Impfstatus-Manager

Informationen zum Impfstatus-Manager

Der Impfstatusmanager erleichtert es Ihren Mitarbeitern, ihren Impfstatus und ihre Dokumentation hochzuladen. Diese Lösung umfasst ein Mitarbeiterverzeichnis mit umfassenden Echtzeitaktualisierungen des Status der einzelnen Mitarbeiter.

Der Impfstatusmanager setzt sich aus den folgenden Projekten zusammen, die alle unter einem Programm zusammengeführt werden:

• Impfbescheinigungsprojekt: Eine Umfrage, bei der die Teilnehmer ihren Impfstatus angeben (z. B. vollständig geimpft, teilweise geimpft, nicht geimpft) und Angaben zu ihren Impfungen machen.
• Employee Status Project: Enthält Ihr vollständiges Mitarbeiterverzeichnis mit dem aktuellen Status aller Mitarbeiter, einschließlich derjenigen, die möglicherweise noch nicht geantwortet haben.
• Impfstatus-Dashboard: Ermöglicht aggregierte Berichte zum Impfstatus sowie die Möglichkeit, rollenbasierte Dashboards mit relevanten Führungskräften in Ihrem Unternehmen zu teilen.

Anlegen eines Impfstatusmanagers

Sie können einen Impfstatus-Manager erstellen, indem Sie zum Katalog wechseln und ihn entweder anhand des Namens oder unter COVID-19-Projekten suchen.

Sie werden aufgefordert, Ihr Projekt zu benennen. Wenn Sie dann Customizing starten wählen, beginnt die geführte Einrichtung.

Um Ihr Programm vorzubereiten und die entsprechenden automatisierten Workflows zu aktivieren, müssen Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Schritte vollständig ausführen:

1. Workflows aktivieren
2. Neues Verzeichnis anlegen
3. Doppelte Mitarbeiterdatensätze verhindern
4. Mitarbeiterlistendatei vorbereiten
5. Mitarbeiterdaten hochladen
6. Mailingliste bereitstellen
7. Details für optionale Konfigurationen bereitstellen (optionale Felder)

Der Einrichtungsassistent enthält Links zu Schlüsselseiten, auf denen Sie Aufgaben abschließen müssen, die automatisch auf einer neuen Registerkarte geöffnet werden. Wir empfehlen, diese Aufgaben in einem separaten Fenster oder auf einer separaten Registerkarte Ihres Browsers auszuführen, damit Sie Ihren Platz im Setup-Assistenten nicht verlieren.

Workflows aktivieren

Um sicherzustellen, dass die automatisierten Workflows in dieser Lösung reibungslos ablaufen, müssen Sie zwei Dinge tun: Rufen Sie Ihr API-Token ab, und verwenden Sie es, um kontenweite Anmeldeinformationen für einen Web-Service und eine Mailingliste für den Survey-Synchronizer einzurichten. Wenn Sie diese Schritte ausführen, wird sichergestellt, dass die Mitarbeiterliste mit jeder eingereichten Antwort aktualisiert wird, sodass das Dashboard die Ergebnisse des Impfstatus zeitnah anzeigen kann.

API-Token abrufen

1. Wechseln Sie zu Ihren Kontoeinstellungen.
2. Qualtrics-IDs auswählen
3. Kopieren Sie im Abschnitt API Ihr Token.

Wenn Sie noch kein API-Token haben, generieren Sie ein Token, und kopieren Sie es. Generieren Sie das API-Token nicht neu, wenn Sie bereits über eins verfügen.

Anmeldeinformationen werden angelegt

Ihr API-Token aktiviert zwei wichtige Workflows in Ihrem Programm: einen Webservice, der Ihre Mitarbeiterliste aktualisiert, und einen Synchronizer für die Mailinglistenumfrage, der sicherstellt, dass Ihr Mitarbeiterverzeichnis sowohl für diejenigen, die auf die Bescheinigungsumfrage geantwortet haben, als auch für diejenigen, die nicht geantwortet haben, den Status hat. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie diese beiden Workflows aktivieren, indem Sie Anmeldeinformationen für jeden dieser Workflows anlegen.

1. Wechseln Sie zu Verwaltung
   
   
2. Wählen Sie die Registerkarte Erweiterungen.
   
3. Wählen Sie WebService.
4. Klicken Sie auf Konto hinzufügen.
   
   
5. Nennen Sie das Konto. Dies soll daran erinnern, wessen Konto es ist und wofür es ist (z. B. Web-Service für den Impfstatus von Barnaby).
   
6. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Verbindungstyp die Option API-Schlüssel aus.
7. Fügen Sie das zuvor kopierte API-Token in das Feld API-Token ein.
8. Wählen Sie Konto verbinden.
9. Kehren Sie zur Registerkarte Erweiterungen zurück.
   
10. Wählen Sie Mailingliste an Survey Synchronizer.
11. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 8.
    

Hinzufügen von Anmeldeinformationen zum Setup-Assistenten

Nachdem Sie die obigen Schritte abgeschlossen haben, fordert Sie der Setup-Assistent auf, die Anmeldeinformationen auszuwählen, die Sie für den Web-Service und für die Mailingliste für den Survey-Synchronizer angelegt haben.

Tipp: Wenn in diesen Dropdown-Listen nichts angezeigt wird, gehen Sie zurück, und stellen Sie sicher, dass Sie die vorherigen Schritte korrekt abgeschlossen haben. Möglicherweise müssen Sie eine Seite im Setup-Assistenten zurückgehen und erneut übermitteln.

Neues Verzeichnis anlegen

Das in dieser Lösung verwendete Mitarbeiterverzeichnis enthält medizinische Informationen und unterliegt daher bestimmten Schutzmaßnahmen. Um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiterverzeichnis von anderen Kontakt- oder Mitarbeiterdaten in Ihrer Marke getrennt ist, müssen Sie ein neues Verzeichnis anlegen.

1. Wechseln Sie zur Seite Verzeichnisse.
   
   Tipp: Wenn Sie zwischen Mitarbeiterverzeichnis und Kontaktverzeichnis wählen, wählen Sie Kontaktverzeichnis.
2. Klicken Sie oben links auf den Namen des Verzeichnisses.
   
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Verzeichnis anlegen aus.
4. Geben Sie Ihrem Verzeichnis einen Namen.
   
   Tipp: Wir empfehlen, „Mitarbeiterverzeichnis“ an eine beliebige Stelle im Namen zu setzen.
5. Klicken Sie auf Anlegen.

Sie können nun einschränken, wer Zugriff auf diese Mitarbeiterdatensätze hat, indem Sie Rollen zuordnen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter XM-Directory-Rollen.

Doppelte Mitarbeiterdatensätze verhindern

Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter mit dem richtigen Status aktualisiert wird, stellen Sie sicher, dass das Verzeichnis, das Sie für Ihre Mitarbeiterliste angelegt haben, weiß, wie doppelte Kontakte identifiziert und zusammengeführt werden.

1. Wechseln Sie in Ihr neues Verzeichnis.
   
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Verzeichniseinstellungen.
3. Auswählen Doppelte Kontakte zusammenführen.
4. Legen Sie eine Regel an.
5. Wählen Sie Externe Datenreferenz.
   
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Regeln speichern.

Mitarbeiterlistendatei vorbereiten

Jetzt ist es an der Zeit, eine Liste Ihrer Mitarbeiter anzulegen. Damit diese Lösung wie vorgesehen funktioniert, gibt es einige Mussfelder, die für dieses Programm eindeutig sind. Sie können der Datei weitere Datenfelder hinzufügen, aber keine Kopfzeilen löschen.

Diese Datei herunterladen um loszulegen.

Erforderliche Informationen

Viele der folgenden Informationen finden Sie häufig im HRIS-System Ihres Unternehmens.

• ExternalDataReference: Sollte die Mitarbeiter-ID jeder Person enthalten.
• FirstName: Vorname des Mitarbeiters.
• LastName: Nachname des Mitarbeiters.
• E-Mail: E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Dieses Feld ist nicht erforderlich, wirkt sich jedoch auf die Lösungseinrichtung aus. Erfahren Sie mehr über die Änderungen, die Sie an der Lösung vornehmen müssen, wenn die E-Mail nicht für alle Mitarbeiter verfügbar ist.
• WorkPlace: Ein physischer Ort (z. B. fest, mobil), an dem die Arbeit oder der Betrieb des Arbeitgebers ausgeführt werden. Dies gilt nicht für den Wohnsitz eines Mitarbeiters.
  Tipp: Dieses Feld ist enthalten, damit Arbeitgeber auf Anfrage leicht die Anzahl der vollständig geimpften Mitarbeiter und die Gesamtzahl der Mitarbeiter an diesem Arbeitsplatz darstellen können.
• VaccinationStatus: Dieses Feld muss für alle Mitarbeiterdatensätze den Wert „Nicht geimpft (hat nicht geantwortet)“ enthalten, es sei denn, ein Status ist bereits bekannt und in einem anderen Datensatzsystem gepflegt. Wenn dies der Fall ist, verwenden Sie einen der folgenden Werte, um einen Mitarbeiterstatus zu setzen. Weichen Sie nicht von dieser Liste ab.
  • Vollständig geimpft
  • Teilweise geimpft (endgültige Dosis erhalten)
  • Teilweise geimpft
  • Nicht geimpft
• TestingRequired: In diesem Feld muss für alle Mitarbeiterdatensätze „Ja“ angegeben werden, es sei denn, Sie füllen den Impfstatus mit „Vollständig geimpft“ aus. In diesem Fall sollten diese Mitarbeiterdatensätze für TestingRequired den Wert „Nein“ aufweisen.
• contactId: In diesem Feld muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden, d.h. es muss genau so groß wie hier angezeigt werden, damit es richtig erkannt wird.

