Mánager del estado de vacunación

Acerca del administrador de estado de vacunación

El gestor de status de vacunación facilita a sus empleados la carga de su status y documentación de vacunación. Esta solución incluye una lista de empleados con actualizaciones integrales en tiempo real del estado de cada empleado.

El gestor de estado de vacunación se compone de los siguientes proyectos, todos agrupados en un programa:

• Proyecto de certificación de vacunación: Encuesta en la que los participantes declaran su estado de vacunación (por ejemplo, totalmente vacunada, parcialmente vacunada, no vacunada) y proporcionan detalles sobre sus vacunas.
• Proyecto de estado del empleado: contiene su lista completa de empleados con el estado actual de todos los empleados, incluidos aquellos que pueden no haber respondido aún.
• Panel de información gráfica de estado de vacunación: permite la generación de informes agregados sobre el estado de la vacunación, además de la capacidad de compartir paneles basados en roles con los líderes relevantes de su organización.

Creación de un gestor de estado de vacunación

Puede crear un Gestor de estado de vacunación yendo al catálogo y buscándolo por nombre o en Proyectos COVID-19.

Se le pedirá que asigne un nombre a su proyecto. A continuación, una vez que haga clic en Iniciar personalización, comenzará la configuración guiada.

Para preparar su programa y activar los flujos de trabajo automatizados adecuados, debe realizar los pasos descritos en las siguientes secciones en su totalidad:

1. Habilitar sus flujos de trabajo
2. Crear un directorio nuevo
3. Evitar registros de empleados duplicados
4. Preparar el archivo de la lista de empleados
5. Cargar datos de empleado
6. Proporcionar una lista de distribución
7. Proporcionar detalles para configuraciones opcionales (campos opcionales)

El asistente de configuración incluirá enlaces a páginas clave en las que debe completar tareas, que se abrirán automáticamente en una pestaña nueva. Le recomendamos que complete estas tareas en una ventana o pestaña aparte de su navegador para que no pierda su lugar en el asistente de configuración.

Habilitar sus flujos de trabajo

Para asegurarse de que los flujos de trabajo automatizados en esta solución se ejecutan sin problemas, debe hacer dos cosas: obtener su token de API y utilizarlo para configurar las credenciales de toda la cuenta para un servicio web y una lista de distribución para el sincronizador de encuestas. Completar estos pasos garantiza que la lista de empleados se actualice con cada respuesta enviada, lo que permitirá que el panel muestre los resultados del estado de vacunación de manera oportuna.

Obtener un token de API

1. Vaya a la configuración de su cuenta.
2. Seleccionar los ID de Qualtrics
3. En la sección API, copie su token.

Si aún no tiene un token de API, genere un token y cópielo. No vuelva a generar el token de API si ya tiene uno.

Creando credenciales

Su token de API activará dos flujos de trabajo principales en su programa: un servicio web que actualizará su lista de empleados y un sincronizador de encuesta de lista de distribución, que garantiza que el listado de empleados tenga el estado tanto para aquellos que respondieron a la encuesta de certificación como para aquellos que no. En esta sección, le mostraremos cómo habilitar ambos workflows creando credenciales para cada uno de ellos.

1. Vaya al Gestión
   
   
2. Seleccione la ficha Extensiones.
   
3. Seleccione Servicio web.
4. Haga clic en Añadir cuenta.
   
   
5. Nombre la cuenta. Esto es para recordar de quién se trata y para qué sirve (por ejemplo, Barnaby Vaccination Status Web Service).
   
6. En el menú desplegable Tipo de conexión, seleccione Clave API.
7. Pegue el token de API que copió anteriormente en el campo Token de API.
8. Seleccione Conectar cuenta.
9. Vuelva a la pestaña Extensiones.
   
10. Seleccione Lista de distribución a sincronizador de encuesta.
11. Repita los pasos 4-8.
    

Añadiendo credenciales al asistente de configuración

Una vez que haya completado los pasos anteriores, el asistente de configuración le pedirá que seleccione las credenciales que ha creado para el servicio web y para la lista de distribución para el sincronizador de encuestas.

