Gestor de estado de test

Acerca del gestor del estado de las pruebas

El gestor del estado de las pruebas le ayuda a asegurarse de que sus empleados que no están totalmente vacunados contra la COVID-19 se sometan a pruebas semanales para demostrar que no están infectados con el coronavirus. Esta solución de XM generará un programa con los siguientes componentes:

• Proyecto de envío de prueba COVID: una encuesta semanal que permite cargar información sobre los resultados de las pruebas de los empleados de forma individual o en masa. Los resultados de las pruebas y la documentación asociada se pueden utilizar para comprender si los empleados pueden ingresar al lugar de trabajo.
• Proyecto de verificación de estado de COVID: permite a los empleados verificar un estado que les indica si pueden regresar al lugar de trabajo. El proyecto de estado comparará entre las fechas de vencimiento de la prueba del empleado y la fecha de hoy para informar al empleado si se les ha concedido la autorización para acceder al lugar de trabajo o si deben enviar otro resultado de test.
• Panel de estado de pruebas: permite la generación de informes agregados sobre los resultados de las pruebas, incluida una lista completa de empleados para empleados que aún no están completamente vacunados. El dashboard también incluye las mismas páginas de dashboard que el Panel de estado de vacunación en el Administrador de estado de vacunación, en caso de que desee informar todos los resultados en un solo lugar.

Creación de un gestor de estado de test

Puede crear un Gestor de estado de las pruebas yendo al catálogo y buscándolo por su nombre o en Proyectos COVID-19.

Se le pedirá que asigne un nombre a su proyecto. A continuación, una vez que haga clic en Iniciar personalización, comenzará la configuración guiada.

Para preparar su programa y activar los flujos de trabajo automatizados adecuados, debe realizar los pasos descritos en las siguientes secciones en su totalidad:

1. Configuración completa de la solución del gestor de status de vacunación
2. Evitar registros de empleados duplicados
3. Preparar el archivo de la lista de empleados
4. Cargar datos de empleado
5. Proporcionar una lista de distribución
6. Proporcionar detalles para configuraciones opcionales
7. Enviar correo electrónico al estado de las pruebas a sus empleados
8. Finalización de la configuración de la solución del gestor de status de test

El asistente de configuración incluirá enlaces a páginas clave en las que debe completar tareas, que se abrirán automáticamente en una pestaña nueva. Le recomendamos que complete estas tareas en una ventana o pestaña aparte de su navegador para que no pierda su lugar en el asistente de configuración.

1. Configuración completa de la solución del gestor de status de vacunación

Para asegurarse de que Testing Status Manager Solution funciona correctamente, primero debe completar la configuración de Vaccination Status Manager Solution, ya que estas soluciones comparten importantes flujos de trabajo automatizados.

Una vez que haya creado su gestor de estado de vacunación y completado su configuración, rellene los siguientes campos dentro de su gestor de estado de prueba.

Seleccione sus credenciales de servicio web

Ya debería haber creado sus credenciales de servicio Web al completar la solución Vaccination Status Manager. Añada estas mismas credenciales dentro de su gestor de estado de prueba.

Introduzca sus IDs de proyecto de certificación de vacunación y estado de empleado

En estos pasos, obtendrá el ID de encuesta para los proyectos Certificación de vacunación y Estado de empleado que se crearon en su solución Vacunación. A continuación, pegará el ID en la solución de prueba. Eso nos permite vincular flujos de trabajo importantes que comparten los programas.

1. Abra una nueva pestaña o ventana. Abra su cuenta de Qualtrics allí.
   
2. Vaya al icono Mi cuenta.
3. Seleccione Configuración.
4. Vaya a ID de Qualtrics.
5. En la lista Encuestas, busque el Proyecto de certificación de vacunación. Copie el ID de encuesta (por ejemplo, SV_xXxXXxxX).
   Consejo Q: Las encuestas se enumeran en orden alfabético.
6. Vuelva a la pestaña en la que está su gestor de estado de prueba.
   
7. Pegue el ID donde dice Introducir su ID de encuesta de proyecto de certificación de vacunación.
8. Vuelva a la pestaña donde están sus ID de Qualtrics.
   
9. Copie el ID de encuesta para el Proyecto de estado del empleado.
10. Vuelva a la pestaña en la que está su gestor de estado de prueba.
    
11. Pegue el ID donde dice Introduzca su ID de encuesta de proyecto de estado de empleado.

Introduzca su ID de conjunto de respuestas de proyecto de estado de empleado

1. Vaya a la pestaña con los ID de Qualtrics.
   
2. Busque el Proyecto de estado del empleado en la lista ID de encuesta y haga clic en su nombre.
3. Copie el ID de conjunto de respuestas predeterminado (por ejemplo, RS_XXxXXXxxx).
   
