Recortar, guardar y compartir documentos (Studio)

Acerca del recorte, la grabación y el uso compartido de documentos

En el explorador de documentos y widgets de opinión, puede compartir documentos con sus colegas a través de un enlace o un dashboard.

Intercambio de opiniones y seguridad de los datos

Si un usuario de Studio tiene acceso directo a los datos de un proyecto y sus documentos, puede compartir datos mediante cuadros de mandos.

Los usuarios con licencia de consumidor de informes nunca tienen acceso directo a los datos. Solo pueden ver documentos compartidos específicamente con ellos por un usuario de Studio a través de un dashboard. Debido a que no se les concede acceso directo a ningún dato, los Consumidores de informes no pueden dar a otros usuarios acceso a los documentos.

Qué significa esto para compartir

• Copiar un enlace a una interacción: Cualquiera puede copiar un enlace, pero solo los usuarios con permiso para ver los datos (es decir, los usuarios de Studio con acceso a datos al proyecto relacionado) pueden ver los documentos utilizando el enlace. Los usuarios sin acceso a los datos del proyecto (es decir, usuarios Consumidores de informes) verán un mensaje de error. Los enlaces no dan acceso universal a una interacción, ya que esto evitaría la seguridad del acceso a los datos.
• Compartir documentos a través de un dashboard: solo los usuarios de Studio con permisos de creación y edición de dashboard pueden compartir comentarios a través de un dashboard. Compartir comentarios a través de un dashboard le permite dar acceso a un conjunto específico de usuarios a los documentos seleccionados mediante el mecanismo de uso compartido del dashboard. Los usuarios Consumidores de informes no pueden compartir documentos con ningún otro usuario de Studio (Consumidor de informes u otros tipos), ya que esto evitaría la seguridad del acceso a los datos.

Recorte de documentos

El recorte de documentos le permite seleccionar varios documentos específicos a la vez para compartirlos o exportarlos.

1. Seleccione un documento para ver.
   
2. Haga clic en el botón Clip de comentarios.
3. Seleccione otro documento.
   
4. Haga clic en el botón Clip de comentarios para añadirlo a su selección.
5. Al seleccionar documentos, se marcarán con iconos de clip en el panel Resultados.
   
6. Ahora puede hacer lo siguiente:
   • Exportar documentos como archivo Excel (XLSX)
   • Compartir documentos como enlace
   • Compartir documentos como dashboard

Consejo Q: Para desrecortar un documento, selecciónelo y vuelva a hacer clic en el botón del clip. También puede utilizar el menú de la parte superior derecha y seleccionar Borrar selecciones de comentarios.

Compartir comentarios mediante un enlace

Puede copiar un enlace a uno o más documentos y compartirlo con otros. El enlace abre los documentos seleccionados en el explorador de documentos.

1. Abra el explorador de documentos y el widget de comentarios.
2. Busque el documento o recorte los documentos que desea compartir.
   
3. Haga clic en el botón Opciones de uso compartido.
4. Seleccione Copiar enlace.
5. Ahora que tienes el enlace copiado, puedes pegarlo donde quieras.

Compartir comentarios a través de un dashboard

Puede llamar uno o más documentos mediante un dashboard. Cuando comparte documentos de esta manera, se crea un dashboard con un widget de opinión dentro que contiene sus documentos recortados.

1. Abra el explorador de documentos o el widget de comentarios.
2. Busque el documento o recorte los documentos que desea compartir.
   
3. Haga clic en el botón Compartir comentarios seleccionados.
4. Introduzca las personas con las que desea compartir sus documentos.
   
   • Usuarios de Studio: Escriba el nombre, apellido o correo electrónico del usuario y, a continuación, haga clic en él.
   • Todos los usuarios de Studio: puede distribuir dashboards de toda la organización a cada usuario de Studio en su cuenta maestra seleccionando
   • Compartir con todos los usuarios: Esta configuración la pondrá a disposición de todos los usuarios, incluidos los nuevos usuarios que se registran después de crear el dashboard. Aún puede añadir usuarios y grupos específicos cuando utilice esta opción.
     Consejo Q: Esta acción requiere el permisoCompartir con todos.
   • Grupos de estudio: Escriba el nombre del grupo y, a continuación, haga clic en él. Cuando comparte un documento con un grupo, todos los miembros de ese grupo tendrán acceso. No importa cuándo un usuario se una al grupo; los usuarios que se unan al grupo después de compartirlo seguirán teniendo acceso. Sin embargo, tan pronto como un usuario abandone el grupo, su(s) documento(s) ya no estará(n) accesible(s) para ese usuario.
   • Usuarios no registrados: escriba la dirección de correo electrónico de una persona con la que desea compartir sus documentos. A continuación, pulse Intro. Cuando termines de compartir, se invitará a esta persona a crear una cuenta de Studio.
5. Seleccione Permitir a los editores compartir para permitir que todos los editores compartan el dashboard y lo añadan a cualquier libro al que tengan acceso (creado o compartido). Deje esta opción sin seleccionar para asegurarse de que solo puede compartir el dashboard o añadirlo a los libros.
6. En la sección Añadir, determine qué nivel de acceso debe tener cada usuario o grupo. Las siguientes opciones están disponibles:
   • Puede ver: permite a los usuarios ver, actualizar y exportar sus documentos, pero no realizar ningún cambio en ellos.
   • Puede editar: permite a los usuarios realizar algunos cambios en sus documentos, pero no tanto como el propietario. Para obtener más información, consulte Puede ver frente a. Puede editar.
     Consejo Q: Puede editar no estará disponible cuando se compartan documentos con todos los usuarios de Studio o con usuarios no registrados.
7. Proporcione un mensaje. (Opcional.)
8. Seleccione Notificar por correo electrónico si desea enviar un correo electrónico además de la notificación en la aplicación a todos los usuarios y grupos con los que ha compartido.
   Consejo Q: Si comparte con todos los usuarios, no todos recibirán una notificación por correo electrónico. Solo se enviarán por correo electrónico los usuarios y grupos de la sección Añadir.
9. Haga clic en Copiar enlace de dashboard para copiar un enlace a este dashboard en el portapapeles.
   Consejo Q: Puede pegar este enlace en el campo Mensaje.
10. Haga clic en Compartir.

Búsqueda de documentos compartidos como paneles

Una vez que haya compartido documentos a través de un panel de instrucciones, usted y sus colaboradores podrán encontrarlos de la misma manera. En la página de inicio de Studio, desplácese hacia abajo hasta Buscar dashboards y libros, y busque en la carpeta Opinión compartida. La fecha en la que se compartieron los documentos será en el nombre del dashboard, junto con el correo electrónico del propietario.

Identificación del widget original

Al mirar documentos que se han compartido en el pasado, puede ser curioso de dónde provenía. Aquí explicaremos cómo averiguar de qué widget y dashboard proceden los datos del documento.

1. Abra el explorador de documentos.
2. Haga clic en el icono de filtro.
3. Identificar el origen de los filtros por su sección:
   • Filtros de dashboard: Filtros que provienen del dashboard.
   • Filtros de widget: el elemento de widget seleccionado para crear documentos o el filtro aplicado al widget.
   • Filtros del explorador de documentos: filtros de esfuerzo y sentimiento aplicados en el explorador de documentos.

Los filtros de panel y los filtros de widget pueden ayudarle a determinar dónde se originaron los documentos. Estos filtros no se pueden activar o desactivar en el explorador de documentos.