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Configuración de la organización

Acerca de la configuración de la organización

La pestaña Configuración de la organización, que se encuentra en la Administración le permite ver y gestionar las opciones que se aplican a todos los usuarios de Qualtrics de su organización. Desde aquí, puede configurar información de contacto, parámetros de contraseña, redireccionamientos de cierre de sesión, etc.

Consejo Q: Cualquiera de los campos de cualquiera de las secciones se puede dejar en blanco.

General

La sección General contiene las opciones para los correos electrónicos, las notificaciones y la información de contacto.

Notificación por correo electrónico de inscripción propia: Especifique las direcciones de correo electrónico que deben recibir una notificación cuando un usuario se autoinscribe. Se deben separar varios correos electrónicos con una coma (por ejemplo, “example1@email.com, example2@email.com”). Tenga en cuenta que esta parametrización solo se aplica si ha optado por permitir la autoinscripción para su licencia y su licencia no utiliza Single Sign-On (SSO).
Consejo Q: Si su licencia utiliza SSO y desea recibir notificaciones por correo electrónico cuando los usuarios se autoinscriban, póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics. Tenga en cuenta que si su licencia utiliza la función de autoservicio de SSO, no tendrá que ponerse en contacto con el soporte técnico de Qualtrics para recibir notificaciones por correo electrónico de autoinscripción.
Copia de carbón oculta (CCO) de todos los correos electrónicos a: Especifique las direcciones de correo electrónico que deben ser un CCO de todos los correos electrónicos enviados por los usuarios con su licencia a través del distribuidor de correo de Qualtrics. Esto incluye distribuciones de correo electrónico, tareas de correo electrónico, correos electrónicos enviados a través de la tarea de XM Directory , correos electrónicos de emisión de tickets y el envío de correos electrónicos a una lista de contactos.
Información de contacto del administrador de la organización: Especifique la información de contacto que los usuarios deben seguir para hacer preguntas sobre sus permisos y la licencia general. Tenga en cuenta que aquí también el soporte técnico de Qualtrics dirigirá a los usuarios con preguntas sobre permisos.
Advertencia: Este campo es obligatorio y no puede dejarse en blanco.
Restringir encuestas al dominio: Requiere que la persona use la información/ID de su organización en la URL de la encuesta.
Recibir un informe de respuesta: Consulte la siguiente sección, Permitir informe de respuestas.
Permitir traducciones de comentarios de terceros: Activar análisis de opiniones en varios idiomas y traducir comentarios en Text iQ. Esto garantizará que las respuestas que no estén en inglés se analicen en su idioma nativo, lo que permitirá una asignación de opiniones más precisa. Sin embargo, esta función requiere compartir datos con un software de terceros. Consulte la página de soporte del enlace para obtener más información sobre las funciones de esta característica y los idiomas disponibles.
Permitir funciones de IA generativa de terceros: la activación de esta opción permite a los usuarios de su licencia utilizar funciones que aprovechan IA de terceros, como resúmenes automatizados en el editor de audio y vídeo.
Consejo Q: OpenAI no utilizará los datos enviados a Open AI para entrenar o mejorar sus modelos. Los datos se conservarán durante un máximo de 30 días, después de los cuales se eliminarán. Consulte las políticas de uso de datos de OpenAI para obtener más información.

Información de contacto

La sección Información de contacto le permite introducir información de contacto si desea que Qualtrics se ponga en contacto con contactos técnicos y de seguridad alternativos. Si desea que Qualtrics se ponga en contacto con el Administrador de organización, no dude en dejar estos campos en blanco.

Correo electrónico de contacto de seguridad: El correo electrónico del contacto de seguridad de su organización.
Teléfono de seguridad: El número de teléfono del contacto de seguridad de su organización.
Correo electrónico de contacto técnico: El correo electrónico del contacto técnico de su organización.
Teléfono técnico: El correo electrónico del contacto técnico de su organización.

Permitir informe de respuestas

Advertencia: Se recomienda tener cuidado antes de seleccionar esta opción y comunicar a los usuarios cualquier cambio que realice. Después de la modificación, los enlaces del informe de respuestas enviados antes de la desactivación de Recibir un informe de respuestas seguirán existiendo, pero ya no mostrarán un informe de respuestas.

