Gestión de jerarquías de organizaciones (Studio)

Acerca de la gestión de jerarquías de organización

Después de definir una jerarquía de organización, puede renombrarla, editarla, previsualizarla y eliminarla. También puede utilizar la creación de versiones de jerarquía de organización y habilitar la personalización del dashboard.

Cambiar el nombre de una jerarquía de organización

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Configuración.
4. Seleccione la pestaña Organización.
   
5. Busque la jerarquía de organización mediante el filtro Nombre.
6. Expanda el menú de acciones junto a la jerarquía de organización.
   
7. Seleccione Renombrar.
   
8. Introduzca un nuevo nombre para la jerarquía de organización en el cuadro Nuevo nombre.
   
9. Haga clic en Guardar.
10. Si planea utilizar esta jerarquía de organización como agrupación, debe publicarla.

Edición de una jerarquía de organización

Una vez que tenga una jerarquía de organización activa, puede editar su estructura, así como los filtros asignados, los usuarios y los parámetros de enriquecimiento.

Antes de comenzar

Antes de editar una jerarquía de organización:

• Recomendamos utilizar versiones para realizar modificaciones en las jerarquías de organización que se están utilizando actualmente.
• Para desactivar las agrupaciones basadas en jerarquía mientras se mantiene la personalización del panel de instrucciones, anule la publicación de una jerarquía de organización mientras se mantiene activa.
• Para desactivar completamente una jerarquía de organización mientras la modifica, desactívela.

Descargar estructura existente

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Configuración.
4. Seleccione la pestaña Organización.
5. Busque la jerarquía de organización mediante el filtro Nombre.
   
6. Haga clic en el enlace Editar en la columna correspondiente al componente que desea descargar.
   
7. Haga clic en el botón Descargar estructura existente para descargar la estructura existente.
   
8. De forma alternativa, haga clic en el botón Descargar asignación existente para descargar la asignación existente.
   
9. Haga una copia de seguridad del archivo de Excel.

Cargar estructura/asignación actualizada

Los pasos que sigue al cargar la nueva estructura o asignaciones son muy similares a los pasos que sigue al cargar los valores iniciales:

• Definición de la estructura organizativa
• Asignación de filtros de datos
• Asignación de usuarios
• Asignación de parámetros de enriquecimiento

Dado que los componentes de una jerarquía de organización están conectados, la actualización de 1 de ellos a veces requiere que realice las modificaciones correspondientes en otros componentes conectados:

• Siempre que modifique la estructura, deberá actualizar los filtros, los usuarios, los enriquecimientos y, a continuación, volver a publicar la jerarquía.
• Siempre que actualice filtros, deberá volver a publicar la jerarquía.

No es necesario realizar más modificaciones al actualizar solo asignaciones de usuario o parámetros de enriquecimiento.

Uso de versiones de jerarquía de organización

La creación de versiones de jerarquía de organización le permite actualizar toda una jerarquía de organización en 1 acción, lo que garantiza que los usuarios de la jerarquía de organización nunca vean cambios parciales, solo versiones finalizadas. Para actualizar una jerarquía utilizando una versión, debe hacer lo siguiente:

1. Crear versión de jerarquía de organización: cree una versión editable de una jerarquía de organización para duplicar las propiedades y la configuración de la jerarquía. Para obtener más información, consulte la subsección Creación de una versión editable de una jerarquía de organización a continuación.
2. Editar versión de jerarquía de organización: actualice la configuración de jerarquía para reflejar los cambios organizativos. Para obtener más información, consulte la subsección Edición de una versión de jerarquía de organización a continuación.
3. Sustituir referencias a la jerarquía original: Sustituya todas las referencias a la jerarquía original por la nueva versión. Para obtener más información, consulte la subsección Sustitución de una jerarquía de organización original a continuación.
4. Eliminar versión de jerarquía de organización original: elimine la jerarquía original o guárdela para conservarla. Para obtener más información, consulte la subsección Eliminar una versión original de la jerarquía de la organización a continuación.

