Políticas de retención

Acerca de las políticas de retención

Es posible que las reglas de organización o las leyes de privacidad, como el RGPD, le exijan eliminar o anonimizar los datos de encuesta recopilados después de un determinado período de tiempo. La política de retención le permite establecer una política de toda la organización durante la cual Qualtrics almacena los datos de respuesta de la encuesta. Cada 24 horas, Qualtrics procesa respuestas de encuestas anteriores al umbral configurado. Las políticas de retención son políticas de toda la organización que determinan durante cuánto tiempo Qualtrics almacena los datos de contacto o de respuesta de la encuesta. Cada vez que se ejecuta la política, Qualtrics elimina las respuestas o los contactos anteriores al umbral configurado. Para las políticas de eliminación de respuestas, también puede establecer excepciones que permitan que las encuestas individuales tengan un período de retención diferente.

Configuración de una política de eliminación de respuestas predeterminada

Solo puede tener una política de eliminación predeterminada por organización. Sin embargo, puede crear excepciones para encuestas específicas. Todos los administradores de organización pueden acceder y editar la misma política de retención.

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione la pestaña Privacidad de datos.
   
3. Vaya a la sección Política de retención.
4. Decida si desea eliminar respuestas automáticamente o No eliminar respuestas automáticamente.
5. Si desea que los datos de respuesta se eliminen automáticamente, seleccione los criterios para eliminar respuestas. Tiene dos opciones:
   • Fecha de creación de la respuesta: Las respuestas se eliminarán automáticamente un cierto número de días después de que se hayan registrado.
   • Última respuesta en la encuesta: Las respuestas se eliminarán automáticamente un cierto número de días después de que se haya registrado la última respuesta de la encuesta.
   Consejo Q: También puede combinar los 2 criterios en su política de retención.
6. Escriba el número de días tras los cuales se eliminarán las respuestas.
   Consejo Q: El valor debe ser mayor o igual que 1.
7. Haga clic en Guardar.

Configuración de una política de anonimización predeterminada

Solo puede tener una política de anonimización por organización. Sin embargo, puede crear excepciones para encuestas específicas. Todos los administradores de organización pueden acceder y editar la misma política de anonimización.

1. Vaya a la página Administración.
2. Seleccione la pestaña Privacidad de datos.
   
3. Vaya a la sección Política de retención.
4. Para seleccionar los campos que desea anonimizar, haga clic en el hipervínculo aquí.
5. En la pestaña Campos integrados, seleccione los campos preexistentes por los que desea anonimizar. Estos campos se eliminarán de sus respuestas a la encuesta. Sus opciones incluyen:
   • Nombre: El nombre y los apellidos del encuestado.
   • Correo electrónico: La dirección de correo electrónico del encuestado.
   • ID de contacto/Desvincular contacto: El ID de contacto asociado con la respuesta. Al seleccionar esta opción también se desvinculará la respuesta del contacto en su XM Directory.
   • Latitud/Longitud: La latitud y longitud del encuestado.
   • Dirección IP: La dirección IP del encuestado.
     
6. En la pestaña Campos de metadatos del directorio, puede seleccionar los datos embebidos que existen actualmente en su directorio. Estos campos de datos embebidos se eliminarán de sus respuestas a la encuesta.
   
   Consejo Q: Haga clic en el icono de filtro para ver solo los campos seleccionados o no seleccionados. Si tiene varios directorios, también puede utilizar el filtro para ver los datos embebidos de directorios específicos.
   
7. Haga clic en Aplicar.
8. Para anonimizar respuestas, seleccione Anonimizar respuestas automáticamente.
   
9. Elija si desea que las respuestas se conviertan en anónimas en función de la Fecha de creación de la respuesta o después de la Última respuesta de la encuesta.
   Consejo Q: Puede combinar los 2 criterios de su política.
10. Introduzca el número de días después de los cuales las respuestas se anonimizarán.
11. Haga clic en Guardar.

Configuración de una política de borrado de contacto predeterminado

Las políticas de eliminación de contactos eliminan automáticamente los contactos de su directorio en función de las condiciones que establezca. Solo puede tener una política de eliminación predeterminada por organización. No puede crear excepciones para directrices de eliminación de contactos. Todos los administradores de organización pueden acceder y editar la misma política de retención.

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione la pestaña Privacidad de datos.
   
3. Vaya a la sección Políticas de contactos.
4. Decida si desea Borrar automáticamente contactos o No borrar contactos automáticamente.
5. Si desea que los contactos se borren automáticamente, seleccione los criterios para borrar contactos. Tiene 4 opciones:
   • Fecha de la última actualización: Los contactos se eliminarán automáticamente un cierto número de días después de la última actualización.
   • Fecha de creación del contacto: Los contactos se borrarán automáticamente un cierto número de días después de su creación.
   • Fecha de la última respuesta: Los contactos se eliminarán automáticamente si su última respuesta a la encuesta supera el número de días especificado.
   • Última invitación de participación: Los contactos se eliminarán automáticamente si su última invitación de participación supera el número de días especificado.
     Consejo Q: También puede combinar varios criterios en su política de retención.
     
6. Escriba el número de días después de los cuales se borrarán los contactos.
   Consejo Q: El valor debe ser mayor o igual que 1.
7. Haga clic en Guardar.

Políticas de retención de programación

Las políticas de retención se programan para que se ejecuten todos los días de forma predeterminada. Si desea que sus respuestas de encuesta o contactos se eliminen con una frecuencia diferente, puede programarlos para que se ejecuten semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente.