4. Vuelva a la pestaña en la que está su gestor de estado de prueba.
   
5. Pegue el ID de respuesta en el campo.
6. Haga clic en Siguiente para continuar con los pasos siguientes en la configuración del Gestor de estado de prueba.

Ahora puede cerrar la pestaña con sus ID de Qualtrics dentro.

2. Evitar registros de empleados duplicados

Para asegurarse de que cada empleado se actualiza con el estado correcto, asegúrese de que el directorio que creó para alojar su lista de empleados sabe cómo identificar y fusionar contactos duplicados.

Consulte la página Administrador de estado de vacunación para conocer exactamente los mismos pasos.

3. Prepare su archivo de lista de empleados

Ahora es el momento de crear una lista de sus empleados. Para que esta solución funcione según lo previsto, hay algunos campos obligatorios que son exclusivos de este programa.

Consulte la página Administrador de estado de vacunación para conocer exactamente los mismos pasos.

4. Cargar datos de empleado

Para completar la lista de empleados, realice una lista de distribución en el directorio que acaba de crear y cargue el archivo que ha creado.

Consulte la página Administrador de estado de vacunación para conocer exactamente los mismos pasos.

5. Proporcionar una lista de distribución

En el asistente de configuración de la solución, vaya a la página que dice Seleccionar su lista de distribución y añada la lista que creó en los pasos anteriores.

6. Proporcionar detalles para configuraciones opcionales

Al final del asistente de configuración, se le presentarán algunas funciones opcionales.

1. Introduzca la URL de la política de su empresa: incluya un enlace a la política de vacunación y pruebas de su empresa en su encuesta. Le recomendamos que aloje la política de su empresa en un sitio web interno al que puedan acceder todos los empleados.
   Atención: Si no incluye este enlace, le recomendamos que busque la P1 en su encuesta y que la edite para borrar el hipervínculo.
2. Introduzca la dirección de correo electrónico más adecuada para recibir solicitudes de alojamiento: Se puede enviar un correo electrónico a un equipo de su elección si los empleados solicitan un alojamiento para no someterse a pruebas semanales. Ver más en Concesión de alojamientos.

Esta solución también incluye una distribución automatizada de correos electrónicos a los empleados que indican que su estado de vacunación ha cambiado. El correo electrónico se enviará inmediatamente después de la presentación del estado de las pruebas y contendrá un enlace a la encuesta de certificación de vacunación para que el empleado pueda actualizar su estado e indicar que ahora está vacunado parcial o totalmente. Esta distribución de encuestas se puede encontrar en la pestaña Flujos de trabajo del Proyecto de envío de prueba COVID, en “Enviar encuesta de vacuna”.

7. Enviar correo electrónico al estado de las pruebas a sus empleados

Como última nota, la solución le explicará un par de flujos de trabajo que encontrará en su programa.

La solución enviará automáticamente un correo electrónico a cada empleado que envíe un resultado de prueba con la fecha de vencimiento de la prueba. El objetivo de estos correos electrónicos es ayudar a los empleados a comprender cuándo deben volver a ser probados y/o pueden utilizarse como prueba para ingresar al lugar de trabajo. Este correo electrónico se puede encontrar en la pestaña Flujos de trabajo del proyecto de envío de prueba COVID, en “Notificación de resultado de COVID positivo/negativo”.

Además, la solución también enviará un correo electrónico automatizado a un empleado 6 días después del envío de un resultado negativo de la prueba y 85 días después del envío de un resultado positivo de la prueba. El objetivo de este correo electrónico es recordarle al empleado que envíe otro resultado de prueba para asegurarse de que pueda ingresar al lugar de trabajo. Estos correos electrónicos se pueden encontrar en la pestaña Flujos de trabajo del Proyecto de envío de prueba COVID. Se crean utilizando eventos de respuesta de encuesta con condiciones que conducen a tareas de correo electrónico.

8. Finalización de la configuración de la solución del gestor de status de test

Puede utilizar el botón Atrás para verificar sus respuestas. De lo contrario, cuando haya terminado de configurar el Gestor de estado de prueba, haga clic en Finalizar.

Se le redirigirá a un programa que contenga su verificación de estado de COVID, encuesta semanal de envío de prueba COVID y dashboard de estado de prueba en un solo lugar. La barra lateral de orientación proporcionará instrucciones sobre los próximos pasos, que serán el lanzamiento de su proyecto.