Creación de una versión editable de una jerarquía de organización

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Configuración.
4. Seleccione la pestaña Organización.
   
5. Busque la jerarquía de organización mediante el filtro Nombre.
6. Expanda el menú de acciones a la izquierda de la jerarquía.
   
7. Seleccione Crear versión. Esto crea una versión desactivada de la jerarquía original con el mismo nombre y la palabra “Copiar” añadida.
   
   Consejo Q: Si no ve esta opción, significa que ya existe una versión de esta jerarquía.

Edición de una versión de jerarquía de organización

Puede editar todos los aspectos de la versión de la jerarquía sin afectar al original haciendo lo siguiente:

• Definición de la estructura organizativa
• Asignación de filtros de datos
• Asignación de usuarios
• Asignación de parámetros de enriquecimiento
• Publicación de una jerarquía de organización
• Publicar y anular la publicación de una jerarquía de organización

Sustitución de una jerarquía de organización original

Una vez que su versión esté lista para entrar en productivo, puede sustituir todas las referencias a la jerarquía original por la versión.

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Configuración.
4. Seleccione la pestaña Organización.
   
5. Busque la jerarquía de organización mediante el filtro Nombre.
6. Expanda el menú de acciones a la izquierda de la versión.
   
7. Seleccione Sustituir original.
   
8. Haga clic en Sí para confirmar que desea continuar. Esto sustituye la jerarquía de organización original por la versión modificada.
   
   Consejo Q: La versión original permanece en la lista, lo que le permite realizar más cambios en ella. Como alternativa, puede borrarlo.

Eliminación de una versión original de la jerarquía de la organización

Puede borrar las versiones de jerarquía de organización originales que ya no necesite.

Visualización de dependencias de la jerarquía de la organización

Puede ver qué dashboards y métricas utilizan las jerarquías de su organización. Esto es útil para tener en cuenta al editar o eliminar jerarquías.

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Configuración.
4. Seleccione la pestaña Organización.
   
5. Busque la jerarquía de organización mediante el filtro Nombre.
6. Expanda el menú de acciones a la izquierda de la versión.
   
7. Seleccione Dependencias.
   
8. Para ver qué dashboards utilizan la jerarquía, seleccione Dashboards en el menú.
   
9. Para cada dashboard que utiliza la jerarquía, se muestra la siguiente información:

• Dashboard: El nombre del dashboard.
• Propietario: el usuario propietario del panel de instrucciones.
• Última ejecución: La última vez que se visualizó el dashboard en Studio, se envió por correo electrónico como PDF o se actualizó.
• Estado: el estado del panel de instrucciones (Privado, Compartido o Público).

10. Para ver qué entidades utilizan este filtro, seleccione Métricas en el menú.
    
11. Para cada métrica que utiliza esta jerarquía, se muestra la siguiente información:
    • Métrica: El nombre de la métrica.
    • Propietario: el usuario propietario de la métrica.
    • Tipo de cálculo: El tipo de métrica.
    • Estado: el estado de la métrica (Privado, Compartido o Público).
12. Haga clic en Exportar para exportar todas las dependencias de la jerarquía a Excel. Este paso es opcional. Una vez finalizada la exportación, se le enviará el archivo por correo electrónico. El archivo de exportación contiene todas las métricas y dashboards que utilizan la jerarquía desglosada en hojas separadas.
13. Haga clic en Aceptar para cerrar las dependencias

Eliminar una jerarquía de organización

Puede eliminar las jerarquías de organización que ya no necesite.

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Configuración.
4. Seleccione la pestaña Organización.
   
5. Busque la jerarquía de organización mediante el filtro Nombre.
6. Expanda el menú de acciones a la izquierda de la versión.
   
7. Seleccione Eliminar.
   
8. Haga clic en Siguiente para confirmar la eliminación de la jerarquía.
   
9. Si opta por crear grupos automáticamente a partir de esta jerarquía al cargar asignaciones de usuario, se le pedirá que los borre automáticamente. Seleccione Sí para eliminar los grupos.
   
