Tarea de hojas de cálculo de Google

Acerca de la tarea Hojas de cálculo de Google

Automatice sus flujos de trabajo incorporando los datos que recopila al software que usted y sus colaboradores utilizan más. La tarea Hojas de cálculo de Google le permite añadir automáticamente nuevas respuestas de encuesta como filas nuevas a una hoja de cálculo de Google y buscar datos en una hoja de cálculo de Google existente.

Ediciones de datos

Para esta ampliación, las repeticiones de encuestas siempre se tratan como una respuesta nueva única y se añaden como una nueva fila de datos, en lugar de volver a escribir los datos antiguos.

Cualquier modificación realizada en los datos recopilados previamente en Qualtrics no se reflejará en las hojas de cálculo de Google.

Creación de una hoja de cálculo de Google

Si planifica utilizar una hoja de cálculo de Google existente en su tarea, asegúrese de que ya ha creado una hoja de cálculo de Google donde planea importar los datos y asegúrese de conocer el nombre del archivo. Si el archivo que planea utilizar ha sido creado por otra persona, asegúrese de que le haya dado acceso de edición.

Google Sheet aún no necesita tener datos, pero si planea añadirlos a una hoja existente (pestaña), debe tener encabezados de columna configurados antes de configurar su automatización en Qualtrics. Consulte el siguiente ejemplo.

Asegúrese de que no tiene nombres de columna duplicados en su hoja. No utilice comillas (“ ) en los nombres de columna.

No edite una hoja después de conectarse a las extensiones de Qualtrics o puede que no funcione correctamente.

Conectar una cuenta de Google Drive

Antes de poder utilizar la tarea Hojas de cálculo de Google, debe conectar una cuenta de Google Drive para que Qualtrics importe datos a. Los administradores de organización pueden añadir cuentas para que otros usuarios de la organización las utilicen, o usuarios individuales para su uso personal.

Añadir una cuenta como administrador de organización

Si es administrador de organización, siga los pasos de esta sección para añadir una cuenta de Google Drive para algunos o todos los usuarios de su licencia de uso.

1. Mediante el menú de navegación en la parte superior izquierda, vaya a Admin.
   
2. Vaya a Extensiones.
   
3. Haga clic en la extensión Hojas de cálculo de Google.
4. Haga clic en Añadir cuenta.
   
5. Asigne un nombre a la cuenta. Este nombre se utiliza para fines organizativos y para identificar la cuenta.
   
6. Haga clic en Conectar cuenta.
7. Continúe iniciando sesión en su cuenta de Google Drive.
   

Para obtener más información sobre la gestión de los usuarios que tienen acceso a esta cuenta, consulte Determinar quién puede utilizar una cuenta de extensión.

Añadir una cuenta como usuario individual

Siga los pasos de esta sección para añadir una cuenta de Google Drive para su uso personal. Solo usted podrá utilizar la cuenta a la que se conecte.

1. Siga los pasos de Creación de una tarea de hojas de cálculo de Google hasta llegar al paso en el que selecciona una cuenta para utilizar.
2. Haga clic en Añadir cuenta de usuario.
   
3. Asigne un nombre a su cuenta. Este nombre se utiliza para fines organizativos y para identificar la cuenta.
   
4. Haga clic en Conectar cuenta.
5. Continúe iniciando sesión en su cuenta de Google Drive.
   

Creación de una tarea de hojas de cálculo de Google

1. Navegar a la Pestaña Flujos de trabajo de un proyecto, o la página Flujos de trabajo independientes.
   
   Consejo Q: Para enlazar esto a las respuestas de una encuesta en particular, le recomendamos que comience en la pestaña Flujos de trabajo de una encuesta.
2. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
3. Seleccione Iniciado cuando se recibe un evento.
   Atención:No debe utilizar un flujo de trabajo programado con esta tarea. Necesita un evento de respuesta de encuesta para establecer una fuente de datos, que luego puede extraer para guardar en su archivo de Hojas de cálculo de Google.
4. Seleccione el icono Respuesta a la encuesta evento con al menos Respuestas creadas recientemente seleccionado.
   
   Consejo Q: Esto añadirá automáticamente los datos de esta encuesta a sus Hojas de cálculo de Google cada vez que se recopile una nueva respuesta.
5. Si lo desea, haga clic en el signo más (+ ) y, a continuación, en Condiciones para añadir condiciones al flujo de trabajo, que determina cuándo se ejecuta el flujo de trabajo.
   Consejo Q: Para obtener más información sobre cómo crear condiciones en los flujos de trabajo, consulte Creación de condiciones.
6. Haga clic en el signo más ( + ) y, a continuación, en Tarea.
7.  Seleccione Hojas de cálculo de Google.
   
