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Directorio de empleados (EX)

Acerca del directorio de empleados

Su Directorio de empleados contiene una lista de todas las personas (participantes o administradores) cargadas para su uso en proyectos EX. Cada persona puede o no estar incluida en un proyecto o jerarquía. Se puede agregar personal adicional de forma manual o mediante importación masiva.

El directorio es útil porque le permite guardar mucha información sobre las personas para reutilizarla en varios proyectos. Por ejemplo, puede guardar metadatos, relaciones entre gerentes y empleados a cargo y direcciones de correo electrónico dentro del directorio.

Para navegar al Directorio de empleados, utilice el menú de navegación de la parte superior izquierda para seleccionar Directorios y, a continuación, seleccione Directorio de empleados.

Consejo Q: De forma predeterminada, solo los administradores de organización, los administradores EX y los administradores de información de empleados tendrán acceso al directorio de empleados. Para dar acceso a otros usuarios, active el permiso de cuenta Acceder a directorios. Tenga en cuenta que los usuarios con acceso al Directorio de empleados podrán ver y modificar toda la información personal y los metadatos de todos los usuarios dentro de su licencia.

Atención: Su directorio contiene todos los participantes y usuarios de toda su organización. Tenga mucho cuidado al agregar y eliminar personas, ya que no solo las está agregando o eliminando de un solo proyecto.

Consejo Q: Gestionar el directorio de empleados es un paso importante en la distribución de proyectos de EmployeeXM, ya que es donde los participantes de su proyecto están todos almacenados. Una vez que haya configurado su directorio como desee y se hayan cargado sus empleados, tiene una serie de opciones para configurar los participantes, seguidas de la distribución del proyecto.
Para la configuración del participante, consulte los siguientes recursos:

Para la distribución, consulte los siguientes recursos:

Ventana Información global

Al hacer clic en el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona dentro del Directorio global, se abre la ventana de información global. Aquí puede ver y revisar información sobre una persona en particular en su directorio.

Información básica

Esta sección contiene información sobre el nombre, los apellidos, el correo electrónico, el identificador único y el nombre de inicio de sesión. Para editar un campo, haga clic directamente a la derecha del nombre del campo y escriba el nuevo valor. Este cambio se reflejará en la página Administración y en todos los proyectos en los que el individuo participa.

Metadatos

Esta sección contiene información sobre las diferentes partes de metadatos que se han asignado al participante.

Para eliminar un campo de metadatos de un participante, pase el ratón por encima del valor del campo y seleccione la X roja.
Para editar o asignar un valor a un campo de metadatos, haga clic directamente en el valor de campo o haga clic a la derecha del nombre de campo y escriba el nuevo valor.
Para cambiar el nombre de un campo solo para el participante seleccionado, haga clic en el nombre del campo.
Para añadir un nuevo campo de metadatos para un participante, seleccione Añadir campo.

Atención: Las modificaciones realizadas en los metadatos del directorio no se reflejarán en los proyectos. La única excepción son los proyectos 360 con el estado Nuevo.

Pestaña Relaciones

La pestaña Relaciones le permite gestionar las relaciones de una persona en proyectos 360. Las relaciones establecidas aquí se pueden cargar rápida y eficientemente en un proyecto 360 para su uso futuro.

Estas relaciones no afectarán a los proyectos de Employee Engagement o Employee Lifecycle de ninguna manera.

Para añadir una relación:

Busque una persona que ya se encuentre en el directorio mediante la barra de búsqueda.
Haga clic en Seleccionar relación y determine qué tipo de relación tienen.
Haga clic en Añadir.

Para eliminar una relación, haga clic en el menú desplegable junto a una relación y seleccione Eliminar.

Pestaña Participación

La pestaña Participación muestra cada proyecto 360, de Employee Engagement y de Ciclo de vida de empleados en el que la persona aparece como participante.

Proyecto: El nombre del proyecto.
Evaluaciones Recibidas: En un proyecto 360, esta es una medida de cuántos otros participantes hicieron evaluaciones de este tema.
Evaluaciones completadas: en un proyecto 360, esta es una medida de cómo evalúa a esta persona y a otras personas. En Employee Engagement, este número es 1, porque la persona solo completa 1 evaluación por proyecto.
Estado: Si la respuesta del participante es Completa o No completada.

