Creación y gestión de usuarios

Acerca de la creación y gestión de &usuarios

Como administrador de organización, puede crear nuevas cuentas de usuario para su licencia en la pestaña Usuarios de la página Administración. También puede editar los permisos de la cuenta, iniciar sesión en las cuentas, enviar correos electrónicos de restablecimiento de contraseña, eliminar usuarios, transferir la propiedad de la encuesta y mucho más. En esta página hablaremos de las opciones disponibles para crear y gestionar cuentas de usuario para su licencia.

Creación de usuarios nuevos

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Usuarios.
3. Haga clic en Crear un nuevo usuario.
4. Introduzca el Nombre de usuario. Debe tener la forma de una dirección de correo electrónico, pero no tiene por qué ser una dirección de correo electrónico funcional. No debe usar el mismo nombre de usuario que una cuenta existente en ninguna organización de Qualtrics.
   
   Ejemplo: Joel ya tenía una cuenta de Qualtrics en su antigua empresa, por lo que no puede usar su dirección de correo electrónico, joel@demo.com, para el nombre de usuario de su nueva cuenta. Sin embargo, aunque tampoco sea su dirección de correo electrónico real, puede tener joel+1@demo.com o joel+newcompany@demo.com como su nombre de usuario.
   Consejo Q: No podrá crear un nuevo usuario con un nombre de usuario existente, con una excepción: si el nombre de usuario se cargó como participante de 360 o Engagement anteriormente, puede crear una cuenta estándar de Qualtrics con el mismo nombre. En este caso, para la cuenta recién creada, el usuario deberá seleccionar su organización (licencia de Qualtrics) de un menú desplegable cada vez que inicie sesión para determinar a qué cuenta desea acceder. Esta es la única diferencia y, por lo demás, las cuentas funcionarán con normalidad una vez que inicie sesión; sin embargo, si desea eliminar este comportamiento, el usuario puede comunicarse con el soporte técnico de Qualtrics para cambiar el nombre de usuario de participante de 360 o Engagement.

   Consejo Q: Esta es una lista de símbolos comunes que son incompatibles con los nombres de usuario y los campos de usuario:

   =;~!&*%{}<>[]|\"\\^
   

5. Introduzca el Nombre y los Apellidos.
6. Introduzca la dirección de correo electrónico.
   Consejo Q: La dirección de correo electrónico puede ser cualquier dirección funcional, incluso si se ha utilizado en una cuenta anterior de Qualtrics. Asegúrese de que esta dirección de correo electrónico sea correcta, porque es la dirección que usarán los usuarios para enviarse el restablecimiento de la contraseña y recibir invitaciones de colaboración de compañeros.
7. Introduzca una contraseña para su nuevo usuario. Introduzca la misma en el campo Confirmar contraseña.
   Consejo Q: Es posible que los administradores de organización deseen establecer requisitos de toda la organización para las contraseñas de usuario. Para las licencias estándar, consulte la pestaña Configuración de la organización. Para las licencias con estándares de seguridad actualizados, consulte la pestaña Seguridad.
8. Si lo desea, establezca una división. Las divisiones sirven para determinar las subdivisiones administrativas de una licencia.
9. Si lo desea, establezca un tipo de usuario. Esto determina los permisos con los que comienza el usuario.
10. Establezca un estado de cuenta. Por lo general, debería estar activado.
    Consejo Q: Obtenga más información en la sección Estado y expiración de la cuenta.
11. Si lo desea, también puede elegir Establecer fecha de expiración para especificar una fecha en la que la cuenta del usuario deba caducar.
    Consejo Q: Obtenga más información en la sección Estado y expiración de la cuenta.
12. Si lo desea, seleccione la pestaña Crear complemento si desea que aparezca una página Complemento a la izquierda de la página Ayuda en la esquina superior derecha de la cuenta de usuario.
    Consejo Q: Una página Complemento le permite crear una página adicional en la cuenta del usuario que contendrá páginas que presenten información de la URL que desee. Solo tiene que especificar una Descripción y una URL para que se añada una página. Para eliminar una página, haga clic en el nombre y seleccione Eliminar. Podrá añadir varias páginas si selecciona la pestaña Crear complemento tantas veces como quiera. Esta función se puede usar para presentar una página de directrices a sus usuarios, por ejemplo.
    
