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Gestión de distribución por correo electrónico

Acerca de la gestión de distribución de correo electrónico

Una vez que tenga ha enviado invitaciones a encuestas por correo electrónico a través de Qualtrics, verá un bloque con su información de distribución y acciones que puede realizar en ellos. Aquí puede ver los detalles de su distribución, enviar correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento, cancelar o eliminar distribuciones y descargar el historial de distribución. Estas diferentes opciones le permiten gestionar la distribución de correos electrónicos y supervisar el progreso.

Resumen de información de distribución y opciones

Cada vez que se programa el envío de una distribución por correo electrónico, se registra como un bloque de distribución separado en la sección Correos electrónicos. Dentro de cada bloque de distribución, encontrará información relevante sobre el estado de los correos electrónicos y las encuestas distribuidos.

Enviar correo electrónico a la lista de contactos: La persona o la lista de contactos a la que se ha enviado la distribución y el número total de contactos en la distribución.
Consejo Q: En este ejemplo, la lista de contactos tiene la fecha de creación en el nombre. Esto no está relacionado con la fecha en la que se envió/programó la distribución.
Enviado el / Programado para: La fecha y hora en que se envió la distribución. Si la distribución aún no se ha enviado, la hora programada aparecerá en azul. La zona horaria coincidirá con la establecida para su cuenta.
Correos electrónicos enviados: El número actual de correos electrónicos entregados de la distribución total.
Atención: en ocasiones, la distribución mostrará una cantidad mayor de correos electrónicos enviados que la que aparece en el historial de correos electrónicos descargados. Esto sucederá cuando se hayan borrado los miembros de la lista de contactos que originalmente eran destinatarios. Los contactos borrados no aparecerán en la descarga, pero la eliminación de contactos no afecta a la estadística Correos electrónicos enviados.

Consejo Q: Si ve un símbolo de advertencia junto a Enviado, algunos de sus correos electrónicos no se han enviado correctamente. Esto puede deberse a correos electrónicos fallidos o devueltos. Consulte Estados de distribución para obtener más información sobre qué significa cada estado.
Correos electrónicos fallidos: El número de correos electrónicos que no salieron de nuestros servidores. La causa más común de que no se pueda enviar un correo electrónico es que se haya usado una dirección con formato incorrecto, por ejemplo, sin @. Este número no incluye bouncebacks.
Encuestas iniciadas: El número de encuestas en las que el destinatario al menos ha hecho clic en el enlace. Esto incluye el número de personas que han enviado la encuesta.
Encuestas finalizadas: El número de encuestas enviadas en la distribución que se han enviado.
Correos electrónicos rebotados: El número de correos electrónicos rechazados por el servidor del destinatario.

Consejo Q: Hay dos tipos de rebotes: rebotes permanentes y rebotes temporales.

Los rebotes permanentes son correos electrónicos que no se pueden entregar por un motivo permanente. Esto podría incluir una dirección de correo electrónico que no existe, el servidor del destinatario que no acepta los correos electrónicos o el dominio que no es un dominio de correo electrónico real.

Los rebotes temporales son correos electrónicos que no se pueden entregar por motivos temporales. La bandeja de entrada de correos electrónicos del destinatario podría estar llena, el correo electrónico podría ser demasiado grande o el servidor de correo electrónico del destinatario podría estar temporalmente inactivo. Qualtrics intenta automáticamente reenviar rebotes temporales varias veces y el tiempo entre intentos puede variar. Si el correo electrónico aún no se puede entregar, el correo electrónico se marca como devolución.
Correos electrónicos duplicados: no se ha podido enviar el número de correos electrónicos duplicados. Los correos electrónicos duplicados son correos electrónicos con exactamente el mismo mensaje y el mismo destinatario que otro correo electrónico que se ha enviado. Por ejemplo, si su lista de contactos tiene la misma dirección de correo electrónico varias veces, se verá como un duplicado y, para evitar que toda su distribución se marque como spam, el distribuidor de correo de Qualtrics no los enviará. Consulte la página Edición de contactos en una lista para obtener ayuda con la consolidación de duplicados en su lista de contactos.
Consejo Q: Si envía correos electrónicos repetidos en diferentes distribuciones, todos los correos electrónicos que sean idénticos deben enviarse con un intervalo de 12 horas. Cualquier correo electrónico idéntico enviado al mismo destino en un plazo de 12 horas, incluso a través de diferentes distribuciones, se marcará como duplicado y se bloqueará.
Reclamaciones: El número de notificaciones que reciben los servidores de Qualtrics del proveedor de correo electrónico cuando un destinatario hace clic en “Correo no deseado” (o equivalente) para un correo electrónico originado por Qualtrics. Consulte la página Evitar que se le marque como spam para obtener más detalles.
Atención: No todos los proveedores de correo electrónico envían informes a los servidores de Qualtrics, por lo que el número real puede ser mayor.

