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Datos personales

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Acerca de la función Datos personales

Las leyes de privacidad, como el RGPD, en ocasiones, le exigen que elimine sus datos personales cuando se le solicite. Dentro de Qualtrics, los datos personales se pueden almacenar en diferentes lugares, como contactos, directorios, respuestas de encuestas, tickets, cuentas de usuario, etc. Puede localizar datos de una persona o de un grupo de personas buscando su dirección de correo electrónico y, a continuación, eliminar esta información según sea necesario. También puede exportar respuestas de encuesta vinculadas a un correo electrónico/varias direcciones de correo electrónico en un formato de archivo JSON.

Para empezar, vaya a Administración, seleccione Privacidad de datos y asegúrese de estar en la sección Datos personales.

Elegir administrador del nivel superior de navigación en la parte superior izquierda de cada página del sitio web

Pestañas de datos personales y de privacidad de datos

Los registros que se pueden ubicar y/o eliminar por dirección de correo electrónico incluyen el número de:

Consejo Q: Los administradores de organización tienen acceso a esta función, pero los administradores de división no.
Consejo Q: Esta herramienta no elimina respuestas en curso en la aplicación sin conexión, encuestas completas o datos del servidor SFTP. Tampoco actualiza los datos de Stats iQ (aunque elimina los datos de modo que, cuando se actualice Stats iQ, los datos dejarán de existir). Consulte la página de soporte técnico de Qualtrics & GDPR Compliance para obtener instrucciones sobre cómo eliminar los datos enumerados.
Atención: Esta herramienta solo capta registros que están claramente conectados a un contacto en XM Directory (o contactos si no tiene XM Directory). Esto significa, por ejemplo, que si se ha escrito un correo electrónico en una pregunta de entrada de texto solicitando una dirección de correo electrónico en una encuesta distribuida a través de un enlace anónimo, la solicitud de eliminación no eliminará la respuesta de la encuesta, ya que la respuesta no se distribuirá mediante una lista de contactos. En este escenario, desea filtrar los datos por la pregunta de entrada de texto y, a continuación, eliminar la respuesta.

Mostrar un resumen de todos los registros asociados con un correo electrónico

Puede buscar toda la información personal vinculada a una determinada dirección de correo electrónico. Este resumen le permite localizar registros y averiguar cuántos datos de su organización de Qualtrics están relacionados con una dirección de correo electrónico antes de eliminarlos.

  1. Haga clic en Agregar una solicitud.
    Añadir un botón de solicitud, parte superior de la sección de datos personales
  2. Escriba un correo electrónico en el campo.
    Cuadro grande en el que puede escribir una dirección de correo electrónico. Debajo de eso, opción múltiple, la primera opción es mostrar un resumen. A continuación, dos botones. El botón Proceso azul es el segundo

    Consejo Q: o haga clic en varias direcciones de correo electrónico para encontrar las respuestas de la encuesta asociadas con varias personas. Asegúrese de que su hoja de cálculo de direcciones de correo electrónico se ajuste a los siguientes requisitos:
    Cuando se hace clic en varias direcciones de correo electrónico, puede cargar un archivo en su lugar

    • Una columna llamada correo electrónico
    • No más de 500 direcciones de correo electrónico
    • Guardado como CSV en formato UTF-8
  3. Haga clic en Mostrar un resumen de los datos.
  4. Haga clic en Procesar.
  5. Lee el mensaje. El sistema empezará a trabajar en su solicitud. Haga clic en el botón Atrás o Revisar solicitudes pasadas.
    Mensaje de agradecimiento que explica que es posible que tenga que esperar

    Consejo Q: También puede iniciar una nueva solicitud o navegar a otra parte del producto mientras se procesa su solicitud. Es posible que tenga que desactivar el bloqueador de anuncios para ver el resumen de solicitudes pasadas de revisión.
  6. Cuando su solicitud haya terminado de cargarse, recibirá el ID de transacción de su solicitud.
    Columna de ID de transacción con ID que comienza con OP
  7. Haga clic en la cabecera de la entrada que coincida con el ID para expandirla.
     Consejo Q: La solicitud puede estar pendiente o en curso. Está bien salir de la página y trabajar en otras cosas mientras el sistema busca los registros de su marca.
  8. La entrada le indicará cuántas respuestas, contactos, tickets y/o usuarios con ese correo electrónico se encontraron en la organización.
    Consejo Q: Las direcciones de correo electrónico que ha buscado no se incluyen en esta entrada para mantener su privacidad por parte de otros administradores de organización. Solo se enumerarán las direcciones de correo electrónico que no hemos podido encontrar en su sistema.