13. Haga clic en las casillas de verificación para personalizar los permisos de la cuenta.
    Consejo Q: Al hacer clic en la casilla de verificación en Activado se activará el permiso para el usuario, mientras que al hacer clic en Desactivado se desactivará el permiso. Recomendamos crear un nuevo Tipo de usuario si se encuentra editando muchas cuentas para tener los mismos permisos personalizados.
14. Haga clic en Guardar.

Autoinscripción

Crear cuentas de usuario nuevas de forma manual puede ser poco práctico en el caso de las grandes licencias. Si su organización cuenta con una página de inicio de sesión personalizada de marca, se puede activar la función de autoinscripción. Si se activa, los miembros de su organización podrán entrar en la página de inicio de sesión de marca y crear sus propias cuentas.

Una página de inicio de sesión de marca es el propio enlace especial que tiene su organización donde poder iniciar sesión o registrarse con Qualtrics. Por ejemplo, la Universidad Estatal podría estar en https://stateu.az1.qualtrics.com/, y poner su logotipo en la parte superior para que los estudiantes sepan que están en el lugar correcto.

Gestión de usuarios existentes

Como administrador de organización, puede gestionar una cuenta de usuario existente. Gestionar cuentas de usuarios puede que implique activar encuestas, cambiar la propiedad de los proyectos, actualizar la información de contacto de un usuario y modificar los permisos de un usuario.

1. Vaya a la página Administración.
2. Seleccione Usuarios.
3. Busque el usuario existente mediante cualquiera de los filtros y criterios de búsqueda.
4. Haga clic en el nombre de usuario de la cuenta que desee.
5. Edite la cuenta de usuario. Obtenga más información sobre estos campos en la sección Creación de usuarios nuevos.
   
6. Haga clic en Guardar.

Búsqueda de usuarios existentes

Si necesita editar un usuario específico y tiene muchas personas en su organización, no navegue manualmente por la lista de usuarios; en su lugar, realice una búsqueda.

1. Busque por el nombre de usuario, el nombre, los apellidos o la dirección de correo electrónico del usuario. No tiene que escribir el valor completo; por ejemplo, puede encontrar a cualquier persona con “demo” en su nombre de usuario buscando “demo” en el campo de nombre de usuario.
   Consejo Q: Si rellena varios campos de búsqueda, estos valores se unen mediante “y”, lo que significa que los resultados coincidirán con todos los criterios completados. Por ejemplo, puede tener a alguien llamado “Brian” en su organización. También tiene usuarios con el apellido “Smith”. Si busca “Brian” bajo el nombre y “Smith” bajo el apellido, no encontrará ni “Brian Washington” ni “John Smith” en los resultados.
2. Buscar por ID de encuesta o ID de usuario de Qualtrics.
   Consejo Q: Al buscar por ID de encuesta o ID de usuario, no puede incluir otros criterios de búsqueda. Se ignorarán todos los demás campos que rellene.
3. Buscar por la división a la que pertenece el usuario.
4. Buscar por el tipo de usuario que tiene la cuenta.
5. Buscar por el estado de la cuenta.

Envío de correos electrónicos de restablecimiento de contraseña

A veces, los usuarios tienen problemas para iniciar sesión en Qualtrics. Pueden avisar a Qualtrics que olvidaron su contraseña y les enviarán un correo electrónico seguro a la dirección de correo indicada para su cuenta. Sin embargo, puede que haya ocasiones en las que el usuario no pueda encontrar este correo electrónico en su bandeja de entrada o en la carpeta basura. En ese caso, puede intentar enviar usted mismo un correo de restablecimiento de contraseña al usuario.

