Correos electrónicos de ciclo de vida

Acerca de los correos electrónicos de ciclo de vida

La sección Correos electrónicos de la pestaña Mensajes de un proyecto de Ciclo de vida es donde invitará a los participantes a realizar su encuesta de Ciclo de vida e invitará a los participantes a ver cualquier dashboard que haya compartido con ellos. Puede automatizar su invitación a la encuesta para que los participantes recién añadidos reciban automáticamente un correo electrónico de invitación. Después de enviar correos electrónicos, puede ver el historial de sus correos.

Envío de una invitación a una encuesta de ciclo de vida

Antes de enviar una invitación a su encuesta, asegúrese de haber añadido participantes a su proyecto.

1. En la sección Correos electrónicos de la pestaña Mensajes, haga clic en Enviar un mensaje.
2. Seleccione Invitación a la encuesta.
3. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccione a quién desea recibir la invitación:
   • Todos los participantes que aún no hayan recibido la invitación a la encuesta por correo electrónico: Si selecciona esta opción, se enviará el correo electrónico a todos los participantes del proyecto que aún no hayan sido invitados a la encuesta.
   • Participantes personalizados: defina un subconjunto de participantes para recibir el correo electrónico. Consulte Filtrado de participantes para enviar correos electrónicos para obtener más información.
5. Elija a qué dirección de correo electrónico se debe enviar el correo electrónico a:
   • Correo electrónico de trabajo: Envíe el correo electrónico a la dirección de correo electrónico del trabajo del participante.
     Consejo Q: Este es el correo electrónico que se muestra a los participantes en la ventana de información del participante.
   • Correo electrónico personal: Envíe el correo electrónico a la dirección de correo electrónico personal del participante.
     Consejo Q: Para distribuir a un correo electrónico personal, asegúrese de haber añadido un campo de metadatos llamado Correo electrónico personal.
6. Después de elegir los criterios de envío, puede revisar qué participantes cumplen con sus criterios y recibirá su invitación.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Introduzca el Nombre de remitente, Correo electrónico de remitente, Dominio de remitente y Correo electrónico de respuesta.
9. Seleccione el asunto del mensaje. Puede escribir una línea de asunto directamente en el cuadro de texto o hacer clic en el icono de biblioteca para seleccionar un mensaje de biblioteca como línea de asunto. Si planea enviar un correo electrónico que tenga traducciones, debe utilizar un mensaje de biblioteca.
10. Personalice su mensaje de correo electrónico según sea necesario. Consulte Personalización de correos electrónicos para obtener un resumen de las funciones clave.
11. Para enviar su correo electrónico en varios idiomas, haga clic en Añadir idiomas.
    Consejo Q: Después de elegir sus idiomas, puede editar cada mensaje traducido. Sus mensajes localizados aparecerán a la derecha del mensaje original. Utilice la lista desplegable en la parte superior del mensaje para cambiar de idioma.
    Consejo Q: Asegúrese de que los participantes tengan los metadatos de idioma y el código de idioma correctos para que se les envíe el mensaje correcto.
12. Si lo desea, haga clic en Enviar un mensaje de prueba para enviar un correo electrónico de prueba antes de enviar el mensaje de correo electrónico real. Puede especificar el correo electrónico de recepción al enviar un correo electrónico de prueba.
13. Haga clic en Siguiente.
14. Elija cuándo desea que se envíe su correo electrónico:
    • Enviar ahora: El correo electrónico se enviará después de completar los pasos de esta sección.
    • Programar para más tarde: El correo electrónico se enviará en algún momento y fecha posteriores.
    • Configurar invitación recurrente: El correo electrónico se enviará en algún momento y fecha posteriores y con una programación repetida. Esto le permite automatizar el envío de invitaciones a participantes recién añadidos. Consulte Correos electrónicos automatizados para obtener más información.
15. Haga clic en Siguiente.
16. Revise los detalles de su correo electrónico. Haga clic en Editar junto a cualquier sección en la que desee realizar cambios.
17. Haga clic en Programar.

Envío de un recordatorio independiente

Los recordatorios independientes le permiten programar un recordatorio para realizar la encuesta sin tener una invitación inicial a la encuesta. Esto es más útil si envía su invitación inicial a través de un cliente de correo electrónico de terceros.

1. En la sección Correos electrónicos de la pestaña Mensajes, haga clic en Enviar un mensaje.
2. Seleccione Recordatorio independiente.
   