Consejo Q: Es más probable que su correo electrónico esté bloqueado o que lo coloque en una carpeta de correo no deseado si envía distribuciones a direcciones de correo electrónico de baja calidad. Asegúrese de saber quiénes son sus destinatarios.
Menú Acciones: Al hacer clic en la flecha desplegable, verá las siguientes opciones:
- Editar distribución: Esta opción solo aparece si ha programado la distribución para que salga algún tiempo en el futuro. Edite su mensaje de correo electrónico, sus destinatarios y más.
- Ver distribución: Esta opción solo aparece si la distribución de correo electrónico ya se ha enviado. Aquí puede echar un vistazo al mensaje que ha enviado, incluidas las opciones avanzadas que haya seleccionado.
- Programar recordatorio: Programe un correo electrónico de recordatorio para que lo envíen a los encuestados que aún no han terminado.
- Programar agradecimiento: Programe un correo electrónico de agradecimiento para todos los encuestados finalizados.
- Descargar historial: Descargue los enlaces, vencimientos de enlaces y el estado de todas las direcciones de correo electrónico de la distribución. Consulte la página Estados de distribución para obtener una lista de todos los estados posibles y lo que significan.
- Cancelar distribución: Esta opción solo aparece si la distribución de correo electrónico está programada para el futuro. Esta opción cancela la distribución para que nunca salga.
- Detener y eliminar distribución: Esta opción solo aparece si la distribución de correo electrónico se ha enviado y aún está en proceso de envío. Esto le da la oportunidad de borrar la distribución antes de que salga. Solo tiene el tiempo que tarda el correo electrónico en enviarse antes de que desaparezca esta opción.
- Borrar distribución: Esta opción solo aparece si la distribución de correo electrónico ya se ha enviado. Al eliminar una distribución, se eliminan los enlaces en los que aún no se ha hecho clic.

Consejo Q: Para obtener más información sobre los estados de los correos electrónicos, como correos electrónicos enviados, rebotados o fallidos, consulte la página Estados de distribución.

Atención: Las distribuciones mayores de tres años no están disponibles.

Estándar vs. Vista compacta

Toda la misma información, incluida la lista desplegable de acciones de distribución, se puede ver en una forma más compacta y parecida a una lista. Utilice los iconos de la parte superior derecha para cambiar entre la vista estándar y una vista más parecida a una lista.

Visualización y edición de una distribución

Dependiendo de si su distribución ya se ha enviado, podrá ver el mensaje que se envió o editarlo antes de que salga.

Visualización de distribuciones enviadas

Si su correo electrónico ya se ha enviado, no podrá realizar ningún cambio en él, pero podrá ver a qué lista de contactos fue, cuándo se envió, qué mensaje se utilizó y otros ajustes que puede haber aplicado.

Haga clic en el menú desplegable a la derecha del bloque de distribución y seleccione Ver distribución.

Podrá ver todos los detalles del mensaje enviado, incluidos los correos electrónicos de origen y de respuesta, la hora de envío, el asunto, el mensaje en su totalidad y las opciones avanzadas adicionales que establezca.

Atención: Si ha utilizado un mensaje de biblioteca guardado en su correo electrónico, pero ha modificado el mensaje después de enviar la distribución, cuando vea la distribución, verá la última versión guardada del mensaje en lugar del mensaje que se ha enviado.