Consejo Q: Si no aparece nada en estas listas desplegables, regrese y asegúrese de haber completado correctamente los pasos anteriores. Es posible que deba volver a una página en el asistente de configuración y volver a enviarla.

Crear un directorio nuevo

La lista de empleados utilizada en esta solución contiene información médica y, por lo tanto, está sujeta a ciertas protecciones. Para asegurarse de que la lista de empleados está separada de otros datos de contactos o empleados de su organización, debe crear un nuevo directorio.

1. Vaya a la página Directorios.
   
   Consejo Q: Si dispone de una opción entre Directorio de empleados y Directorio de contactos, seleccione Directorio de contactos.
2. Haga clic en el nombre del directorio en la parte superior izquierda.
   
3. Seleccione Crear directorio en el menú desplegable.
4. Asigne un nombre al directorio.
   
   Consejo Q: Recomendamos poner “Employee Roster” (lista de empleados) en algún lugar del nombre.
5. Haga clic en Crear.

Ahora podrá limitar quién tiene acceso a estos registros de empleado asignando roles. Consulte Roles de XM Directory para obtener más información sobre este tema.

Evitar registros de empleados duplicados

Para asegurarse de que cada empleado se actualiza con el estado correcto, asegúrese de que el directorio que creó para alojar su lista de empleados sabe cómo identificar y fusionar contactos duplicados.

1. Vaya a su nuevo directorio.
   
2. Vaya a la pestaña Configuración del directorio.
3. Seleccionar Fusionar contactos duplicados.
4. Cree una regla.
5. Seleccione Referencia de datos externos.
   
6. Haga clic en Guardar.
7. Cuando termine, haga clic en Guardar reglas.

Preparar el archivo de la lista de empleados

Ahora es el momento de crear una lista de sus empleados. Para que esta solución funcione según lo previsto, hay algunos campos obligatorios que son exclusivos de este programa. Puede añadir más campos de datos al archivo, pero no borre ninguna cabecera.

Descargar este archivo para comenzar.

Información necesaria

Gran parte de la siguiente información puede encontrarse a menudo en el sistema HRIS de su organización.

• ExternalDataReference: debe contener el ID de empleado de cada persona.
• Nombre: Nombre del empleado.
• Apellido: Apellido del empleado.
• Correo electrónico: Correo electrónico del empleado. Este campo no es obligatorio, pero afectará a la configuración de la solución. Obtenga más información sobre los cambios que deberá realizar en la solución si el correo electrónico no está disponible para todos los empleados.
• WorkPlace: Una ubicación física (por ejemplo, fija, móvil) donde se realizan las operaciones o el trabajo del empleador. Esto no incluye la residencia de un empleado.
  Consejo Q: Se incluye este campo para que los empleadores puedan presentar fácilmente el número de empleados totalmente vacunados y el número total de empleados en ese lugar de trabajo, si se los solicita.
• VaccinationStatus: Este campo debe indicar “No vacunado (no ha respondido)” para todos los registros de empleados, a menos que ya se conozca un estado y se mantenga en otro sistema de registro. Si es así, utilice uno de los siguientes valores para fijar un estado de empleado. No se desvíe de esta lista.
  • Totalmente vacunado
  • Parcialmente vacunado (se recibió la dosis final)
  • Parcialmente vacunado
  • No vacunado
• TestingRequired: Este campo debe indicar “Sí” para todos los registros de empleados, a menos que esté rellenando previamente un Estado de vacunación de “Completamente vacunado”, en cuyo caso esos registros de empleado deben indicar “No” para TestingRequired.
• contactId: Este campo distingue entre mayúsculas y minúsculas, lo que significa que debe escribirse en mayúsculas exactamente como se muestra aquí para que se reconozca correctamente.

El archivo también debe tener las siguientes cabeceras sin valores para que se actualicen a medida que los encuestados envíen sus encuestas:

• VaccinationUploadLink
• PlanningVaccination
• Situación de lugar de trabajo
• SeekingAlojamiento
• Alojamiento subvencionado
• MotivoAlojamiento

Además de lo anterior, también recomendamos incluir los datos demográficos adecuados para cada empleado (por ejemplo, departamento, función) como columnas adicionales en su archivo. Puede asignar el nombre que desee a estas columnas; solo recuerde mantener la coherencia de los nombres de cabecera si carga varios archivos.

