Preparación de un archivo de usuario para crear una jerarquía (CX)

Acerca de la preparación de un archivo de usuario para crear una jerarquía

Al importar usuarios a su tablero de CX, hay algunas cosas importantes que debe tener en cuenta. Por ejemplo, cada importación necesitará las siguientes columnas:

• Nombre: El nombre del usuario.
• Apellidos: Los apellidos del usuario.
• Correo electrónico: La dirección de correo electrónico del usuario. Este detalle es el más importante. El correo electrónico puede actuar como nombre de usuario para cada usuario o como una forma de recordar qué usuarios ya existen en Administración de usuarios.
• Nombre de usuario: Si su organización utiliza SSO, debe incluir una columna de Nombre de usuario. Esta columna debe contener la misma información que la columna Correo electrónico, porque el#brandId se añadirá automáticamente al final.
• Idioma: Esta columna es técnicamente opcional. Sin embargo, si elige incluir esto, debe tener cuidado de poner en mayúscula el idioma como se ve aquí e introducir el valor para cada usuario en el código de idioma.

Además, querrá asegurarse de que ha elegido la jerarquía correcta para su proyecto, ya que esto afecta a los atributos de usuario o a las columnas personalizadas de datos de usuario que incluirá en el archivo CSV/TSV. Por ejemplo, el archivo de jerarquía superior-inferior debe incluir columnas para el ID de empleado y el ID de gestor, mientras que el archivo de jerarquía basado en niveles debe tener diferentes columnas de Nivel.

Preparación de un archivo para una jerarquía superior-inferior

Las jerarquías superior-inferior son el tipo de jerarquía más utilizado. Son la mejor opción si sus datos de RR. HH. están formateados para que tenga una lista de ID de empleados y los gerentes a los que informa cada empleado.

Cuando haya terminado de crear el fichero y esté listo para crear una jerarquía, consulte Generación de una jerarquía superior-inferior.

Metadatos necesarios

Existen dos columnas de metadatos que debe incluir para crear una jerarquía superior-inferior:

• EmployeeID: es la identificación del empleado del participante. Es mejor utilizar los ID que el departamento de RR. HH. de su empresa ha asignado internamente, en lugar de intentar crear nuevos ID generados aleatoriamente.
• ManagerID: Es la identificación del empleado del gerente del participante.

Al añadir ID de empleado y de supervisor, hay algunas cosas importantes que se deben tener en cuenta:

• Cada participante también debe tener un ID de empleado único. Varios participantes no pueden compartir el mismo ID.
• Cada participante debe tener un gerente. La única excepción son los miembros más altos de la empresa que incluye en su jerarquía (por ejemplo, CEO). Deje vacía la columna de supervisor para mostrar a esta persona que no está a cargo de nadie.
• Las columnas ID de empleado e ID de gerente de un empleado individual nunca deben ser iguales. Los empleados no se reportan a sí mismos.
• Cada ID de gerente debe vincularse a un empleado. Cualquier participante con un ID de gerente que no se corresponda con un ID de empleado existente se asignará a un gerente desconocido. Tenga en cuenta que una vez que se asigna una persona a un gestor desconocido, los miembros de la jerarquía por debajo de esta persona también se romperán. Para solucionar este problema, debe fijar manualmente los datos y volver a generar la jerarquía.
• Preste atención a la lógica circular. Si John Doe informa a Jane Smith y Jane Smith informa a Joseph Miller, éste no puede rendir cuentas a John Doe. No puede administrar el gerente de su gerente.

Metadatos opcionales

Puede agregar cualquier metadato adicional que desee al cargar su lista de participantes. Se puede incluir cualquier cosa, desde el cumpleaños de cada empleado hasta sus ubicaciones de oficina. Sin embargo, hay dos metadatos opcionales que pueden ayudarle a formatear la jerarquía superior-inferior.

• ID de unidad organizativa: los ID de unidad organizativa le ayudan a identificar el mismo equipo a lo largo del tiempo, incluso si cambia el nombre del equipo. Sirve para el mismo propósito que un ID de empleado único, pero para una unidad en lugar de un empleado.
  Consejo Q: ¿Tiene equipos diferentes con el mismo nombre? ¿O tiene conjuntos separados de equipos y gerentes que informan dentro de la misma división? Puede reutilizar la misma Descripción de unidad organizativa fijando campos de ID de unidad organizativa separados. Por ejemplo, un jefe de ventas puede ejecutar un equipo llamado Ventas con un ID de unidad organizativa de 001, y otro jefe puede ejecutar un equipo llamado Ventas con un ID de unidad organizativa de 002.