1. Vaya a la pestaña Usuarios.
   
2. Busque al usuario que tiene problemas para iniciar sesión.
3. Haga clic en el nombre de usuario.
4. Haga clic en Enviar correo electrónico de restablecimiento de contraseña.
   

Dónde se envían correos electrónicos de restablecimiento de contraseña

Los correos electrónicos de restablecimiento de contraseña se envían a lo que se haya introducido en el campo de correo electrónico de la cuenta de un usuario, no al nombre de usuario. Es importante comprobar de nuevo que lo que hay en el campo de correo electrónico para un usuario es una dirección de correo electrónico real y funcional. No puede añadir varias direcciones de correo electrónico a este campo.

Configuración de una contraseña específica

Cuando cree una cuenta por primera vez, puede establecer una contraseña específica para el usuario.

Una vez creada una cuenta, ya no podrá establecer una contraseña específica para esa cuenta. Esto es para proteger las preferencias de privacidad y contraseña personal del usuario. Si un usuario le solicita una nueva contraseña, envíele un correo electrónico de restablecimiento de contraseña.

Transferencia de propiedad de la encuesta

A veces la colaboración no es suficiente: en el caso de que un usuario abandone una organización o un equipo, es posible que desee transferir la propiedad de su encuesta a otra persona. Como administrador, puede transferir la propiedad de una encuesta a la vez, o todas las encuestas de un usuario a la vez.

Transferencia de una encuesta

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Usuarios.
3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede utilizar varios criterios a la vez.
4. Haga clic en el nombre de usuario de la cuenta que desee.
5. Haga clic en Ver información de uso de cuenta.
   
6. Haga clic en Cambiar propietario junto al proyecto que desee.
   
7. Busque un usuario al que quiera transferirle la propiedad del proyecto.
   
8. Haga clic en Transferir.

Transferencia de varias encuestas

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Usuarios.
3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede utilizar varios criterios a la vez.
4. A la derecha del usuario deseado, haga clic en Transferir encuestas.
5. Haga clic en Seleccionar destinatario de la agenda de direcciones.
   
6. Busque un usuario de su organización y haga clic en el nombre.
   
7. Seleccione los proyectos que quiera transferir.
   
8. Haga clic en Transferir proyecto(s).

Transferencia de la propiedad del flujo de trabajo

A veces es posible que desee cambiar quién es propietario de un flujo de trabajo, por ejemplo, cuando un empleado deja su empresa. Como administrador de organización, puede transferir la propiedad de uno o más flujos de trabajo de un usuario a la vez.

1. Vaya a Admin.
   
2. Vaya a la pestaña Usuarios.
3. Busque el usuario que posee actualmente el workflow.
4. Haga clic en Transferir workflows.
5. Introduzca el nombre del usuario que desea que sea el nuevo propietario.
   
6. Haga clic en la casilla de selección junto a los flujos de trabajo que desea transferir.
   Consejo Q: Solo puede transferir flujos de trabajo en los que el nuevo propietario tendrá acceso a los recursos a los que se hace referencia en el flujo de trabajo (por ejemplo, encuesta, panel de instrucciones, cuenta de extensión de terceros). Si el nuevo propietario no tiene permiso, aparecerá un triángulo amarillo junto al nombre del flujo de trabajo. Pase el cursor por encima del triángulo para ver más información sobre a qué recurso necesitará acceder el nuevo propietario antes de que se pueda transferir el flujo de trabajo.
   
7. Haga clic en Transferir flujo de trabajo.
8. Revise los workflows que se han transferido. Si algún workflow no se puede transferir, aparecerá un error que le indicará qué workflow ha fallado.
   
   Consejo Q: Si un flujo de trabajo no se puede transferir, intente transferirlo de nuevo. Si el problema persiste, póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics.
9. Cuando termine, haga clic en Listo.