1. Configure la política de eliminación de respuestas o contactos.
2. Haga clic en Programar.
   
3. Seleccione la frecuencia con la que desea que se ejecute su política de borrado.
   
   • Diario: Su trabajo se ejecutará todas las mañanas.
   • Semanal: Su job se ejecutará todos los lunes.
   • Mensual: su job se ejecutará el primer día del mes cada mes.
   • Trimestral: su job se ejecutará el primero del trimestre cada trimestre.
   • Anual: Su job se ejecutará el primero del año cada año.
   • Nunca: Su trabajo no se ejecutará.
4. Haga clic en Guardar.

Ejecutar todas las políticas ahora

Una vez que haya programado sus políticas de retención, puede optar por ejecutarlas todas inmediatamente, independientemente de su cadencia programada.

1. Haga clic en Ejecutar todas las directrices ahora.
2. Tipo I COMPRENDER.
   
3. Seleccione Iniciar ejecución de conjuntos de reglas.

Creación de una excepción

Si hay encuestas específicas que deberían tener una política de retención diferente al resto de la marca, puede configurar una excepción.

1. En la pestaña Política de retención, haga clic en Añada una excepción.
   
2. Busque la encuesta para la que desea establecer una excepción escribiendo una palabra clave o un nombre de encuesta en la barra de búsqueda.
   
3. Haga clic en Buscar.
4. Seleccione la encuesta para la que desea establecer una excepción en la lista de resultados devueltos.
5. Haga clic en Continuar.
6. Puede establecer una excepción para la política de eliminación de la encuesta que seleccionó. Tiene 3 opciones:
   
   • No anular la política predeterminada: la encuesta seguirá la política de eliminación predeterminada.
   • No eliminar respuestas automáticamente: las respuestas de esta encuesta no se eliminarán automáticamente, independientemente de la política de eliminación predeterminada.
   • Eliminar respuestas automáticamente: Las respuestas de esta encuesta se eliminarán automáticamente, independientemente de la política de eliminación predeterminada. Si opta por eliminar respuestas automáticamente, introduzca los criterios de eliminación. Para obtener más información sobre estos criterios, consulte los pasos 5-6 en la sección Configuración de una política de borrado predeterminada.
7. Puede establecer una excepción para la política de anonimización de la encuesta que seleccionó. Tiene 3 opciones:
   • No anular la política predeterminada: la encuesta seguirá la política de anonimización predeterminada.
   • No anonimizar automáticamente las respuestas: las respuestas de esta encuesta no se anonimizarán automáticamente, independientemente de la política de anonimización predeterminada.
   • Anonimizar automáticamente las respuestas: las respuestas de esta encuesta se anonimizarán automáticamente, independientemente de la política de anonimización predeterminada. Si opta por anonimizar automáticamente las respuestas, introduzca los criterios de anonimización. Para obtener más información sobre estos criterios, consulte los pasos 8-9 en la sección Configuración de una política de anonimización predeterminada.
8. Haga clic en Actualizar.

Gestión de excepciones

Todas las excepciones de la marca se pueden ver en la tabla Crear y gestionar excepciones. Escriba un nombre de encuesta o una palabra clave en la barra de búsqueda para buscar excepciones existentes. En esta tabla puede ver la siguiente información:

• Nombre de la encuesta: Nombre de la encuesta para la que se creó la exención.
• Propietario: El nombre de usuario del propietario de la encuesta.
• Política de eliminación: política de eliminación que se aplicará a esta encuesta.
• Política de anonimización: La política de anonimización que se aplicará a esta encuesta.

Hacer clic en los tres puntos horizontales junto a una excepción le permite editar la política de retención o eliminar la política de retención.

Visualización del registro de eventos

El log de eventos muestra los eventos de retención y las modificaciones de directriz.

Eventos de retención

Cuando se selecciona Retención en el menú desplegable, esta tabla muestra las eliminaciones de datos y las anonimizaciones que se han producido como resultado de las reglas de retención y las excepciones. Puede utilizar la barra de búsqueda para buscar eventos de retención específicos. Al hacer clic en Últimos 12 meses puede filtrar la tabla por un período de tiempo específico.

La tabla contiene la siguiente información:

• Cronomarcador: Fecha y hora en que se produjo el evento de retención.
• Tipo de evento: El tipo de evento de retención que se ha producido.
• Tipo de registro: el tipo de registro afectado.
• Registros afectados: el número de registros afectados.
• ID de job: El ID del evento de retención.

Cambios en las políticas de retención

Cuando se selecciona Cambios de directriz en el menú desplegable, esta tabla muestra los cambios en las reglas de retención y las excepciones. Puede utilizar la barra de búsqueda para buscar modificaciones específicas de directriz. Al hacer clic en Últimos 12 meses puede filtrar la tabla por un período de tiempo específico.

La tabla contiene la siguiente información:

• Cronomarcador: La hora en la que se realizó la modificación de la política.
• Usuario: El usuario que realizó el cambio de política.
• Recurso: El nombre de la encuesta específica para la que se ha modificado una excepción o la política de marca si se ha modificado la regla de retención de toda la organización.
• Política antigua: La anterior política o excepción.
• Nueva política: La nueva política o excepción.
  Consejo Q: Un valor “Marca predeterminada” significa que se ha creado una nueva excepción y que la encuesta ha seguido anteriormente la regla de retención de toda la organización.