Introducción básica a participantes (EX)

Acerca de la sección Participantes

Puede gestionar a las personas que realizan su encuesta de EmployeeXM yendo a la sección Participantes de la pestaña Participantes. Además de acceder a una serie de herramientas, puede buscar y editar participantes en esta sección.

Búsqueda avanzada

Puede buscar un participante deseado escribiendo un nombre o una dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda, o puede utilizar la función de búsqueda avanzada.

1. Vaya a la pestaña Participantes.
   
2. Seleccione la sección Participantes.
3. Haga clic en Búsqueda avanzada.
4. Seleccione de una lista de criterios por los que filtrar.
   
5. Rellene los campos restantes.
6. Haga clic en los puntos y seleccione Insertar condición a continuación si desea agregar más criterios a la búsqueda, o Eliminar para eliminar criterios.

Una vez que haya encontrado los participantes que le interesan, haga clic en sus nombres para abrir la ventana de información de los participantes. Aquí puede gestionar sus metadatos, gestionar sus permisos y realizar otras acciones.

Criterios de búsqueda

Los criterios disponibles son los siguientes:

• Nombre o correo electrónico, Nombre, Apellidos y Correo electrónico: Buscar por nombre o dirección de correo electrónico de un participante.
• Estado del proyecto: Filtre a los participantes por si han finalizado la encuesta o no.
• Encuestado: Buscar participantes por si son encuestados o no. Un encuestado es un participante que se espera que responda a la encuesta; todos los participantes son encuestados de forma predeterminada. Al cargar sus participantes, puede incluir una columna llamada Encuestado y especificar un 0 para los participantes que no desea tener que completar la encuesta, pero que aún pueden estar a cargo de los dashboards o de validar la jerarquía de la organización.
• Metadatos: Busque por campos de metadatos que ha cargado con sus participantes.
• Metadatos de la jerarquía de la organización: búsqueda utilizando los metadatos utilizados específicamente para crear la jerarquía. Por ejemplo, ID unívoco e ID de gestor, o niveles.
• Unidades jerárquicas de la organización: Buscar por las unidades de su jerarquía organizativa en un proyecto de interacción.
• Rol: Buscar por rol.

Opciones de la lista desplegable de participantes

Hay un menú desplegable a la derecha de cada participante. Al hacer clic en este menú desplegable, tiene las siguientes opciones:

• Inicio de sesión en dashboard: Inicio de sesión proxy en el dashboard del participante. Si el participante no está configurado como usuario de dashboard (algo sobre lo que puede obtener más información en nuestra página Roles), no habrá nada en el que iniciar sesión.
• Eliminar participante: Eliminar este participante del proyecto.
  Advertencia: Al eliminar al participante del proyecto se elimina cualquier respuesta que haya proporcionado. Si desea que el participante rehaga su respuesta, envíele un enlace de encuesta de repetición en lugar de eliminarlo y volver a agregarlo.
• Actualizar respuestas con los metadatos actuales: Si ha realizado cambios recientes en los metadatos, asegúrese de que la respuesta que ha recopilado esté actualizada para reflejar estos cambios de metadatos. Esta opción no aparecerá si el participante aún no ha respondido.
• Gestionar usuario: Abra la ventana de información del participante.

Acciones en masa

Además de las funciones descritas anteriormente, hay acciones en masa que puede realizar en varios participantes a la vez.

Una vez seleccionados los participantes, haga clic en Acciones en masa para ver las siguientes opciones:

• Eliminar participantes seleccionados: elimina del proyecto a todos los participantes seleccionados. Consulte Eliminar participantes para ver todas las formas de eliminar participantes de un proyecto.
  Advertencia: Al eliminar los participantes del proyecto se suprimen las respuestas que han proporcionado. Si desea que los participantes rehagan sus respuestas, envíeles un enlace de encuesta de repetición en lugar de eliminarlos y volver a añadirlos.
• Actualizar respuestas con los metadatos actuales: Si ha actualizado los metadatos de los participantes en la ventana de información del participante, esta opción realiza el cambio para que se refleje en su dashboard.
  Consejo Q: Los pulsos y los proyectos de ciclo de vida no tienen esta opción. Consulte Tipos de proyectos de experiencia del empleado.
• Exportar participantes seleccionados: Exporte un CSV que contenga el nombre, los apellidos, el identificador exclusivo y los metadatos solo para los participantes seleccionados. Consulte la siguiente sección para obtener más detalles sobre varias opciones de exportación.