Die Datei muss außerdem über die folgenden Kopfzeilen ohne Werte verfügen, die aktualisiert werden müssen, wenn die Umfrageteilnehmer ihre Umfragen einreichen:

• VaccinationUploadLink
• PlanungImpfung
• Arbeitsplatzsituation
• Unterkunft suchen
• Förderunterkunft
• Unterkunftsgrund

Darüber hinaus empfehlen wir, geeignete demografische Daten für jeden Mitarbeiter (z. B. Abteilung, Funktion) als zusätzliche Spalten in Ihre Datei aufzunehmen. Sie können diese Spalten beliebig benennen. Denken Sie nur daran, die Kopfnamen konsistent zu halten, wenn Sie mehrere Dateien hochladen.

Beispiel: In der Abbildung unten werden die erforderlichen Felder für unseren Mitarbeiter ausgefüllt. Außerdem haben wir eine Abteilungsspalte hinzugefügt, da wir möchten, dass diese Daten im Reporting hilfreich sind, obwohl sie nicht erforderlich sind, damit die Lösung funktioniert. Zusätzliche erforderliche Felder werden leer gelassen, damit die Lösung gefüllt werden kann. (Möglicherweise müssen Sie auf das Bild klicken, um es aufzuklappen.)

Dateitypanforderungen

Ihre Datei kann entweder als CSV mit UTF-8-Kodierung oder als TSV auf Ihrem Computer gesichert werden. Keine anderen Dateitypen sind mit XM Directory kompatibel.

Weitere Informationen zur Fehlerbehebung bei der Dateieinrichtung finden Sie unter Probleme beim Hochladen von CSV-/TSV-Dateien.

Mitarbeiterdaten hochladen

Um Ihre Mitarbeiterliste zu vervollständigen, erstellen Sie eine Mailingliste in Ihrem neu angelegten Verzeichnis, und laden Sie die von Ihnen vorgenommene Datei dorthin hoch.

1. Wechseln Sie in Ihr neues Verzeichnis.
   
2. Klicken Sie auf Segmente und Listen.
3. Klicken Sie auf Listen.
4. Klicken Sie auf Liste erstellen.
5. Geben Sie Ihrer Liste einen Namen.
   
6. Klicken Sie auf Bestätigen.
7. Wählen Sie Datei hochladen.
   
8. Laden Sie die von Ihnen angelegte Datei hoch.
   
9. Klicken Sie auf Datei hochladen.
10. Klicken Sie auf Fügen Sie Ihre Ansprechpartner hinzu.
    
    

Informationen zur Fehlerbehebung beim Hochladen von Dateien finden Sie auf den Supportseiten Creating XM Directory Mailing Lists and CSV / TSV Upload Issues.

Mailingliste bereitstellen

Rufen Sie im Assistenten zur Lösungseinrichtung die Seite Mailingliste auswählen auf, und fügen Sie die Liste hinzu, die Sie in den vorherigen Schritten angelegt haben.

Tipp: Wenn in dieser Dropdown-Liste nichts angezeigt wird, gehen Sie zurück, und stellen Sie sicher, dass Sie die vorherigen Schritte korrekt abgeschlossen haben. Möglicherweise müssen Sie eine Seite im Setup-Assistenten zurückgehen und erneut übermitteln.

Details für optionale Konfigurationen angeben und Setup abschließen

Am Ende des Setup-Assistenten werden Ihnen einige optionale Funktionen vorgestellt.