Atención: Si programa un correo electrónico con un mensaje de Biblioteca y luego elimina el mensaje guardado de su biblioteca, la distribución no se enviará y recibirá un error. Si hace clic en la distribución, verá que el “Mensaje se ha borrado”. Puede eliminar los mensajes de la biblioteca después de enviar las distribuciones, pero al ver la distribución posteriormente, seguirá mostrándose como “Se ha eliminado el mensaje”.

Edición de distribuciones programadas

Si su correo electrónico aún no se ha enviado, puede realizar las modificaciones que desee, como actualizar el mensaje, la fecha de envío, los destinatarios o el tipo de enlace.

Haga clic en el menú desplegable a la derecha del bloque de distribución.
Seleccione Editar distribución.
Realice las modificaciones que desee. Para obtener más detalles sobre esta configuración, como los tipos de enlace, las preguntas en línea y la configuración de direcciones de origen personalizadas, consulte Enviar invitaciones a encuesta por correo electrónico.
Haga clic en Guardar.

Descarga del historial de distribución

Atención: La capacidad de descargar el historial de distribución se desactivará si establece el tipo de enlace de correo electrónico como Anónimo.

Atención: todos los usuarios pueden descargar el historial de distribución de los correos electrónicos de invitación a la encuesta. Si tiene acceso a XM Directory o a la nueva experiencia de contactos, también podrá descargar el historial de distribución de correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento.

El historial de distribución es una lista de todos los destinatarios de una distribución junto con el estado actual de cada invitación a la encuesta y el enlace individual generado para ellos. Este historial descargable le permite investigar qué destinatarios específicos han iniciado la encuesta, cuáles han finalizado y cuáles no han recibido la invitación a la encuesta. Puede descargar todas sus distribuciones en un archivo o puede descargar el historial para una única distribución.

Consejo Q: El historial de distribución hace referencia a la lista de contactos a la que se enviaron las invitaciones en el momento en que descarga el historial. Si se han eliminado contactos después de distribuir la encuesta, el historial de distribución descargado no será exacto para los contactos eliminados.

Consejo Q: El permiso “Utilizar mensajes de la biblioteca” debe estar activado en la configuración del usuario para descargar los historiales de distribución.

Consejo Q: La descarga del historial genera enlaces con estados para los encuestados en función de su estado cuando se creó la distribución. Si vuelve a descargar el historial, se actualizarán los estados. Si una lista o segmento ha cambiado desde que se envió originalmente la distribución y desea crear nuevos enlaces individuales para la lista o el segmento actualizado, debe crear una nueva distribución.

Descarga del historial para distribuciones múltiples

Atención: Esta función solo está disponible en la nueva plataforma de contactos XMD (COP). Para obtener acceso a esta función, póngase en contacto con su Customer Success Manager.

Puede descargar el historial de distribución para varias distribuciones a la vez:

Utilice los filtros De y A en la parte superior izquierda para seleccionar un intervalo de fechas de interés.

Consejo Q: Debe elegir un intervalo de fechas para descargar los historiales de distribución en masa.
el botón de descarga está atenuado porque no se ha seleccionado ningún intervalo de fechas

el botón de descarga está atenuado porque no se ha seleccionado ningún intervalo de fechas

Haga clic en Descargar historial.
Aparecerá un mensaje que le indicará que se ha iniciado la descarga. En función del tamaño de sus distribuciones, este archivo puede tardar un poco en procesarse. Para acceder a su archivo de descarga, vaya a Descargas.
Busque el archivo en la lista y haga clic en Descargar para guardarlo en su ordenador.

Esto generará un archivo que contendrá el estado de cada destinatario para todas las distribuciones de una encuesta. Si tiene acceso a XM Directory o a la nueva experiencia de contactos, la opción Descargar historial le permitirá descargar un archivo que contenga el estado de cada destinatario en la distribución.

Atención: Puede exportar un máximo de 10.000 distribuciones o un máximo de 1 millón de contactos en un único archivo de historial de distribución. Si su exportación supera este límite, su descarga se dividirá en varios archivos.

