ステップ3: ディレクトリの設定

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ヒント: ターゲットオーディエンスは現在XM Directoryと呼ばれるようになり、ユーザーインターフェイス(UI)がXMプラットフォームとより密接にインテグレーションできるように改善されました。 新しいデザインへの切り替えを希望する場合は、カスタマーサクセス担当者にお問い合わせください。 ターゲットオーディエンスの使用権限がなく、アクセス権を購入する場合は、営業担当にお問い合わせください。

ブランド管理者は、ブランド全体における配信の頻度を決定できるとともに、どの連絡先のアップロードを重複と見なしてインテグレーションできるかのルールを設定できます。 これを行うには[ディレクトリ設定]に移動します。

ヒント: ブランド管理者でない場合は、「ステップ4: アンケートまたはメールキャンペーンの配信」に進みます。

連絡の頻度

XM Directoryを使用してブランドが連絡先にメッセージを送信する頻度を決定します。 ブランドのあらゆる連絡先に適用される2つの共通ルールを設定できます。 最初のルールは、連絡先が受信できるメッセージの最大数に関するものです。 このルールが適用される頻度(1日ごと、1週間ごと、1か月ごと、など)を決定できます。 2つ目のルールは、連絡先が次のメッセージを受信するまでに必要な経過日数です。

これらのルールはディレクトリ全体に適用されます。 ブランドにおいて、多数のユーザーが対象者にアンケートを送信する場合は、何らかの連絡の頻度を設定することをお勧めします。 ベストプラクティスは回答による疲労と回答率の低下を防ぐためにアンケートの招待の間隔を30~60日間に保つことです。回答者は連続するメールには回答しなくなる傾向があります。 ただし、一部のメーリングリストやアンケートについてはこれらのルールが無視されます。 カスタムルールを使用すると共通ルールをスキップできます。

カスタムルールはメーリングリストまたはアンケートに適用できます。

リストのカスタムルールの場合は、このルールを適用するリストを選択して、適用対象をすべてのメッセージまたはアンケートの招待のみのいずれかに設定します。 カスタムルールには3つの選択肢があり、第1のルールは共通の[ディレクトリ設定]を完全に無視してそのリストへの送信を常に許可するものです。 その他の2つの選択肢は上で説明した2つのルールです。連絡先が受信できるメールの最大数とメールとメールの間隔に必要な日数がこのリストにのみ適用されます。

アンケートのカスタムルールの場合は、選択できるルールはリストのカスタムルールと同じですが、これをアンケートレベルで適用する点が異なります。 つまり、選択したアンケートの招待メールを送信しようとするすべてのメーリングリストが影響を受けます。

顧客からサポートチームへの問い合わせ後に送信するアンケートがある場合は、このアンケートが[ディレクトリ設定]ルールに関わらず必ず送信されるカスタムルールを設定することができます。 この方法で、サポートのやり取りが発生するごとに情報をキャッチすることができます。

一方、特定のメーリングリストに対してより限定的なルールを設定することもできます。 たとえば、重要な関係者を含むメーリングリストに制限を加えることで、これらの重要なユーザーに不要にメールを送信するのを防止できます。

ヒント: 連絡の頻度とカスタムルールの詳細については、「連絡頻度のルール(英語)」ページを参照してください。

自動重複排除

連絡先を追加するときに自動重複排除機能を有効にすると、XM Directoryは追加しようとしている人物がディレクトリにある既存の連絡先のフィールドと重複しないかを確認します。 連絡先がすでに存在する場合、XM Directoryはその情報で新規連絡先を作成しません。 その代わり、新規または更新された埋め込みデータがあれば、既存のディレクトリの連絡先を新しい情報で更新します。

特にブランドにおいて連絡先を追加したり更新したりするユーザーが多数いる場合は自動重複排除機能を有効にすることを強くお勧めします。 重複排除機能を使用すると連絡先が複数回追加されてディレクトリがいっぱいになるのを防ぎ、アンケートやメールキャンペーン全体で連絡先情報の一貫性が保たれます。 また、これにより連絡先がディレクトリ全体でオプトアウト場合に、別の連絡先として再び追加され、ブランドから連絡されるのを防ぐことができます。

メールアドレスに基づいて重複排除機能を設定することをお勧めします。 同じメールアドレスを複数の連絡先で使用している場合は、メールアドレスと外部データ参照を組み合わせることを推奨します。

重複排除設定はAND構文に結びついていることに注意が必要です。 複数のオプションを選択した場合、すべてのフィールドが他の連絡先のフィールドと一致した場合にのみ重複排除が実施されます。 これらの設定はさかのぼって適用されないので、これらのルールを事前に設定しておくことを強くお勧めします。

ヒント: 詳細については「自動重複排除(英語)」ページを参照してください。