1. Geben Sie die URL zu Ihren Unternehmensrichtlinien ein: Wenn Ihre Organisation eine schriftliche Richtlinie zur Impfung hat, füllen Sie das angezeigte Feld aus, um einen Link zu Ihrer Unternehmensrichtlinie in Ihre Umfrage aufzunehmen. Wir empfehlen, dass Sie Ihre Unternehmensrichtlinien auf einer internen Website hosten, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können.
   Achtung: Wenn Sie diesen Link nicht einfügen, empfehlen wir Ihnen, Q1 in Ihrer Umfrage zu finden und zu bearbeiten, um den Hyperlink zu entfernen.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die am besten für den Empfang von Unterkunftsanträgen geeignet ist: Erstellen Sie eine automatische E-Mail, die an ein Team Ihrer Wahl gesendet wird, wenn Mitarbeiter eine Unterkunft beantragen, vollständig auf der Grundlage eines medizinischen oder religiösen Grundes geimpft zu werden. Wenn Sie diesen Workflow aus Ihrer Lösung ausschließen möchten, lassen Sie das Feld leer.

Es gibt auch eine Distribution, die an Mitarbeiter gesendet wird, die angeben, dass sie zum Zeitpunkt der Befragung nur teilweise geimpft wurden, aber innerhalb von 2 Wochen vollständig geimpft werden. 14 Tage nach der ersten Antwort erhalten die Mitarbeiter eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, die Impfattestation-Umfrage erneut abzuschließen, um ihren Impfstatus zu bestätigen. Diese E-Mail-Setup finden Sie auf der Registerkarte Workflows der Impfbescheinigungsumfrage unter „Impfstatus aktualisieren“.

Sobald Sie Ihre Einrichtung abgeschlossen haben, werden Sie zu einem Programm weitergeleitet, das Ihr Impfbescheinigungsprojekt, das Mitarbeiterstatusprojekt und das Impfstatus-Dashboard an einem Ort abhält. Die Randleiste „Anleitung“ enthält Anweisungen zu den nächsten Schritten, mit denen Sie Ihr Projekt starten.

Starten des Impfstatus-Managers

Nachdem Sie die Erstkonfiguration abgeschlossen haben, müssen Sie drei Schritte ausführen, um Ihre Lösung erfolgreich zu starten:

1. Mitarbeiterverzeichnis synchronisieren
2. E-Mail-Nachrichten anpassen
3. Verteilung einplanen

Mitarbeiterverzeichnis synchronisieren

Als Erstes müssen Sie beim Starten Ihrer Lösung sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiterverzeichnis in die Mitarbeiterstatusumfrage geladen wurde.

1. Gehe zu deiner Impfbescheinigungsumfrage.
   
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Workflows.
   
3. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Workflow Mailinglistensynchronizer, um ihn zu öffnen.
4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste auf der rechten Seite, und wählen Sie Sofort ausführen.
   

Dadurch wird die erste Synchronisierung Ihrer Mitarbeiterliste für das Berichtswesen gestartet. Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrer Organisation kann dieser Prozess mehrere Stunden dauern. Nach Abschluss der Synchronisierung sehen Sie die gesamte Liste Ihrer Mitarbeiter auf der Registerkarte Daten und Analyse des Mitarbeiterstatusprojekts.

E-Mail-Nachrichten anpassen

Standardmäßig wird der Impfstatusmanager erstellt, um Impfdokumentation über per E-Mail gesendete Umfragen zu erfassen. Als Vorbereitung für das Senden von Umfragen an Ihre Mitarbeiter empfehlen wir Ihnen, eine Nachricht in der Bibliothek Ihres Kontos zu erstellen.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Einladungsnachricht. Vergessen Sie nicht, die Informationen [CAPITALIZED IN BRACKETS] auszufüllen. Hier steht auch eine Microsoft-Word-kompatible Version dieser Vorlage zum Download zur Verfügung.

BETREFFEND: AKTION ERFORDERLICH: UMFRAGE FÜR VACCINATIONSSTATUS - VOLLSTÄNDIG VOM [DATUM]

 Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

 wie Sie vielleicht wissen, müssen alle [ORGANIZATION]-Mitarbeiter entweder gegen COVID-19 geimpft oder einem wöchentlichen Test unterzogen werden, um nachzuweisen, dass sie sich nicht mit dem Coronavirus infiziert haben [UNTERNEHMENSPOLITIK: z. B. „Arbeit in unseren Büros“].

Wir verlangen von ALLEN Mitarbeitern Angaben zu ihrem Impfstatus. Sie müssen diese Umfrage zu Ihrem Impfstatus spätestens am [DATUM] ausfüllen.

