Opciones de directorio

Acerca de las opciones de directorio

Opciones de directorio es un menú desplegable que se puede encontrar en la esquina superior derecha de la pestaña Contactos del directorio. Contiene muchos medios importantes para gestionar los contactos del directorio, como la capacidad de exportarlos, configurar reglas automáticas para la inscripción en listas, fusionar duplicados y gestionar datos embebidos.

Exportar contactos

Puede exportar todos los contactos de su directorio en un formato de archivo de su elección.

1. Haga clic en Opciones de directorio.
   
2. Haga clic en Exportar todos los contactos.
3. Seleccione un formato de archivo. Puede seleccionar CSV o TSV.
   
   
4. Seleccione si desea Exportar estadísticas de contacto. Se trata de información sobre la frecuencia de contacto, la tasa de respuesta, etc.
   Consejo Q: Las estadísticas de contacto incluyen el recuento de invitaciones, el recuento de correos electrónicos, el tiempo medio de respuesta, el porcentaje de respuesta, la fecha de la última invitación, la fecha de la última respuesta y el recuento de respuestas. El recuento de respuestas incluye respuestas incompletas pero cerradas. El tiempo de respuesta medio es en milisegundos.
5. Elija si desea Exportar datos embebidos. Sí exporta todos los datos embebidos, No exporta ninguno y Especificar datos embebidos le permite elegir qué campos exportar.
6. Haga clic en Exportar contactos.

Especificar datos embebidos

Para especificar datos embebidos, simplemente seleccione campos del menú de la derecha. Los campos seleccionados se encuentran en la parte inferior del menú.

Para eliminar campos, haga clic en la X situada junto a su nombre.

Inscripción automática a la lista

Supongamos que tiene una encuesta en curso que ejecuta para varias ciudades diferentes. Solicita que se añadan muchas personas a estas encuestas y desea poder cargarlas todas a la vez en su directorio en lugar de en listas de contactos separadas.

La inscripción en lista automática le permite clasificar automáticamente los nuevos contactos en determinadas listas en función de su información. Esta función afecta a los contactos existentes, pero es necesario actualizar los contactos existentes para que la regla de inscripción en la lista automática surta efecto.

Reglas de configuración

1. Haga clic en Opciones de directorio.
   
2. Seleccione Inscripción en lista automática.
3. Haga clic en Crear nueva regla.
4. Seleccione la lista de distribución a la que desea añadir el contacto.
5. Seleccione el tipo de información por el que desea filtrar.
6. Finalice la “sentencia” en función de los detalles de esa información.
   Ejemplo: Aquí solo queremos que las personas cuyos dominios de correo electrónico contengan “qualtrics” se incluyan en nuestra lista de distribución.
7. Haga clic en Crear para finalizar.

Configuración de condiciones

Las condiciones en la inscripción automática de listas son similares a las condiciones en los filtros de directorio. La única diferencia es que los únicos campos en los que puede basar la inscripción de lista automática son la información de contacto y los datos embebidos.

Gestión de reglas

Una vez que haya creado las reglas, las verá cada vez que seleccione “Inscripción en lista automática” en las opciones del directorio.

Haga clic en una regla para modificarla. También puede hacer clic en Eliminar regla en la parte inferior derecha para eliminarla para siempre.

Consolidar duplicados

A veces, puede cargar varias copias del mismo contacto en su directorio sin saberlo. Puede combinar estos duplicados en un solo contacto utilizando Consolidar duplicados en las opciones del directorio.

1. Haga clic en Opciones de directorio.
   
2. Seleccione Consolidar duplicados.
3. Seleccione los campos de la izquierda de los que desea buscar duplicados. Puede seleccionar hasta dos campos duplicados.
   
   Ejemplo: Si seleccionamos nombre y apellido, los contactos con el mismo nombre no se considerarán duplicados. Solo si coinciden ambos nombres se considerarán duplicados entre sí.
4. Haga clic en Buscar duplicados.
5. Junto a un grupo de duplicados, haga clic en Consolidar.
   
   Consejo Q: Solo puede consolidar 100.000 conjuntos de duplicados a la vez. En la imagen anterior, estaban presentes 2 conjuntos de duplicados. Si su directorio tiene más de 100.000 conjuntos de duplicados, deberá consolidar los duplicados varias veces. También puede consolidar duplicados en la pestaña Configuración del directorio. Consulte Fusión de contactos existentes para obtener más información.
6. Se enumerarán las diferencias entre los duplicados. Seleccione la versión preferida de cada campo diferente.
   