Al hacer clic en el cuadro superior de la izquierda, se seleccionan todos los participantes de una página.

Exportar participantes

Puede descargar los participantes del proyecto en un archivo CSV, completado con columnas de metadatos. Este archivo puede actuar como un archivo de muestra que puede volver a importar cuando desee actualizar los metadatos o si desea ejecutar una encuesta con exactamente los mismos participantes el año siguiente.

Este archivo incluye una columna personalizada denominada Estado que muestra si un participante ha completado su respuesta o si aún está esperando a que responda.

Exportar todos los participantes

Asegúrese de que no ha seleccionado ningún participante. A continuación, haga clic en Acciones en masa y seleccione Exportar lista.

Exportar participantes seleccionados

Seleccione los participantes que desea exportar, seleccione Acciones en masa y, a continuación, elija Exportar participantes seleccionados.

Exportar lista filtrada de participantes

En lugar de exportar todos los participantes de su proyecto a la vez, puede restringir quién debe incluirse en la exportación con metadatos. Esto le permite buscar rápidamente en su lista de participantes. La exportación solo incluirá los campos de información básica y excluirá todos los demás metadatos.

1. Asegúrese de que no tiene ningún participante seleccionado.
   
2. Vaya a Acciones en masa.
3. Seleccione Exportar participantes filtrados.
4. Seleccione los metadatos por los que desea filtrar la exportación.
   
5. Seleccione los valores que desea incluir. Puede seleccionar varios valores.
6. Haga clic en los puntos para insertar otra condición a continuación o eliminar la condición que ha añadido.
7. Haga clic en Exportar.

Reimportando listas de participantes exportados

Puede importar listas de participantes que se han exportado, lo que hace que la actualización de muchos participantes sea rápida y fácil. Al volver a importar una lista de participantes exportada, asegúrese de eliminar las columnas enumeradas a continuación. Estas columnas representan campos internos de Qualtrics. Si estas columnas se incluyen en una importación de participantes, estos campos se guardarán como metadatos de participante. Normalmente, estos campos no son útiles para la gestión de informes, por lo que recomendamos eliminar las columnas de su importación. Las columnas que se deben eliminar son:

• Estado: indica si el participante ha realizado la encuesta.
• Tipo de usuario: indica el tipo de usuario del usuario.
• Último inicio de sesión: indica cuándo el usuario inició sesión por última vez en Qualtrics

Además de estos campos, su archivo de exportación contendrá el campo Encuestado. Se utiliza para determinar si los participantes deben participar en la encuesta. Puede cambiar el valor de un participante cambiando su valor en su archivo de participante. Los encuestados con un valor VERDADERO se marcan como encuestados, mientras que los participantes con un valor de FALSO no.

Actualizar IDs unívocos

Cuando no haya seleccionado ningún participante y haga clic en <Acciones en masa, verá una opción llamada Actualizar ID únicos. Esta opción le permite actualizar los identificadores únicos de cualquiera de los participantes en su proyecto.

Para obtener pasos detallados, consulte Actualizar identificadores únicos de varios empleados.

Ajustar columnas

Utilice el menú desplegable en la cabecera para mostrar y ocultar columnas, como el nombre, el correo electrónico, el estado y si alguien es respondedor o no.

Banner de actualización de respuesta

A veces, puede aparecer un banner en la parte superior de la pestaña Participantes que dice: “Las respuestas se están actualizando. Algunas funciones no estarán disponibles hasta que se complete”. Este mensaje es para informarle de que temporalmente se le impedirá realizar ciertas modificaciones, porque el sistema está trabajando en las actualizaciones que acaba de solicitar y no desea que realice modificaciones conflictivas. Los cambios que pueden hacer que este banner aparezca incluyen ediciones a los participantes o las jerarquías a las que pertenecen.

Al hacer clic en Ver progreso, se le mostrará cuánto tiempo hasta que se realicen las actualizaciones y podrá reanudar con la funcionalidad completa de edición de participantes de nuevo.