 ${l://SurveyLink?d=Klicken Sie auf%20here%20to%20report%20your%20imination%20status}, oder kopieren Sie den unten stehenden Link und fügen Sie ihn in Ihren Browser ein:
 ${l://SurveyURL}

 Die kurze Umfrage fragt nach Folgendem:

 1. Ihr Impfstatus - vollständig, teilweise oder nicht geimpft

 2. Für Personen, die vollständig oder teilweise geimpft sind:

 -Details Ihrer Impfstoffgabe, einschließlich Impfstofftyp, -datum und Anbietername

 -Impfnachweis (z. B. Impfnachweis, Impfnachweis eines Gesundheitsdienstleisters)

 -Wenn Sie keinen Impfnachweis haben, müssen Sie Ihren Impfstatus

 anerkennen 3. Für nicht vollständig geimpfte Personen:

 -Wenn Sie planen, vollständig geimpft

 zu werden - Wenn Sie eine medizinische oder religiöse Unterkunft

 erhalten haben oder suchen - Wenn Sie an einem Standort (d. h. zu Hause, im Freien, an einem Ort, an dem Sie keinen Kontakt zu Kunden oder Kollegen haben) arbeiten,

 erhalten Sie hier Informationen zu unserer Unternehmenspolitik [LINK].

Auch hier ist diese Umfrage bis spätestens zum [DATUM] von ALLEN Mitarbeitern auszufüllen.

Vielen Dank, dass Sie uns dabei geholfen haben, alle unsere Mitarbeiter und ihre Familien gesund und sicher zu halten.

Mit freundlichen Grüßen [
UNTERSCHRIFT EINFÜGEN]

Tipp: Seien Sie vorsichtig beim Kopieren und Einfügen von dynamischem Text (z. B. ${l://SurveyURL}). Die Textformatierung kann übernommen werden, was den dynamischen Text ungültig machen kann, sodass er nicht wie vorgesehen funktioniert. Wir empfehlen, dynamischen Text direkt im Rich-Content-Editor im Nachrichteneditor der Bibliothek zu generieren.

Verteilung einplanen

Nachdem Sie Ihre Mitarbeiterliste synchronisiert und Ihre E-Mail-Nachrichten konfiguriert haben, können Sie das Impfbescheinigungsprojekt an Ihre Mitarbeiter senden. Wir empfehlen, diese Umfrage per E-Mail zu verteilen. Wenn Sie eine andere Verteilungsmethode wählen, müssen Sie Änderungen an der Einrichtung vornehmen, die wir im Detail erläutern.

E-Mail

Sie können eine E-Mail über die Registerkarte Verteilungen der Umfrage oder über das Verzeichnis selbst senden. Stellen Sie in beiden Fällen sicher, dass Sie die E-Mail-Liste der Mitarbeiter, die Sie zuvor angelegt haben, verteilen.

Wenn Sie fertig sind, kehren Sie zum Tab Verteilungen zurück, um eine Erinnerung (in der Umfrage, im Verzeichnis) einzuplanen. Stellen Sie sicher, dass die Erinnerung nach der ersten Einladung gesendet wird.

SMS (Textnachricht)

Möglicherweise möchten Sie die Impfbescheinigungsumfrage nicht per E-Mail, sondern per SMS an Ihre Mitarbeiter senden. Um die Umfrage per SMS zu verteilen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie SMS-Guthaben über Ihren Qualtrics Account Executive erworben haben.

Wenn Sie über SMS-Guthaben verfügen, können Sie sich auf Ihre SMS-Verteilung vorbereiten. Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Ihre Mitarbeiterdatensätze in XM Directory eine Mobiltelefonnummer im Feld Telefon haben. Die Mobiltelefonnummer muss einen Ländercode enthalten. Die genauen Formate, die Sie verwenden sollten, finden Sie unter Importieren von Telefonnummern.

Ihre Datei benötigt nur die Spalte ExternalDataReference mit Mitarbeiter-IDs und die Spalte Telefon für Telefonnummern. Anschließend können Sie die Änderungen in die Mailingliste hochladen.

Sobald Ihre Telefonnummern hochgeladen wurden, können Sie eine einseitige SMS-Verteilung an Ihre Mitarbeiter senden. Jeder Mitarbeiter erhält einen Link, der die Umfrage über den mobilen Browser seines Telefons öffnet.

QR-Codes und anonyme Links

Wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter über einen QR-Code® oder einen statischen Link, der im Intranet Ihres Unternehmens veröffentlicht wird, auf die Umfrage zur Impfbescheinigung zugreifen können, müssen Sie zuerst einen Authentifizierer zur Umfrage zur Impfbescheinigung hinzufügen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Umfrage Ihrer Umfrage Impfbescheinigungsdienst.
   