10. Seleccione No para conservar los grupos.
11. Haga clic en Siguiente para finalizar la eliminación de la jerarquía.

Personalización de dashboard

La personalización de dashboard le permite vincular widgets a la estructura de su organización o segmentación de mercado. En un dashboard personalizado, los widgets se filtran automáticamente según la jerarquía de organización seleccionada y el puesto más alto del usuario que ha iniciado sesión actualmente en esa jerarquía.

Así es como funciona la personalización del dashboard:

• Diferentes usuarios ven diferentes resultados de informes en el mismo panel de instrucciones si se encuentran en diferentes partes de la jerarquía de la organización.
• Se muestra un segmento empresarial correspondiente en la cabecera del dashboard.
• Si un usuario está asignado a un nivel de jerarquía que no es el más bajo, ese usuario puede alternar entre niveles inferiores de la jerarquía. Un usuario con acceso al nivel más alto de una jerarquía puede seleccionar todos los segmentos de negocio subsiguientes.
• Si un usuario no está identificado en la jerarquía, ese usuario no verá ningún dato y se mostrará un mensaje de error.

Activación de la personalización del dashboard

1. Inicie sesión en Studio.
2. Vaya al panel de instrucciones.
3. Expanda el menú de opciones en la cabecera del dashboard.
   
4. Seleccione Editar propiedades.
5. Expanda la sección Configuración avanzada en la ventana Propiedades del panel.
   
6. Marque la casilla de selección Personalización.
   
7. Seleccione 1 de las jerarquías de organización activas del menú.
   Atención: Si al menos 1 widget está utilizando la misma jerarquía de organización que una agrupación, la personalización de un dashboard habilitará la generación de informes entre iguales y superiores.
   Consejo Q: La lista de jerarquías de organización disponibles se filtra para incluir solo las jerarquías de organización relevantes para el proyecto predeterminado para un dashboard específico
   Consejo Q: Si no ve la jerarquía de inmediato, es probable que se deba a que aún se está ejecutando la clasificación. Una vez completada la clasificación, la jerarquía estará disponible en todos los paneles de instrucciones personalizados.
8. Puede activar la opción Contexto de organización para permitir a los usuarios ver, pero no acceder a, toda la jerarquía de la organización en los filtros del dashboard, independientemente de su posición dentro de ella. Este paso es opcional.
9. Haga clic en Guardar.
   

Vista previa de una jerarquía de organización

Puede obtener una vista previa de los dashboards exactamente cómo los verán otros usuarios de la jerarquía de su organización. Utilice esta función para confirmar que está compartiendo exactamente lo que pretende compartir con un usuario y para asegurarse de que la información que está compartiendo con cada usuario es correcta, importante y procesable.

1. Inicie sesión en Studio.
2. Navegue al panel de instrucciones con una jerarquía de organización aplicada.
3. Haga clic en el botón Compartir en la cabecera del dashboard.
   
4. Localice el usuario en cuyo nombre desea obtener una vista previa del dashboard en función de su estado de uso compartido. Si el panel de instrucciones ya se ha compartido con el usuario, localícelos en la sección Compartido anteriormente.
   
5. Si el dashboard no se ha compartido con el usuario, empiece a escribir la dirección de correo electrónico de Studio del usuario en la casilla Introducir usuarios o grupos con los que compartir y seleccione el correo electrónico de las opciones visualizadas.
   
6. Localice la dirección de correo electrónico seleccionada en la sección Agregar.
   
7. Haga clic en el enlace Vista previa junto al correo electrónico del usuario.
8. Se abre la vista previa del panel de instrucciones personalizada para el usuario seleccionado.
   
   Consejo Q: La vista previa tiene una interacción limitada y está pensada para asegurarse de que el dashboard sea accionable para cada usuario.
9. Dentro de la vista previa, haga clic en Volver a compartir para volver a compartir el dashboard.
10.  De forma alternativa, haga clic en Salir de la vista previa para cancelar el uso compartido y volver al panel de instrucciones.