Los informes de respuestas son una función que sus usuarios de Qualtrics pueden adjuntar a su tarea de correo electrónico en la pestaña Flujos de trabajo. Adjuntan una copia de toda la respuesta de la encuesta del participante a un correo electrónico un período de tiempo establecido después de enviarla. Cuando desmarca Recibir un informe de respuesta, desactiva la capacidad de que los creadores de encuestas muestren informes de respuesta en una tarea de correo electrónico.

Sin embargo, la opción seguirá apareciendo en las tareas de correo electrónico incluso después de desactivarse en la Configuración de la organización. Se recomienda ponerse en contacto con sus usuarios para informarles si realiza este cambio.

Mensajería

Consejo Q: En esta sección se describen algunas funciones que tenemos previsto lanzar a partir del 3 de enero de 2024. Qualtrics puede, a su entera discreción y sin responsabilidad, cambiar el tiempo de despliegue de cualquier función de producto, cambiar la funcionalidad para cualquier función de producto en vista previa o en desarrollo, o optar por no lanzar una función o funcionalidad de producto por cualquier motivo o sin motivo.

La sección de mensajería contiene la configuración de correo electrónico personalizada y los enlaces de encuesta para distribuciones por SMS y WhatsApp. Haga clic en la cabecera de cada sección para expandirla y acceder a las opciones.

Encabezado de correo electrónico personalizado

Consejo Q: Para acceder a las funciones de la sección Mensajería, deberá tener activado el permiso Personalizar encabezados de correo electrónico.

Este conjunto de opciones le permite definir cabeceras personalizadas en todos los correos electrónicos de su organización. Estas cabeceras personalizadas pueden contener cualquier información que desee relacionada con el emisor, ESP, ISP o destinatario. Los encabezados de correo electrónico personalizados son estáticos y se aplican a toda la organización.

Nombre del encabezado del correo electrónico personalizado: El nombre del encabezado del correo electrónico.
Cuerpo del encabezado del correo electrónico personalizado: el cuerpo del encabezado. Este es el valor del encabezado en cada distribución que provenga de la marca.

Ejemplo: las cabeceras de correo electrónico personalizadas se pueden utilizar para etiquetar todos los correos electrónicos enviados desde Qualtrics en nombre de su empresa con fines organizativos o de seguimiento. Supongamos que su empresa envía correos electrónicos utilizando Qualtrics y su propio servidor de correo electrónico. Puede agregar un encabezado personalizado a los correos electrónicos enviados a través de Qualtrics para realizar un seguimiento del compromiso de los correos electrónicos y compararlo con el compromiso de los correos electrónicos enviados a través de su servidor de correo electrónico.

Los encabezados de correo electrónico personalizados aparecen al ver el texto original del correo electrónico. Se puede acceder a ella en muchos distribuidores de correo electrónico haciendo clic en un menú desplegable y seleccionando Mostrar original.

Dominios de correo electrónico personalizados

Esta sección de la Configuración de la organización le permite crear dominios de correo electrónico personalizados. Esto permite a los usuarios de su organización enviar correos electrónicos a través de Qualtrics utilizando la dirección de correo electrónico personalizada de su organización. Para obtener más información, consulte Configuración de un dominio de origen personalizado.

Para obtener más información, consulte Uso de una dirección de remitente personalizada.

Opción de firma DKIM

Si utiliza un dominio “de origen” personalizado, verá la opción de firma DKIM en la configuración de correo electrónico. Cuando se selecciona, esta opción añade una cabecera de longitud a su firma de DKIM. Si no se selecciona, la cabecera de longitud se eliminará de su firma de DKIM. Qualtrics le recomienda que deje esta casilla sin seleccionar a menos que la estrategia antispam de su organización lo requiera.

Enlaces de encuesta

Este conjunto de opciones le permite personalizar la forma en que se muestran sus enlaces en las distribuciones por SMS y WhatsApp.

Acortar enlace: Activar esta configuración acortará los enlaces de forma predeterminada para las distribuciones de WhatsApp y SMS. Con la flexibilidad para acortar enlaces, puede adaptarse a las normativas de diferentes países para garantizar que se entreguen sus distribuciones.
Crear nuevo: Añada una nueva configuración de enlace de encuesta para una división diferente de su organización. Esto le permite cambiar el dominio de diferentes divisiones de su organización. Al crear una nueva configuración de enlace de encuesta, puede seleccionar el dominio, el dominio de organización o el dominio personalizado predeterminado de Qualtrics (si corresponde).
Consejo Q: Si no se han configurado divisiones para su organización, solo podrá configurar enlaces de encuesta a nivel de organización. Si se han configurado divisiones, puede seleccionar para qué división personalizar sus enlaces.
Editar: Edite la configuración del enlace de la encuesta. Puede cambiar el dominio e indicar si desea acortar o no el enlace.
Haga clic en el menú de tres puntos para editar o Eliminar configuraciones de enlaces.