3. Haga clic en Siguiente.
4. Los pasos restantes son los mismos que para enviar una invitación a la encuesta. Consulte Envío de una invitación a la encuesta de ciclo de vida para obtener más información.
   Consejo Q: No puede crear recordatorios recurrentes basados en un recordatorio independiente.

Envío de una invitación al dashboard de ciclo de vida

Antes de enviar una invitación al dashboard, asegúrese de que sus participantes tienen permiso para acceder al dashboard que desea compartir con ellos.

1. En la sección Correos electrónicos de la pestaña Mensajes, haga clic en Enviar un mensaje.
2. Seleccione Invitación al dashboard.
   
3. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccione el panel de instrucciones que desea que vean los participantes.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Seleccione a quién desea recibir la invitación:
   • Todos los participantes que cumplan con el umbral de anonimato: Seleccionar esta opción enviará el correo electrónico a todos los participantes en el proyecto que cumplan con el umbral de anonimato.
   • Participantes personalizados: defina un subconjunto de participantes para recibir el correo electrónico. Consulte Filtrado de participantes para enviar correos electrónicos para obtener más información.
7. Después de elegir los criterios de envío, puede revisar qué participantes cumplen con sus criterios y recibirá su invitación.
8. Haga clic en Siguiente.
9. Introduzca el Nombre de remitente, Correo electrónico de remitente, Dominio de remitente y Correo electrónico de respuesta.
10. Seleccione el asunto del mensaje. Puede escribir una línea de asunto directamente en el cuadro de texto o hacer clic en el icono de biblioteca para seleccionar un mensaje de biblioteca como línea de asunto. Si planea enviar un correo electrónico que tenga traducciones, debe utilizar un mensaje de biblioteca.
11. Personalice su mensaje de correo electrónico según sea necesario. Consulte Personalización de correos electrónicos para obtener un resumen de las funciones clave.
12. Para enviar su correo electrónico en varios idiomas, haga clic en Añadir idiomas.
    Consejo Q: Después de elegir sus idiomas, puede editar cada mensaje traducido. Sus mensajes localizados aparecerán a la derecha del mensaje original. Utilice la lista desplegable en la parte superior del mensaje para cambiar de idioma.
13. Si lo desea, haga clic en Enviar un mensaje de prueba para enviar un correo electrónico de prueba antes de enviar el mensaje de correo electrónico real. Puede especificar el correo electrónico de recepción al enviar un correo electrónico de prueba.
14. Haga clic en Siguiente.
15. Elija cuándo desea que se envíe su correo electrónico:
    • Enviar ahora: El correo electrónico se enviará después de completar los pasos de esta sección.
    • Programar para más tarde: El correo electrónico se enviará en algún momento y fecha posteriores.
    • Configurar invitación recurrente: El correo electrónico se enviará en algún momento y fecha posteriores y con una programación repetida. Esto le permite automatizar el envío de invitaciones a participantes recién añadidos. Consulte Correos electrónicos automatizados para obtener más información.
16. Haga clic en Siguiente.
17. Revise los detalles de su correo electrónico. Haga clic en Editar junto a cualquier sección en la que desee realizar cambios.
18. Haga clic en Programar.

Envío de recordatorios de encuesta

Puede enviar un correo electrónico de recordatorio de encuesta a todos los participantes que aún no la hayan realizado. Si tiene una invitación a la encuesta automatizada, los recordatorios programados se crearán automáticamente después de cada invitación programada. Solo necesita crear la programación de recordatorio una vez.

Puede programar su recordatorio de dos maneras diferentes:

1. Haga clic en el menú de tres puntos situado junto a una invitación a la encuesta y, a continuación, seleccione Enviar un recordatorio.
2. Después de seleccionar una invitación a la encuesta, haga clic en Enviar un recordatorio en el panel lateral que aparece.

Para configurar el correo electrónico de recordatorio:

1. Introduzca el Nombre de remitente, Correo electrónico de remitente, Dominio de remitente y Correo electrónico de respuesta. Estos campos se rellenarán previamente con los mismos valores que la invitación inicial a la encuesta.
   
