メールタスク

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メールタスクについて

メールタスクでは、クアルトリクスのさまざまなイベントに応じてメール通知を送信できます。 最も一般的な使用例は、アンケートの回答が提出されるたびに個人やグループにメールを送信することです。

例: お客様がCSATアンケートの回答を提出するたびに、カスタマーサービス担当者とそのマネージャにメールを送信します。 このメールでは、お客様がサポートのやり取りについて話した内容が報告されます。
例: お客様がアンケートからイベントに申し込むと、登録を確認するフォローアップメールが届きます。このメールにはイベントの時間や質問がある場合の連絡先などが詳しく書かれています。
例: 毎週月曜日、人事チームにメールを送り、毎週のチェックリストに目を通すように促します。

メールタスクは、メールのトリガーに代わる優れた機能で、トリガーに比べて以下のような改善点があります。

メールタスクの設定

  1. アクション]タブに移動します。
    [アクション]に移動して新しいアクションを作成する
  2. アクションを作成]をクリックします。
  3. メールを予約送信で送信するのか、イベントに基づいて送信するのかを決定します。 詳細については、リンク先のページをご覧ください。
    ヒント:イベントベース]を選択し、次にアンケート回答作成イベント (英語)を選択するのが最も一般的ですが、ほかの選択肢を選択することもできます。
    アンケート回答イベント
  4. プラス記号(+)をクリックし、次に[条件]をクリックして、メールを送信する条件を設定します。
    プラス記号の次に条件をクリックする

    例: 提供されたサービスに不満を持ったお客様にだけ、フォローアップメールを送りたいとします。 そこで、「やや不満」「非常に不満」と答えた回答者のみにフォローアップメールを送るという条件を設定します。
    [次のいずれかが正しい]に、Q8で「やや不満」を選択した回答者、Q8で「非常に不満」を選択した回答者を選択
  5. プラス記号(+)をクリックし、[タスク]を選択します。
    プラス記号の次にタスクをクリック
  6. タスクとして[メール]を選択します。
    メールタスク
  7. メールの受信者を選択します。 複数のメールアドレスをコンマで区切って追加していくことで、複数のメールアドレスに送信することができます。 ここでは最大10件のメールアドレスをリストにできます。
    メール送信ウィンドウの画像

    ヒント: 回答者にメールアドレスの入力を求めた場合、またはこのアンケートを最初にメールで配信した場合は、差し込みテキストボタンをクリックして、回答者のメールアドレスが保存されている[アンケートの質問]または[パネルフィールド]を選択できます。
    メールの宛先フィールドの差し込みテキストメニューが展開されている
  8. 送信元アドレス]を必要に応じて編集します。 ドメインのドロップダウンメニューを使って、使用可能な送信ドメインを選択します。
    ヒント: 多くの場合、ブランドにはブランド管理者と組織のITチームが設定する一連のカスタム送信元ドメインがあります。 これらの有効なドメインにより、有効なドメインを持つ任意のメールアドレスを「送信元」として使用できます。 たとえば、クアルトリクス大学の学生の場合は、@qualtricsuniversity.eduで終わる任意のメールアドレスを使用できる場合があります。 「送信元」メールの設定に問題がある場合は、ブランド管理者に連絡してください。
  9. 送信者名]を必要に応じて編集します。
  10. ユーザー名を入力し、[返信先メールアドレス]のドメインを選択します。 これは、メッセージに対する回答者の返信を受け取るメールアドレスです。 返信を受け取りたくない場合は、クアルトリクスのデフォルトのメールドメインのいずれかを使用できます。 それ以外の場合は、ライセンスで使用するために設定されたドメインを選択できます。
    ヒント: 使用するメールは実在するものでなくても構いません。 たとえば、返信を受け取りたくないもののメールアドレスを公式に見せたい場合は、返信先をYourCompany@qemailserver.comに設定できます。
  11. メールに[件名]を追加します。
    ヒント:件名]フィールドの横にあるドロップダウンをクリックすると、自分のライブラリ (英語)に保存されている件名(これには翻訳 (英語)が含まれることがあります)を選択したり、差し込みテキストを追加したりできます。
    件名の横のドロップダウンが開き、ライブラリと差し込みテキストオプションが表示されている
  12. トリガーとなるイベントが発生してからメールを配信するまでの期間を選択します(例:アンケートの回答が送信されてからの期間)。 選択できる期間は、最短で今すぐ、最長で30か月です。
  13. メールのメッセージを書きます。 [メッセージを読み込み]ドロップダウンを使ってライブラリ (英語)にあるメッセージを使うこともできますし、書いたメッセージを再利用する場合は、右上の[保存]をクリックして、後で使えるようにライブラリに保存することもできます。
    メール送信画面内で下にスクロールする。メッセージを入力する欄の上部にリッチコンテンツエディターがある。左上には、ライブラリのメッセージを追加するボタン。右上には、ライブラリに保存するためのボタンがある

    ヒント:メッセージ]フィールドの横にあるドロップダウンをクリックすると、一般的なメッセージ (英語)(自分の(英語)ライブラリ 内)を選択したり、差し込みテキストを追加したりできます。 差し込みテキストを追加すると、アクション内のほかのタスクのフィールドがメニューに表示されます。 たとえば、メールタスクの前のアクションにチケットタスク (英語)があれば、差し込みテキストメニューでチケットフィールドが利用できます。
    メッセージの並びにあるドロップダウンを開いて、翻訳と差し込みテキストオプションを表示している