Eliminar todos los registros asociados con un correo electrónico

Advertencia: Una vez borrados estos registros, no se pueden recuperar. No borre registros a menos que esté absolutamente seguro.
  1. Haga clic en Agregar una solicitud.
    Añadir un botón de solicitud, parte superior de la sección de datos personales
  2. Escriba un correo electrónico en el campo.
    Cuadro grande en el que puede escribir una dirección de correo electrónico. Debajo de eso, opción múltiple, la primera opción es mostrar un resumen. A continuación, un campo en el que se le pedirá que escriba borrar. A continuación, dos botones. El botón Proceso azul es el segundo.

    Consejo Q: o haga clic en varias direcciones de correo electrónico para encontrar las respuestas de la encuesta asociadas con varias personas. Asegúrese de que su hoja de cálculo de direcciones de correo electrónico se ajuste a los siguientes requisitos:
    Cuando se hace clic en varias direcciones de correo electrónico, puede cargar un archivo en su lugar

    • Una columna llamada correo electrónico
    • No más de 500 direcciones de correo electrónico
    • Guardado como CSV en formato UTF-8
  3. Haga clic en Eliminar todos los datos.
  4. Escriba delete en el campo.
  5. Haga clic en Procesar para confirmar.
  6. Lee el mensaje. El sistema empezará a trabajar en su solicitud. Haga clic en el botón Atrás o Revisar solicitudes pasadas.
    Mensaje de agradecimiento que explica que es posible que tenga que esperar

    Consejo Q: También puede iniciar una nueva solicitud o navegar a otra parte del producto mientras se procesa su solicitud.
  7. Cuando su solicitud haya terminado de cargarse, recibirá el ID de transacción de su solicitud.
    Columna de ID de transacción con ID que comienza con OP

    Consejo Q: La solicitud puede estar pendiente o en curso. Está bien salir de la página y trabajar en otras cosas mientras el sistema busca los registros de su marca.
  8. La entrada le indicará cuántas respuestas, contactos, tickets y/o usuarios con ese correo electrónico se eliminaron de la organización.
    Consejo Q: Las direcciones de correo electrónico que ha buscado no se incluyen en esta entrada para mantener su privacidad por parte de otros administradores de organización y para borrar realmente todos los registros de ese correo electrónico. Solo se enumerarán las direcciones de correo electrónico que no hemos podido encontrar en su sistema. Esta información se mantendrá durante 60 días, después de los cuales borraremos cualquier registro de estos correos electrónicos.

Crear un archivo JSON descargable

Puede exportar todas las respuestas de encuesta asociadas con un correo electrónico o varias direcciones de correo electrónico en un formato de archivo JSON. Este archivo se puede importar a otros programas que aceptan archivos JSON, como Intuit.

Esta exportación solo está disponible en formato JSON. Para exportar datos en otros formatos, exporte datos directamente desde encuestas individuales.

Ejemplo: Este es el aspecto de la exportación JSON cuando se abre en un editor de texto.

Un archivo en el que todo el texto se ejecuta conjuntamente. Los campos se enumeran en un formato JSON con paréntesis, de modo que solo puede visualizar los campos y sus valores prestando atención a la separación por comas y al cierre de paréntesis.

  1. Haga clic en Agregar una solicitud.
    Añadir un botón de solicitud, parte superior de la sección de datos personales
  2. Escriba un correo electrónico en el campo.
    Cuadro grande en el que puede escribir una dirección de correo electrónico. Debajo de eso, opción múltiple, la primera opción es mostrar un resumen. A continuación, dos botones. El botón Proceso azul es el segundo

    Consejo Q: o haga clic en varias direcciones de correo electrónico para encontrar las respuestas de la encuesta asociadas con varias personas. Asegúrese de que su hoja de cálculo de direcciones de correo electrónico se ajuste a los siguientes requisitos:
    Cuando se hace clic en varias direcciones de correo electrónico, puede cargar un archivo en su lugar

    • Una columna llamada correo electrónico
    • No más de 500 direcciones de correo electrónico
    • Guardado como CSV en formato UTF-8
  3. Haga clic en Crear un archivo descargable.
  4. Haga clic en Procesar.
  5. Lee el mensaje. El sistema empezará a trabajar en su solicitud. Haga clic en el botón Atrás o Revisar solicitudes pasadas.
    Mensaje de agradecimiento que explica que es posible que tenga que esperar

