Opciones de directorio

Acerca de las opciones de directorio

Opciones de directorio es un menú desplegable que se puede encontrar en la esquina superior derecha de la pestaña Contactos del directorio. Contiene muchos medios importantes para gestionar los contactos del directorio, como la capacidad de exportarlos, configurar reglas automáticas para la inscripción en listas, fusionar duplicados y gestionar datos embebidos.

Exportar contactos

Puede exportar todos los contactos de su directorio en un formato de archivo de su elección.

1. Haga clic en Opciones de directorio.
   
2. Haga clic en Exportar todos los contactos.
3. Seleccione un formato de archivo. Puede seleccionar CSV o TSV.
   
   
4. Seleccione si desea Exportar estadísticas de contacto. Se trata de información sobre la frecuencia de contacto, la tasa de respuesta, etc.
   Consejo Q: Las estadísticas de contacto incluyen el recuento de invitaciones, el recuento de correos electrónicos, el tiempo medio de respuesta, el porcentaje de respuesta, la fecha de la última invitación, la fecha de la última respuesta y el recuento de respuestas. El recuento de respuestas incluye respuestas incompletas pero cerradas. El tiempo medio de respuesta es en milisegundos.
5. Elija si desea Exportar datos embebidos. Sí exporta todos los datos embebidos, No exporta ninguno y Especificar datos embebidos le permite elegir qué campos exportar.
6. Haga clic en Exportar contactos.

Especificar datos embebidos

Para especificar datos embebidos, simplemente seleccione campos del menú de la derecha. Los campos seleccionados se encuentran en la parte inferior del menú.

Para eliminar campos, haga clic en la X situada junto a su nombre.

Inscripción automática en lista

Supongamos que tiene una encuesta en curso que ejecuta para varias ciudades diferentes. Solicita que se añadan muchas personas a estas encuestas y desea poder cargarlas todas a la vez en su directorio en lugar de en listas de contactos separadas.

La inscripción en lista automática le permite clasificar automáticamente los nuevos contactos en determinadas listas en función de su información. Esta función afecta a los contactos existentes, pero es necesario actualizar los contactos existentes para que la regla de inscripción en la lista automática surta efecto.

Reglas de configuración

1. Haga clic en Opciones de directorio.
   
2. Seleccione Inscripción en lista automática.
3. Haga clic en Crear nueva regla.
4. Seleccione la lista de distribución a la que desea añadir el contacto.
5. Seleccione el tipo de información por el que desea filtrar.
6. Finalice la “sentencia” en función de los detalles de esa información.
   Ejemplo: Aquí solo queremos que las personas cuyos dominios de correo electrónico contengan “qualtrics” se incluyan en nuestra lista de distribución.
7. Haga clic en Crear para finalizar.

Configuración de condiciones

Las condiciones en la inscripción automática en listas son similares a las condiciones en los filtros de directorio. La única diferencia es que los únicos campos en los que puede basar la inscripción de lista automática son la información de contacto y los datos embebidos.

Gestión de reglas

Una vez que haya creado las reglas, las verá cada vez que seleccione “Inscripción en lista automática” en las opciones del directorio.

Haga clic en una regla para modificarla. También puede hacer clic en Eliminar regla en la parte inferior derecha para eliminarla para siempre.

Consolidar duplicados

A veces, puede cargar varias copias del mismo contacto en su directorio sin saberlo. Puede combinar estos duplicados en un solo contacto utilizando Consolidar duplicados en las opciones del directorio.

1. Haga clic en Opciones de directorio.
   
2. Seleccione Consolidar duplicados.
3. Seleccione los campos de la izquierda de los que desea buscar duplicados. Puede seleccionar hasta dos campos duplicados.
   
   Ejemplo: Si seleccionamos nombre y apellido, los contactos con el mismo nombre no se considerarán duplicados. Solo si coinciden ambos nombres se considerarán duplicados entre sí.
4. Haga clic en Buscar duplicados.
5. Junto a un grupo de duplicados, haga clic en Consolidar.
   
   Consejo Q: Solo puede consolidar 1.000.000 conjuntos de duplicados a la vez. En la imagen anterior, estaban presentes 2 conjuntos de duplicados. Si su directorio tiene más de 1.000.000 conjuntos de duplicados, deberá consolidar los duplicados varias veces.
6. Se enumerarán las diferencias entre los duplicados. Seleccione la versión preferida de cada campo diferente.
   
7. Haga clic en Consolidar duplicados.
   Consejo Q: Puede especificar los valores de la información de contacto para todos los contactos (nombre, correo electrónico, teléfono e idioma). Para los datos embebidos, depende de los contactos que se están consolidando. Si cada contacto duplicado tiene valores diferentes para un campo de datos embebidos, tendrá la opción de elegir qué valor de datos embebidos desea conservar. Si un contacto tiene un valor para un campo de datos embebidos pero el otro contacto no tiene un valor para ese campo, la versión que sea del contacto seleccionado determinará qué campo no duplicado se conserva.

Consolidación de duplicados adicionales

Si ha finalizado la búsqueda, haga clic en Iniciar nueva búsqueda en la parte inferior izquierda para seleccionar diferentes campos para identificar duplicados.

Gestionar datos embebidos

Las opciones Gestionar datos embebidos en Directorio le permiten editar los campos de datos embebidos, no solo los valores. Desde esta ventana, puede eliminar datos embebidos, cambiarles el nombre o fusionar varios campos.

1. Renombrar campos: Haga clic en o resalte un campo para cambiar su nombre. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
2. Eliminar campos: Seleccione los campos que desea eliminar con las casillas de verificación a la izquierda y, a continuación, haga clic en Eliminar en la parte superior derecha.
3. Combinación de campos: seleccione varios campos de la izquierda para fusionarlos en un único campo de datos embebidos. A continuación, haga clic en Fusionar campos en la parte superior derecha, seleccione el nombre que desea que tengan los campos fusionados y haga clic en Combinar campos. Si hay varios valores, el más reciente agregado se convertirá en el valor del campo fusionado.
   
   Consejo Q: Esto solo fusiona campos de directorio y no afecta a los datos embebidos en las respuestas de la encuesta.
4. Contactos que lo tienen: El número de contactos que tiene asignado un campo de datos embebidos.

Configuración del directorio

La opción Configuración del directorio le redirigirá a la pestaña Configuración del directorio. Consulte las siguientes páginas para obtener más información sobre las opciones que puede encontrar allí:

• Reglas de frecuencia de contacto
• Consolidar sus contactos duplicados
• Mensajes del directorio
• Creando & administrando varios directorios
• Roles de XM Directory
• Embudo de encuestados de XM Directory

Preguntas frecuentes