Iniciar y cerrar sesión

La sección Iniciar sesión y cerrar sesión le permite definir redireccionamientos para las experiencias de inicio y cierre de sesión de su organización.

Redirección de inicio de sesión: Especifique dónde se redirige un usuario al ir a la URL de inicio de sesión de su organización.
Redirección de cierre de sesión: Especifique dónde se redirige a un usuario al cerrar la sesión de su cuenta.

Atención: Cuando una organización tiene el inicio de sesión único activado, puede ver valores en los campos de redirección de inicio de sesión y de redirección de cierre de sesión. Absténgase de cambiar los valores de estos campos sin consultar primero a su equipo de TI y al equipo de soporte de SSO de Qualtrics. Cambiar estos valores sin permiso puede impedir que los usuarios inicien sesión y cierren sesión correctamente.

Descripción de la página de inicio de sesión

Puede crear un mensaje personalizado que aparecerá en la página de inicio de sesión de su organización. Esto puede incluir información de contacto o cualquier otra instrucción que pueda necesitar para comunicarse con sus usuarios.

Consejo Q: Cuando una organización tiene CAS, Shibboleth/SAML o SSO OAuth2.0 de Google activado, este campo no puede controlar los mensajes que se muestran en el portal de inicio de sesión. Para estos tipos de SSO, solo su equipo de TI puede controlar lo que se muestra en el portal de inicio de sesión de su organización. Cuando una marca tiene LDAP SSO activado, podrá editar este campo y controlar los mensajes que se muestran en el portal de inicio de sesión como se ha indicado anteriormente.

Proyectos

La sección Proyectos permite a los usuarios establecer información adicional en cada encuesta.

Descripción de encuesta

Las funciones de Descripción de encuesta funcionan como un subtítulo que se solicita a un usuario que añada al crear una encuesta. Esta información de subtítulo se puede utilizar al exportar el informe de resumen, ya que se agregará como una columna adicional en la exportación.

Etiqueta de metadatos: Lo que se solicita al usuario que introduzca, además del Nombre del proyecto, al crear un proyecto.
RegEx de validación: Expresión regular que se puede utilizar para asegurarse de que la descripción introducida coincide con un formato determinado. Si no se especifica ninguna validación, el usuario no tendrá que introducir una descripción adicional.
Mensaje de error de validación: El mensaje que se muestra al usuario si falla la validación.

Ejemplo: Si desea que sus usuarios especifiquen el curso para el que se utiliza cada encuesta, puede añadir una Etiqueta de metadatos llamada Curso. El usuario vería el siguiente menú Crear proyecto. También puede utilizar la Regex de validación para requerir que la descripción esté en un determinado formato, como Chem111 o Bio101, pero no en la química del primer semestre. El usuario también tendrá la Etiqueta de metadatos como opción de clasificación en su página Proyectos.

Opinión de sitio web/aplicación

La sección Opinión de página web/aplicación proporciona una opción para especificar información para los usuarios de Opinión de página web/aplicación.

Atención: Si su organización no tiene Opinión de página web/aplicación, esta opción no aparecerá. Si no tiene una licencia que incluya Opiniones de página web/aplicación y esté interesado, puede ponerse en contacto con su Ejecutivo de cuentas para obtener más información.

Variable de Adobe Analytics

Si está ejecutando Adobe Analytics en su sitio web, normalmente hay varias variables que Opinión de página web/aplicación pueden leer y utilizar para dirigirse a visitantes y datos embebidos. De forma predeterminada, estas variables tienen una “s” delante del nombre de la variable. Por ejemplo, “s.eVar1”.

Sin embargo, algunas organizaciones han establecido un prefijo diferente en Adobe para sus variables (es decir, “q.eVar1”) y es posible que encuentren que Opiniones de página web/aplicación no pueden utilizar las variables de Adobe Analytics en la página web. Si utiliza un prefijo personalizado en Adobe Analytics, también tendrá que introducirlo aquí en la Configuración de la organización.