8. Decida si desea Añadir una fila a una hoja de cálculo de Google o Buscar datos en una hoja de cálculo de Google y siga los pasos en la sección correspondiente para terminar de configurar su tarea.
   • Añadir una fila a una hoja de cálculo de Google
   • Búsqueda de datos en una hoja de cálculo de Google

   

Añadir una fila a una hoja de cálculo de Google

Una vez que haya creado una nueva tarea de Hojas de cálculo de Google, siga estos pasos para configurar su tarea para añadir filas a una Hoja de cálculo de Google. Esta tarea es útil para añadir datos de encuesta directamente a una hoja de cálculo de Google.

1. Seleccione Añadir una fila a una hoja de cálculo de Google.
   
2. Haga clic en Siguiente.
3. Seleccione la cuenta de Google a la que añadir datos. Todas las cuentas añadidas por los administradores de organización, así como las cuentas que haya añadido usted mismo, se enumerarán aquí.
   
4. Si desea añadir nuevas credenciales de cuenta, haga clic en Añadir una cuenta de usuario y siga los pasos de la sección de conexión de una cuenta de Google Drive.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Seleccione un archivo de Hojas de cálculo de Google. Puede buscar por nombre si el archivo no aparece en la parte superior de la lista.
   
   Consejo Q: También puede seleccionar Crear una nueva hoja de cálculo de Google si desea crear una nueva hoja de cálculo de Google para añadir sus datos.
7. Seleccione la hoja (pestaña) del archivo al que desea añadir datos. Puede seleccionar una de las siguientes opciones:
   • Cree una nueva hoja en su archivo. Si selecciona esta opción, deberá asignar un nombre a la nueva hoja.
     
   • Agregue el archivo a una hoja existente. Asegúrese de que la hoja ya contiene cabeceras y de que no hay celdas vacías en la fila de cabecera de la hoja.
     
     Consejo Q: ¿Aún no ve reflejados en Qualtrics los cambios realizados en un archivo de Google? No hay problema. En Qualtrics, haga clic en Volver en la parte inferior izquierda de la ventana y, a continuación, vuelva a seleccionar la cuenta a la que desea conectarse. Esto volverá a cargar los datos extraídos de Google, para que aparezcan los archivos o columnas nuevos.
8. Haga clic en Añadir campo para definir otra columna de datos en su hoja de cálculo de Google.
9. En Cabecera, coloque la cabecera de la columna/nombre del campo. Escriba el nombre de esta columna si está creando una nueva hoja y seleccione de una lista de columnas existentes si está utilizando una hoja existente.
   
10. En Datos, introduzca el valor para ese campo. Recomendamos utilizar el botón de texto dinámico ( {a}) para vincular dinámicamente las respuestas de los encuestados a las columnas. Consulte Consejos para asignar texto dinámico a columnas.
11. Cuando haya terminado de añadir todos los campos, haga clic en Guardar.

Búsqueda de datos en una hoja de cálculo de Google

Una vez que haya creado una nueva tarea de Hojas de cálculo de Google, siga estos pasos para configurar su tarea para buscar datos en una Hoja de cálculo de Google. Esta tarea es útil para buscar datos en Hojas de cálculo de Google que se pueden utilizar en tareas posteriores.

1. Seleccione Buscar datos en una hoja de cálculo de Google.
   
2. Haga clic en Siguiente.
3. Seleccione la cuenta de Google a la que añadir datos. Todas las cuentas añadidas por los administradores de organización, así como las cuentas que haya añadido usted mismo, se enumerarán aquí.
   
4. Si desea añadir nuevas credenciales de cuenta, haga clic en Añadir una cuenta de usuario y siga los pasos de la sección de conexión de una cuenta de Google Drive.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Seleccione un archivo de Hojas de cálculo de Google. Podrá buscarlo por nombre si no aparece en la parte superior de la lista.
   