Búsqueda del directorio

Puede buscar un participante deseado escribiendo un nombre o una dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda, o puede hacer uso de la función Búsqueda avanzada.

Realizar una búsqueda avanzada

Navegue a su Directorio de empleados en Directorios.
Haga clic en Búsqueda avanzada.
Seleccione de una lista de criterios por los que filtrar.
Combine condiciones haciendo clic en el signo más (+) a la derecha de una condición.

Añadir personas manualmente

Navegue al Directorio de empleados en Directorios.
Haga clic en Añadir personas en la parte superior derecha.
Seleccione Añadir personas.
Escriba un identificador único, correo electrónico, nombre y apellidos.

Consejo Q: ¿Se está quedando sin líneas para agregar participantes manualmente? Pulse Intro en el teclado para crear una fila nueva.
Si hace clic en el signo más (+), puede añadir columnas para Idioma y tantos campos de metadatos como desee. Estos campos no son obligatorios.
Atención: Si su organización utiliza SSO, cree una columna con el nombre Nombre de usuario al añadir contactos del directorio. Asegúrese de que está utilizando el nombre de usuario correcto para su organización. Por ejemplo, el nombre de usuario de Jane Doe en Company, Inc. puede ser jdoe@companyinc.org.
Cuando termine, haga clic en Añadir.

Consejo Q: Esta ventana también se puede utilizar para editar usuarios. Si utiliza el cuadro de búsqueda para buscar usuarios existentes o introduce el correo electrónico exactamente como está guardado en el directorio, puede cambiar el nombre, el idioma y los metadatos de un usuario. Al hacer clic en Añadir, en lugar de crear una persona duplicada, el directorio solo actualizará la persona utilizando el correo electrónico como referencia.

Importar personas

En lugar de añadir personas manualmente, también puede cargar una hoja de cálculo.

Cómo importar personas

Cree una hoja de cálculo en Excel o en otro programa de hojas de cálculo.
Incluya una columna para el identificador único. Así es como las personas de su directorio se diferencian entre sí.
Si su organización tiene SSO, incluya una columna para UserName. Asegúrese de que está utilizando el nombre de usuario correcto para su organización. Por ejemplo, el nombre de usuario de Jane Doe en Company, Inc. puede ser jdoe@companyinc.org.
Añada las columnas Nombre, Apellidos y Correo electrónico.
Agregue columnas deseadas adicionales, como Language, ManagerID, campos de metadatos personalizados, relaciones 360, etc. Tenga en cuenta que el orden de las columnas no importa. Sin embargo, la ortografía y el uso de mayúsculas y espacios sí importan.
Consejo Q: Consulte un archivo de ejemplo haciendo clic en Plantilla CSV o Plantilla TSV. Si decide no utilizar el documento de ejemplo para cargar personas en su directorio, asegúrese de que los campos Identificador único, Correo electrónico, Nombre, Apellidos, Nombre de usuario, Contraseña e Idioma coincidan exactamente con este formato (incluidos el espaciado y las mayúsculas) si elige agregarlos.
Añada personas a su hoja de cálculo, con 1 fila para cada persona.
Guarde el archivo como archivo CSV (valores separados por comas) o TSV (valores separados por tabulaciones). Tenga en cuenta que el tamaño máximo de archivo para cargar una lista de contactos es de 100 MB.
Navegue al Directorio de empleados en Directorios.
Haga clic en Añadir personas en la parte superior derecha.
Seleccione Importar personas.
Haga clic en Examinar y seleccione el archivo de participante en su ordenador.
Si el importador detecta problemas iniciales, no le permitirá continuar y mostrará los problemas en rojo. Lea estas descripciones y realice correcciones en su archivo. Una vez guardados los cambios, vuelva a hacer clic en Examinar y vuelva a cargar el archivo.
Si no se detectan problemas, haga clic en Comprobar errores.
Mientras el importador se carga, puede volver a su lista de participantes.
Una vez cargado, el importador resumirá qué participantes se actualizarán o añadirán al directorio. El importador también le avisará si hay algún error en sus filas.
Si está satisfecho con estos cambios, haga clic en Finalizar importación.