Iniciar el gestor de estado de test

Ahora que ha completado la configuración inicial, hay algunas cosas que debe hacer para iniciar la solución correctamente:

1. Editar autenticadores de encuesta
2. Sincronizar su lista de empleados
3. Programar su distribución

Editar autenticadores de encuesta

Cuando los empleados visitan el proyecto de envío de prueba COVID y la verificación de estado de COVID, se les solicita que inicien sesión. Esto se debe a la presencia de un autenticador en el flujo de la encuesta.

De forma predeterminada, los autenticadores se basan en una lista de distribución. Si su organización tiene inicio de sesión único (SSO), puede cambiar su configuración a un autenticador SSO. Sea lo que sea que elija, debe configurar todos sus autenticadores de la misma manera.

Consejo Q: El proyecto de envío de prueba COVID tiene dos autenticadores con la misma configuración. Una está bajo una sucursal que dice “Estoy completando esta encuesta en mi propio nombre”, y la otra está bajo una sucursal que dice “Estoy completando esta encuesta en nombre de un empleado”. La verificación de estado de COVID solo tiene un autenticador.

Autenticador basado en lista de distribución

En esta sección se explica cómo se configura el autenticador de forma predeterminada, según una lista de distribución. Cualquier organización puede admitir este tipo de autenticador. Utilizará la información que ya haya configurado en XM Directory en pasos anteriores.

1. Para los tres autenticadores, el Tipo de autenticación está fijado en Contacto.
   
2. Se debe seleccionar la lista de distribución que contiene la lista de empleados. Esta es la misma lista que especificó antes durante la configuración.
   Ejemplo: Aquí, hemos nombrado a nuestra lista de distribución “Gestor de estado de la vacuna”.
3. El campo de autenticación se fija en Datos de referencia externos.
   Consejo Q: Utilizamos la etiqueta opcional para indicar a la persona que inicia sesión en la encuesta que debe introducir su “ID de empleado”. Esto se debe a que esa es la información que guardamos como datos de referencia externos en la lista de distribución.
4. Haga clic en Opciones en el autenticador para ver más opciones.
5. Hemos activado la opción Permitir que los encuestados autenticados vuelvan a realizar la sección autenticada.
   
6. Opcional: puede fijar el mensaje en el elemento de fin de encuesta ramificado o los mensajes de error en las opciones de autenticador para proporcionar instrucciones adicionales sobre cómo los empleados pueden encontrar su ID de empleado. No se incluye de forma predeterminada.
7. Guarde el flujo de la encuesta cuando haya terminado de realizar los cambios.

Autenticador SSO

Este tipo de autenticador solo se puede configurar si tiene el inicio de sesión único (SSO) configurado para la licencia de Qualtrics de su organización. Tenga en cuenta que es posible que deba estar en contacto cercano con un miembro del equipo de TI de su organización para configurarlo.

Consulte la página de soporte Autenticador SSO para ver los pasos detallados de cada tipo de conexión SSO. Asegúrese de hacer lo siguiente:

1. Seleccionar Asociar encuestado con panel.
   
   
2. Seleccione la lista de distribución que contiene la lista de empleados. En este ejemplo, es la lista “Administrador de estado de vacunas”.
3. En Identificado por campo(s), seleccione Datos de referencia externos.
4. Haga clic en Opciones en el autenticador.
5. Seleccione Permitir que los encuestados autenticados vuelvan a realizar la sección autenticada.
   
6. Opcional: Fije el mensaje en el elemento de fin de encuesta o los mensajes de error en las opciones de autenticador para proporcionar instrucciones adicionales sobre cómo los empleados pueden encontrar su ID de empleado.
7. Guarde el flujo de la encuesta.
8. Vaya a sus otras encuestas y repita los mismos pasos para cada autenticador.

Programar su distribución

Una vez que haya sincronizado su lista de empleados y configurado sus mensajes de correo electrónico, puede comenzar a compartir sus encuestas con sus empleados.

Hacer que ambas encuestas sean fáciles de encontrar para los empleados

El envío de prueba COVID permite a los empleados enviar su prueba semanal, y la verificación de estado de COVID les permite verificar su estado actual. Debe asegurarse de que sea fácil para los empleados encontrar estas dos encuestas.

• Enlaces anónimos: Este es un enlace general a la encuesta que puede publicar en un sitio web interno de la empresa/intranet. A pesar del nombre, las respuestas no serán anónimas porque los empleados iniciarán sesión en la encuesta con su ID.
• Códigos QR®: Imprima este código para que los empleados puedan escanearlo con sus teléfonos para acceder a la encuesta en su navegador móvil.