La sección Descargas contiene la siguiente información sobre su distribución:

Canal: El tipo de distribución que se asocia con cada respuesta registrada. Consulte Distribuciones para obtener una lista de los posibles canales de distribución.
Intervalo de fechas de distribución: Muestra el intervalo de fechas seleccionado para la exportación del historial de distribución.
Fecha: La fecha en la que se ha descargado el historial de distribución.
Estado: El estado de la descarga del historial de distribución. Los valores posibles son:
- Éxito: La descarga se ha realizado correctamente.
- En curso: la descarga está en curso. Verá un porcentaje de progreso entre paréntesis.
- Exportación parcial: Si la descarga supera el límite de tamaño, se dividirá automáticamente en varios archivos de descarga. La “exportación parcial” muestra el rango de fechas completo para la descarga seleccionada. Debajo de la exportación parcial estarán los múltiples archivos de descarga que componen su selección.
- En espera: La descarga está pausada. Haga clic en Reanudar en la columna Acciones para continuar con la descarga.
  Consejo Q: Qualtrics procesará hasta cinco descargas a la vez. Si su exportación supera los cinco archivos de descarga (por ejemplo, contiene más de 50.000 distribuciones), las descargas adicionales estarán en espera y podrá volver a descargarlos una vez finalizados los cinco iniciales.
- Error: No se ha podido completar la descarga. Intente descargar las distribuciones de nuevo.
Acciones: el archivo de historial de distribución estará disponible en esta columna una vez que la descarga se realice correctamente.

Consejo Q: En la pestaña Descargas, puede ver cualquiera de las descargas del historial de distribución desde una exportación de distribución múltiple.

El archivo descargado para todas las distribuciones incluye lo siguiente para cada encuestado:

ID de distribución: El código de identificación único asignado a cada distribución. Esto indicará a qué distribución específica está conectada la respuesta.
Fecha de envío de distribución: La fecha y hora en que se envió inicialmente la distribución.
ID de directorio: El ID del directorio utilizado.
ID de respuesta: El código de identificación único asignado a cada respuesta registrada. Este campo solo se rellenará una vez que el destinatario haya finalizado su encuesta.
Apellido: El apellido del destinatario tal como aparece en la lista de contactos.
Nombre: El nombre del destinatario tal como aparece en la lista de contactos.
ID de contacto: El ID del contacto en un nivel de directorio, independientemente de la lista de distribución.
ID de búsqueda: El ID de un contacto específico en una lista de distribución específica.
ID de transacción: si esta distribución forma parte de un lote de transacciones, este campo enumerará el ID de transacción.
Datos de referencia externos: Los datos de referencia externos del destinatario, tal como aparecen en la lista de contactos. Este campo no es obligatorio.
Dirección de correo electrónico: La dirección de correo electrónico del destinatario.
Canal: El tipo de distribución que se asocia con cada respuesta registrada. Consulte Distribuciones para obtener una lista de los posibles canales de distribución.
Tipo de mensaje: El tipo de mensaje enviado al destinatario. Este campo le indicará si la respuesta está asociada con una invitación, recordatorio o agradecimiento. Para obtener más información, consulte Distribuciones por correo electrónico y recordatorio; Correos electrónicos de agradecimiento.
Estado: La condición actual de la invitación a la encuesta del encuestado. Consulte la página Estados de distribución para obtener una lista de todos los estados posibles y lo que significan.
Motivo de devolución: Si el correo electrónico ha rebotado, este campo incluirá el motivo por el que el correo electrónico ha rebotado.
Enviado a: La dirección de correo electrónico a la que se envió la distribución.
ID de regla de frecuencia de contacto: El ID interno de la regla de frecuencia de contacto, si está en vigor para esta distribución.
Frecuencia de contacto excedida: indica si la distribución ha superado las reglas de frecuencia de contacto para el contacto. Este campo tendrá el valor TRUE (la distribución ha superado las reglas de frecuencia de contacto, por lo que el contacto no ha recibido la distribución) o FALSE (la distribución no ha infringido ninguna regla de frecuencia de contacto).
Fecha de finalización: la fecha y la hora en que el destinatario finalizó la encuesta.
Enlace: El enlace de la encuesta personal del destinatario. El archivo de distribución de descarga contendrá los enlaces exactos que se enviaron a los destinatarios de la encuesta.
Expiración del enlace: La fecha y la hora en que expira el enlace de encuesta del destinatario (para aquellos que no han terminado la encuesta).
Consejo Q: Aunque este enlace no haya caducado, puede que observe que un enlace no funciona debido a que la respuesta caduca en la configuración de la encuesta incompleta o en la fecha de disponibilidad de la encuesta.