Ejemplo: en la imagen siguiente, los campos obligatorios para nuestro empleado; también agregamos una columna de departamento porque nos gustaría que esos datos fueran útiles para la generación de informes, aunque no son necesarios para que la solución funcione. Los campos obligatorios adicionales se dejan en blanco para que la solución los rellene. (Es posible que deba hacer clic en la imagen para expandirla.)

Requisitos de tipo de archivo

El archivo se puede guardar en su ordenador como CSV con codificación UTF-8 o como TSV. Ningún otro tipo de archivo es compatible con XM Directory.

Para obtener ayuda adicional para configurar el archivo de solución de problemas, consulte Problemas de carga de CSV/TSV.

Cargar datos de empleado

Para completar la lista de empleados, realice una lista de distribución en el directorio que acaba de crear y cargue el archivo que ha creado.

1. Vaya a su nuevo directorio.
   
2. Haga clic en Segmentos y listas.
3. Haga clic en Listas.
4. Haga clic en Crear una lista.
5. Asigne un nombre a la lista.
   
6. Haga clic en Confirmar.
7. Seleccione Cargar un archivo.
   
8. Cargue el archivo que ha creado.
   
9. Haga clic en Cargar el archivo.
10. Haga clic en Añada sus contactos.
    
    

Para solucionar problemas relacionados con la carga de archivos, consulte las páginas de soporte Creación de listas de distribución de XM Directory y Problemas de carga CSV/TSV.

Proporcionar una lista de distribución

En el asistente de configuración de la solución, vaya a la página que dice Seleccionar su lista de distribución y añada la lista que creó en los pasos anteriores.

Consejo Q: Si no aparece nada en este menú desplegable, regrese y asegúrese de que ha completado correctamente los pasos anteriores. Es posible que deba volver a una página en el asistente de configuración y volver a enviarla.

Proporcionar detalles para configuraciones opcionales y completar la configuración

Al final del asistente de configuración, se le presentarán algunas funciones opcionales.

1. Introduzca la URL de la política de su empresa: Si su organización tiene una política escrita sobre vacunación, rellene el campo que aparece para incluir un enlace a la política de su empresa en su encuesta. Le recomendamos que aloje la política de su empresa en un sitio web interno al que puedan acceder todos los empleados.
   Atención: Si no incluye este enlace, le recomendamos que busque la P1 en su encuesta y que la edite para borrar el hipervínculo.
2. Ingrese la dirección de correo electrónico más adecuada para recibir solicitudes de alojamiento: Cree un correo electrónico automático que salga a un equipo de su elección si los empleados solicitan un alojamiento para que no sea vacunado por completo en base a una razón médica o religiosa. Si desea excluir este workflow de su solución, debe dejar el campo en blanco.

También hay una distribución que se enviará a los empleados que indiquen que solo están parcialmente vacunados en el momento de completar la encuesta, pero serán vacunados completamente dentro de las 2 semanas. 14 días después de su respuesta inicial, se enviará a los empleados un correo electrónico solicitando que completen nuevamente la encuesta de certificación vacunal para confirmar su estado de vacunación. Esta configuración de correo electrónico se puede encontrar en la pestaña Flujos de trabajo de la encuesta de certificación de vacunación, en “Actualizar estado de vacunación“.

Una vez finalizada la configuración, se le llevará a un programa que contenga su Proyecto de certificación de vacunación, Proyecto de estado de empleado y Panel de estado de vacunación en un solo lugar. La barra lateral de orientación proporcionará instrucciones sobre los próximos pasos, que serán el lanzamiento de su proyecto.

Inicio del gestor de status de vacunación

Ahora que ha completado la configuración inicial, hay tres pasos que debe completar para iniciar la solución correctamente:

1. Sincronizar su lista de empleados
2. Personalizar sus mensajes de correo electrónico
3. Programar su distribución

Sincronizar su lista de empleados

Lo primero que deberá hacer al iniciar la solución es asegurarse de que la lista de empleados se haya cargado en la encuesta de estado del empleado.