Tamaño máximo de almacenamiento (bytes)

Esta configuración le permite establecer un límite sobre el tamaño de las cookies de Opinión de página web/aplicación o el almacenamiento de la sesión cuando la lógica del conjunto de acciones de Intercept se basa en el Historial del sitio o el Recuento de páginas. Esto es especialmente importante si tiene varios servicios que se ejecutan en su sitio utilizando sus propias cookies. Para cambiar esta configuración, simplemente introduzca el tamaño máximo que desee y, a continuación, haga clic en el botón verde Guardar.

Consejo Q: Los creadores de proyectos de Opinión de página web/aplicación también pueden establecer el tamaño máximo de almacenamiento a nivel de proyecto.

Activar Opinión de página web/aplicación

Advertencia: No desmarque Activar Opinión de página web/aplicación. Cerrará la Opinión de página web/aplicación de toda la organización y le impedirá utilizar el software.

Seguridad

Contraseña

La sección Contraseña contiene requisitos para los tipos de contraseñas que los usuarios deben crear para sus cuentas.

Tiempo de vencimiento (días): Designe (en días) cuándo caducarán todas las contraseñas de la cuenta (por ejemplo, escriba “365” si desea que los usuarios vuelvan a hacer su contraseña cada 365 días). En ese momento, se solicitará a los usuarios que creen nuevas contraseñas.
Longitud mínima de la contraseña: Especifique el número mínimo de caracteres que se pueden utilizar en una contraseña de usuario.
Mínimo de caracteres especiales: Especifique el número de caracteres no alfabéticos (que no sean letras) que deben estar presentes en las contraseñas de usuario.
Error de creación de contraseña: Cree un mensaje de error único para cuando las contraseñas de los usuarios no se ajusten a los criterios especificados.

Consejo Q: Si utiliza el inicio de sesión único, puede iniciar sesión en Customer Success Hub y solicitar al servicio de asistencia que elimine los enlaces “Enviar correo electrónico de restablecimiento de contraseña” y “Restablecer aquí” de la página de inicio de sesión.

Consejo Q: La sección Seguridad de la pestaña Administración contiene parámetros de contraseña adicionales para su organización.

URL de marca permitidas

La sección URL de marca permitidas permite a los administradores de organización restringir los dominios que se pueden utilizar en enlaces dentro de las encuestas.

Activar URL de organización permitidas: habilita las restricciones de dominio de enlace para su organización. Esta opción está desactivada de forma predeterminada.
URLs de marca permitidos: Especifique la lista de dominios que se pueden utilizar en enlaces dentro de las encuestas. Los dominios deben añadirse en una lista separada por comas.
Consejo Q: Los comodines se pueden utilizar para permitir todos los subdominios para un dominio determinado. Por ejemplo, *.qualtrics.com permitiría a los usuarios utilizar Surveys.qualtrics.com, research ch.qualtrics.com, etc. en los enlaces.

Ejemplo: Supongamos que desea restringir los creadores de encuestas para permitir solo enlaces al sitio web de su empresa. Puede añadir yourcompanydomain.com a las opciones de URL de organización permitidas para que las encuestas de los usuarios no se puedan enlazar a otros sitios web además de los de su empresa.

Dominios de correo electrónico asociados con la organización

La sección Dominios de correo electrónico permitidos permite a los administradores de organización restringir los dominios a los que se permite enviar correos electrónicos.

Atención: Actualmente, esta funcionalidad solo está disponible para enviar dashboards por correo electrónico.

sección de dominios de correo electrónico permitidos en la sección de seguridad

Activar dominios de correo electrónico permitidos: Activa las restricciones de dominio de correo electrónico para su organización. Esta opción está desactivada de forma predeterminada.
Dominios de correo electrónico permitidos: especifique la lista de dominios que se pueden enviar correos electrónicos. Los dominios deben añadirse en una lista separada por comas.
Consejo Q: Los comodines se pueden utilizar para permitir todos los subdominios para un dominio determinado. Por ejemplo, *.qualtrics.com permitiría a los usuarios utilizar Surveys.qualtrics.com, research ch.qualtrics.com, etc. en los enlaces.

Ejemplo: Supongamos que desea restringir sus creadores de cuadros de mandos a solo enviar dashboards por correo electrónico a los empleados de su empresa. Puede añadir yourcompanydomain.com a la configuración de dominios de correo electrónico permitidos para que los dashboards de sus usuarios solo se puedan enviar por correo electrónico a las personas con una dirección de correo electrónico de la empresa.