2. Wechseln Sie zum Umfragenverlauf.
3. Wählen Sie oben Hinzufügen unter dem ursprünglichen eingebetteten Datenblock, und wählen Sie Zweig.
4. Fügen Sie eine Bedingung hinzu, sodass die eingebetteten Datenfelder FirstName und LastName beide leer sein müssen. Dies gibt an, dass der Mitarbeiter seine Personalnummer eingeben muss, um sich zu authentifizieren.
   
5. Fügen Sie in diesem Branch ein neues Element hinzu, und wählen Sie Authenticator.
   
6. Setzen Sie den Authentifizierungstyp auf Ansprechpartner.
   
   
7. Wählen Sie die Mailingliste aus, die Ihre Mitarbeiterliste enthält. In diesem Beispiel handelt es sich um die Liste „Mitarbeiterliste (Impfstatusmanager)“.
8. Setzen Sie das Authentifizierungsfeld auf Externe Datenreferenz.
   Tipp: Verwenden Sie das optionale Bezeichnungsfeld, um dem Mitarbeiter mitzuteilen, welche ID er eingeben soll. Hier haben wir „Mitarbeiter-ID“ geschrieben, da dies die Informationen sind, die wir als externe Datenreferenz gespeichert haben.
9. Klicken Sie auf Optionen auf dem Authenticator.
10. Wählen Sie Zulassen, dass authentifizierende Teilnehmer den authentifizierten Abschnitt erneut verwenden.
    
11. Fügen Sie unter dem Authenticator einen Zweig für Personen hinzu, deren eingebettete Daten FirstName, LastName und ExternalDataReference alle leer sind.
    
    Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bedingungen mit „UND“ verknüpfen.
12. Fügen Sie unterhalb dieses Zweigs ein Element für das Umfragenende hinzu.
    
    Tipp: Das bedeutet, dass Mitarbeiter, die diese Niederlassung durchlaufen, die Umfrage nicht ausfüllen können, weil sie nicht die richtigen Informationen angegeben haben. Sie müssen es erneut versuchen und eine Mitarbeiter-ID angeben.
13. Optional: Legen Sie entweder die Nachricht am Ende des Umfrageelements oder die Fehlermeldungen in den Authentifizierungsoptionen fest, um zusätzliche Anweisungen bereitzustellen, wie Mitarbeiter ihre Mitarbeiter-ID finden können.
14. Speichern Sie Ihren Umfragenverlauf.

Wenn Sie diese Schritte abgeschlossen haben, rufen Sie die Umfrage zur Impfbescheinigungsstelle auf, um den QR-Code oder den anonymen Link zu erhalten.

Impfdokumente herunterladen

Um den Impfdatensatz eines einzelnen Mitarbeiters herunterzuladen,

1. Navigieren Sie zur Seite Verzeichnisse.
   
2. Öffnen Sie Ihr neues Verzeichnis.
   
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Verzeichniskontakte.
4. Suchen Sie nach dem Namen des Mitarbeiters.
5. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters.
6. Überprüfen Sie die Kontaktattribute, und kopieren Sie den Wert VaccinationUploadURL in Ihren Browser, um die Datei herunterzuladen.

Sie können auch alle Impfdokumente herunterladen, die Ihren Mitarbeitern in großen Mengen zur Verfügung gestellt werden. Beachten Sie, dass diese Dateien, die nach Antwort-ID gekennzeichnet sind, nicht unbedingt vom Antwortenden gekennzeichnet werden.

1. Gehen Sie zur Umfrage zur Impfbescheinigungsstelle.
   
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Daten und Analyse.
3. Exportieren Sie Daten.
4. Wählen Sie oben vom Benutzer gesendete Dateien aus.
   
5. Klicken Sie auf Herunterladen.

Weitere Informationen zu den Schritten finden Sie auf der Seite zum Exportieren von Antwortdaten.

Unterkunft gewähren

Wenn ein Mitarbeiter eine Unterkunft beantragt, wird ein Team Ihrer Wahl, das Sie beim Einrichten angegeben haben (z. B. Human Resources), per E-Mail benachrichtigt. Wenn die Unterkunft dieser Person genehmigt wurde, kann das Team den Datensatz dieses Mitarbeiters im XM Directory aktualisieren, um diese Genehmigung widerzuspiegeln. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur Seite Verzeichnisse.
   
2. Öffnen Sie Ihr neues Verzeichnis.
   
