メールアンケート招待状

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アンケート招待状について

クアルトリクスでは、アンケートを多数の人に簡単かつ便利な方法でメール配信できます Qualtrics メール配信機能を使用すると、カスタマイズされた招待メールを参加者に送信したり、参加者の進行状況を追跡したり、アンケートの悪用を防止したりできます。

アンケート招待状のメール送信

ヒント: この手順ではメールアドレスを手動で入力できますが、事前に受信者の連絡先リストをアップロードすることをお勧めします。 連絡先リストの作成方法については、「連絡先リストの作成」サポートページを参照してください。
ヒント: メールメッセージエディターで[プレビューメールを送信]をクリックしてメールをテストできます。 プレビューメールには個別リンクではなく[アンケートをプレビュー]した時と同じリンクが含まれているため、このリンクを参加者に転送しないように注意してください。 アンケートが終了しているかどうかに関係なく、[アンケートをプレビュー]リンクは常にアクティブになります。 プレビューリンクで完了した回答は、ライセンスの合計にはカウントされません。 これらのリンクタイプの詳細については、「アンケートをプレビュー」ページを参照してください。 テキストの差し込みは、プレビューメールには入力されません。
  1. 配信]タブに移動します。
  2. メール]セクションを開き、[メールを構成]をクリックします。

  3. 連絡先を選択]をクリックします。
  4. 連絡先があるライブラリを選択します。
  5. 適切な連絡先リストを選択します。
    ヒント: または、選択したライブラリ内で[新しい連絡先リスト]をクリックし、手動で個々の連絡先を追加することもできます。
  6. 連絡先リスト全体、連絡先リストのサンプル(英語)、連絡先リストの個々のメンバーのうち、いずれにメールを送信するか選択します。
  7. [送信元アドレス]、[送信者名]、[返信先メールアドレス]がデフォルトで入力されます。 送信者名は自由に変更できます。また、返信先メールアドレスは、招待メールに対する回答者の返信を受け取る任意のメールアドレスに変更できます。 送信元アドレスは別の標準クアルトリクスメールアドレスに変更できます。 ライセンスによっては、カスタムの送信元アドレスを使用できる場合もあります。 これらの変更の詳細については、「カスタム送信元アドレスの使用(英語)」サポートページを参照してください。

    ヒント: 通常、返信先メールアドレスには、クアルトリクスアカウントに関連付けられているメールアドレスのみを使用できます。 ただし、多くの場合、ブランドにはブランド管理者と組織のITチームが設定する一連のカスタム送信元ドメインがあります。 これらの有効なドメインにより、有効なドメインを持つ任意のメールアドレスを返信先として使用できます。 たとえば、クアルトリクス大学の学生の場合は、@qualtricsuniversity.eduで終わる任意のメールアドレスを使用できる場合があります。 返信先メールの設定に問題がある場合は、ブランド管理者に連絡してください。
  8. 日時]ドロップダウンで配信の時間をスケジュール設定します。 デフォルトでは、メールはスケジュール設定した時間から1時間後に送信されますが、リストの送信時間から選択したり、カスタム時間を設定したりできます。
  9. メールの[件名]を入力します。

    ヒント: [件名]ボックスのドロップダウン矢印を選択して、メッセージライブラリ(英語)に保存されている件名を読み込むことができます。 メッセージライブラリでは件名を翻訳できるので、複数の言語でメールを送る場合は、ライブラリから選択してください。
  10. リッチコンテンツエディターに招待メールのメッセージを入力するか、[メッセージを読み込み]をクリックして、以前に保存した招待メールをメッセージライブラリ(英語)から挿入します。(メッセージライブラリではメールメッセージを翻訳できるので、複数の言語でメールを送る場合は、ライブラリから選択してください)。 招待メールを後日再利用する場合は、[名前を付けて保存]をクリックします。 メッセージを読み込んでここで変更を加えるものの、ライブラリに保存しない場合は、メッセージを読み込んだ後に[メッセージを読み込み]ドロップダウンから[固定テキストを使用]オプションを選択して、変更の保存を強制されないようにします。
    ヒント: シンプルな配信の場合は、メッセージエディターでデフォルトのメールメッセージをカスタマイズして送信できます。 よりカスタマイズされたメッセージについては、「テキストの差し込みを使用した電子メールのカスタマイズ」と「メール本文に挿入された質問」を参照してください。 メールがなるべく問題なく送信先に届くように、メールを送信する前に「スパムとしてマークされないようにする(英語)」をお読みください。
  11. 詳細オプションを表示]をクリックします。
  12. リンクタイプ]を選択します。 これにより、回答をトラッキングできるかどうかが決まります。 デフォルトでは、すべてのユーザーが個別のトラッキング可能なリンク(テキストの差し込みから挿入できます)を受け取ります。 詳細については、下記の「リンクタイプ」セクションを参照してください。
  13. リンクの有効期限]を選択します。
    ヒント: リンクの有効期限を変更または元に戻すことはできません。 これは、アンケートの有効期限(これはいつでも変更または元に戻すことができます)または部分回答設定(変更または元に戻すことはできません)とは別であることに注意してください。 これら3つの詳細な比較については、「配信とアンケートの有効期限」を参照してください。
  14. 送信]をクリックします。
    ヒント: メールを送信しようとしたときに発生するエラーメッセージについては、「メール配信エラー」ページを参照してください。
ヒント: これでメール配信を完了しました。次にメールステータスやその他、類似の情報を追跡することに関心がある場合は、 「メール配信管理(英語)」と「配信ステータス」を参照してください。