1. Vaya a su encuesta de certificación de vacunación.
   
2. Vaya a la pestaña Flujos de trabajo.
   
3. Haga clic en cualquier parte del workflow Sincronizador de lista de distribución para abrirlo.
4. Haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione Ejecutar inmediatamente.
   

Esto iniciará la sincronización inicial de la lista de empleados para la generación de informes. Este proceso puede durar varias horas, según el número de empleados de su organización. Cuando finalice la sincronización, verá la lista completa de sus empleados en la ficha Datos y análisis del proyecto de estado de empleado.

Personalizar sus mensajes de correo electrónico

De forma predeterminada, el Administrador de estado de vacunación está diseñado para recopilar documentación de vacunación a través de encuestas por correo electrónico. Como preparación para enviar encuestas a sus empleados, le recomendamos que cree un mensaje en la biblioteca de su cuenta.

A continuación se muestra un ejemplo de un mensaje de invitación. Recuerde rellenar la información [CAPITALIZADA EN BRACKETS]. También hay una versión compatible con Microsoft Word de esta plantilla disponible para descargar aquí.

SUJETO: ACCIÓN NECESARIA : ENCUESTA DE ESTADO DE VACCINACIÓN - COMPLETO PARA EL [FECHA]

 Estimados colegas,

 Como puede saber, todos los empleados de [ORGANIZACIÓN] deben ser vacunados contra el COVID-19 o someterse a una prueba semanal que demuestre que no están infectados con el coronavirus a [POLÍTICA DE LA EMPRESA: p. ej., “trabajo desde nuestras oficinas”].

Exigimos que TODOS los empleados proporcionen detalles sobre su estado de vacunación. Debe completar esta encuesta sobre su estado de vacunación antes del [FECHA].

 ${l://SurveyLink?d=Haga clic%20here%20to%20report%20your%20vaccine%20status}, o copie y pegue el siguiente enlace en su navegador:
 ${l://SurveyURL}

 La breve encuesta preguntará sobre lo siguiente:

 1. Su estado de vacunación - completo, parcial o no vacunado

 2. Para aquellos que están vacunados total o parcialmente:

 -Detalles de su administración de la vacuna, incluido el tipo de vacuna, la fecha y el nombre

 del proveedor -Prueba de vacunación (por ejemplo, Tarjeta de Datos de Vacunación, Registro de Inmunización de un Proveedor de Asistencia Sanitaria)

 -Si no tiene pruebas de vacunación, deberá certificar su estado

 de vacunación 3. Para los que no están totalmente vacunados:

 -Si planea vacunarse

 completamente -Si ha recibido o buscará un alojamiento

 médico o religioso -Si trabaja en un lugar (es decir, en casa, al aire libre, en un lugar donde no tiene contacto con clientes ni colegas)

 Aquí hay información [ENLACE] de nuestra política de empresa.

Una vez más, TODOS los empleados deben completar esta encuesta a más tardar el [FECHA].

Gracias por ayudarnos a mantener a todos nuestros empleados y a sus familias sanos y seguros.

Atentamente,
 [INSERTAR FIRMA]

Consejo Q: Copie y pegue con cuidado el texto dinámico (por ejemplo, ${l://SurveyURL}). El formato del texto se puede transferir, lo que puede invalidar el texto dinámico, por lo que no funciona según lo previsto. Se recomienda generar texto dinámico dentro del editor de contenido enriquecido en el editor de mensajes de la biblioteca.

Programar su distribución

Una vez que haya sincronizado su lista de empleados y configurado sus mensajes de correo electrónico, puede enviar el proyecto de certificación de vacunación a sus empleados. Recomendamos distribuir esta encuesta por correo electrónico. Si elige un método de distribución diferente, tendrá que realizar cambios en la configuración, que explicaremos en detalle.