SSO

Como administrador de organización, tiene la capacidad de crear y gestionar sus conexiones SAML Single Sign-On (SSO). Podrá añadir nuevas conexiones, actualizar certificados en conexiones existentes, modificar opciones como aprovisionamiento Just In Time, etc.

Para obtener más información sobre cómo implementar la configuración de su organización para SSO, consulte la página Configuración de la configuración de SSO de la organización.

Consejo Q: Asegúrese de estar en contacto con los miembros del equipo de TI de su organización antes de realizar modificaciones en esta configuración.

Dominio personalizado

Las URL personalizadas son URL personalizadas de marca para encuestas, dashboards y cuentas de usuario. Los administradores de organización pueden crear y gestionar dominios personalizados para toda la organización. Para obtener más información, consulte URL personalizadas.

Ventana de ayuda

La ventana de ayuda le da acceso a los recursos de soporte técnico de Qualtrics dentro del producto, incluidas recomendaciones especializadas basadas en la página en la que se encuentra. Puede personalizar esta ventana de ayuda para todas las personas de su organización proporcionando sus propios recursos exclusivos de la empresa para que los vean todos los usuarios.

Consejo Q: Solo los administradores de organización pueden editar el contenido de la ventana de ayuda personalizada.

Personalización de la ventana de ayuda

Vaya a la Configuración de la organización y seleccione Ventana de ayuda. Su contenido personalizado constará de un cuerpo de texto, con un botón personalizado que llevará a un recurso de su elección debajo.

Introduzca un mensaje que desee que aparezca en la ventana de ayuda. Esto puede incluir contenido de ayuda específico de la organización, información de contacto o cualquier cosa que desee comunicar a los usuarios. Puede utilizar negrita, cursiva o tachar texto. También puede añadir hipervínculos, viñetas y listas numeradas. Para editar el formato adicional, utilice la ficha Origen para cambiar a una vista HTML.
Consejo Q: No todos los formatos serán compatibles con la ventana de ayuda personalizada.

Consejo Q: Puede arrastrar y soltar la esquina si necesita más espacio para dar formato al mensaje. Sin embargo, esto no afectará al ancho de la ventana de ayuda.
En Nombre del botón, añada el texto que debería aparecer en el botón. Hay un límite de 80 caracteres.
En el enlace Botón, añada la URL completa que desea que visite el usuario cuando se haga clic en el botón. Este enlace se abrirá en una pestaña nueva.
Consejo Q: El enlace debe empezar por http:// o https://
Cuando haya terminado de editar, haga clic en Aplicar.

Consejo Q: El contenido de la ayuda personalizada no se puede traducir en este momento. El contenido personalizado solo aparecerá en el idioma en el que se escribió originalmente.

Ventana de ayuda de ejemplo

Abra la ventana de ayuda. Su contenido aparecerá en Recursos de su organización.

Este es el aspecto de todo este contenido de ayuda personalizado:

Opt-in de aplicaciones de terceros

Si es administrador de organización que utiliza Qualtrics en el entorno FedRAMP, deberá activar XM Basecamp para su licencia antes de que los usuarios puedan iniciar sesión para acceder a los materiales de formación.

Atención: XM Basecamp está alojado en una plataforma externa no certificada por FedRAMP. Si opta por suscribirse, esto concederá permiso a sus usuarios para compartir la siguiente información con esta plataforma: dirección de correo electrónico, nombre, apellidos, nombre de usuario de Qualtrics.

HABILITAR XM BASECAMP PARA SUS USUARIOS

Vaya a la pestaña Administración.
Vaya a Configuración de organización.
Active la casilla de selección para Permitir el acceso a aplicaciones de origen.
Active la opción para Basecamp.
Haga clic en Aplicar.

Consejo Q: Tenga en cuenta que también puede habilitar el acceso de los usuarios a la Comunidad XM de esta manera. Esta función aún está en desarrollo y aún no está disponible para los clientes.

Tenga en cuenta que si ya ha activado XM Basecamp para su licencia y decide desactivarla, cualquier usuario que haya iniciado sesión en XM Basecamp permanecerá conectado a XM Basecamp durante dos semanas antes de que se cierre automáticamente.

Preguntas frecuentes

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