  Los ID de unidad organizativa también son útiles si un gerente está en varios equipos. Esto significa que si mi gerente es John Doe, pero John Doe es el gerente del equipo A y el equipo B, puedo especificar a qué equipo pertenezco con el campo ID de unidad.

• Descripción de unidad organizativa: al crear la jerarquía, las unidades se nombrarán automáticamente para un gerente. La opción Descripción de unidad organizativa le permite nombrar las unidades en función de los nombres o descripciones de las unidades.

La Descripción de unidad organizativa es esencialmente el nombre proporcionado para el ID de unidad organizativa proporcionado y aparecerá como la etiqueta de la unidad en los dashboards al filtrar o desglosar por unidad. Las columnas no deben contener necesariamente los mismos valores exactos, pero si el ID es numérico, la descripción es descriptiva. Por ejemplo, la descripción de la unidad organizativa del ID de organización 2 puede ser una división europea.

Preparación de un fichero para una jerarquía basada en niveles

Las jerarquías basadas en niveles son una buena opción si sus datos de HR incluyen cada nivel al que informa el empleado, desde la parte superior de la jerarquía hasta el lugar en el que se encuentra el empleado. Con las jerarquías basadas en niveles, no necesariamente tiene que saber quién es el gerente del empleado; solo necesita conocer la cadena de comandos de cada empleado que está incluyendo en el proyecto. Este formato de datos suele ser más común con las empresas que organizan los datos de los empleados por distintos niveles, ubicación o desglose funcional.

Cuando haya terminado de crear su archivo y esté listo para crear una jerarquía basada en niveles, consulte Generación de una jerarquía basada en niveles.

Metadatos necesarios

Necesitará una columna separada para cada nivel de su organización que desee definir. El último nivel rellenado para un participante indica su lugar en la jerarquía. Para los más altos, esto normalmente significa que la primera columna Nivel está rellenada, pero el resto no.

Metadatos de gestor

Si está interesado en asignar gestores a unidades de sus jerarquías basadas en niveles, existen dos formas diferentes de hacerlo.

• Gerente: Esta columna indica si el participante es un gerente. El participante será entonces asignado como el mánager de menor nivel incluido en la lista. La mayoría de los usuarios utilizan “sí” para indicar un gerente, pero también puede utilizar “1,” “gerente” o cualquier formato que desee, siempre que tenga un valor en la columna que indique que el participante es un gerente.
  Ejemplo: En la imagen siguiente, el nivel más bajo definido para Sammy Stanage es el Nivel 1, donde está en un rol de Customer Success. El “sí” en su columna Gerente indica que es el gerente de todo Customer Success. Mientras tanto, el último nivel definido de Jeff Brown es Employee Experience dentro de Engineering. Esto significa que, dentro de Ingeniería, es el jefe del nivel de Experiencia del empleado.
  
• Nivel de gerente: El nivel de gerente es un medio para identificar gerentes llamando al nivel específico que gestionan. En el ejemplo anterior, el mismo valor (“sí”) indica si un participante es un gerente o no; sin embargo, para el nivel de gerente, hay valores separados para cada nivel.
  Ejemplo: En la siguiente imagen, el Nivel de Gerente de Jeff Brown es 2 para indicar que es gerente de su puesto de Nivel 2 en Employee Experience, no gerente de su puesto de Nivel 1 en Ingeniería.
  

Metadatos opcionales

ID de unidad organizativa: los ID de unidad organizativa le ayudan a identificar el mismo equipo a lo largo del tiempo, incluso si cambia el nombre del equipo. Sirve para el mismo propósito que un ID de empleado único, pero para una unidad en lugar de un empleado. Debe incluir tantos ID de unidad organizativa como niveles, de modo que pueda proporcionar un ID para cada nivel.

En la siguiente captura de pantalla, las unidades del Nivel 2 corresponden a la columna ID de unidad organizativa 2. El equipo de ingeniería de Employee Experience es la unidad 201 y el equipo de ingeniería de Customer Experience es el 224.

Preguntas frecuentes