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Verzeichniskontakte.
4. Suchen Sie nach dem Namen des Mitarbeiters.
5. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters.
6. Führen Sie die hier verlinkten Schritte aus, um den Ansprechpartner zu bearbeiten.
7. Passen Sie das Feld GrantedAccommodation an „Ja“ an, um anzuzeigen, dass für diesen Mitarbeiter eine Unterkunft gewährt wurde.
   

Mitarbeiterverzeichnis auf “Automatisch aktualisieren” setzen

Je nachdem, wie Ihre Mitarbeiterdaten gespeichert werden, können Sie sie so einrichten, dass Qualtrics Ihre Mitarbeiterlisten automatisch aktualisiert, um neue Mitarbeiter und andere sich ändernde Mitarbeiterdaten zu berücksichtigen.

Zunächst benötigen Sie eine Importquelle, wie auf der Supportseite Dateiimportquellen für Kontaktautomatisierungen beschrieben. Wenden Sie sich an Ihr IT-Team, um zu sehen, ob Ihnen eine dieser Optionen zur Verfügung steht.

Wenn Ihr IT-Team eine der oben genannten Optionen nicht nutzen kann, kann Qualtrics den Server gegen eine jährliche Hosting-Gebühr hosten. Wenden Sie sich an Ihren Vertriebsbeauftragten, wenn Sie diesen Service hinzufügen möchten.

Nachdem Sie festgelegt haben, wie das Mitarbeiterverzeichnis an Qualtrics übertragen wird, können Sie eine XM Directory Import Automation mit dem Verzeichnis konfigurieren, in dem Sie Ihr Mitarbeiterverzeichnis speichern. Weitere Informationen finden Sie auf der Supportseite für die Automatisierung des Kontaktimports.

Impfstatus-Dashboard

Das Impfstatus-Dashboard finden Sie auf der Seite „Projekte“ oder in Ihrem Programm, indem Sie nach dem Namen „Impfstatus-Dashboard“ suchen.

Bei diesem Projekt handelt es sich um ein vorgefertigtes Dashboard, das von unseren wichtigsten Fachexperten entworfen wurde. Es enthält die folgenden Seiten:

• Zusammenfassung des Impfstatus: Zeigen Sie an, wie viele Mitarbeiter zu den einzelnen Impfstatus passen, wie viele spezielle Situationen am Arbeitsplatz gewährt wurden und wie viele Personen eine Unterkunft suchen oder erhalten haben.
• Mitarbeiterverzeichnis: Eine Liste aller aktuellen Mitarbeiter und deren Impfstatus.
• Unterkunft und Details zum Arbeitsplatz: Auf dieser Seite werden Details zu Mitarbeitern angezeigt, die über Folgendes verfügen:
  • eine nach den Zivilrechtsgesetzen beantragte oder zumutbare Vorkehrungen erhalten haben oder
  • Arbeiten Sie von zu Hause, im Freien oder an einem Arbeitsplatz, an dem keine anderen Personen wie Kollegen oder Kunden anwesend sind.
• Arbeitsplatz: Diese Seite enthält ähnliche Informationen wie die Zusammenfassung des Impfstatus, jedoch aufgeschlüsselt nach Arbeitsplätzen.

Sie können bei Bedarf weitere Seiten hinzufügen oder Änderungen vornehmen. Wenn Sie vorgefertigte Dashboard-Inhalte löschen, ist dies nicht mehr möglich, und Sie müssen sie komplett neu erstellen.

Dashboard-Bearbeitung

Schauen Sie sich diese Einführungsseiten an, um zu beginnen.

• Erste Schritte mit CX-Dashboards
• Schritt 1: Projekt anlegen und Dashboard hinzufügen
• Schritt 2: Dashboard-Datenquelle zuordnen
• Schritt 3: Dashboard Design planen
• Schritt 4: Dashboard erstellen
• Schritt 5: Zusätzliche Dashboard-Anpassung
• Schritt 6: Teilen und Verwalten von Benutzern

Verwalten Ihres Programms

Sobald Sie Ihren Impfstatus-Manager angelegt haben, wird ein neues Programm angelegt. Es enthält verschiedene Ressourcen, die wir entwickelt haben, um Sie bei der Durchführung Ihres Programms zu unterstützen, einschließlich des Impfbescheinigungsprojekts, des Mitarbeiterstatusprojekts und des Impfstatus-Dashboards.

In der Mitte befindet sich eine Beobachtungsliste. Dies ist ein hilfreicher Ort, um die Rücklaufquoten zu verfolgen, ohne einzelne Umfragen zu betrachten.

Weitere Informationen über die allgemeine Navigation in einem Programm und die Anpassung der Watchlist-Reports finden Sie auf der Supportseite Programme.