Inicio de sesión en cuentas de usuarios

Puede iniciar sesión proxy en las cuentas de los usuarios de su organización. Esto puede resultar útil cuando se investiga el mal uso de una cuenta, cuando un compañero que tiene que colaborar en un proyecto se encuentra fuera de la oficina o para probar diferentes permisos de cuentas.

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Usuarios.
3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede utilizar varios criterios a la vez.
4. Para acceder a la cuenta de usuario que desee, haga clic en Iniciar sesión, que se encuentra a la derecha debajo de la columna Acciones.

Eliminación de usuarios

Elimine un usuario solo si está absolutamente seguro de que eso es lo que desea hacer. No hay ninguna garantía de que el soporte técnico de Qualtrics pueda restaurar un usuario o el contenido de su cuenta.

Cuando se elimina un usuario, muchos contenidos de cuenta, como sus automatizaciones de XM Directory, flujos de trabajo dentro de proyectos y dashboards, se eliminarán de forma permanente y no se podrán recuperar. Tenga en cuenta que, aunque el usuario se restablezca correctamente más adelante, los tableros no se restaurarán. Antes de eliminar un usuario, el administrador de organización debe iniciar sesión como usuario y conceder acceso de edición a cualquier tablero, así como transferir la propiedad de cualquier proyecto cuyo acceso desee conservar.

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Usuarios.
3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede utilizar varios criterios a la vez.
4. Para borrar la cuenta de usuario que desea, haga clic en Eliminar usuario, ubicado a la derecha en Acciones.
5. Siga las indicaciones para confirmar la acción y vuelva a hacer clic en Eliminar.
   

Estado y expiración de la cuenta de usuario

Las cuentas de usuario tienen dos estados: activado y desactivado. Una cuenta habilitada es una cuenta activa. Puede realizar todas las funciones para las que tiene permisos.

Desactivación de cuentas

Dar a una cuenta el estado Desactivado es una excelente manera de eliminar el acceso de alguien a Qualtrics sin eliminar su cuenta ni sus proyectos. Cuando una cuenta está desactivada, el usuario ya no puede iniciar sesión en ella y las encuestas de esa cuenta dejarán de enviar correos. Las encuestas activas de la cuenta seguirán recopilando respuestas.

Fechas de vencimiento

Cuando establece una fecha de vencimiento en una cuenta de usuario, está configurando la fecha en la que la cuenta será inaccesible. Algunas universidades utilizan fechas de vencimiento para eliminar el acceso de los estudiantes a sus cuentas de Qualtrics después de graduarse, sin obligar a un administrador a recordar acceder a Qualtrics y actualizar las cuentas al final del año.

Para establecer una fecha de vencimiento para un usuario, haga clic en Establecer fecha de vencimiento.

Las fechas de vencimiento se establecen como fechas específicas con el formato aaaa-mm-dd. Para eliminar la fecha, haga clic en Desestablecer fecha de expiración.

Verificación de usuarios

En ocasiones, es posible que los usuarios se pongan en contacto con usted porque no recibieron un correo electrónico de verificación de cuenta. Los administradores de organización pueden verificar manualmente a los usuarios mediante estos pasos:

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione la pestaña Usuarios.
3. Busque el usuario que desee.
4. Haga clic en el nombre de usuario.
5. En Estado de cuenta, seleccione Activado.
   