Correo electrónico

Puede enviar un correo electrónico desde la pestaña Distribuciones de la encuesta o desde el propio directorio. De cualquier manera, asegúrese de que está distribuyendo a la lista de correo electrónico del empleado que creó anteriormente.

Cuando haya terminado, vuelva a la pestaña Distribuciones para programar un recordatorio (en la encuesta, en el directorio). Asegúrese de que el recordatorio se enviará después de la invitación inicial.

SMS (texto)

Es posible que desee enviar la encuesta de certificación de vacunación a sus empleados por SMS en lugar de por correo electrónico. Para distribuir la encuesta por SMS, deberá asegurarse de haber adquirido créditos por SMS a través de su Account Executive de Qualtrics.

Si tienes créditos de SMS disponibles, puedes empezar a prepararte para tu distribución por SMS. En primer lugar, asegúrese de que todos los registros de empleados en XM Directory tengan un número de teléfono móvil en el campo Teléfono. El número de teléfono móvil debe incluir un código de país. Consulte Importar números de teléfono para ver los formatos exactos que debe utilizar.

Su archivo solo necesita una columna ExternalDataReference con ID de empleado y una columna Teléfono para números de teléfono. A continuación, puede cargar las modificaciones en la lista de distribución.

Una vez cargados sus números de teléfono, puede enviar una distribución de SMS unidireccional a sus empleados. Se enviará un enlace a cada empleado, que abrirá la encuesta en el navegador móvil de su teléfono.

Códigos QR y enlaces anónimos

Si desea que los empleados accedan a la encuesta de certificación de vacunación a través de un código QR® o un enlace estático publicado en la intranet de su empresa, primero debe añadir un autenticador a la encuesta de certificación de vacunación.

1. Vaya a la pestaña Encuesta de su encuesta de certificación de vacunación.
   
2. Vaya al flujo de la encuesta.
3. En la parte superior, seleccione Añadir debajo del bloque inicial de datos embebidos y seleccione Ramificación.
4. Añada una condición para que los campos de datos embebidos Nombre y Apellido estén vacíos. Esto indica que el empleado debe introducir su ID de empleado para autenticarse.
   
5. En esta ramificación, añada un nuevo elemento y seleccione Autenticador.
   
6. Fije el tipo de autenticación en Contacto.
   
   
7. Seleccione la lista de distribución que contiene la lista de empleados. En este ejemplo, es la lista “Lista de empleados (Administrador de estado de vacunación)”.
8. Fije el campo de autenticación en Datos de referencia externos.
   Consejo Q: Utilice el campo de etiqueta opcional para indicarle al empleado qué ID debe introducir. Aquí, escribimos “ID de empleado” porque esa es la información que grabamos como Datos de referencia externos.
9. Haga clic en Opciones en el autenticador.
10. Seleccione Permitir que los encuestados autenticados vuelvan a realizar la sección autenticada.
    
11. Debajo del autenticador, añada una rama para las personas cuyos datos embebidos de FirstName, LastName y ExternalDataReference estén vacíos.
    
    Consejo Q: asegúrese de unir todas las condiciones con “AND”.
12. Debajo de esta ramificación, añada un elemento de fin de encuesta.
    
    Consejo Q: Esto significa que los empleados que atraviesan esta ramificación no podrán completar la encuesta porque no proporcionaron la información correcta. Tendrán que intentarlo de nuevo y proporcionar un ID de empleado.
13. Opcional: Fije el mensaje en el elemento de fin de encuesta o los mensajes de error en las opciones de autenticador para proporcionar instrucciones adicionales sobre cómo los empleados pueden encontrar su ID de empleado.
14. Guarde el flujo de la encuesta.

Una vez que haya completado estos pasos, vaya a la encuesta Declaración de vacunación para obtener el código QR o el enlace anónimo.

Descargar documentos de vacunación

Para descargar el registro de vacunación de un solo empleado,

1. Navegue a la página Directorios.
   
2. Abra su nuevo directorio.
   
3. Vaya a la pestaña Contactos de directorio.
4. Busque el nombre del empleado.
5. Haga clic en el nombre del empleado.
6. Revise los atributos de contacto y copie y pegue el valor VaccinationUploadURL en su navegador para descargar el archivo.