Erforderliche Berechtigungen für den Impfstatus-Manager

Im Folgenden finden Sie eine Liste der Berechtigungen, die zum Anlegen dieser Lösung erforderlich sind.

• Allgemein
  • Auf API zugreifen
  • Umfragen erstellen
  • Workflows über Projekte hinweg verwalten
  • CX-Dashboards verwenden
  • Datei hochladen
  • Signatur
• XM Directory
  • Verzeichnisse verwalten
  • Mehrere Verzeichnisse
• Erweiterungen
  • WebService
  • Mailingliste an Survey-Synchronizer

Wir empfehlen einem Administrator, den SAP Solution Manager für Impfungen anzulegen, da er neben dem Zugriff auf die Registerkarte Erweiterungen häufig über die meisten der erforderlichen Berechtigungen verfügt.

Web-Service “Impfstatus aktualisieren”

Der Impfstatusmanager enthält mehrere Automatisierungen, die auf der Registerkarte Workflows des Impfbescheinigungsprojekts zu finden sind. Einer dieser Workflows enthält einen Web-Service.

Wenn ein Mitarbeiter eine Aktualisierung seines Impfstatus einreicht, aktualisiert der Webservice die Antwort des Mitarbeiters im Verzeichnis, sodass dieser Status über die entsprechenden Dashboards gemeldet werden kann. Um dies weiter aufzuschlüsseln,

1. Der Workflow wird immer dann ausgelöst, wenn jemand auf das Impfbescheinigungsprojekt reagiert. Dies bedeutet, dass es sich um einen ereignisbasierten Workflow handelt, der auf einer Umfrageantwort basiert.
   
   Tipp: Dieses Ereignis sollte nur für neu angelegte Umfrageantworten ausgelöst werden, nicht für Antworten, die per API aktualisiert werden.
   
2. Eine XM-Directory-Aufgabe aktualisiert Kontaktinformationen in der Mailingliste, die Sie für diese Lösung angelegt haben.
   
3. Eine Webdienstaufgabe verwendet das API “Antwort aktualisieren”, um den Impfstatus des Mitarbeiters im Mitarbeiterstatusprojekt zu aktualisieren. Dabei wird die Antwort verwendet, die der Mitarbeiter gerade übermittelt hat, und stellt sicher, dass sie an anderer Stelle aktualisiert wird, sodass sie im Dashboard ausgewertet werden kann.
   
   Tipp: Antwort-IDs sind interne Qualtrics-IDs, die mit einzelnen Umfrageantworten verknüpft sind. Das Feld, in dem diese ID für diesen Web-Service gespeichert wird, wird von der Mailingliste für den Survey-Synchronizer angelegt. Dieses Feld wird in der Regel als „VaccinationStatusResponseId“ bezeichnet. Sie wird verwendet, um die richtige Antwort des Mitarbeiters im Mitarbeiterstatusprojekt zu identifizieren und entsprechend zu aktualisieren.
   
4. Es wird eine Bedingung hinzugefügt, damit ein Mitarbeiter, der behauptet, dass er innerhalb von zwei Wochen vollständig geimpft wird, innerhalb von zwei Wochen eine weitere E-Mail erhält, in der er ihn auffordert, die Umfrage zur Impfbescheinigung erneut auszufüllen und somit seinen Impfstatus zu aktualisieren. Diese E-Mail wird über eine XM-Directory-Aufgabe gesendet.
   
   Tipp: Diese E-Mail wird am Ende der Lösungseinrichtung erwähnt.

Zusätzliche Ressourcen zur Fehlerbehebung

Zusätzlich zu den auf dieser Seite beschriebenen Schritten gibt es weitere Ressourcen, mit denen Sie Fehler im Impfstatus-Manager beheben können.

• Fehlerbehebung für die Lösung Qualtrics Vaccination & Testing Manager: Eine Seite, auf der die Fehlerbehebung für eine ähnliche Lösung beschrieben wird.
• Verwendung einer Mailingliste zur Umfragesynchronisation in COVID-19-Response-Lösungen: Eine Seite, auf der erläutert wird, wie Sie die Mailingliste verwenden, um den Synchronizer im Impfstatus-Manager zu befragen.
• Testen/Bearbeiten einer aktiven Umfrage: Eine hilfreiche Anleitung, welche Bearbeitungen sicher sind und welche Änderungen nicht sicher an einer Umfrage vorgenommen werden können, nachdem Sie mit dem Sammeln von Daten begonnen haben.

Häufig gestellte Fragen

Der QR-Code ist eine eingetragene Marke von DENSO WAVE INCORPORATED.