Distribuciones por SMS (EX)

Acerca de las distribuciones por SMS para EX

Las distribuciones por SMS de Qualtrics para EX le ayudan a recopilar opiniones de sus empleados a través de sus dispositivos móviles. Esta página tratará los pasos para preparar su encuesta para una distribución por SMS y brindará consejos sobre las mejores prácticas en encuestas por SMS.

Los proyectos EX permiten encuestas por SMS unidireccionales, a las que envía un enlace de encuesta por SMS y el participante abre la encuesta en el navegador web del dispositivo móvil. Puede enviar invitaciones a la encuesta y recordatorios de encuesta por SMS.

Ejemplo: En este ejemplo, el participante recibe una invitación por SMS en su teléfono que contiene un enlace a la encuesta.

Después de hacer clic en el enlace, la encuesta se abre en el navegador móvil del participante.

Créditos y modelos de integración

Las encuestas por SMS tienen un costo adicional por enviar. Cada mensaje enviado a un participante costará un importe predeterminado. Los precios y los requisitos de estos modelos pueden diferir, por lo que asegúrese de hablar con su representante de cuentas o XM Success Manager. Para enviar encuestas por SMS, tiene dos opciones:

• Modelo de subcuenta: el modelo predeterminado y nuestra recomendación. Los beneficios de este modelo incluyen asistencia para la incorporación, el mantenimiento y la resolución de problemas de la integración con la ayuda de XM Success Manager. En el modelo de subcuenta, debe comprar créditos por SMS para enviar encuestas por SMS a través de Qualtrics. Para obtener información sobre la determinación de precios de créditos SMS, póngase en contacto con su Account Executive. El uso del crédito depende del país/región del receptor.
• Modelo de autoservicio: se recomienda si su empresa tiene una relación existente con un proveedor y un equipo de soporte especializado que pueda gestionar los problemas directamente. Este modelo le ofrece su propio control sobre la incorporación, la actualización y la resolución de problemas de la integración con su proveedor. En el modelo de autoservicio, los costes de distribución de mensajes SMS son gestionados directamente por los clientes con su propio proveedor. Puede leer más sobre la configuración de esta integración en la página de soporte Utilizar su propio proveedor de SMS.

Créditos disponibles

Hay varios lugares donde puede ver cuántos créditos le quedan:

• Antes de programar un nuevo mensaje de texto, el número de créditos disponibles se enumerará en la parte superior de la página.
• Los administradores de organización pueden consultar el informe del administrador de Uso de licencias para ver cuántos créditos se han consumido durante un período de tiempo y cuántos créditos quedan en la licencia.

Añadir números de teléfono a participantes

Antes de poder distribuir una encuesta por SMS, debe asegurarse de que los participantes tengan un campo de metadatosNúmero de teléfono o Teléfono. Este nombre de campo no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Al enviar un SMS, Qualtrics buscará un campo Número de teléfono o Teléfono y lo distribuirá al número guardado en ese campo:

1. Qualtrics buscará primero un campo de metadatos “Número de teléfono” y lo distribuirá al número guardado en ese campo si no está vacío.
2. Si el participante no tiene un campo de metadatos “Número de teléfono” (o está vacío), Qualtrics buscará un campo de metadatos “Teléfono” y lo distribuirá al número guardado en ese campo.
3. Si un participante no tiene los campos de metadatos “Número de teléfono” o “Teléfono” (o están vacíos), Qualtrics no enviará un SMS al participante.

Para formatear números de teléfono, consulte Importación de números de teléfono. Tenga en cuenta que hay diferentes formas de dar formato a los números de teléfono según el país del destinatario.

Para actualizar los participantes de su proyecto con su número de teléfono, consulte Actualización de participantes. Le recomendamos que actualice sus participantes con una carga de archivo en lugar de actualizarlos manualmente a menos que solo tenga que actualizar algunos.

Envío de una encuesta unidireccional por SMS

En esta sección se explica cómo enviar invitaciones y recordatorios. Los pasos son en gran medida los mismos excepto para elegir el tipo de distribución.

