]フィールドを選択します。
  4. 生成されたテキストの差し込みコードをコピーします。
  5. そのテキストの差し込みコードを[送信先メールアドレス]フォームフィールドに貼り付けます。
ヒント: メールのトリガーに、機能していないように見えるクエリ文字列(英語)が含まれている場合は、 [テキストの差し込み]の形式に関係している可能性があります。 テキストの差し込み値の末尾(最後のかっこの前)に「?format=urlencode」を追加することをお勧めします。 これにより、スペースと特殊文字を含む値がクエリ文字列に正しく引き継がれます。 たとえば、Departmentという埋め込みデータをクエリ文字列に取り込むには、「${e://Field/Department}」の代わりに「${e://Field/Department?format=urlencode}」を使用します。

ただし、「format=urlencode」はメールフィールドに追加しないでください。 追加すると、「@」記号が「%40」に変換されます。

メールがトリガーされるタイミング

メールをトリガーする回答とトリガーしない回答には、それぞれいくつかのタイプがあります。