Paso 3: Configuración de los participantes del proyecto y distribución del mismo

Creación y carga de su archivo de participantes

El siguiente paso en la preparación de su proyecto de Employee Engagement consiste en terminar su archivo de datos de participante y cargarlo a la plataforma de Employee Experience. Una vez cargado su archivo, la lista de participantes nos permitirá distribuir enlaces individuales a cada participante y generar la jerarquía necesaria para crear un informe de resultados. Para obtener más información, visite las páginas de soporte Preparación de su archivo de participantes para la importación y la adición de participantes.

Antes de cargar su archivo de datos de participante a su proyecto de Employee Engagement, asegúrese de que el archivo de participante contiene una fila para cada participante con su nombre, apellido y dirección de correo electrónico. Haga clic aquí para revisar los tipos de jerarquía.

El archivo también debe contener los metadatos que utilizaremos para construir la jerarquía. Los metadatos son campos que se pueden utilizar para crear nuestra jerarquía o segmentar datos en nuestros dashboards.

• Para una jerarquía superior-inferior, incluya dos columnas en el archivo de participante, una para los ID de empleado y otra para el ID de empleado del gerente.
  Consejo Q: Si dispone de una, su columna de identificador único puede actuar como ID de empleado.
• Para una jerarquía basada en niveles, añada una columna para cada nivel de la jerarquía de su organización y asigne el valor de cada nivel a ese participante. También necesitará una columna de datos que indique si el participante es un mánager o no. El participante será entonces asignado como el mánager de menor nivel incluido en la lista. En el ejemplo representado en la captura que aparece a continuación, Jane Smith se asignará como mánager del departamento financiero, mientras que Jill Davis será solo un miembro del departamento y no un mánager.

Además de enumerar los metadatos necesarios para crear su jerarquía, puede añadir columnas adicionales a su hoja de cálculo que tengan información demográfica, como la ubicación, el sexo, la antigüedad o el grupo de trabajo. Estos datos podrán utilizarse para filtrar resultados de dashboard o segmentar datos en los widgets del dashboard.

Si está proporcionando traducciones para sus mensajes de correo electrónico, incluya una columna de metadatos en su archivo de participante titulado “Idioma”. Debe añadir el código de idioma para cada participante siguiendo la “Guía de códigos de idioma disponibles”. Tenga en cuenta que el idioma del navegador del participante, no el código de idioma, determina el idioma predeterminado de la encuesta.

Una vez que haya terminado de dar formato al archivo de participantes, guarde su archivo de participante como .CSV (UTF-8) o .TSV y cargue el archivo a su lista de participantes en la pestaña Participantes con la opción Importar desde archivo que se muestra a continuación.

Generar la jerarquía de su organización

Una vez que ha cargado los participantes de su proyecto en la plataforma, podemos generar una jerarquía basándonos en la información incluida en el archivo de participantes que hemos cargado. Esta jerarquía se utilizará para la estructuración de datos durante la creación de informes sobre los resultados del proyecto de compromiso.

Obtenga más información sobre qué jerarquía es la mejor para usted en Resumen básico de jerarquías. Una vez que haya elegido el tipo de jerarquía que mejor se adapte a su organización, consulte la página Preparación de un archivo de participante para saber qué información debe cargar con los participantes. Una vez preparado el archivo, puede dirigirse a Generar una jerarquía superior-inferior o Generar una jerarquía de niveles, en función de la jerarquía que haya seleccionado.

Haga clic aquí para revisar los tipos de jerarquía o descargar una plantilla de archivo de participantes para cargar.

Elija el método de distribución de su encuesta

El siguiente paso en la preparación de su proyecto de Employee Engagement para su lanzamiento es determinar cómo le gustaría distribuir la encuesta a sus empleados. Una vez que lo haya determinado, podrá configurar sus mensajes de correo electrónico e iniciar el proyecto.

Incluimos a continuación una breve descripción de los cuatro métodos de distribución que ofrece Qualtrics, así como los tipos de jerarquía recomendados para cada método de distribución.

