機密データポリシー

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注意: 機密データポリシーは、ExpertReview - コンプライアンスアシストツールとしても知られています。 ExpertReviewの標準購入には含まれていません。 この機能のご利用に関する詳細については、営業担当またはカスタマーサクセス担当者にお問い合わせください。

機密データポリシーについて

[機密データポリシー]タブには、ブランドが収集した個人情報を規制するための強力なツールである、ExpertReview - コンプライアンスアシストが含まれています。 多くの組織では、収集できるデータの種類について厳格な規則を設けています。この管理ツールは、回答者のデータプライバシーに関する組織の基準に違反する可能性のある質問やデータにフラグを立てるのに役立ちます。

ExpertReview - コンプライアンスアシストでは、以下のことができます。

  • あらかじめ用意されたトピックや独自にカスタマイズしたトピックを使用して、機密データとしてフラグを立てるトピックを決定する。
  • アンケート作成者が機密情報を求めている場合に、警告を発する。
  • 回答者が機密情報を送信しようとする前に警告する。
  • 機密情報を削除して、ブランド内のユーザーに表示されないようにする。

機密データポリシー設定は遡って適用されることはありません。 これらの設定が保存された後に収集された回答のみが、それに応じてフラグが立てられたり、削除されたりします。

ヒント: これは、ブランド管理者のみが利用できる機能です。 部署管理者はこの機能にアクセスできません。
ヒント: この機能へのフィードバックがある場合は、 製品内のフィードバックリンクをご利用いただくか、こちらのフィードバックアンケートにご回答ください (英語)

機密データポリシーを設定する

機密データポリシーは1ブランドにつき1つしか設定できませんが、ポリシー改良のためのカスタマイズオプションが多数用意されています。 ブランド管理者は全員、同じ機密データポリシーにアクセスして編集できます。

  1. 管理者]ページに移動します。
    ウェブサイトの各ページ左上にある最上位のナビゲーションから[管理者]を選ぶ
  2. データのプライバシー]タブを選択します。
    機密データトピックページのボタンをクリックすると表示される3つのオプション
  3. 機密データポリシー]セクションに移動します。
  4. トピックを追加]をクリックします。
  5. 次から選択します。
    • クアルトリクスに関するトピック: あらかじめ用意されたトピックのライブラリから選ぶことができます。 検索窓またはドロップダウンから、使用するトピックを選択します。 ソーシャルセキュリティなどの異なる識別番号は、業界ではなく国別に分けられます。 詳しくは、「組み込まれたトピック (英語)」をご覧ください。
    • 新しいトピック: 1つのカスタムトピックを追加します。 ファイルのフォーマットについては「カスタムトピック (英語)」を、準備できたファイルをアップロードする方法については「1つのカスタムトピックを追加する (英語)」を参照してください。
    • トピックファイルをインポート: 一度に複数のトピックを取り込むことができます。 既によく使われている可能性のあるトピックをアップロードする場合は、このオプションを使用する前に必ずトピックテンプレートを確認してください。 ファイルのフォーマットについては「カスタムトピック (英語)」を、準備できたファイルをアップロードする方法については「複数のカスタムトピックをインポートする (英語)」を参照してください。
  6. 変更を保存します。
    ヒント: これらのトピックは、将来的に編集または削除できます (英語)
  7. トピックを作成したら、必ず[設定]を行ってください。 ここでは、アンケート作成者が機密データを要求する可能性のある質問を作成する際にフラグを立てるか、あるいはアンケート対象者が自分自身に関する機密情報を提供しようとする際にフラグを立てるかを決定します。 ここでは、マスキング (英語)を設定することもできます。
    [設定]ページ

  8. 除外」も必ず参照してください。 任意のアンケートが機密データポリシーから除外するかどうか (英語)を確認できます。
    [除外]ページ

    ヒント: 除外は、機密データポリシー全体、または特定のポリシーに対して実行できます。 たとえば、電話番号だけを集めて、他の個人情報は集めないようにしたアンケートがあるとします。 特定のトピックに除外を設定するには、トピック名をクリックしてから、右側にある除外を設定します。
    機密データページのトピック
    ページ右の免責事項

機密情報を求めるアンケートの質問にフラグを付ける

ヒント: これらのオプションは、右上の[設定]をクリックすると表示されます。

[機密データポリシー]タブの画像。右上の設定メニューが強調表示されている

アンケート作成者が作成した質問が企業の機密データポリシーに違反していることを警告できます。 [機密情報を求めるアンケートの質問にフラグを付ける]を有効にします。

こちらを有効にすると、[カスタム警告メッセージを含める]をクリックすることができ、そのポリシーに違反している質問に対してユーザーに表示される内容を書き込むことができます。

機密情報を求めるアンケートの質問にフラグを付ける

アンケート作成者に表示される内容

アンケート作成者が機密データを要求 (英語)した場合、その質問には、他のExpertReview推奨事項に違反した質問と同様に、オレンジ色のiQアイコンが表示されます。