Qualtrics メール配信機能では、使用するアンケートリンクタイプを選択できます。アンケートリンクタイプにより、回答者がリンクを使用できる回数と、各回答を提供した回答者を追跡できるかどうかが決まります。 [メールを構成]ウィンドウの下部にある[詳細オプションを表示]クリックすることで、次のリンクタイプを使用できます。

  • 「個人」リンク: これはデフォルトのリンクタイプです。 各参加者は、一度だけ回答できる個別のリンクを受け取ります。 連絡先リストの回答者の名前、メールアドレス、その他の情報は、自動的にアンケートデータと一緒に保存されます。 それにより、進行中の回答(英語)を追跡したり、リマインダー(英語)お礼(英語)メッセージを参加者に送信したりできます。 さらに、このリンクは、回答者がアンケートを進めるにつれて回答者のデータを自動的に保存します。 回答者がアンケートの回答を全て完了させる前に、離脱した場合でも、、設定されたアンケートオプションに関係なく、任意のデバイスからアンケートの途中から再開することができます。
    ヒント: 回答者は、リンクをクリックした後、すぐにはアンケートに記入せず、しばらくの間アンケートを放置しておくことがあります。 部分回答設定では、回答者のセッションの有効期限が切れるまでに、回答者がこのリンクに戻らなければならない時間を決定します。 この設定の変更方法については、「部分回答(英語)」を参照してください。リンクに影響を与える可能性がある有効期限の詳細については、「配信とアンケートの有効期限」を参照してください。
    ヒント: 回答を匿名にしたまま、誰がアンケートに回答したかを知りたい場合は、 「個人」リンクと[回答を匿名化(英語)]アンケートオプションを使用します。 この設定をオンにする前に、リンク先のページを読み、関連する警告に注意してください。
  • 回答のやり直し可能リンク: 各参加者は、複数回回答できる個人リンクを受け取ります。 このリンクを使用するたびに、新しい回答が結果に追加され、同じ連絡先リスト情報が記録されます。 リマインダーとお礼メール(英語)はこのリンクに対応していません。 さらに、回答のやり直し可能リンクを使用する場合は、通常はアンケートオプション[不正投票の防止(英語)]を無効にする必要があることに注意してください。回答者が以前に使用したものと同じデバイスとブラウザーからアンケートリンクにアクセスしようとすると、エラーメッセージが表示されるためです。
    ヒント: 回答のやり直しが可能なリンクは、デフォルトでは回答者の回答途中の情報を保存しません。 回答者がアンケートから離脱し、中断したところから再開できるようにするには、[保存して続行]を有効にする必要があります。これは[アンケートオプション]で設定できます。
    ヒント: 回答のやり直しが可能なリンクでは、アンケート回答者がアンケートを開始または完了したときのステータスが追跡されません。
  • 匿名リンク: 各参加者は匿名リンク(英語)を受け取ります。 このリンクでは、無効にできる特定のGeoIP詳細を除き、回答者のIDを追跡できません。 詳細については、リンク先のページを参照してください。 リマインダーとお礼メール(英語)はこのリンクに対応していません。
ヒント: 匿名リンクと回答のやり直し可能リンクが[リンクタイプ]ドロップダウンメニューに表示されない場合は、設定を[招待者のみ]から[オープンアクセス]に変更する必要があります。これはアンケートオプションの[アンケートの保護(英語)]セクションで変更できます。

テキストの差し込みを使用した電子メールのカスタマイズ

招待メールは、一般的なメッセージを入力するだけでなく、参加者の連絡先リスト情報を使用してカスタマイズすることもできます。 この情報は、テキストの差し込み(英語)機能を使用してメッセージに挿入できます。