• Distribuya la encuesta con enlaces de encuesta individuales que se envían a las direcciones de correo electrónico de los participantes.
  • Tipo de jerarquía recomendado: superior-inferior o basado en niveles

• Envíe el mismo enlace anónimo a todos los participantes de la encuesta y solicitud de autenticación a los participantes para realizarla por medio de su ID de empleado.
  • Tipo de jerarquía recomendado: superior-inferior

• Envíe el mismo enlace anónimo a todos los participantes de la encuesta y solicitud para que indiquen su unidad de jerarquía a través de una pregunta de selección de árbol.
  • Tipo de jerarquía recomendado: Basado en niveles

• Combine métodos de distribución. Envíe un enlace individual a los participantes con dirección de correo electrónico. Dé acceso a un enlace anónimo a aquellos participantes sin dirección de correo electrónico y solicíteles que se autentiquen con su ID de empleado para realizar la encuesta.
  • Tipo de jerarquía recomendado: superior-inferior o basado en niveles

Opciones de la encuesta

Una vez que haya seleccionado su método de distribución para su proyecto de Employee Engagement, deberá configurar las opciones de su proyecto de compromiso para que cumplan los requisitos de su distribución. Si desea obtener más información, visite la página de soporte técnico “Opciones de encuesta”.

• Nuevas respuestas a la encuesta: permite a los encuestados utilizar su enlace exclusivo para volver a realizar la encuesta. Esta opción está activada de forma predeterminada, así que asegúrese de desmarcar esta opción si no desea que los participantes vuelvan a realizar la encuesta.
• Utilizar enlace anónimo: Un único enlace a su encuesta que recopilará respuestas anónimas que no está activado de forma predeterminada.
  • El enlace puede utilizarse varias veces para completar la encuesta, y se recomienda su uso cuando se ofrecen encuestas desde un quiosco.
  • Para que las respuestas anónimas se asocien con unidades de jerarquía, debe utilizar un autenticador en el flujo de la encuesta para que los participantes puedan identificar su unidad de jerarquía o una pregunta de jerarquía organizativa en la encuesta. Si desea obtener más información sobre estas opciones, haga clic aquí para visitar nuestra página sobre elaboración de encuestas.
• Evitar varias sesiones: Evita que los encuestados anónimos de la encuesta realicen una encuesta más de una vez utilizando las cookies de sus navegadores. Si permite que los participantes utilicen el enlace anónimo y todos utilicen el mismo dispositivo/quiosco para realizar la encuesta, debe desactivar esta opción.
  • Si el encuestado trata de realizar la encuesta en un dispositivo o navegador diferente, no se podrá evitar que realice la encuesta una segunda vez a través de esta opción.
  • “Evitar sesiones múltiples” no afectará a los enlaces únicos distribuidos a los participantes ni al utilizar un autenticador con el enlace de encuesta anónimo.
• Añadir una URL de recomendación: le permite establecer la URL de la que debe provenir el participante para realizar la encuesta.
  • Esta opción no suele utilizarse para las encuestas de Employee Engagement.
• Evitar indexación: Evita que los motores de búsqueda indexen su encuesta y está activada de forma predeterminada.
• Disponibilidad de la encuesta: le permite fijar una fecha de expiración de la encuesta, que cerrará automáticamente la encuesta.

Creación de mensajes de invitación y recordatorios

Una vez que haya configurado su flujo de trabajo, debe configurar los mensajes de invitación y los recordatorios para su proyecto de Employee Engagement. Una vez que haya configurado estos mensajes en Qualtrics, podrá programar su distribución y publicar el proyecto.

En su proyecto de compromiso, hay varios mensajes que puede personalizar. El participante invita a los participantes a la encuesta y son los primeros correos que distribuirá. Los siguientes son recordatorios de los participantes, que recordarán solo a los encuestados no finalizados que aún tienen que completar la encuesta. Una vez que se recopilan todos los datos y se personaliza el panel de instrucciones, los mensajes del panel de instrucciones invitan a los usuarios a su panel de instrucciones para analizar los datos.

Si desea obtener más información, visite la página de soporte técnico “Introducción a los mensajes de correo electrónico”.

Una vez configurados los mensajes de invitación y los recordatorios de su proyecto, podrá publicar su proyecto de Employee Engagement. El último paso consiste en programar sus mensajes de invitación y los recordatorios.

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