1. Si aún no lo ha hecho, añada el número de teléfono de los participantes como campo de metadatos.
2. En la pestaña Mensajes, seleccione Mensajes de texto (SMS).
   
3. Haga clic en Enviar un mensaje.
4. Elija si desea enviar una invitación a la encuesta o un recordatorio independiente. Independientemente de su elección, los pasos restantes son los mismos.
   
5. Haga clic en Siguiente.
6. Elija a quién desea enviar su mensaje de texto:
   
   • Todos los participantes que aún no han recibido la invitación a la encuesta por SMS: Todos los participantes que aún no han sido invitados.
   • Participantes personalizados: un conjunto limitado de participantes basado en los criterios que establezca. Consulte Limitación de quién recibe mensajes de texto para obtener más información.
7. Revise los participantes que recibirán el texto. Si desea modificar quién recibirá el mensaje, ajuste las condiciones en el paso anterior.
8. Haga clic en Siguiente.
9. Empiece a crear su mensaje de texto. Si tiene un mensaje de biblioteca preconfigurado, puede cargarlo utilizando el menú desplegable situado encima del editor de mensajes.
   
   Consejo Q: Los mensajes de la biblioteca le permiten agregar traducciones para distribuciones en varios idiomas.
10. Edite su mensaje escribiendo en el cuadro.
11. Utilice las herramientas en la parte superior del editor de mensajes para ayudarle a crear el mensaje. Estas herramientas son:
    • Flecha hacia atrás: anula la edición anterior.
    • Flecha hacia adelante: Redos el anterior deshacer.
    • Portapapeles: Inserta el enlace de la encuesta. De forma predeterminada, el enlace de la encuesta ya estará en el mensaje.
    • {a}: Inserta texto dinámico. Puede dinamizar la información personal del participante y los metadatos que tenga en el proyecto.
12. Para probar el mensaje antes de enviarlo oficialmente, haga clic en Vista previa del mensaje.
    Consejo Q: Para enviar la prueba, seleccione el código de país e introduzca el número de teléfono antes de hacer clic en Enviar.
    
13. Haga clic en Siguiente.
14. Seleccione cuándo desea enviar el mensaje, ya sea Enviar ahora o Programar para más tarde.
    
15. Si se encuentra en un proyecto de Ciclo de vida, verá la opción Configurar invitación recurrente para invitar automáticamente a nuevos participantes. Para obtener más información sobre los mensajes recurrentes, consulte Mensajes SMS recurrentes para el ciclo de vida.
16. Si programa su mensaje para más tarde, seleccione la Fecha de inicio, la Hora y el Huso horario. Además, si configura una invitación recurrente, seleccione la programación Repetir.
17. Haga clic en Fijar ventana de entrega para configurar una ventana de entrega para su mensaje. Esto determina cuándo recibirán sus mensajes los contactos.
18. Seleccione No fijar ventana de entrega o Fijar ventana de entrega personalizada.
    
19. Si configura una ventana de entrega personalizada, seleccione la Hora de inicio, la Hora de fin y el Huso horario.
    Atención: Qualtrics no almacena ninguna información sobre la zona horaria de los destinatarios de SMS, por lo que debe asegurarse de que la zona horaria que seleccione se ajuste a sus destinatarios deseados.
20. Seleccione cómo desea gestionar los SMS programados fuera de la ventana de entrega. Marque No enviar automáticamente distribuciones por SMS en la ventana siguiente si no desea enviar distribuciones por SMS durante la siguiente ventana de entrega. Si la casilla no está marcada, las distribuciones que se programaron para enviarse fuera de la ventana de entrega se guardarán y enviarán en la siguiente ventana de entrega.
    Atención: Cuando esta opción no está marcada, el estado de distribución dentro del historial de distribución será En curso hasta que se envíen todas las distribuciones. Cuando se selecciona esta opción, el estado de distribución será Fallido si no se enviaron todas las distribuciones en la ventana de tiempo indicada.
21. Haga clic en Guardar.
22. Haga clic en Siguiente.
    