デフォルトのテキストの差し込み

デフォルトでは、すべてのアンケート招待メッセージに3つのテキストの差し込みが含まれます。

  1. カスタム個別リンク: このテキストの差し込みは、アンケート参加者ごとに固有のリンクに置き換えられます。
  2. アンケートURL: 個別リンクをクリックすることができない回答者のために、個別リンクのURLを表示します。
    ヒント: テキストリンク以外にアンケートにリンクするボタンを挿入する場合は、 ボタンに設定するハイパーリンクにこれを利用してください。
  3. オプトアウトリンク: このテキストの差し込みは、オプトアウトリンクにが挿入されます。 クリックすると、その連絡先リストから参加者にメールが送信されなくなります。
ヒント: これらのリンクはいずれも削除できますが、アンケートを送信するにはアンケートリンクを含める必要があります。 オプトアウトリンクは、メール配信のベストプラクティスに準拠するためにも必要です。

その他のテキストの差し込みをメールに挿入するには

  1. メッセージエディターで、[テキストの差し込み]アイコン({a})をクリックします。
  2. 挿入するテキストの差し込み(英語)のタイプを選択します。
    ヒント: さまざまなオプションを使用できますが、招待メッセージには 埋め込みデータフィールド、アンケートリンク、連絡先フィールドの3つのカテゴリが特に役立ちます。
  3. 必要に応じて、メッセージのレイアウトを調整します。
  4. 名前を付けて保存]をクリックしてメッセージを保存します。

メール本文に挿入された質問

メールメッセージにアンケートの質問を含めることができます。 メールをより魅力的にし、、回答率の向上に効果があります。 参加者がメールを受信すると、メール本文に表示されている質問への回答をメール本文から直接クリックできます。 回答をクリックすると、すぐに別のタブでアンケートが起動し、選択した回答がすでに入力された状態で表示されます。

ヒント: メール本文に挿入された質問として使用できる質問タイプは、単一回答多肢選択式(英語)NPS®(英語)のみです。 スキップロジック質問の表示ロジック、またはカスタム検証を含む質問も使用できません。

メール本文に質問を挿入するには

ヒント: 簡単な方法は、プロジェクト内の[配信]タブからメール本文に挿入された質問を作成することです。
  1. メール本文に挿入された質問アイコンをメッセージエディターでクリックします。
  2. 挿入する多肢選択式またはNPS®質問をアンケートから選択します。
    警告: 単一回答多肢選択式(英語)質問に回答の選択肢として画像がある場合は、必ずリッチコンテンツエディターを使用して画像を追加するようにします。 リッチコンテンツエディターを使用して画像を追加すると、適切なHTMLコードが画像に適用され、メールで画像を表示できます。
  3. この質問の配色を選択するか、[カスタム設定]を選択して自分で配色をデザインします(背景、ボタン、テキストの色オプションを含む)。
ヒント: 1問だけのアンケートを作成して、 メール本文に挿入された質問に回答するとほぼ即座に完了させたい場合、 「アンケートのヒントとコツ(英語)」サポートページを参照してください。
注意: 一部のメールプロバイダーは、メールに含まれるリンクをテストし、回答者がメール本文に挿入された質問を見る前にその質問に回答する場合があります。 詳細については、「セキュリティソフトウェアとクアルトリクスの相互作用」セクションを参照してください。

Qualtrics メール配信機能を使用してアンケートを送信すると、デフォルトでオプトアウトリンクが含められます。

連絡先がこのリンクをクリックすると、連絡先リストから削除されたことを確認するページに移動し、その連絡先リストにはメールが届かなくなります。

ヒント: 「すべてのメーリングリストを解除するには、こちらをクリックします」は、ライセンスでXM Directoryを使用している場合にのみ表示されます。

オプトアウトをクリックしたユーザーは連絡先リストに登録されたままですが、「登録解除済み」のフラグが付けられます。これは、連絡先リストメンバーページでそれらのユーザーのオプトイン・オプトアウトステータスでわかります。

登録解除されている連絡先には、招待メール、リマインダー、お礼メッセージは送信されません。 「リスト内の連絡先を編集する」ページに記載されている手順を使用して、いつでも連絡先を手動でオプトアウトまたはオプトインできます。

ヒント: オプトアウトリンクは、その特定の連絡先リストからのみ連絡先を登録解除します。 そのメールアドレスは、連絡先が含まれているほかのすべての連絡先リストではオプトインされたままになります。
ヒント: オプトアウトリンクを誤って削除してしまい、配信が送信されなくなった場合は、 「オプトアウトリンクなし」ページでオプトアウトリンクを再度追加する手順を確認してください。

