Mejores prácticas para automatizaciones

Acerca de las mejores prácticas de automatización

La pestaña Automatizaciones en XM Directory es una tienda integral para optimizar las importaciones de contactos y las distribuciones de encuestas. En Automatizaciones, puede configurar un proceso que importe contactos regularmente desde su base de datos, envíe invitaciones a la encuesta a una lista de distribución en un cronograma recurrente o enlace el proceso para que las importaciones de contactos activen automáticamente una encuesta. Sin embargo, hay muchas opciones disponibles. Aunque esto implica posibilidades ilimitadas, es comprensible necesitar un poco de orientación.

Esta página se centrará en las mejores prácticas y los casos de uso comunes para las automatizaciones.

Diferenciar ficheros de contacto por proyecto

Al configurar su automatización de importación de contactos, deberá indicarle a Qualtrics la ubicación específica y los archivos que debe buscar en su servidor SFTP. De forma predeterminada, la automatización seleccionará Todos los archivos que el servidor aún no haya seleccionado.

Sin embargo, su servidor SFTP puede contener varias listas de distribución que forman parte de diferentes proyectos. En lugar de crear diferentes rutas de archivo para todos sus proyectos, puede añadir un prefijo o sufijo específico a sus archivos relevantes y indicarlos en Qualtrics.

La convención para fijar nombres del archivo depende de usted, pero normalmente recomendamos incluir el nombre de su proyecto y la fecha de creación del archivo como su nombre y, a continuación, anotar el nombre del proyecto relevante como sufijo o prefijo. Por ejemplo, su fichero podría llamarse transactional_Survey_project_mmddyyyy. A continuación, en la automatización, debería tener en cuenta que el prefijo del nombre de archivo es transactional_Survey_project.

Seguimiento del éxito de la automatización

Las automatizaciones piden destinatarios de resumen de ejecución. Se enviará un correo electrónico a uno o más destinatarios cada vez que finalice la ejecución, indicando si se ha realizado correctamente o se ha producido un error. Dado que esto enviará un correo electrónico cada vez que finalice la importación, le recomendamos que configure un dominio de correo electrónico específico en su extremo que recibirá todos estos correos electrónicos y que configure un filtro en ese correo electrónico para reenviar las ejecuciones fallidas a las partes interesadas relevantes. El soporte técnico de Qualtrics puede utilizar estos correos electrónicos para solucionar problemas si necesita ayuda para diagnosticar por qué una ejecución no se ha realizado correctamente.

Vincular automatizaciones de importación de contactos y distribución de encuestas

Si utiliza automatizaciones de importación de contactos y automatizaciones de distribución de encuestas para simplificar el proceso de envío de invitaciones cada vez que se añadan más contactos a una lista de distribución, es imprescindible que vincule las automatizaciones. Si no se enlazan las automatizaciones y, en su lugar, se configuran por separado, pueden surgir los problemas descritos en esta sección.

Envío incorrecto de distribuciones

Si configura una automatización de importación de contactos y configura una distribución de encuestas para enviarla a esa lista de distribución específica sin vincular las dos automatizaciones, la distribución de la encuesta se enviará a toda la lista de contactos.

Si se vuelve a contactar con los correos electrónicos que rebotaron la primera vez, podría inflar los estados de devolución; si tiene activadas las reglas de frecuencia de contacto, podría aumentar las distribuciones omitidas. Enviar demasiados correos electrónicos a los mismos destinatarios también puede molestarlos, lo que aumenta la probabilidad de que dejen de recibir invitaciones a la encuesta.

Faltan datos de transacción o aparecen incorrectamente

Muchas automatizaciones de importación de contactos se configuran con algunos campos marcados como Datos de transacción.

Si enlaza correctamente la importación de contactos y las automatizaciones de distribución, Qualtrics sabrá enviar enlaces de encuesta transaccionales a aquellos contactos que se hayan importado, y estos campos se guardarán en la información de contacto en XM Directory y en los datos de la encuesta.

Sin embargo, si las automatizaciones de contacto y distribución no están vinculadas, es posible que los datos transaccionales especificados en el archivo de contacto no se muestren correctamente en los datos de la encuesta. Esto se debe a que a la automatización de distribución no se le ha dicho que busque datos transaccionales en la lista de contactos.

Si utiliza automatizaciones para enviar distribuciones de encuestas a contactos importados por la automatización SFTP, se recomienda encarecidamente que estén vinculadas siguiendo las instrucciones de la configuración de ambas automatizaciones.