7. Haga clic en Consolidar duplicados.
   Consejo Q: Puede especificar los valores de la información de contacto para todos los contactos (nombre, correo electrónico, teléfono e idioma). Para los datos embebidos, depende de los contactos que se están consolidando. Si cada contacto duplicado tiene valores diferentes para un campo de datos embebidos, tendrá la opción de elegir qué valor de datos embebidos desea conservar. Si un contacto tiene un valor para un campo de datos embebidos pero el otro contacto no tiene un valor para ese campo, la versión que sea del contacto seleccionado determinará qué campo no duplicado se conserva.

Consolidación de duplicados adicionales

Si ha terminado la búsqueda, haga clic en Iniciar nueva búsqueda en la parte inferior izquierda para seleccionar diferentes campos para identificar duplicados.

Administrar datos embebidos

Para poder analizar fácilmente sus datos o compilarlos en informes, es importante mantenerlos limpios. Esto significa asegurarse de que todo tenga el nombre correcto, eliminar datos innecesarios y fusionar duplicados, siempre que sea posible.

Cuando abres Opciones de directorio, luego seleccione Gestionar datos incrustados, puede eliminar datos incrustados, cambiar el nombre de los campos y fusionar campos similares. Esta herramienta incluso le dará recomendaciones sobre qué campos fusionar.

Bastoncillo de algodón: También puedes abrir la ventana de administración de datos incrustados desde otro lugar. Si está mostrando datos incrustados como encabezado en su directorio, puede hacer clic en la flecha junto a ellos y seleccionar Editar campo.

Cambiar el nombre de un campo

1. Seleccione un campo.
   
2. Haga clic en el icono de edición.
3. Introduzca el nombre.
   
4. Hacer clic Cambiar nombre de campo.

Eliminar un campo

1. Seleccione un campo.
   
2. Haga clic en el icono de la papelera.
3. Lea la advertencia.
   
4. Si está seguro de que desea eliminar el campo, seleccione Eliminar campo.

Fusionar campos similares

Qualtrics generará recomendaciones de campos para fusionar en función de la similitud de sus nombres. Los nombres se evalúan ignorando mayúsculas y minúsculas, espacios en blanco y signos diacríticos (es decir, acentos en las letras).

1. Ir a Campos similares.
   
2. Verá una lista de campos que son similares a otros campos en el directorio. Hacer clic Revisar.
3. Seleccione un campo para obtener más información sobre él, como por ejemplo:
   • Campos vacíos: El número de contactos que no tienen información para este campo.
     Bastoncillo de algodón: Puede hacer clic en la flecha junto a un encabezado para ordenar por el nombre del campo o el número de contactos.
   • Valores: Una muestra de hasta 10 valores para este campo. Por ejemplo, si el campo es País, los valores pueden ser Japón, España, Francia, etc. Esto no muestra todos los valores del campo.
   • Refrescar: Actualice su vista para ver diferentes valores de muestra.
     Bastoncillo de algodón: El panel de la derecha mostrará el último campo que seleccionó. También puede deseleccionar campos según sea necesario.
4. Seleccione los campos que desea fusionar.
   
5. Haga clic en el icono de fusión.
6. Seleccione el nombre del campo que desea conservar.
   
7. Haga clic en Fusionar.

Bastoncillo de algodón: Si no desea fusionar campos, puede hacer clic en Ignorar junto a la sugerencia.

Fusión manual de campos

No es necesario esperar a que se marquen los campos para limpiar los datos. Puede seleccionar cualquier número de campos en cualquier momento y fusionarlos.

1. Ir a Todos los campos.
   
2. Seleccione los campos que desea fusionar.
   Bastoncillo de algodón: Pruebe la función de búsqueda para limitar los campos que desea fusionar.
3. Haga clic en el icono de fusión.
4. Seleccione el nombre del campo que desea conservar.
   
5. Haga clic en Fusionar.

Configuración del directorio

La opción Configuración del directorio le redirigirá a la pestaña Configuración del directorio. Consulte las siguientes páginas para obtener más información sobre las opciones que puede encontrar allí:

• Reglas de frecuencia de contacto
• Consolidar sus contactos duplicados
• Mensajes del directorio
• Crear y gestionar varios directorios
• Roles de XM Directory
• Embudo de encuestados de XM Directory

Preguntas frecuentes