アンケートエディターに表示される「機密データが要求されました」という警告の画像

ユーザーがiQアイコンをクリックすると、どのようなフレーズで警告が出たかを知ることができます。 こちらには、管理者が作成した警告が表示されます。

ヒント: この機能は、ユーザーが質問を作成したり、アンケートを公開したりすることを妨げるものではなく、ブランドポリシーに違反している可能性があることを知らせるだけです。 たとえば、漠然とプライバシーポリシーに違反などと表示されるのではなく、社会保障番号を特定するなど、具体的なトピックの問題がフラグとして表示されます。

機密情報を含むアンケートの回答にフラグを付ける

ヒント: これらのオプションは、右上の[設定]をクリックすると表示されます。

[機密データポリシー]タブの画像。右上の設定メニューが強調表示されている

アンケートの回答者が機密情報を提供しようとしたときに警告を与える、回答のフラグを付けることができます。また、この警告を無視した場合には、アンケート作成者が収集した機密データを報告できるようにすることもできます。

アンケート回答オプションにフラグを付ける

機密情報を提供するアンケート回答にフラグを付ける]を選択すると、アンケート作成者が違反行為を報告できるようになります。 これらは、提供された機密データではなく、トピックごとに表示されます(例:555-555-5555ではなく、米国電話番号)。

機密情報を入力したアンケートの回答者に警告する]を有効にすると、回答者が機密性の高いコンテンツを送信しようとしたときに、アンケートにメッセージが作成されます。

アンケートの回答から機密情報を削除]を選択した場合は、ポリシーに違反する情報が完全に削除されます。 残りの回答はそのままですが、フラグの付いた情報や表示されないようにされた情報自体は削除され、元には戻せません。 アンケート作成者はこれまで通り違反行為を報告できますが、これらの違反行為は特定の違反行為ではなく、トピックごとにリストアップされます。

機密情報を入力したアンケートの回答者に警告する

こちらは、回答者が機密情報を提供しようとしたときに表示されます。 アンケートの見た目や質問内容は作成した内容によって異なりますが、質問の上に赤い警告が表示され、プロンプトが表示されます。

グレーアウトされたアンケートの上に、前面にはプロンプトが表示され、背景はすべて赤で表示されています

また、回答者は、アンケートを続けるか(続行)、書いた内容を変更するか(回答の変更)を尋ねられます。

この例では、マスキングがオンになっているため、データがすでにマスキングされていることがわかります。

機密情報を削除する

情報が削除されると、情報は一連のアスタリスク(*)で置き換えられ、アンケート作成者は回答者が提供した機密情報を使用できなくなります。

機密データポリシーでこのオプションをオフにしても、削除されたデータは復元されません。 削除されたデータはすべて完全に削除されます。

[データ]タブのデータ

ヒント: このオプションは、すべての機密データをトピックに関係なく削除します。 どのトピックがマスキングされるかを絞り込むには、「グローバルマスキングvsトピックマスキング (英語)」を参照してください。

グローバルマスキングvsトピックマスキング

情報が削除されると、情報は一連のアスタリスクで置き換えられ、アンケート作成者は回答者が提供した機密情報を使用できなくなります。

特定のトピックに関連して提供された情報は削除したいが、他のトピックは削除したくない場合があります。 たとえば、社会保障番号は確実に削除したいが、必要に応じて回答者にフォローアップできるよう、電話番号やメールアドレスは残しておきたいといった場合です。

グローバルマスキングは、[設定]で[アンケートの回答から機密情報をマスキング]オプションを使用して有効にできます。 これは、トピックに関係なく、フラグの付いたデータをすべて削除します。

アンケート回答オプションにフラグを付ける - このオプションの下に、マスキングの設定があります

トピックごとに情報を削除するには:

  1. 編集するトピックの名前をクリックします。
    機密データページのトピック
  2. ポリシー設定]を展開します。
    ページ一番下のマスキングの設定
  3. グローバルポリシー設定を上書き]を選択します。
  4. アンケートの回答からこのトピックに関する機密情報を削除]を選択します。
  5. 保存]をクリックします。
注意: このオプションを有効にすると、今後、マスキングの対象となるすべてのデータが削除されます。 このオプションをオフにすると、マスキングにより削除されたデータは復元されません。 一度削除されたデータは完全に削除されます。

回答におけるデータポリシー違反を報告する

違反しているプライバシーポリシーに基づいて、回答にフラグを立てることができます。 アンケート作成者は、Q_DataPolicyViolationsフィールドを使用して、違反したポリシーを報告できます。

アンケート回答でタグ付けされたトピックは、アンケート作成の際に違反したトピックとは一致しない場合があります。 たとえば、米国の電話番号にフラグを立てるポリシーがあるとします。 アンケート作成者は電話番号の入力を求めることができますが、回答者がこの情報を提供しない場合は、回答にフラグが立てられません。 対照的に、一般的なフィードバックの質問で、顧客が促されることなく電話番号を提供した場合、この回答にはフラグが立てられます。