Importar campos

Identificador único: el medio de diferenciar al participante de otros en el directorio. Consulte Identificadores únicos para obtener más detalles. Este campo es obligatorio.
Correo electrónico: La dirección de correo electrónico de la persona. Este campo es obligatorio.
Nombre: El nombre de la persona. Este campo es obligatorio.
Apellido: El apellido de la persona. Este campo es obligatorio.
Nombre de usuario: El nombre de usuario que una persona utiliza para iniciar sesión en paneles de instrucciones, cuentas de administrador y más. Si no proporciona un nombre de usuario, se utilizará la dirección de correo electrónico. Para las organizaciones con SSO, se agregará un hashtag (#) seguido del ID de la organización al correo electrónico para crear un nombre de usuario.
Contraseña: La contraseña que utiliza una persona para iniciar sesión en dashboards, cuentas de administrador y más.
ManagerID: La dirección de correo electrónico o el nombre de usuario del gerente de la persona.
Idioma: El idioma en el que el usuario debe ver la encuesta. Este campo tiene un conjunto predefinido de códigos de idioma disponibles. Por ejemplo, EN hace referencia al inglés, mientras que FR quiere decir francés.

También puede añadir tantas columnas personalizadas como desee. Estas columnas se denominan metadatos y se pueden utilizar en el dashboard para crear más filtros dinámicos e informes de datos.

Errores detectados

Si el importador detecta errores con su importación, recibirá un informe de errores que puede descargar como un archivo CSV. Este informe contiene información sobre las filas de su columna que contienen errores.

Haga clic en Descargar informe de errores para verlo.

El informe dará la fila exacta del archivo que tenía el error, el campo que tenía el problema y el identificador único del participante que tuvo el error.

Ejemplo: accidentalmente cargamos a nuestro usuario con el identificador único “bp3835453” dos veces. Tanto el identificador único como la dirección de correo electrónico son exactamente los mismos en cada una de las 2 filas. Si borramos 1 de las filas, el problema se resolverá cuando volvamos a cargar el archivo.

Consejo Q: la persona importadora no detecta problemas específicos de la jerarquía.

Errores comunes a los que se debe prestar atención

Aunque esta no es una lista exhaustiva, a continuación encontrará algunos consejos generales para crear su archivo que le ayudarán a evitar problemas al cargar participantes:

Asegúrese de que la primera fila del archivo tenga UniqueIdentifier, First Name, Last Name y Email.
Los encabezados de archivo no deben contener caracteres especiales; esto incluye caracteres que no son números o el alfabeto inglés.
Consejo Q: Esta regla solo se aplica a los encabezados, no a los valores de columna.
Las cabeceras no pueden superar los 100 caracteres.
Sus encabezados de archivo no deben usar términos de los campos existentes de Qualtrics:
- SID
- RID
- Auditable
- EndDate
- RecordedDate
- StartDate
- Estado
- Puntos
Tenga cuidado de no incluir duplicados de la misma fila: 2 participantes no deben tener el mismo identificador único o correo electrónico.
El archivo no debe tener más de 200 campos de cabecera.
El archivo no debe tener más encabezados que columnas.
Asegúrese de que los valores de columna no superen los 1000 caracteres.

Quitando personas

Atención: Debe ser un administrador de organización para eliminar a alguien del directorio de empleados. Si no es Administrador de organización y desea que se elimine a alguien, póngase en contacto con su Administrador de organización.

Advertencia: La eliminación de alguien del directorio también elimina todas sus respuestas en todos los proyectos. Asegúrese de que desea eliminar a alguien antes de hacerlo.

Eliminación individual de un empleado a la vez

Para eliminar 1 empleado del directorio, haga clic en la flecha situada junto a él y, a continuación, seleccione Eliminar del directorio.

Eliminación manual de varios empleados a la vez

Si marca la casilla junto a cada persona que desea eliminar, puede eliminarla haciendo clic en el menú de la izquierda y eligiendo Eliminar del directorio.

Atención: Tenga cuidado: junto al menú hay una opción Seleccionar todo. Si hace clic en esta opción, seleccionará a cada persona de esa página de su directorio.

Eliminar muchos empleados a la vez

Con una hoja de cálculo, puede cargar una lista de empleados que desea eliminar del directorio. Consulte Eliminar personas del directorio.