Consejo Q: Las horas de este archivo se presentan en el formato y la zona horaria UTC, en lugar de coincidir con la zona horaria seleccionada en la configuración de su cuenta.

Descarga del historial para una distribución

Para descargar el historial de distribución, vaya al menú desplegable situado a la derecha de cualquier bloque de distribución y seleccione Descargar historial.

También puede ver el Historial de distribución para los correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento. Si se han enviado sus correos electrónicos de recordatorio o agradecimiento, puede ver las estadísticas de distribución a la derecha y la hora de envío a la izquierda. Además, puede ver qué mensaje se ha enviado haciendo clic en la lista desplegable y seleccionando Ver distribución. Si tiene acceso a XM Directory o a la nueva experiencia de contactos, también tendrá la opción de Descargar historial, que le permitirá descargar un archivo que contiene el estado de cada destinatario en la distribución.

Atención: Los historiales de distribución de los correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento solo contienen el estado de envío del correo electrónico. No es posible determinar si una respuesta de encuesta proviene de una invitación o de un enlace de recordatorio.

El historial de distribución de las invitaciones a la encuesta incluye lo siguiente para cada encuestado:

ID de respuesta: El código de identificación único asignado a cada respuesta registrada. Este campo solo se rellenará una vez que el destinatario haya finalizado su encuesta.
Apellido: El apellido del destinatario tal como aparece en la lista de contactos.
Nombre: El nombre del destinatario tal como aparece en la lista de contactos.
Datos de referencia externos: Los datos de referencia externos del destinatario, tal como aparecen en la lista de contactos. Este campo no es obligatorio.
Correo electrónico: La dirección de correo electrónico del destinatario.
Estado: La condición actual de la invitación a la encuesta del encuestado. Consulte la página Estados de distribución para obtener una lista de todos los estados posibles y lo que significan.
Fecha de finalización: la fecha y la hora en que el destinatario finalizó la encuesta.
Enlace: El enlace de la encuesta personal del destinatario.
Expiración del enlace: La fecha y la hora en que expira el enlace de encuesta del destinatario (para aquellos que no han terminado la encuesta).
Consejo Q: Aunque este enlace no haya caducado, puede que observe que un enlace no funciona debido a que la respuesta caduca en la configuración de respuesta de encuesta incompleta o en la fecha de disponibilidad de la encuesta.

Si tiene XM Directory, su exportación contendrá los siguientes campos adicionales:

ID de contacto: El ID del contacto en un nivel de directorio, independientemente de la lista de distribución.
ID de búsqueda: El ID de un contacto específico en una lista de distribución específica.
ID de transacción: si esta distribución forma parte de un lote de transacciones, este campo enumerará el ID de transacción.
ID de regla de frecuencia de contacto: El ID interno de la regla de frecuencia de contacto, si está en vigor para esta distribución.
Frecuencia de contacto excedida: indica si la distribución ha superado las reglas de frecuencia de contacto para el contacto. Este campo tendrá el valor TRUE (la distribución ha superado las reglas de frecuencia de contacto, por lo que el contacto no ha recibido la distribución) o FALSE (la distribución no ha infringido ninguna regla de frecuencia de contacto).

Cancelar o borrar una distribución

Cada distribución le da la opción de cancelarla o borrarla, dependiendo del estado de distribución. Para las distribuciones que aún no se han enviado, tiene la opción de cancelar y borrar la distribución. Para las distribuciones que ya se han enviado, tiene la opción de eliminar el registro de distribución de la sección Correos electrónicos. Si una distribución ya se ha enviado, la eliminación de la distribución no eliminará el correo electrónico que ha enviado de las bandejas de entrada de los destinatarios.

La eliminación de la distribución evitará que se acceda a enlaces de encuesta individuales en los que aún no se haya hecho clic. (Los enlaces anónimos y múltiples finalizados no se ven afectados). También eliminará la opción de enviar correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento.