複数の言語での配信

Qualtrics メール配信機能を使用すると、参加者の希望言語に自動的に翻訳された招待メールを送信できます。

複数の言語で招待メールを送信するには

  1. ライブラリ」ページと「新しいメッセージの作成(英語)」に移動し、これらのリンクされているサポートページの指示に従ってください。
    ヒント: メッセージタイプが正しく設定されていることを確認してください。 メッセージタイプは、アンケートの招待の場合は[招待メール]に、リマインダーの場合は[リマインダーメール]に設定されている必要があります。
  2. ライブラリメッセージを翻訳する(英語)」サポートページに記載されているプロセスを使用して招待状を翻訳し、必要な言語ごとにこの手順を繰り返します。
  3. 連絡先リストを作成する際に、受信者ごとに適切な言語コードが設定された[言語]列を含めます。

翻訳されたメッセージと連絡先リストに設定された言語があれば、招待メールを送信できます。 アンケート招待状が送信されると、各参加者は連絡先リストで指定された言語でメールを受け取ります。

配信とアンケートの有効期限

3つの異なるタイプのアンケートの有効期限を設定できます。 それぞれ独自の用途があり、アンケートを送信する前にこれらを確認することをお勧めします。

  • リンクの有効期限: デフォルトでは、Qualtrics メール配信機能を介して配信されたアンケートリンクは60日間有効です。 ほとんどのアンケートはこの時間枠で十分ですが、有効期限を延長する場合は、[メールを作成]ウィンドウのメールメッセージエディターの下にある[詳細オプションを表示]をクリックし、[リンクの有効期限]ドロップダウンから新しい時間枠を選択します。 アンケートリンクを送信した後にメールのリンクの有効期限を変更することはできません。
  • アンケートの有効期限:アンケートオプション(英語)]の[アンケートの保護(英語)]セクションには、新しい回答者がアンケートにアクセスできる日付範囲を指定するオプションがあります。 この範囲を過ぎると、アンケートに回答中の回答者が自動的に終了されることはありませんが、これから新しくアンケートを開始することはできなくなります。 この日付範囲は、アンケートを配信する前または後の任意の時点で変更できます。
  • 部分回答: デフォルトでは、1回でアンケートを完了しない回答者は、1週間以内であればアンケートに戻って完了できます。 その期間内に完了しなかった場合、回答はそのまま記録されます。 この時間枠は、[部分回答(英語)]セクションで変更できます。これは[アンケートオプション(英語)]から設定できます。 この設定を変更すると、まだアンケートを開始していない回答者のみが影響を受けます。

受信者のメールサーバーでは、セキュリティソフトウェアを使用してメールに含まれるリンクをテストする場合があります。 これらのソフトウェアプログラムは、受信者にメールを配信する前に、メールに含まれるリンクを開きます。 これにより、招待メールの送信時に予期しない動作が発生する可能性があります。 以下では、セキュリティソフトウェアによるメール内のリンクのテストによって生じる一般的な問題を示します。

  • 「このアンケートにはすでに回答済みであるか、セッションが終了しています」: 回答者がアンケートリンクを初めてクリックしたときにこのメッセージが表示される場合は、メールサーバーが招待メールを送信する前にリンクを開いている可能性があります。 受信者のサーバーでリンクが開かれると、受信者のアンケートセッションが開始し、アンケートの部分回答期限(英語)に基づいて終了することがあります。 部分回答期限を延長すると、アンケートセッションが期限切れになる可能性が低くなります。
  • 「セッションは期限切れですが、あなたの最新の回答に更新しました」: このメッセージは通常、受信者のメールサーバーがアンケートの招待を開いたものの、リンクのテスト後にセッションを終了しなかった場合に表示されます。 これにより、アンケートセッションが一度に複数の場所で開くことになります。
  • 招待メールにメール本文に挿入された質問が含まれている場合は、データセットにある回答のうちメール本文に挿入された質問のみ回答済みで、それ以外の質問が回答されていないことがあります。 通常、この状況では、メール本文に挿入された質問の最初のオプションが選択されます。 これは、メール本文に挿入された質問のリンクをテストする受信者のメールサーバーが最初の選択肢を選択し、その後、部分回答期限(英語)によって回答が終了した場合に発生します。

これらの問題を解決するには、受信者に連絡し、クアルトリクスメールサーバーのホワイトリスト登録(英語)またはqualtrics.comドメインを含むリンクの例外の作成についてITチームに相談するよう依頼する必要があります。