    
23. Revise su distribución para asegurarse de que sea correcta.
    
24. Si necesita editar alguna configuración, haga clic en Editar para acceder a esa configuración.
25. Cuando haya terminado, haga clic en Programar.

Mensajes SMS recurrentes para el ciclo de vida

Si está utilizando un proyecto de ciclo de vida, puede enviar mensajes SMS recurrentes según el cronograma que elija.

1. Siga los pasos para enviar una encuesta unidireccional por SMS y seleccione Configurar invitación recurrente.
   
2. Verá un menú desplegable adicional para Repeticiones. Elija cuándo se repiten sus mensajes SMS.
   • No se repite (no configura una automatización de mensajes)
   • Diariamente
   • Semanalmente
   • Mensualmente
   • Anualmente
3. En Finaliza, seleccione cuándo deben dejar de enviarse los mensajes recurrentes. Puede elegir entre las siguientes opciones:
   
   • Nunca: los mensajes SMS continuarán enviándose hasta que los detenga manualmente.
   • El: Seleccione una fecha específica para que se detengan los mensajes SMS.
   • Después de X ocurrencias: establezca un número limitado de veces que se deben enviar los mensajes antes de que se detengan.
4. En el campo, introduzca las direcciones de correo electrónico que deben notificarse cada vez que se envía un mensaje SMS. Escriba cada dirección de correo electrónico por separado y haga clic en el signo más ( + ) para añadirla a la lista. Puede sumar 10.
5. Cuando haya terminado, haga clic en para ver las opciones avanzadas o haga clic en Siguiente para continuar configurando la automatización de SMS.

Limitación de quién recibe mensajes de texto

Al crear la distribución, tiene la opción de limitar qué participantes reciben la distribución en función de los criterios que fije.

Después de elegir enviar a un número limitado de participantes, seleccione las condiciones que deben cumplir sus participantes. Puede limitar los participantes en función de los siguientes campos:

• Nombre o correo electrónico: La condición se basa en el nombre, apellido o dirección de correo electrónico del participante.
• Apellido: Base la condición en el apellido del participante.
• Nombre: Base la condición en el nombre del participante.
• Metadatos: Base la condición en los valores de metadatos del participante.
• Rol: Base la condición en el rol de proyecto del participante.

Puede agregar varias condiciones a su distribución haciendo clic en los tres puntos junto a una condición y seleccionando Agregar condición a continuación.

Tenga en cuenta que los siguientes campos solo se pueden utilizar una vez cada uno en un conjunto de condiciones:

• Nombre o correo electrónico
• Apellidos
• Nombre

Cuando utilice varias condiciones, tenga en cuenta cómo interactuarán:

• Si los criterios son diferentes (por ejemplo, dos campos de metadatos diferentes), se unen mediante “y”, lo que significa que ambas condiciones deben ser verdaderas para que un participante reciba la encuesta.
• Si los criterios son los mismos (por ejemplo, el mismo campo de metadatos, solo valores diferentes para el campo), se unen con “o”, lo que significa que solo una condición debe ser verdadera para que un participante reciba la encuesta.

Enviar un recordatorio a una invitación por SMS

Después de enviar una invitación inicial por SMS, es posible que desee enviar uno o más recordatorios a los destinatarios que no respondieron.

Para enviar un recordatorio, busque la invitación a la encuesta que ha enviado y haga clic en el menú desplegable de la derecha. Seleccione Programar un recordatorio.

Luego configurarás los mismos detalles que harías para una invitación por SMS, como el cuerpo del mensaje y cuándo debería enviarlo. No tendrá que elegir destinatarios, ya que el recordatorio se dirigirá a cualquiera de la distribución de SMS seleccionada que aún no haya respondido.

Una vez enviado el recordatorio SMS, podrá ver su información y descargar su historial, al igual que lo haría con una invitación por SMS.

Visualización de información de distribución y descarga de historiales

Sus distribuciones por SMS aparecerán en la pestaña Mensajes de texto (SMS). Haga clic en una distribución específica para obtener más información.