También puede descargar todos los documentos de vacunación que sus empleados proporcionan en masa. Tenga en cuenta que estos archivos, aunque estén etiquetados por el ID de respuesta, no necesariamente serán etiquetados por el encuestado.

1. Vaya a la encuesta Certificación de vacunación.
   
2. Vaya a la pestaña Datos y análisis.
3. Exportar datos.
4. Seleccione Archivos enviados por el usuario en la parte superior.
   
5. Haga clic en Descargar.

Consulte la página Exportar datos de respuesta para obtener pasos más detallados.

Concesión de alojamiento

Cuando un empleado solicita un alojamiento, se le notificará por correo electrónico al equipo que haya especificado durante la configuración (por ejemplo, Recursos Humanos). Si el alojamiento de esa persona ha sido aprobado, el equipo puede actualizar el registro del empleado en XM Directory para reflejar esa aprobación. Para ello,

1. Navegue a la página Directorios.
   
2. Abra su nuevo directorio.
   
3. Vaya a la pestaña Contactos de directorio.
4. Busque el nombre del empleado.
5. Haga clic en el nombre del empleado.
6. Siga los pasos enlazados aquí para editar el contacto.
7. Ajuste el campo Alojamiento concedido para decir “Sí” para mostrar que se ha concedido un alojamiento para este empleado.
   

Configurar la lista de empleados para que se actualice automáticamente

En función de cómo se almacenen sus datos de empleado, puede configurarlos para que Qualtrics actualice automáticamente sus listas de empleados para dar cuenta de nuevas contrataciones y otros datos de empleado que cambien.

Primero, necesitará una fuente de importación, tal como se detalla en la página de soporte Fuentes de importación de archivos para automatizaciones de contacto. Conéctese con su equipo de TI para ver si alguna de estas opciones está disponible para usted.

Si su equipo de TI no puede aprovechar una de las opciones anteriores, Qualtrics puede alojar el servidor por una tarifa anual de alojamiento. Póngase en contacto con su Account Executive si desea añadir este servicio.

Una vez que haya determinado cómo se transferirá el listado de empleados a Qualtrics, puede configurar una Automatización de importación de XM Directory con el directorio donde almacena el listado de empleados. Para obtener más información, consulte la página de soporte Automatización de importación de contactos.

Panel de información gráfica de estado de vacunación

El panel de información gráfica de estado de vacunación se puede encontrar en la página Proyectos o dentro de su programa buscando su nombre, “Panel de estado de vacunación”.

En este proyecto, se trata de un tablero de control prediseñado por nuestros principales expertos en la materia. Incluye las siguientes páginas:

• Resumen de estado de vacunación: Vea cuántos empleados se ajustan a cada estado de vacunación, cuántos se les han concedido situaciones especiales en el lugar de trabajo y cuántas personas están buscando o se les ha concedido un alojamiento.
• Lista de empleados: Una lista de todos los empleados actuales y sus estados de vacunación.
• Detalles de alojamiento y lugar de trabajo: Esta página desglosa los detalles de los empleados que afirman que tienen:
  • haya solicitado o se le hayan concedido ajustes razonables en virtud de las leyes de derechos civiles; o
  • Trabaje desde casa, al aire libre o en un lugar de trabajo donde no esté presente ninguna otra persona, como compañeros de trabajo o clientes.
• Lugar de trabajo: Esta página proporciona información similar al Resumen de estado de vacunación, pero desglosada por lugares de trabajo.

Le invitamos a añadir más páginas o a realizar modificaciones según sea necesario. Si borra contenido de dashboard preconfigurado, no se podrá recuperar y tendrá que reestructurarlo de cero.

Edición de dashboard

Consulte estas páginas introductorias para comenzar.