6. Haga clic en Guardar.

Restauración y eliminación permanente de encuestas

Restauración de encuestas eliminadas

1. En la página Administración, vaya a la pestaña Usuarios.
   
2. Haga clic en el nombre de usuario.
3. Haga clic en Ver información de uso de cuenta.
   
4. Las encuestas con nombres en rojo las eliminó el usuario. Haga clic en Recuperar.
   

Eliminar encuestas de forma permanente

Para eliminar un proyecto de forma permanente de una cuenta, el usuario debe eliminarlo en primer lugar. A continuación, el administrador de organización debe hacer lo siguiente:

1. En la página Administración, vaya a la pestaña Usuarios.
   
2. Haga clic en el nombre de usuario.
3. Haga clic en Ver información de uso de cuenta.
   
4. Las encuestas con nombres en rojo las eliminó el usuario. Haga clic en Eliminar permanentemente.
   
5. Escriba delete en el campo.
   
6. Haga clic en Eliminar.

Ver información de uso de la cuenta

Al editar una cuenta, verá el enlace Ver información de uso de cuenta en la parte superior. En esta sección, puede ver cuántas respuestas ha recopilado la cuenta y qué proyectos pertenecen a la cuenta. También puede transferir la propiedad de cualquiera de los proyectos a otra cuenta de usuario de su organización, además de activar o desactivar, recuperar y eliminar permanentemente cualquiera de los proyectos.

1. El gráfico Recuentos de respuestas muestra las respuestas recopiladas por la cuenta. Use los campos de fecha para filtrar las fechas en que se recopilaron las respuestas.
   
2. Haga clic en el nombre de una encuesta para abrir el enlace de vista previa.
   
3. Haga clic en Cambiar propietario para transferir una encuesta a otra persona. Consulte la sección del enlace para obtener más información.
4. Haga clic en Desactivar para desactivar la encuesta. De esta forma, se deja de recopilar respuestas. Si la encuesta está cerrada o es nueva, tendrá la opción de Activar en su lugar.
5. Consulte Restauración y eliminación permanente de encuestas.
   
6. Consulte una lista de encuestas a las que se invitó al usuario para colaborar.
7. Consulte una lista de grupos a los que pertenece el usuario. Si el grupo no es de toda la organización, tendrá la opción de eliminar al usuario del grupo haciendo clic en Cancelar pertenencia.

Pestaña Usuarios nuevos

La pestaña Usuarios se ha rediseñado con un aspecto más moderno. Además de admitir el mismo comportamiento al que está acostumbrado, la nueva pestaña Usuarios también incluye la carga masiva de usuarios y las actualizaciones en masa de usuarios.

Cambiar entre la pestaña Usuarios nuevos y existentes

1. Diríjase a la página Administración.
   
2. Seleccione Usuarios.
   
3. Haga clic en ¡Probar nuevos usuarios! en la parte superior.

Para volver a la interfaz de usuario antigua, puede hacer clic en el banner situado en la parte superior de la página. El enlace dice “Utilizar la versión antigua para la gestión detallada de usuarios individuales“. También puede volver a hacer clic en la pestaña Usuarios.

Carga de usuarios en masa

Puede cargar varios usuarios a la vez utilizando un archivo CSV o TSV.

1. Haga clic en Añadir usuarios.
   
2. Haga clic en Importar desde archivo
3. Descargue la plantilla CSV.
   
4. Edite su archivo. Incluya los siguientes campos:
   • userID: déjelo en blanco para todos los usuarios nuevos.
   • userName: el nombre de usuario con el que el usuario debe iniciar sesión en Qualtrics. Siga las mismas directrices que sigue para la creación manual de usuarios.
   • Nombre: Nombre.
   • Apellido: Apellido.
   • Correo electrónico: Correo electrónico.
   • divisionId: El ID de las divisiones a las que debe pertenecer el usuario. Si no está seguro de qué divisiones existen en su organización y cuáles son sus ID, descargue el campo Divisiones Este campo es opcional.
   • accountType: El ID del tipo de usuario al que debe pertenecer el usuario. Si no está seguro de qué tipos de usuario existen en su organización y cuáles son sus ID, descargue UserType
   • accountStatus: Debe fijarse en “Activo” para indicar que el usuario puede acceder a su cuenta de Qualtrics. Consulte Estado y vencimiento de la cuenta.
   • expirationDate: las fechas de vencimiento se pueden establecer en el formato MM/DD/AAAA. Puede dejar este campo en blanco si no desea que la cuenta venza en una fecha determinada.
     Advertencia: No elimine ni cambie el orden de ninguna columna.
5. Una vez que haya terminado, guarde el archivo como CSV codificado en UTF-8 o como TSV.
   Consejo Q: Para obtener más consejos sobre resolución de problemas, consulte CSV y amplificador; problemas de carga de TSV.
6. Seleccione el archivo que desea importar.
   