2. Seleccione el asunto del mensaje. Puede escribir una línea de asunto directamente en el cuadro de texto o hacer clic en el icono de biblioteca para seleccionar un mensaje de biblioteca como línea de asunto. Si planea enviar un correo electrónico que tenga traducciones, debe utilizar un mensaje de biblioteca.
3. Personalice su mensaje de correo electrónico según sea necesario. Consulte Personalización de correos electrónicos para obtener un resumen de las funciones clave.
4. Si lo desea, haga clic en Enviar un mensaje de prueba para enviar un correo electrónico de prueba antes de enviar el mensaje de correo electrónico real. Puede especificar el correo electrónico de recepción al enviar un correo electrónico de prueba.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Elija si desea enviar el correo electrónico Inmediatamente después de completar estos pasos, o si desea Programar con retraso para enviar el correo electrónico después de un número de días especificado.
   
   Consejo Q: Si se programa el recordatorio sobre un retraso, el retraso especificado es el número de días después de la invitación inicial. Vuelva a verificar la fecha de envío real, que aparecerá debajo de donde especifique el retraso.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Revise los detalles de su correo electrónico. Haga clic en Editar junto a cualquier sección en la que desee realizar cambios.
9. Haga clic en Programar.

Filtrado de participantes para enviar correos electrónicos

Puede enviar sus correos electrónicos a un subconjunto específico de participantes utilizando condiciones de filtro. Utilice el menú desplegable para seleccionar por qué desea filtrar. Sus opciones incluyen:

• Quienes aún no han recibido la invitación a la encuesta por correo electrónico: Envíe la invitación a la encuesta solo a los participantes que aún no hayan recibido la invitación por correo electrónico. Solo puede utilizar este filtro una vez en sus condiciones de filtro. Esta condición solo está disponible para invitaciones a encuestas.
• Que cumplan con el umbral de anonimato: Envíe la invitación del tablero solo a los participantes que cumplan con el umbral de anonimato del tablero. Solo puede utilizar este filtro una vez en sus condiciones de filtro. Esta condición solo está disponible para invitaciones de dashboard.
• Nombre o correo electrónico: Envíe el correo electrónico a los participantes cuyo nombre o correo electrónico coincida con los criterios especificados. Solo puede utilizar este filtro una vez en sus condiciones de filtro.
• Correo electrónico: Envíe el correo electrónico a los participantes cuya dirección de correo electrónico coincida con los criterios especificados. Solo puede utilizar este filtro una vez en sus condiciones de filtro.
• Apellido: Envíe el correo electrónico a los participantes cuyos apellidos coincidan con los criterios especificados. Solo puede utilizar este filtro una vez en sus condiciones de filtro.
• Nombre: Envíe el correo electrónico a los participantes cuyo nombre coincida con los criterios especificados. Solo puede utilizar este filtro una vez en sus condiciones de filtro.
• Metadatos: Envíe el correo electrónico a los participantes que tengan un valor determinado para unos metadatos determinados. Puede utilizar este filtro varias veces en sus condiciones de filtro.
• Rol: Envíe el correo electrónico a los participantes que tengan un rol determinado. Puede utilizar este filtro varias veces en sus condiciones de filtro.

Crear reglas de filtro utilizando estos campos funciona igual que otras áreas de la plataforma Qualtrics. Consulte Uso de lógica para obtener una guía sobre cómo crear condiciones y reglas lógicas.

Puede agregar varias condiciones a su filtro haciendo clic en el menú de tres puntos y luego Agregar una condición a continuación.

Al añadir varias condiciones de filtro, tenga en cuenta lo siguiente:

• Algunas condiciones de filtro solo se pueden utilizar una vez. Consulte la lista anterior para obtener más información.
• Si los criterios son diferentes (por ejemplo, nombre y correo electrónico), se unen mediante un “y” implícito, de modo que ambos criterios deben ser verdaderos para que un participante reciba el correo electrónico.
• Si los criterios son los mismos (por ejemplo, 2 condiciones basadas en el campo de metadatos “Edad”), se unen mediante un “o” implícito para que los destinatarios puedan estar en un grupo de edad u otro.
• Hay un límite de 10 valores por condición de filtro cuando se utiliza el operador “igual a” (por ejemplo, “Ciudad” es “Seattle”).
• Puede utilizar hasta 5 condiciones de filtro diferentes (por ejemplo, filtrado por metadatos, nombre, apellido, etc.). La excepción son las condiciones basadas en roles, que no tienen límite.
  Por ejemplo, supongamos que crea un filtro utilizando el correo electrónico y el nombre. Aún puede añadir hasta 3 filtros de metadatos adicionales. También puede añadir un número ilimitado de filtros de rol.

Correos electrónicos automatizados

Cuando crea una encuesta o una invitación al dashboard, tiene la opción de configurar un correo electrónico recurrente según la programación que establezca. Esto le permite automatizar invitaciones para su proyecto enviando automáticamente una invitación a los participantes recién añadidos.