• Introducción a los dashboards de CX
• Paso 1: Creación de su proyecto y adición de un dashboard
• Paso 2: Asignación de una fuente de datos de dashboard
• Paso 3: Planificación del diseño de su tablero de control
• Paso 4: Construir su panel
• Paso 5: Personalización adicional del panel
• Paso 6: Compartir y administrar usuarios

Gestionar su programa

Una vez que haya creado su gestor de estado de vacunación, se creará un nuevo programa. Contiene varios recursos que hemos desarrollado para ayudarlo a ejecutar su programa, incluido el Proyecto de certificación de vacunación, el Proyecto de estado de empleado y el Panel de estado de vacunación.

En el centro hay una lista de observación. Este es un lugar útil para realizar un seguimiento de las tasas de respuesta sin consultar las encuestas individuales.

Para obtener más información sobre la navegación general de un programa y el ajuste de los informes de lista de observación, consulte la página de soporte Programas.

Autorizaciones requeridas para el gestor de estado de vacunación

La siguiente es una lista de permisos necesarios para crear esta solución.

• General
  • Acceso a API
  • Crear encuestas
  • Gestionar flujos de trabajo en los distintos proyectos
  • Usar dashboards de CX
  • Carga de archivo
  • Firma
• XM Directory
  • Gestionar directorios
  • Varios directorios
• Extensiones
  • Servicio web
  • Lista de distribución a sincronizador de encuesta

Recomendamos que un administrador de organización cree Vacunation Solution Manager, ya que a menudo tienen la mayoría de los permisos necesarios, además de acceder a la pestaña Extensiones.

Servicio web “Actualizar estado de vacunación”

El gestor de estado de vacunación contiene varias automatizaciones, que se pueden encontrar en la pestaña Flujos de trabajo del proyecto de certificación de vacunación. Uno de estos workflows contiene un servicio web.

Cada vez que un empleado envía una actualización sobre su estado de vacunación, el servicio web actualiza la respuesta del empleado en la lista para que este estado se pueda reportar mediante los paneles de control correspondientes. Para seguir desglosando esto,

1. El workflow se inicia cada vez que alguien responde al proyecto de certificación de vacunación. Esto significa que se trata de un workflow basado en eventos basado en una respuesta de encuesta.
   
   Consejo Q: Este evento solo debe activarse para respuestas de encuesta creadas recientemente, no para las actualizadas por API.
   
2. Una tarea de XM Directory actualiza la información de contacto en la lista de distribución que ha creado para esta solución.
   
3. Una tarea de servicio web utiliza la API Actualizar respuesta para actualizar el estado de vacunación del empleado en el Proyecto de estado del empleado. Esto toma la respuesta que el empleado acaba de enviar y se asegura de que se actualice en otro lugar, para que se pueda generar un informe en el dashboard.
   
   Consejo Q: Los ID de respuesta son ID internos de Qualtrics vinculados a respuestas individuales de la encuesta. El campo que almacena este ID en beneficio de este servicio web es uno creado por la lista de distribución para el sincronizador de encuestas. Este campo se suele llamar algo así como “VaccinationStatusResponseId”. Se utiliza para identificar la respuesta correcta del empleado en el proyecto de estado del empleado y actualizarla como corresponda.
   
4. Se agrega una condición para que si un empleado afirma que será vacunado completamente en el plazo de dos semanas, reciba otro correo electrónico en dos semanas pidiéndole que vuelva a completar la encuesta de certificación vacunal y así actualizar su estado de vacunación. Este correo electrónico se envía mediante una tarea de XM Directory.
   
   Consejo Q: Este correo electrónico se menciona al final de la configuración de la solución.

Recursos adicionales de resolución de problemas

Además de los pasos descritos en esta página, existen otros recursos que pueden ayudarle a solucionar los problemas del gestor de estado de vacunación.

• Solución de problemas de la solución Qualtrics Vaccination & Testing Manager: Una página que describe cómo solucionar problemas de una solución similar.
• Uso de una lista de distribución para sincronizar encuestas en las soluciones de respuesta COVID-19: Una página que explica cómo usar la lista de distribución para encuestar el sincronizador en el Administrador de estado de vacunación.
• Probar/editar una encuesta activa: Una guía útil en la que las ediciones son seguras y las que no son seguras para realizar en una encuesta después de que haya empezado a recopilar datos.

Preguntas frecuentes

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