フラグが付けられた回答の電話番号

ヒント: データポリシー違反を表示またはレポートする場合は、すぐに使用できるフィールドが[データと分析]と[レポート]タブに用意されています。 ただし、アンケートロジック(分岐ロジックや表示ロジックなど)をベースにするには、まずQ_DataPolicyViolationsを埋め込みデータとしてアンケートフロー (英語)に追加する必要があります。

アンケートフローに前述のフィールドを追加する

ヒント: アンケートを編集する際には、公開 (英語)することを忘れないでください。
注意: インポートされた回答 (英語)はマスキングから除外されます。

組み込まれたトピック

完璧な定義が保証されているわけではありませんが、組み込まれたトピックは、機密データポリシーの策定を始めるのに最適な方法です。 大規模なキーワード辞書や慎重に定義された正規表現を用いて、綿密に調査されたオプションを提供します。

最初の設定が終わったら、[トピックを追加]をクリックし、[トピックテンプレート]を選択することで、後からさらにビルトインのトピックを追加できます。

トピック追加ボタンの画像。トピックテンプレートのオプションが強調されている

このウィンドウでは、ドロップダウンや検索バーを使って目的のトピックを探します。 個人番号や、その他、個人を特定する番号の種類は、国によって異なります。 (例:英国の保険番号は、業種ではなく国ごとに管理されています)

業界別トピックリスト

リストにあるすべてのトピックを削除する場合は、選択したトピックのリストの上にある[すべてを削除]をクリックします。

カスタムトピック

場合によっては、従業員IDなどの組織に固有のトピックにフラグを立てたり、クアルトリクスがまだ考えてもいないトピックを使用したりすることがあります。 そのような場合は、自分のカスタムトピックをインポート (英語)できます。

JSONファイルを使用する場合、インポートしたトピックは既存の類似したトピックに追加されるのではなく、常に新しいトピックとして追加されます。 たとえば、手動で「社会保障」をトピックとして選択 (英語)し、さらにキーワードを追加した「社会保障」というトピックを持つJSONファイルをインポートした場合、コンプライアンスアシストには2つの「社会保障」トピックが存在することになります。 この設定により、ブランドのプライバシー侵害をチェックする機能を何ら損なうものではありません

トピックの追加ボタンの画像。新規トピックと[トピックファイルをインポート]のオプションが強調表示されている

トピックウィンドウの上部にある[エクスポート]をクリックして、トピックのJSONファイルをエクスポートします。 このファイルを使用して、トピックを別のブランドにインポートしたり、JSONファイルを編集して新しいカスタムトピックを追加したりできます。

トピックを削除する

トピックの右端にある[アクション]ドロップダウンに移動し、ごみ箱アイコンをクリックすると、トピックが削除されます。 この操作は、カスタムでも組み込まれたトピックでも同様です。

ブランドの機密データポリシーでトピックを管理する際の削除列のごみ箱アイコンの画像

ヒント: リストにあるすべてのトピックを削除する場合は、[トピックテンプレート]をクリックしたときに、選択したトピックのリストの上にある[すべて削除]をクリックします。

組み込まれたトピックを管理する際の[すべて削除]オプションの画像

機密データポリシーから除外されたアンケート

機密データポリシー違反の対象外となるアンケートをマークする必要がある場合もあります。 たとえば、不快な思いについて書いた顧客に連絡を取る必要があるワークフローの場合、ブランド内の他のアンケートでは一般的に禁止されていても、何らかの形での連絡先情報の収集が必要になることがあります。

アンケートに除外を設定する

  1. 除外]をクリックします。
    機密データポリシーページの右上、トピックの隣にあるクリック可能の[除外]の青い文字。ページの左にある青色の「アンケートの追加」ボタン
  2. アンケートを追加]をクリックします。
  3. アンケートを名前で検索します。 一度に選択できるのは、1つのアンケートのみです。 アンケートIDでは検索できません。
    アンケートのリストから選択できるドロップダウン。アンケートのドロップダウンリストに記載されているオプション
  4. 次のいずれかのアクションを選択します。
    • アンケートは、現在および将来におけるすべての機密データポリシーのトピックから除外されます
    • アンケートは、選択した機密データポリシーのトピックからのみ除外されます
      ヒント: 複数のトピックを選択できます。 ごみ箱をクリックすると、アンケートが除外されるトピックのリストからトピックが削除されます。
  5. 保存]をクリックします。
ヒント: 除外は、機密データポリシー全体、または特定のポリシーに対して実行できます。 たとえば、電話番号だけを集めて、他の個人情報は集めないようにしたアンケートがあるとします。 特定のトピックに除外を設定するには、トピック名をクリックしてから、右側にある除外を設定します。
機密データページのトピック
ページ右の免責事項

除外を管理する

機密データポリシーの対象外となるアンケートをマークすると、[除外]ページに表示されます。

青色のトピックテキストをクリックすると、アンケートが除外されるトピックを変更できます。

除外のページに表示された作成済みの除外。トピック列にはリンクされた青い文字が表示されます

ごみ箱をクリックして除外を削除します。