La sección Detalles de distribución contiene información sobre el tipo de distribución, quién la recibió, la fecha de envío y el estado de la distribución. Si la distribución ya se ha enviado, haga clic en Vista previa de distribución para ver la configuración de la distribución. Si la distribución está programada para enviarse, haga clic en Editar distribución para ver y cambiar la configuración de la distribución.

La sección Métricas contiene información específica sobre cuántos mensajes se han enviado. Esto incluye el número de participantes que se incluyeron en la distribución, el número de mensajes que se enviaron, el número de mensajes que fallaron y la cantidad de créditos consumidos.

La sección Distribuciones relacionadas incluye información sobre invitaciones y recordatorios vinculados. Por ejemplo, si envía un recordatorio a una invitación, estas distribuciones se mostrarán en los paneles de detalles del otro. Podrá ver la fecha y la hora en que se enviaron las distribuciones relacionadas y hacer clic para ver una vista previa de los detalles de distribución adicionales.

Estados de distribución

La columna de estado le ayudará a supervisar el estado actual de cada mensaje: si ha fallado o se ha enviado correctamente.

A continuación presentamos una lista descriptiva de posibles condiciones de estado.

• Error – La distribución no se ha enviado. Por lo general, esto significa que la encuesta no se configuró correctamente.
• Enviado (naranja con advertencia) – La distribución se ha enviado, pero su tamaño de público era igual a 0, o hay mensajes de error/rebotados.
• Enviado (verde): la distribución se ha enviado, todos los mensajes se han enviado, 0 mensajes han fallado.
• En curso – La distribución está en curso
• Programado: la distribución está programada.

Descargando historial de distribución

Puede descargar el historial de distribución para mensajes que están en curso de envío o que ya se han enviado. Para descargar el historial, seleccione la distribución y haga clic en Descargar historial.

A continuación, seleccione las opciones de delimitador y anexo de campo deseadas para su archivo de descarga. Una vez que haya terminado, haga clic en Descargar historial. Puede abrir este archivo en cualquier editor de hojas de cálculo de su ordenador.

Su archivo contendrá la siguiente información:

• ​​PersonID: El PersonID del participante.
• Nombre: El nombre del participante.
• Apellido: El apellido del participante.
• Número de teléfono: El número de teléfono del participante.
• Nombre de usuario: El nombre de inicio de sesión del participante.
• Encuestado: indica si el participante es un encuestado o no. Los valores posibles son Sí y No.
• Estado: indica si el estado de la encuesta del participante. Los valores posibles son: Enviado, Entregado, Abierto, Fallido, Rebotado, Bloqueado, Duplicado, Omitido y Omitido (opt-out). Consulte Estados de distribución para obtener más información.
• Cronomarcador: La marca de tiempo del cambio de estado del participante. Se visualiza en formato ISO 8601.

Exclusión de encuestas por SMS

Los participantes pueden darse de baja de las encuestas por SMS en cualquier momento. Recomendamos comenzar con un mensaje de inclusión para asegurarse de que la encuesta cumple con las leyes y que los participantes sepan cómo darse de baja si es necesario. Consulte el paso 11 en Envío de una encuesta unidireccional por SMS para obtener instrucciones.

Para darse de baja, un participante también puede responder “DETENER” a cualquier mensaje. Para obtener una lista de palabras STOP en diferentes idiomas, consulte Exclusión de una distribución por SMS. Una vez que un participante se da de baja, no recibirá mensajes en el futuro y se marcará como dado de baja en su directorio de empleados.

Cuando un participante se da de baja respondiendo “STOP”, se añadirá un campo de metadatos al participante tanto en el directorio de empleados como en el proyecto. Se les asignará el campo Excluido con un valor de “Sí”.

Dar de alta

Para dar de alta a un participante después de que este se haya dado de baja, debe realizar los siguientes pasos:

1. El participante debe responder con “START” o “UNSTOP” a su mensaje anterior STOP
2. Cambie el valor del campo de metadatos Excluidos a “No” o elimine el campo del participante por completo.