1. Siga las instrucciones para crear una distribución de encuestas o invitaciones al dashboard.
2. Al elegir cuándo se debe enviar el correo electrónico, seleccione Configurar invitación periódica.
3. Seleccione la Fecha de inicio, la Hora y la Zona horaria para la invitación inicial.
4. Utilice el menú desplegable Repetir para elegir la frecuencia con la que desea que se envíe la invitación a nuevos participantes. Puede enviar correos electrónicos diarios, semanales, mensuales o anuales.
5. Si envía correos electrónicos semanalmente, seleccione qué días de la semana desea enviar correos electrónicos.
6. A continuación, seleccione la automatización Finaliza. Tiene tres opciones diferentes:
   • Nunca: La automatización continuará enviando correos electrónicos hasta que lo detenga manualmente.
   • El: seleccione una fecha específica en la que la automatización debería dejar de ejecutarse.
   • Después de X ocurrencias: especifique el número de veces que se debe ejecutar la automatización antes de que se detenga.
7. Si lo desea, puede añadir direcciones de correo electrónico que recibirán un correo electrónico de confirmación cada vez que se ejecute la automatización. Puede añadir hasta 10 direcciones de correo electrónico. Añada cada dirección de correo electrónico de forma individual escribiendo la dirección en el cuadro y haciendo clic en el signo más (+ ).
8. La programación seleccionada aparecerá en la parte inferior de la ventana. Vuelva a verificar la programación y realice los cambios necesarios.
9. Termine de configurar su invitación a la encuesta o al dashboard utilizando las instrucciones de las secciones enlazadas.
10. Si lo desea, también puede crear recordatorios para sus invitaciones siguiendo las instrucciones de la sección vinculada. Tenga en cuenta que para las invitaciones periódicas, solo necesita crear la programación de recordatorio una vez. Todos los recordatorios futuros se crearán automáticamente después de cada invitación posterior.

Detención de correos electrónicos automatizados

Para detener el envío automático de un correo electrónico:

1. Haga clic en la distribución de la tabla.
2. Haga clic en Editar distribución.
3. En la sección que muestra cuándo se enviará la distribución, haga clic en Editar.
4. Cambie el menú desplegable Repeticiones a No repetir.
5. Asegúrese de guardar los cambios finalizando la configuración de la distribución.

Personalización de correos electrónicos

En esta sección se describen las funciones clave del editor de contenido enriquecido que tiene a su disposición al crear sus correos electrónicos de Ciclo de vida. Consulte el Editor de contenido enriquecido para obtener una guía general sobre el uso del editor de texto. En esta sección se tratan las funciones exclusivas del editor de contenido enriquecido de Ciclo de vida.

1. Haga clic en el icono de biblioteca para cargar un mensaje de biblioteca como contenido de correo electrónico.
2. Si envía una invitación al dashboard, haga clic en el icono del dashboard para insertar el enlace al dashboard. Si envía una invitación a la encuesta, este icono será un icono del portapapeles para insertar el enlace a su encuesta.
3. Haga clic en el icono {a} para acceder al menú de texto dinámico. Este menú le permite dinamizar información sobre un participante, así como cualquier metadatos de participante disponible en el proyecto.
4. Haga clic en [?] para insertar una pregunta visible en el correo electrónico.

Gestión de distribuciones por correo electrónico

Puede ver sus distribuciones de correo electrónico anteriores y descargar historiales de distribución desde la pestaña Correos electrónicos.

La tabla muestra la siguiente información sobre sus distribuciones:

• Tipo: El tipo de correo electrónico. Los valores incluyen la invitación a la encuesta, la invitación semanal a la encuesta, las invitaciones al dashboard y el recordatorio de la encuesta.
• Enviar a: El grupo de participantes a los que se envió el correo electrónico.
• Hora de envío: la fecha y la hora en que se envió el correo electrónico. Esto se visualiza en el huso horario de su cuenta.
• Estado: el estado de la distribución de correo electrónico. Los valores incluyen:
  • En curso: La distribución se está enviando actualmente.
  • Enviado: Se ha enviado la distribución de correo electrónico.
    Consejo Q: Si su distribución contiene algún problema, aparecerá información sobre herramientas junto a su estado. Haga clic en esta quick info para ver más información sobre su distribución.
    
  • Programado: El correo electrónico está programado para enviarse pero aún no se ha enviado.
  • Error: La distribución de correo electrónico no se ha enviado.

