Bucles de flujo de trabajo

Acerca de los bucles de flujo de trabajo

Puede utilizar loops de workflow para ejecutar un conjunto de tareas automatizadas para varias entradas en una lista. Por ejemplo, puede enviar un resumen de NPS a cada gerente de tienda que contenga el NPS promedio de su tienda, o enviar una puntuación mensual de satisfacción del empleado a cada gerente de personas de la organización.

Qualtrics logra ciclos de flujo de trabajo mediante tareas de extracción de datos programadas. Puede ser específico sobre lo que se ejecuta para cada entrada de datos que se extrae, lo que se conoce como “lista”. En otras palabras, esta es la lista de todas las personas en un rol particular (por ejemplo, gestores de cuentas, gestores de personas, etc.), o todas las ciudades (por ejemplo, Seattle, Nueva York, etc.), o, más generalmente, todos los elementos de una tabla.

Tareas de extracción de datos

Al crear workflows que hacen un loop, la primera tarea que debe añadir es una tarea de extracción de datos. Estos tipos de tareas extraen datos de otra fuente que puede utilizar o guardar en otro lugar. Las fuentes de las que puede extraer datos incluyen:

• Archivos SFTP
• Salesforce
• SuccessFactors
• Amazon S3

Una de estas tareas debe añadirse al flujo de trabajo antes de poder especificar lo que sucede en cada bucle. Una vez que empiece a crear las tareas que aparecen en cada bucle, puede añadir cualquier tarea adicional que desee.

Requisitos para los bucles de flujo de trabajo

Antes de crear un ciclo de flujo de trabajo, estos son algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta:

• Los bucles de flujo de trabajo solo son compatibles con flujos de trabajo programados.
• Solo puede añadir una lista de bucles a un flujo de trabajo a la vez. Esto significa que si ha añadido varias tareas de extracción de datos a su workflow, solo puede basar un bucle de ellas en 1.
• Los bucles solo pueden procesar archivos de un tamaño determinado. Esto significa que el archivo que extrae debe cumplir los siguientes requisitos:
  • El archivo no puede tener más de 10.000 filas.
    Ejemplo: En otras palabras, si está procesando usuarios, hay un límite de 10.000 usuarios. Si está procesando contactos, existe un límite de 10.000 contactos.
    Consejo Q: Si supera las 10.000 filas, el flujo de trabajo no se ejecutará.
  • El archivo no puede tener más de 1 GB.
  • Cada fila no puede superar 1 MB.
• Los bucles no se pueden añadir dentro de otros bucles.
• Solo puede añadir hasta 5 tareas en una lista de bucles.

Configuración de bucles de flujo de trabajo

En esta sección se explica cómo configurar un bucle de workflow utilizando el ejemplo de enviar un correo electrónico NPS semanal a los usuarios que pertenecen al rol de gestor. Sin embargo, este no es el único uso de loops de flujo de trabajo.

1. Vaya a la página Flujos de trabajo o a la pestaña de una encuesta.
   
2. Haga clic en el menú desplegable junto a Crear un flujo de trabajo.
3. Seleccione Iniciado a una hora específica.
4. Configure su programación.
   
   Ejemplo: Queremos enviar un correo electrónico de NPS a cada gerente al comienzo de cada semana. Por lo tanto, decidimos hacer que nuestro flujo de trabajo ocurriera semanalmente el lunes a las 9 am.
5. Haga clic en el signo más (+ ) para añadir una tarea.
6. Seleccione una tarea de extracción de datos.
   
   Ejemplo: Elegimos Extraer datos de empleado de SuccessFactors porque queremos repetir ciertos flujos de trabajo para cada gerente, que hemos guardado en SuccessFactors.
7. Seleccione Añadir un bucle para cada.
   
8. En Para cada posición de una lista, seleccione la tarea que configuró en el paso 6.
   
9. Haga clic en el signo más (+ ) y seleccione las tareas que desee.
   Advertencia: Le recomendamos encarecidamente que no utilice otras tareas de extractor de datos o de cargador de datos dentro de su bucle. Consulte esta página para obtener una lista de dichas tareas. Si desea utilizar una tarea de cargador de datos, considere la posibilidad de crear un workflow ETL estándar en lugar de utilizar loops.
   Ejemplo: Añadimos una tarea de servicio web para que podamos utilizar la API para obtener el nombre y la dirección de correo electrónico de cada usuario.
   
   Ejemplo: A continuación, añadimos una tarea de métrica de cálculo para encontrar su puntuación de NPS. Configuramos un filtro en esta tarea para que el campo de datos embebidos del administrador sea igual al ID del usuario. Tenga en cuenta que esto se representa como texto dinámico para el campo de ID de usuario extraído durante la llamada a la API del servicio web. Sin este filtro, se podría calcular la puntuación NPS incorrecta.
   
10. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione las condiciones que desee.
    
    Ejemplo: solo queremos enviar un correo electrónico para las puntuaciones de NPS que cuentan como detractores, por lo que establecemos una condición para enviar solo si el NPS de la tarea de calcular métrica es inferior o igual a 6.
    
11. Haga clic en el signo más (+ ) y añada más tareas como desee.
    Ejemplo: Añadimos una tarea de correo electrónico, que nos permite configurar el correo electrónico NPS que hemos estado planificando todo el tiempo. Podemos utilizar texto dinámico para obtener una dirección de correo electrónico de la tarea de servicio web y la puntuación NPS de la tarea de cálculo de métricas.
    
12. Cuando termine de configurar, asegúrese de que su flujo de trabajo esté activado.
    

Historial de ejecución

Cuando mira el historial de ejecución para un flujo de trabajo con loops, puede ver el historial de ejecución para cada uno de los loops iniciados. Esto le permite limitar los problemas de rendimiento relacionados con los bucles de flujo de trabajo específicos.

Cuando esté dentro de la pestaña Historial de ejecución, haga clic en el nombre del flujo de trabajo para ver más detalles. Además del evento y las tareas del flujo de trabajo, también verá el bucle Para cada. Haga clic aquí para ver un desglose de cómo se ha realizado cada evento y tarea en cada bucle.

1. El número de bucles en los que las tareas fallaron o tuvieron éxito. Estos números se ven afectados por los filtros.
2. Filtre para ver los bucles en los que las tareas fallaron o tuvieron éxito.
   Consejo Q: Consulte más información sobre los estados del flujo de trabajo.
3. Cada bucle se numera en el orden en que se ejecutó.
4. La hora en que se inició cada bucle (en el huso horario de su cuenta).
5. Haga clic en un bucle para ver más detalles sobre las tareas ejecutadas durante ese bucle y si se han realizado correctamente. También verá el ID de cada tarea (T-ID #).
6. Haga clic en una tarea para ver su archivo JSON.