7. Seleccione la hoja (pestaña) del archivo que desea buscar.
8. Seleccione la columna en la que realizar la búsqueda.
9. Escriba el valor que desea buscar. Puede usar el botón de texto dinámico ({a}) para dinamizar un valor de un campo de encuesta. Consulte Consejos para asignar texto dinámico a columnas.
10. Seleccione una columna de búsqueda. Después de encontrar la fila con el valor de clave de búsqueda, se extraerá el valor de esta columna de esa fila.
    Consejo Q: Si hay varias filas en la columna con el mismo valor clave, se seleccionará la primera fila con el valor clave.
11. Haga clic en Guardar.

Ejemplo: A los clientes que completan una encuesta de opinión se les otorgará una tarjeta regalo de 5 dólares por su participación. Los códigos de tarjeta regalo se almacenan en una hoja de cálculo de Google.

Se puede utilizar una tarea Buscar datos en una hoja de cálculo de Google para buscar el correo electrónico de un encuestado en la hoja de cálculo de Google cada vez que se envíe una respuesta de encuesta.

El valor del código de tarjeta regalo devuelto se puede utilizar en tareas posteriores, como enviar un correo electrónico con el código directamente al encuestado.

Compatibilidad de fórmulas

Las fórmulas se utilizan en Hojas de cálculo de Google para transformar datos y realizar cálculos. Puede ver una lista de fórmulas de hojas de cálculo de Google en su documentación.

La extensión Hojas de cálculo de Google de Qualtrics es compatible con casi todas las fórmulas, excepto las que se enumeran a continuación. Si la hoja de cálculo de Google a la que se está conectando tiene una de estas fórmulas, la fórmula no se ejecutará; en su lugar, se añadirá un apóstrofe ( ‘ ) de antemano y se mostrará la fórmula utilizada. (P. ej., «IMAGEN)

Fórmulas incompatibles

Esta es la lista completa de fórmulas que no admitimos.

• IMPORTXML
• IMPORTFEED
• IMPORTHTML
• IMPORTRANGE
• IMAGEN

Consejos para asignar texto dinámico a columnas

Para obtener más información sobre el texto dinámico, consulte la página de soporte enlazada.

• El texto dinámico se puede utilizar para extraer datos de lo siguiente:
  • Preguntas de encuesta
  • Campos de datos embebidos
  • Ubicación de GeoIP
  • Fecha y hora
  • Campos de panel
  • Cuotas
  • ID de respuesta (consulte la columna “ID de respuesta” en la página Comprensión del conjunto de datos)
  • Enlace de respuesta (enlace al informe de respuestas. No requiere ningún tipo de inicio de sesión o configuración de seguridad para ver)
  • Estado (consulte la columna “Estado” en la página Comprensión del conjunto de datos)
• Al agregar el texto dinámico de una pregunta, la opción “Opciones seleccionadas” pegará dinámicamente la respuesta que el encuestado haya seleccionado en el campo.
• Al agregar el texto dinámico de una pregunta, la opción “Opciones seleccionadas – Recodificar” pegará dinámicamente el valor numérico de la respuesta que haya seleccionado el encuestado. Sin embargo, asegúrese de que los valores recodificados estén configurados antes de recopilar los datos. Como está ingiriendo datos en Google cuando se envían a Qualtrics, cualquier cambio que realice en los valores recodificados más adelante no se reflejará en los archivos de Google.
• “Campos de panel” hace referencia a la información de la lista de contactos. Esto solo será relevante si distribuyó su encuesta con un método que requiriera una lista de contactos. (Correo electrónico, SMS, autenticador, enlaces personales, etc.)
• Puede escribir valores en los campos en lugar de usar texto dinámico, pero no siempre recomendamos hacer esto, ya que significa que todos los encuestados tendrán el mismo valor para ese campo. Podría ser útil si está utilizando condiciones en sus flujos de trabajo para asignar dinámicamente diferentes valores a diferentes grupos de encuestados, pero incluso así, a menudo es mejor usar lógica y datos embebidos para asignar valores, y dinamizar el valor de los datos embebidos en la hoja de cálculo de Google; de esa manera los datos se guardan en la respuesta de la encuesta y en la hoja de cálculo de Google, no solo en la hoja de cálculo de Google.
  Ejemplo: en la imagen siguiente, el campo “Nombre” es un ejemplo de un campo en el que todos obtendrán exactamente el mismo valor, porque la información se ha escrito en el campo, en lugar de utilizar texto dinámico. El “Grupo de tratamiento” variará en función de los datos embebidos que se hayan asignado a los encuestados, porque es un texto dinámico para un campo determinado.
  

Preguntas frecuentes