    Consejo Q: También puede iniciar una nueva solicitud o navegar a otra parte del producto mientras se procesa su solicitud.
  6. Cuando el archivo esté listo, habrá un enlace de descarga azul a la derecha. Haga clic aquí para descargar el archivo.
    Botón de descarga situado a la derecha de una solicitud de archivo

     Consejo Q: La solicitud puede estar pendiente o en curso. Está bien salir de la página y trabajar en otras cosas mientras el sistema busca los registros de su marca.
     Consejo Q: El archivo se comprimirá cuando lo descargue por primera vez. Haga clic para descomprimirlo antes de cargarlo en otro programa.

Preparación de un archivo con varios correos electrónicos

Puede buscar, eliminar o descargar registros asociados con varias direcciones de correo electrónico utilizando un CSV. En esta sección se explica cómo dar formato y cargar una lista de direcciones de correo electrónico para este fin.

  1. En Excel o un programa similar, cree un nuevo archivo.
  2. Cree una columna con el correo electrónico de cabecera. Enumere los correos electrónicos que desea buscar/eliminar/descargar respuestas debajo.
    Archivo .CSV con un encabezado de correo electrónico y una lista de correos electrónicos debajo

    Consejo Q: No puede enumerar más de 500 direcciones de correo electrónico.
  3. Guarde el archivo como CSV codificado en UTF-8.
  4. Vaya a Privacidad de datos.
    Añadir un botón de solicitud, parte superior de la sección de datos personales
  5. Haga clic en Agregar una solicitud.
  6. Haga clic en el texto azul que indica varias direcciones de correo electrónico.
    Múltiples direcciones de correo electrónico
  7. Haga clic en Seleccionar un archivo y cargue el CSV que acaba de hacer.
    Seleccionar un botón de archivo

    Consejo Q: Para eliminar este archivo para poder añadir uno nuevo en su lugar (por ejemplo, ha seleccionado el nombre de archivo incorrecto), haga clic en el signo menos ( – ) situado junto al nombre del archivo.
  8. Seleccione la función que desea realizar:
    • Mostrar un resumen de los datos: Buscar toda la información personal vinculada a las direcciones de correo electrónico. Este resumen le permite localizar registros y averiguar cuántos datos de su organización de Qualtrics están relacionados con una dirección de correo electrónico antes de eliminarlos.
    • Crear un archivo de datos descargable: Exportar todas las respuestas de encuesta asociadas con las direcciones de correo electrónico en un formato de archivo JSON. Este archivo se puede importar a otros programas que aceptan archivos JSON
    • Borrar todos los datos: Elimine toda la información personal almacenada en la organización Qualtrics vinculada a las direcciones de correo electrónico.
  9. Haga clic en Procesar.

Solicitudes anteriores

Aunque los correos electrónicos buscados siempre están excluidos para cumplir con las demandas de privacidad y eliminación, hay registros de todas las búsquedas y eliminaciones anteriores. Esto le permite realizar un seguimiento de quién está buscando o borrando estos registros. El nombre del usuario (no el correo electrónico ni el nombre de usuario) se encuentra en la columna Solicitado por.

Una lista de solicitudes pasadas con tiempos e ID

La columna Estado ofrece una vista rápida de si se trataba de una búsqueda (Búsqueda completada) o de una eliminación (Completo). Haga clic en la cabecera para obtener más detalles sobre la transacción.

Todos los administradores de organización podrán exportar los archivos descargables que se hayan preparado.

Todos los registros de búsquedas, eliminaciones y descargas pasadas se eliminan permanentemente de esta lista después de 60 días.

Consejo Q: Las direcciones de correo electrónico que ha buscado se excluyen de estas entradas para mantener su privacidad por parte de otros administradores de organización. Solo se enumerarán las direcciones de correo electrónico que no hemos podido encontrar en su sistema.

Preguntas frecuentes

Muchas de las páginas de este sitio han sido traducidas del inglés original utilizando la traducción automática. Aunque en Qualtrics hemos realizado nuestra diligencia debida para obtener las mejores traducciones automáticas posibles, la traducción automática nunca es perfecta. El texto original en inglés se considera la versión oficial, y cualquier discrepancia entre el inglés original y las traducciones automáticas no son legalmente vinculantes.