Haga clic en el menú de tres puntos y, a continuación, Mostrar información del mensaje para subir un panel lateral con información adicional sobre su distribución. También puede desplegar este panel lateral haciendo clic en una distribución de la tabla.

Este panel lateral muestra:

• Detalles de distribución: El tipo de distribución, Enviar a, Hora de envío y Estado. Haga clic en Revisar para revisar estos detalles y realizar cambios. Solo puede editar distribuciones que aún no se hayan enviado.
• Métricas: Incluye métricas clave para su distribución. Las métricas incluyen:
  • Tamaño del público: el número de participantes que enviaron el correo electrónico.
  • Enviado: el número de correos electrónicos enviados.
  • Fallido: el número de correos electrónicos que no se han podido enviar.
  • Duplicados: esta métrica no se utiliza para distribuciones por correo electrónico del ciclo de vida.
    Consejo Q: Utilice la opción Mostrar descripciones de métricas para ocultar o mostrar explicaciones sobre estas métricas.
• Distribuciones relacionadas: Si esta distribución está vinculada a otra distribución, las distribuciones asociadas se enumerarán en esta sección. Al ver las invitaciones, también tendrá la opción de programar un recordatorio desde esta sección.

Descarga del historial de distribución

Puede descargar un archivo que contenga información sobre cada destinatario en su distribución. Esto es útil para averiguar qué correos electrónicos han fallado para que pueda enviarlos de nuevo.

Para descargar el historial de una distribución:

1. Haga clic en los tres puntos junto a la distribución y, a continuación, en Descargar historial.
2. También puede iniciar la descarga haciendo clic en el botón Historial de descargas que aparece en el panel lateral al visualizar una distribución.
3. Seleccione el formato de archivo para su archivo de descarga.
4. Seleccione el Cierre de campo, que es el carácter que encierra los campos para que se puedan analizar al abrir el archivo.
5. Haga clic en Descargar historial.
6. Abra el archivo en un editor de hojas de cálculo en su ordenador.

Su historial de distribución descargado contendrá los siguientes campos:

• PersonID: Un ID exclusivo para el participante generado por Qualtrics. Se puede utilizar para buscar a la persona en la pestaña Participantes. Simplemente pegue el PersonID en la barra de búsqueda.
• Nombre: El nombre del participante.
• Apellido: El apellido del participante.
• Correo electrónico: El correo electrónico del participante como se especifica en la pestaña Participantes.
• Nombre de usuario: el nombre de usuario del participante tal como se especifica en la pestaña Participantes.

• Estado: la columna de estado le ayuda a supervisar si el destinatario ha recibido el mensaje. A continuación presentamos una lista descriptiva de posibles condiciones de estado.
  • Enviado: El correo electrónico abandonó correctamente los servidores de correo electrónico de Qualtrics.
  • Bloqueado: Este estado no aparecerá para las distribuciones por correo electrónico del ciclo de vida.
  • Devuelto: El correo electrónico no ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario. Esto puede deberse a varios motivos: la dirección de correo electrónico no existe, el servidor receptor tiene un cortafuegos de alta seguridad, el buzón de correo está lleno, el servidor del destinatario está fuera de línea, etc.
  • Fallo: No se ha podido enviar el correo electrónico. Normalmente, esto se debe a que la dirección de remitente del correo electrónico utiliza un dominio de correo electrónico no válido. Para utilizar un dominio de correo electrónico personalizado en la dirección del remitente, debe estar configurado para su uso en Qualtrics. Consulte Uso de una dirección de remitente personalizada para obtener más información.

Plantillas de mensaje

Puede crear plantillas de mensaje que le permitan reutilizar rápidamente el contenido del correo electrónico para distribuciones dentro de su proyecto de ciclo de vida.

1. Vaya a la pestaña Plantillas de mensaje.
2. Seleccione la plantilla que desea editar, ya sea Invitación a la encuesta, Recordatorio de invitación a la encuesta o Invitación al dashboard.
3. Edite la plantilla como desee. Puede editar los campos Nombre de remitente, Correo electrónico de remitente, Dominio de remitente y Correo electrónico de respuesta. También puede personalizar el contenido de su correo electrónico.
4. Cuando termine, haga clic en Guardar.

La próxima vez que envíe un correo electrónico, su plantilla se rellenará previamente en el editor de correo electrónico. A continuación, puede realizar las modificaciones necesarias en su correo electrónico antes de que se envíe.