Envío semanal de correos electrónicos a los empleados recordándoles que carguen los resultados de las pruebas

Una de las mejores maneras de recordar a sus empleados que deben completar sus pruebas es enviarles un correo electrónico. Esta sección describe cómo puede configurar correos electrónicos automáticos que se enviarán a los empleados elegibles cada semana.

1. Cree un segmento en XM Directory.
   
   Consejo Q: Asegúrese de que esté en el directorio del listado de empleados que creó para el Administrador de estado de vacunación.
2. Asigne el nombre “Se requieren pruebas” a este segmento.
   
3. En Mostrar solo los contactos que cumplen los criterios, añada la siguiente condición:
   • Los datos embebidos “TestingRequired” son iguales a “Yes”.
4. Cree su segmento. Puede que tarde un tiempo en generarse.
5. A continuación, cree una automatización de distribución de encuestas.
   
6. Programe esta distribución para que salga todas las semanas en el mismo día.
   
7. Haga que el segmento Prueba requerida sea el destinatario.
   
8. Fije la encuesta en Proyecto de envío de prueba COVID.
   
9. Finalice la creación de la automatización de distribución.

Puede determinar cuándo sale la primera distribución durante el paso de programación. Puede detener o iniciar manualmente la distribución en cualquier momento.

Enviar recordatorios de texto semanales a los empleados para cargar los resultados de la prueba

Es posible que desee enviar un enlace a la encuesta de envío de prueba a sus empleados por mensaje de texto (SMS) en lugar de por correo electrónico. Para ello, deberá asegurarse de haber adquirido créditos por SMS a través de su Account Executive de Qualtrics. ¿Cuántos créditos tiene se pueden verificar directamente dentro de la plataforma?

Si tiene créditos de SMS disponibles, puede empezar a configurar su distribución de SMS.

1. Abra XM Directory. Asegúrese de que se encuentra en el directorio del listado de empleados que ha creado para el gestor de estado de vacunación.
2. Por cada contacto al que desee enviar distribuciones por SMS, asegúrese de cargar números de teléfono en los formatos descritos aquí.
3. Siga los pasos para distribuir invitaciones a encuestas por SMS.

Uso de esta solución XM para confirmar el estado de las pruebas COVID de los empleados

Utilice los recursos creados por esta solución para determinar si sus empleados son elegibles para volver a la oficina.

Uso de la encuesta de verificación de estado COVID

El proyecto Verificación de estado COVID se puede utilizar para confirmar si un empleado individual es elegible para entrar en la oficina. Recomendamos publicar un enlace a la verificación de estado de COVID en la intranet de la empresa, compartirla a través del código QR o enviar un enlace directamente a los empleados. (Consulte las opciones de distribución).

Cuando hayan abierto la encuesta, los empleados iniciarán sesión con su ID de empleado o con inicio de sesión único.

Una vez que hayan iniciado sesión, se presentará a los empleados su estado de vacunación actual. Esto se puede utilizar para realizar verificaciones en tiempo real del estado de las pruebas in situ.

Uso del dashboard de estado de prueba

Las operaciones de seguridad y RR. HH. pueden aprovechar el panel de estado de pruebas para realizar un seguimiento del número de personas elegibles para ingresar a la oficina.

Pase el ratón por encima del texto para ver el nombre completo. Los siguientes recuentos de empleados están disponibles en el panel:

1. Empleados obligados a someterse a pruebas: Empleados que, según su estado de vacunación, deben completar pruebas semanales de COVID-19 para ingresar a los lugares de trabajo de la empresa.
2. Pruebas negativas: menos de 7 días: empleados que han recibido un resultado negativo en la prueba de COVID-19 en los últimos 7 días. Están autorizados a entrar en los lugares de trabajo de la empresa.
3. Pruebas positivas: menos de 10 días: empleados que han recibido un resultado positivo en la prueba de COVID-19 en los últimos 10 días. No están permitidos para introducir puestos de trabajo de la empresa.
4. Pruebas positivas: 10-90 días: empleados que han recibido un resultado positivo en la prueba de COVID-19 entre 10 y 90 días. Es posible que se les permita entrar en los lugares de trabajo de la empresa.
   Consejo Q: La guía de CDC alienta a las empresas a prohibir a los empleados que regresen a los lugares de trabajo de la empresa durante un determinado número de días después de que el empleado experimentó por primera vez los síntomas. Consulte el sitio web oficial de los CDC para obtener la guía más actualizada.
5. Pruebas caducadas: Empleados cuya última prueba fue hace más de 7 días (Resultado negativo) o hace más de 90 días (Resultado positivo). No están permitidos para introducir puestos de trabajo de la empresa.
6. Sin probar: Se trata de empleados que nunca han enviado resultados de prueba. No están permitidos para introducir puestos de trabajo de la empresa.