Edición de varias personas a la vez

Con la opción de importación, también puede editar varias personas en su directorio a la vez. Cada vez que importa al directorio, el directorio busca un identificador unívoco que ya se haya asignado a una persona. Si encuentra a esa persona, la actualiza con la nueva información en lugar de añadir un duplicado.

Además, debe tener cuidado si el archivo contiene el campo Correo electrónico. Este campo de correo electrónico se leerá como el nombre de usuario del participante si no se especifica ningún campo de nombre de usuario. Esto puede causar problemas al actualizar participantes en masa si los participantes comparten la misma dirección de correo electrónico. Le recomendamos que solo incluya el UniqueIdentifier al actualizar los participantes, a menos que tenga que actualizar su dirección de correo electrónico o nombre de inicio de sesión. Si necesita actualizar 1 de esos campos, le recomendamos que incluya ambos en su importación para evitar errores.

Consejo Q: Recuerde que la carga de ediciones de los metadatos de los participantes en un proyecto es diferente de la carga de ediciones en el directorio. Para asegurarse de que las respuestas se actualicen para reflejar los nuevos metadatos, vaya al proyecto cuyas respuestas desea actualizar con los nuevos metadatos.

Al importar personas al directorio, solo puede añadir a campos existentes. Si incluye un campo de metadatos como cabecera sin valores, se borrarán todos los valores cargados anteriormente para los participantes en el archivo. Excluir una columna por completo no eliminará esos datos.

Ejemplo: Si inicialmente cargó personas en el directorio con metadatos de Edad y Departamento, entonces decide importar otro archivo con las mismas personas, pero no se eliminará ninguna columna para Departamento, Departamento. Sin embargo, si la columna Departamento está incluida en el archivo y tiene valores en blanco, entonces estos metadatos se eliminarán para cualquier participante en el archivo.

Consejo Q: Las modificaciones de metadatos realizadas en el directorio solo se aplican al directorio y las modificaciones de metadatos realizadas en el proyecto solo se aplican al proyecto. Sin embargo, si se edita el nombre, los apellidos, el nombre de usuario, el correo electrónico o el identificador único, la información se actualizará en toda la plataforma.

Directorio de contactos

Cuando visite la página Directorios, tendrá 2 opciones. El primero es el Directorio de empleados, que proporciona una lista de posibles participantes para sus proyectos de Employee Experience. El segundo es el Directorio de contactos.

El Directorio de contactos es una función completamente independiente del Directorio de empleados. En lugar de contener participantes para los proyectos de Employee Experience, contiene listas de encuestados para la Plataforma de la encuesta. Estos encuestados no disponen de medios para gestionar las funciones de Qualtrics, como dashboards y portales de participantes. Alguien puede figurar en el directorio Empleado y Contactos, pero una persona enumerada en 1 directorio no se introduce automáticamente en el otro.

Las funciones específicas disponibles en el Directorio de contactos difieren según el software que haya adquirido.

Consejo Q: ¿Está interesado en alguna de las opciones analizadas en esta sección? Póngase en contacto con su Account Executive de Qualtrics para obtener más información.

XM Directory Lite

Si tiene acceso al XM Directory básico, su Directorio de contactos llevará a XM Directory Lite. Aquí puede crear listas de distribución a las que puede distribuir sus encuestas.

A continuación se muestra una lista de las páginas de soporte técnico de XM Directory Lite en las que se explica cómo crear y gestionar listas de distribución estándar:

A continuación, se muestran algunas páginas de soporte técnico de Plataforma de encuestas en las que se explica dónde utilizar sus listas de distribución dentro de la plataforma:

Contactos de XM Directory

XM Directory proporciona otra opción para distribuir encuestas de Plataforma de encuestas. Con XM Directory, puede añadir contactos a un directorio de toda la organización. Aún puede crear listas de distribución separadas para la distribución, pero el directorio facilita la gestión de duplicados y contactos reutilizados con frecuencia.

XM Directory no está relacionado con el Directorio de empleados. Los 2 no están conectados de ninguna manera.

Las páginas de soporte de XM Directory se pueden navegar desde el menú hasta la parte superior izquierda de esta página de soporte técnico. Seleccione XM Directory y, a continuación, vaya al asunto de interés.

Preguntas frecuentes

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