   Consejo Q: El sistema verificará rápidamente el formato de archivo y los errores, al igual que el sistema de carga de participantes.
7. Haga clic en Iniciar importación.
   Consejo Q: El sistema verificará rápidamente el formato de archivo y los errores, al igual que el sistema de carga de participantes.

Puede comprobar el estado de su importación haciendo clic en Administrar importaciones\Actualizaciones\Exportaciones en Herramientas. Una vez completada una importación, también puede ver los mensajes detallados sobre el estado de la tarea de importación.

Exportar todos los usuarios a la organización

Vaya a Herramientas y seleccione Exportar usuarios como CSV. No existe ninguna opción TSV.

Actualización de usuarios en masa

1. Exporte sus usuarios a CSV.
2. Abra este CSV y realice las modificaciones necesarias. Solo se pueden editar los siguientes campos:
   firstName
   lastName
   divisionId
   accountType
   accountStatus
   Advertencia: No modifique el ID de usuario para ningún usuario. Este ID es el modo en que el archivo sabe editar el usuario correcto. Los nuevos usuarios deben tener userIDs en blanco.
   Advertencia: Elimine las columnas de nombre de división y nombre de tipo de usuario (pero conserve sus ID). No elimine ni modifique el orden de ninguna otra columna.
   Consejo Q: Está bien quitar filas si hay usuarios en los que no desea realizar cambios.
3. Una vez que haya terminado, guarde el archivo como CSV codificado en UTF-8 o como TSV.
   Consejo Q: Para obtener más consejos sobre resolución de problemas, consulte CSV y amplificador; problemas de carga de TSV.
4. Importe el archivo como lo haría con los nuevos usuarios.

Búsqueda de usuarios

Escriba texto para buscar cualquier campo que coincida con sus criterios.

Para buscar específicamente por nombre de usuario, nombre y apellido, correo electrónico, estado, tipo de usuario o división, haga clic en Búsqueda avanzada.

Puede insertar y borrar condiciones según sea necesario. Si hay varias condiciones, un usuario debe coincidir con todas ellas para que se incluyan en los resultados.

Haga clic en Búsqueda básica para volver a la barra de búsqueda.

Información sobre usuarios individuales

Haga clic en el nombre de un usuario para ver más información sobre él y modificarlo.

La información de usuario contiene el nombre de usuario del usuario, la división, el nombre y apellido, el tipo de usuario, el estado, la fecha de expiración y el correo electrónico. Puede editar cualquiera de estos campos. En Acciones, también puede eliminar el usuario, enviarle un restablecimiento de contraseña, eliminarlo de la autenticación en múltiples fases o iniciar sesión de proxy en su cuenta de.

El uso de la cuenta muestra la misma información que encontraría en Información del uso de la cuenta. En Encuestas propias, puede hacer clic en el menú desplegable junto a una encuesta para transferir la propiedad, activarla, eliminarla o más. (Las opciones variarán en función de si el usuario es realmente propietario de esa encuesta). Puede utilizar las otras pestañas para ver las encuestas que se han compartido con el usuario y los grupos a los que pertenecen.

La ficha Privilegios es donde ajusta los permisos del usuario. Utilice la lista desplegable para cambiar entre tipos de permisos (por ejemplo, General, Contactos, Employee Experience).

Recuerde grabar todas las modificaciones.

Preguntas frecuentes