Advertencia: Tenga cuidado al borrar distribuciones. Una vez borrada una distribución, no se puede restaurar. Esto incluye todos los enlaces no clicados que se desactivaron cuando se eliminó la distribución.

Para cancelar o eliminar una distribución, abra el menú desplegable de la derecha y seleccione Cancelar y eliminar distribución o Eliminar distribución.

Consejo Q: La eliminación de una distribución no reducirá el tamaño del público.

Detener y eliminar distribución

La opción Detener y eliminar distribución solo aparece si la distribución de correo electrónico está enviando actualmente (consulte la captura de pantalla a continuación), lo que significa que hizo clic en Enviar, pero la distribución aún no ha llegado a las bandejas de entrada de los destinatarios. Esto le da la oportunidad de borrar la distribución antes de que salga. Solo tiene el tiempo que tarda el correo electrónico en enviarse antes de que desaparezca esta opción.

Activación de notificaciones de estado de distribución

Atención: Esta notificación está habilitada a nivel de usuario; cualquier usuario que desee recibir una notificación de distribución para una encuesta específica tendrá que habilitar esta función dentro de su propia cuenta.

Las notificaciones de estado de la distribución le permiten recibir un resumen semanal por correo electrónico de todas las distribuciones por correo electrónico recientes enviadas para una encuesta activa en particular, incluidos los correos electrónicos de recordatorio y de agradecimiento. Esto puede ser útil para ver un resumen de la eficacia de sus distribuciones y si hay algo que pueda hacer para mejorarlas en el futuro. Las notificaciones se envían los martes por la mañana y contienen datos de la semana anterior (de lunes a domingo).

Consejo Q: Esta notificación solo se envía para encuestas activas; si su encuesta ya no está activa, dejará de recibir un correo electrónico semanal.

Consejo Q: Las notificaciones se enviarán a la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de usuario de Qualtrics.

Siga estos pasos para activar las notificaciones de distribución para una encuesta:

Vaya a la encuesta para la que desea activar las notificaciones.
Vaya a la pestaña Distribuciones.
Seleccione Correos electrónicos.
Active Obtener un resumen semanal por correo electrónico de los mensajes enviados, fallidos y rebotados.
Repita estos pasos para cada encuesta para la que desee realizar un seguimiento de las métricas de distribución.
Consejo Q: Si tiene notificaciones de distribución activadas para varias encuestas, solo recibirá 1 correo electrónico con métricas para todas las encuestas a las que está suscrito.

El resumen semanal muestra cuántos correos electrónicos con invitaciones a encuestas se enviaron, fallaron o rebotaron en la última semana, así como la tasa de devolución y cómo se compara con la media de una encuesta determinada.

Para cancelar la suscripción a estas notificaciones, desactive la configuración en la pestaña Distribuciones o haga clic en Cancelar suscripción en la parte inferior del correo electrónico. Si cancela su suscripción, dejará de recibir esta notificación de todas las encuestas a la vez.

Recursos adicionales de resolución de problemas

Si tiene preguntas sobre la entrega de correos electrónicos, asegúrese de consultar también las siguientes páginas:

Resolución de problemas de distribuciones por correo electrónico: Una guía para mejorar la entrega de correos electrónicos.
Mensajes de error de distribución de correo electrónico: Qualtrics ha integrado mensajes que le permiten saber lo que debe hacer para enviar sus correos electrónicos correctamente. Los errores descritos en esta página se producen en las invitaciones a encuestas, los recordatorios y los correos electrónicos de agradecimiento.
Evite que se le marque como spam: Si ve que sus correos electrónicos de Qualtrics se marcan constantemente como spam, hay algunas cosas que puede hacer para evitarlo.
Usar una dirección de remitente personalizada: la dirección de correo electrónico que utiliza para enviar mensajes de correo electrónico desde Qualtrics tiene un gran efecto en su capacidad de entrega de correos electrónicos y en las tasas de apertura. Utilizar su propia dirección de correo electrónico personalizada requiere una cuidadosa configuración para garantizar la mejor capacidad de entrega de correo electrónico posible.
Encontrar ID de Qualtrics: Visite esta página para aprender a encontrar el ID de una distribución si necesita el ID para la resolución de problemas o para utilizarla con la API de Qualtrics.

Preguntas frecuentes

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