    ヒント: デフォルトでは、メールタスクのメッセージは英語で表示されます。 埋め込みデータメッセージライブラリ (英語)の翻訳されたメッセージを使用して、タスクを翻訳できます。 まず、Q_Language[埋め込みデータフィールド]がアンケートフローにあることを確認する必要があります。 確認できたら、[メッセージ]ドロップダウンフィールドで、[差し込みテキスト]>[埋め込みデータ]を選択し、表示されたボックスに「Q_Language」と入力します。 これにより、回答者がアンケートに使用した言語でメッセージを動的に取り込むことができます。
    メールタスクで差し込みテキストを使ってメールメッセージを翻訳する
    ヒント: このメッセージのカスタマイズについては、「リッチコンテンツエディター」のページを参照してください。
    注意: メールメッセージに画像を含める場合は必ずリッチコンテンツエディターの画像アイコンを使用して画像を挿入する必要があります。 グラフィックライブラリ (英語)に保存されているすべての画像を選択できるようになります(メールエディターからグラフィックライブラリに新しい画像を追加することもできます)。 メールメッセージに画像を手動で貼り付けた場合、メールタスクは機能しません。
  14. 回答レポートを含める]と[受信者のデータを含む]がこのメールに適しているかどうかを決定します。 詳細は、「回答レポート」をご覧ください。
    ヒント: 「回答レポートを含める」は、メールの本文に質問の概要と回答者の回答を追加します(オンラインバージョンへのリンクも含む)。 「受信者のデータを含む」は、回答者のアンケート回答に関する情報を表示します。
  15. 作成]をクリックします。

回答レポート

メールタスクの作成時に、[回答レポートを含める]を選択するオプションがあります。 回答レポートは、質問と回答者の回答をまとめたものです。 メールの本文、リンクされたウェブページ、PDFのエクスポートに含まれます。

注意: 回答レポートには、アンケートエディターに表示されるアンケートの現在のテキストが表示されます。 アンケートに変更を加えたがまだ公開していない場合は、その変更は回答レポートに反映されます。

回答レポートのカスタマイズオプションの画像

回答レポートの有効期限

追加のセキュリティ対策として、回答レポートのリンクの有効期限を設定できます。 これはウェブページにのみ影響し、メールの本文やPDFのエクスポートには影響しません。 有効期限は、メールタスクが送信されてからの時間、日数、または月単位で決めることができます。

ヒント: 有効期限に[なし]を選択した場合、警告が表示されます。 回答レポートに有効期限を設定しない場合は、アンケートが回答者の機密データを要求していないことを確認する必要があります。

[なし]を選択すると、感嘆符を含む黒い三角形の警告が表示される

回答レポートの言語

回答レポートの言語を決定します。 これにより、異なる回答者に異なる言語別のメールタスクを作成できます。Q_Languageと対応する言語コードを使用すると、翻訳されたメッセージの本文と指定された回答レポート言語を持つメールタスクを送信する条件を設定できます。

Q_LanguageがENに等しい場合の条件

回答レポートの埋め込みデータ

回答レポートには、回答と一緒に保存されている埋め込みデータを含めることができます。 すべての埋め込みデータを含めるか、アンケートフローで定義された埋め込みデータのみを含めるか、または埋め込みデータなしを選択できます。

回答レポートの埋め込みデータの選択ドロップダウンの画像

回答レポートの表示とエクスポート

メールタスクで回答レポートを有効にすると、3つの形式で表示されます。

番号の付いた回答レポートへのリンク

  1. メール自体のテキスト。
  2. PDFのエクスポート。
  3. ライブリンク。
    ヒント: メールタスクの有効期限を設定すると、このリンクが無効になる時期を定義できます。

回答レポートには、3つの情報のヘッダーがあります。 受信者データ、回答のサマリー、埋め込みデータです。

回答レポートのPDF

受信者データには、アンケートの回答が完了した日付、IPアドレス、社内の回答ID、回答レポートを閲覧するためのURLなどの情報が含まれています。 回答のサマリーには、アンケートのすべての質問とその回答が記載されています。 埋め込みデータには、いくつかのデフォルトフィールドに加えて、アンケートフローで設定したすべての埋め込みデータが含まれています。

ヒント: デフォルトでは、回答レポートにすべての質問に対するすべての回答と、すべての埋め込みデータが含まれますが、 当社のエンジニアリングサービスチームがお客様のニーズに合わせて、カスタムの回答レポートを作成いたします。 このソリューションにご興味のある方は、営業担当までお問い合わせください。

より手動的なソリューションとしては、メールタスクで差し込みテキスト (英語)を使用することを検討してください。 この場合、レポートを一から作成する必要があり、PDFのエクスポートやライブリンクはありません。

Salesforceでの回答レポートリンクのマッピング

回答レポートのリンクをSalesforceにマッピングするには、「回答レポートリンクのマッピング (英語)」を参照してください。
Salesforceの連絡先にあるアンケートの回答へのリンク

メールタスクの送信タイミング

すべてのタイプのアンケート回答は、特定の条件下でメールタスクを送信できます。

注意: アクションが完了すると、予約送信設定済みのメールを削除することはできません。 たとえば、送信したばかりの回答がメールタスクの条件を満たしている場合に、そのメールタスクを削除しようとしても、その回答のメールは予約送信が設定されたままです。

メールタスクのトラブルシューティング

このセクションでは、メールタスクに関連する問題のトラブルシューティングに役立つ追加リソースへのリンクがあります。

ヒント: 条件を構築するためのリソースの中には、アクションではなくデータのフィルタリングで例示しているものもあります。 しかし、これらの条件の背後にあるロジックは同じです。

メールタスクの実例

ある機能をいつどのように使用するかは、ほかのユーザーが過去にその機能をどのように使用したかを知らないと判断が難しい場合があります。 以下に、メールタスクを含む一般的なユースケースをご紹介します。