Descargar documentos de resultado de test COVID

Sus empleados cargarán una imagen de su resultado de prueba de COVID-19 en el proyecto de envío de prueba COVID. Es fácil descargar todas las pruebas cargadas a la vez.

1. Vaya a la encuesta Certificación de vacunación.
   
2. Vaya a la pestaña Datos y análisis.
3. Exportar datos.
4. Seleccione Archivos enviados por el usuario en la parte superior.
   
5. Haga clic en Descargar.

Consulte la página Exportar datos de respuesta para obtener pasos más detallados.

Dashboard de estado de pruebas

El dashboard de estado de las pruebas se puede encontrar en la página Proyectos o dentro de su programa Gestor de estado de las pruebas buscando su nombre, “Dashboard de estado de las pruebas”.

En este proyecto, se trata de un tablero de control prediseñado por nuestros principales expertos en la materia. Incluye las siguientes páginas:

• Resumen del estado de las pruebas: hacer un seguimiento del número de personas que pueden ingresar a la oficina. En esta página se muestra cuántos empleados deben enviarse a las pruebas, cuántos resultados de test positivos o negativos se han notificado, etc. (Consulte Uso de esta solución XM para confirmar el estado de prueba COVID de los empleados). Esta página también contiene una lista de empleados que han reportado resultados positivos de la prueba, divididos por si están experimentando o no síntomas.
• Prueba de la lista de empleados: para mantener la salud y la seguridad de los empleados, es posible que se le solicite proporcionar una lista de los empleados actuales, junto con el estado de las pruebas de la COVID-19. Esta página proporciona esa lista, que se puede descargar fácilmente, si es necesario.
• Resumen de estado de vacunación: Vea cuántos empleados se ajustan a cada estado de vacunación, cuántos se les han concedido situaciones especiales en el lugar de trabajo y cuántas personas están buscando o se les ha concedido un alojamiento.
• Vaccine Employee Roster: lista de todos los empleados actuales y sus estados de vacunación.
• Detalles de alojamiento y lugar de trabajo: Esta página desglosa los detalles de los empleados que afirman que tienen:
  • haya solicitado o se le hayan concedido ajustes razonables en virtud de las leyes de derechos civiles; o
  • Trabaje desde casa, al aire libre o en un lugar de trabajo donde no esté presente ninguna otra persona, como compañeros de trabajo o clientes.
• Lugar de trabajo: Esta página proporciona información similar al Resumen de estado de vacunación, pero desglosada por lugares de trabajo.

Le invitamos a añadir más páginas o a realizar modificaciones según sea necesario. Si borra contenido de dashboard preconfigurado, no se podrá recuperar y tendrá que volver a crearlo desde cero.

Edición de dashboard

Consulte estas páginas introductorias para comenzar.

• Introducción a los dashboards de CX
• Paso 1: Creación de su proyecto y adición de un dashboard
• Paso 2: Asignación de una fuente de datos de dashboard
• Paso 3: Planificación del diseño de su tablero de control
• Paso 4: Construir su panel
• Paso 5: Personalización adicional del panel
• Paso 6: Compartir y administrar usuarios

Concesión de alojamiento

Cuando un empleado solicita un alojamiento, se le notificará por correo electrónico al equipo que haya especificado durante la configuración (por ejemplo, Recursos Humanos). Si el alojamiento de esa persona ha sido aprobado, el equipo puede actualizar el registro del empleado en XM Directory para reflejar esa aprobación. Para ello,

1. Navegue a la página Directorios.
   
2. Abra su nuevo directorio.
   
3. Vaya a la pestaña Contactos de directorio.
4. Busque el nombre del empleado.
5. Haga clic en el nombre del empleado.
6. Siga los pasos enlazados aquí para editar el contacto.
7. Ajuste el campo TestingRequired para decir “No” para mostrar que se ha concedido un alojamiento de prueba para este empleado.
   

Otra actualización e información importante del programa

Aquí tiene una lista de los pasos relevantes que no se tratan en esta página. Son los mismos tanto en el Gestor de estado de pruebas como en el Gestor de estado de vacunación:

• Sincronizar su lista de empleados
• Configurar la lista de empleados para que se actualice automáticamente

Además, los permisos necesarios para crear el gestor del estado de las pruebas son los mismos que los necesarios para la solución Vacunación.

Preguntas frecuentes